: 1 / 9 No. Copy : Tanggal diedarkan : Tanda Tangan : DISIAPKAN OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH NAMA BAG POSISI TT TANGGAL LEMBAR DISTRIBUSI
: 2 / 9 DAFTAR RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Perubahan No. Perubahan Hal Alasan Perubahan Tertulis Dirubah Menjadi
: 3 / 9 1. RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan inspeksi penerapan CPIB dan tata cara penerbitan Sertifikat Hasil Inspeksi CPIB pada Unit Pengumpul/ Supplier. 2. TUJUAN 2.1. Memberikan panduan bagi para pelaku usaha untuk menjamin implementasi sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan. 2.2. Sebagai panduan bagi Inspektur Mutu dalam melaksanakan inspeksi sertifikasi Unit Pengumpul/ Supplier. 2.3. Memberikan jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan yang ditangani di Unit Pengumpul/ Supplier. 3. DEFINISI 3.1. Pengendalian adalah segala bentuk kegiatan yang dilakukan oleh Otoritas Kompeten untuk melakukan verifikasi terhadap kesesuaian antara penerapan sistem mutu oleh pelaku usaha dengan peraturan/ ketentuan dalam rangka memberi jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan; 3.2. Sistem jaminan mutu dan keamanan adalah upaya pencegahan yang harus diperhatikan dan dilakukan sejak pra produksi sampai dengan pendistribusian untuk menghasilkan hasil perikanan yang bermutu dan aman bagi kesehatan manusia; 3.3. Penanganan adalah sebagian atau keseluruhan dari rangkaian kegiatan dan/atau perlakuan terhadap ikan dimulai dari penerimaan, penyiangan, pemotongan, pencucian, sortasi, pembekuan, pengemasan, penyimpanan, dan pendistribusian; 3.4. Pengolahan adalah rangkaian kegiatan dan/atau perlakuan dari bahan baku ikan melalui proses pemanasan, pengasapan, penggaraman, fermentasi, pengeringan, marinating, ekstraksi, ekstrusi, atau kombinasi antara proses-proses tersebut sampai menjadi produk akhir untuk konsumsi manusia; 3.5. Distribusi adalah rangkaian kegiatan penyaluran hasil perikanan dari suatu tempat ke tempat lain dengan cara atau sarana angkutan apapun untuk tujuan produksi, peredaran dan/atau perdagangan termasuk
: 4 / 9 menampung sementara sebelum diangkut ke tempat tertentu untuk dipasarkan dan/atau diolah lebih lanjut; 3.6. Cara Penanganan Ikan yang Baik yang selanjutnya disingkat CPIB adalah pedoman dan tata cara penanganan ikan yang baik untuk memenuhi persyaratan jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan; 3.7. Sertifikasi adalah rangkaian kegiatan dalam rangka penerbitan sertifikat terhadap penerapan cara penanganan ikan yang baik sesuai persyaratan yang ditetapkan; 3.8. Sertifikat CPIB adalah sertifikat yang diberikan kepada Unit pengumpul/ supplier sebagai bukti hasil inspeksi yang menyatakan bahwa suatu Unit pengumpul/ supplier telah menerapkan secara konsisten persyaratan cara penanganan ikan yang baik; 3.9. Unit Pengumpul/Supplier adalah unit penanganan dan/atau pengolahan milik badan usaha atau perorangan/kelompok yang memiliki ijin usaha, yang memasok bahan baku ke unit pengolahan ikan ; 3.10. Inspeksi adalah pemeriksaan terhadap penerapan CPIB pada Unit Pengumpul/ Supplier berdasarkan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 52A/KEPMEN-KP/2013 tentang Persyaratan Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pada Proses Produksi, Pengolahan dan Distribusi pada BAB II, E, dan G; 3.11. Inspektur Mutu adalah pegawai negeri yang mempunyai kompetensi melakukan kegiatan inspeksi, verifikasi, surveilen, dan pengambilan contoh dalam rangka pengendalian sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan yang ditetapkan oleh Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan selaku Otoritas Kompeten 4. REFERENSI 4.1. Undang- Undang No. 18 Tahun 2012 tentang Pangan; 4.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2004 tentang Keamanan, Mutu dan Gizi Pangan; 4.3. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 2004 tentang Perikanan (Lembar Negara Republik Indonesia tahun 2004 Nomor 118 Tambahan Lembaran
: 5 / 9 Negara Republik Indonesia Nomor 4433) sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang Nomor 45 Tahun 2009 (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5073); 4.4. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan; 4.5. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 52A/KEPMEN- KP/2013 tentang Persyaratan Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan Pada Proses Produksi, Pengolahan dan Distribusi; 4.6. Standar Nasional Indonesia tentang penanganan dan pengolahan ikan yang relevan. 5. INFORMASI UMUM 5.1. Ruang lingkup pelaksanaan Inspeksi terbatas pada Unit Pengumpul/ Supplier yang melakukan sebagian atau keseluruhan kegiatan penerimaan, penyiangan, pemotongan, pencucian, sortasi, perebusan, pembekuan, pengemasan, penyimpanan, dan pendistribusian; 5.2. Pengendalian penerapan CPIB pada Unit Pengumpul/ Supplier yang melakukan kegiatan penanganan dan atau pengolahan dilakukan melalui Inspeksi; 5.3. SertifIkat Hasil Inspeksi CPIB diterbitkan oleh Kepala UPT KIPM atas nama Otoritas Kompeten terhadap Unit Pengumpul/ Supplier yang secara konsisten menerapkan persyaratan; 5.4. Sertifikat Hasil Inspeksi CPIB berlaku selama 1 (satu) tahun dan diverifikasi setiap tahun oleh UPT KIPM. 6. 6.1. Identifikasi a) UPT KIPM melakukan identifikasi terhadap Unit Pengumpul /suplier yang memiliki ijin usaha, yang memasok bahan baku ke UPI di wilayah kerjanya ; b) Melakukan verifikasi terhadap keabsahan Unit Pengumpul/Suplier c) Melaporkan hasil identifikasi ke Pusat Sertifikasi Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan sesuai Form 7
: 6 / 9 d) Pusat Sertifikasi Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan menetapkan unit pengumpul/supplier berdasarkan wilayah kerja UPT KIPM 6.2. Inspeksi 6.2.1. Persiapan Inspeksi 1) UPT KIPM membuat program inspeksi untuk semua unit pengumpul/suplier setiap tahun; 2) Kepala UPT KIPM menginformasikan rencana inspeksi dan sertifikasi CPIB kepada Penanggung Jawab Unit Pengumpul/Suplier minimal 1 (satu) minggu sebelum tanggal pelaksanaan; 3) Kepala UPT KIPM menugaskan inspektur mutu untuk melakukan inspeksi sesuai dengan program inspeksi tahunan yang telah dibuat; 4) Penanggungjawab yang membidangi pengendalian mutu membuat perencanaan inspeksi unit pengumpul/suplier yang didisain fleksibel untuk memungkinkan adanya perubahan selama inspeksi, antara lain melakukan: a. Identifikasi ruang lingkup b. Identifikasi pihak yang bertanggung jawab langsung yang berkaitan dengan ruang lingkup c. Identifikasi dokumen yang digunakan sebagai acuan d. Waktu dan tempat pelaksanaan 5) Inspektur mutu menyiapkan dokumen yang mencakup : a. Petunjuk teknis Inspeksi CPIB b. Dokumen acuan/standar/regulasi c. Surat penugasan inspeksi (Form 1) d. Daftar isian (cheklist) (Form 2) e. Form Data Umum (Form 3) f. Form Daftar hadir pertemuan pembukaan dan /penutupan (Form 4) g. Form Laporan temuan ketidaksesuaian (Form 5) h. Form laporan tindakan perbaikan (Form 6) 6) Sebelum melakukan inspeksi, Inspektur mutu melakukan review terhadap informasi yang berkaitan dengan Unit Pengumpul/suplier yang akan dikunjungi mencakup:
: 7 / 9 a. Rekaman laporan inspeksi terakhir untuk menentukan apakah sistem yang terdokumentasi telah memenuhi persyaratan; b. Riwayat penerapan CPIB di Unit Pengumpul/suplier. 7) Inspektur Mutu mencatat secara khusus hasil review dokumen misalnya kesesuaian data dan informasi tentang defisiensi/kekurangan dari hasil inspeksi terakhir, temuan yang belum selesai ditindak lanjuti, dll. 6.2.2. Pelaksanaan Inspeksi 1) Pertemuan Pembukaan Ketua tim inspeksi memimpin pertemuan pembukaan antara tim inspektur mutu dan manajemen Unit Pengumpul/Suplier dengan tujuan: a. Memperkenalkan tim inspektur mutu; b. Pengisian daftar hadir; c. Konfirmasi tujuan dan ruang lingkup; d. Identifikasi pihak yang bertanggungjawab langsung yang terkait dengan tujuan dan ruang lingkup inspeksi; e. Konfirmasi agenda inspeksi yang mencakup pemeriksaan lapangan, peninjauan dokumen, perumusan temuan inspeksi (Caucus meeting) dan pertemuan penutupan ; f. Konfirmasi petugas pendamping dan ruangan khusus untuk bekerja; g. Konfirmasi ketersediaan dokumen dan rekaman; h. Konfirmasi bahwa inspektur mutu diwajibkan mengambil foto sebagai bukti ketidak sesuaian; i. Penjelasan dari pihak Unit Pengumpul/Suplier mengenai status penerapan sanitasi dan higiene termasuk adanya perubahan. 2) Inspeksi Lapangan a. Ketua tim Inspektur mutu mengatur pelaksanaan inspeksi lapangan untuk memverifikasi apakah unit pengumpul/suplier menerapkan sanitasi dan higiene sesuai dengan persyaratan. Inspeksi mencakup pengecekan terhadap penerapan persyaratan dasar (SSOP/GMP) sesuai checklist inspeksi.
: 8 / 9 b. Inspektur mutu mencatat dan merekam bukti-bukti objektif yang ditemukan pada saat inspeksi secara benar dan tepat berdasarkan prinsip PLOR. c. Inspektur mutu memberitahukan wakil unit pengumpul/suplier tentang temuan ketidaksesuaian pada waktu peninjauan lapangan dan memberikan kesempatan unit pengumpul/suplier memberikan argumentasi/sanggahan. Inspektur mutu harus memastikan bahwa suatu ketidaksesuaian adalah temuan yang sudah pasti tidak memenuhi persyaratan. 3) Pembahasan Hasil Temuan (Caucus Meeting) dan pembuatan laporan ketidak sesuaian a. Sebelum dilakukan pertemuan akhir dengan manajemen unit pengumpul/suplier, tim inspektur mutu mengadakan pertemuan tertutup untuk mendiskusi temuan dan evaluasi ketidaksesuaian yang disampaikan oleh setiap anggota inspektur mutu; b. Temuan ketidak sesuaian ditulis dalam form temuan ketidaksesuaian berdasarkan PLOR (Problem, Location, Objective Efidience dan Reference) dan dituliskan secara jelas dan tidak merupakan saran tentang tindakan yang perlu diambil, tidak membingungkan atau raguragu. 4) Pertemuan Akhir Ketua tim inspeksi memimpin pertemuan akhir dengan manajemen unit pengumpul/suplier dan menyampaikan hal-hal sebagai berikut : a) Terimakasih kepada unit pengumpul/suplier atas bantuan dan kerjasama mereka; b) Presentasi temuan ketidaksesuaian; c) Ringkasan keseluruhan dan kesimpulan dari ketua tim; d) Memberikan kesempatan kepada pihak unit pengumpul/suplier untuk memberikan tanggapan, mendiskusikan, menyampaikan komentar pertanyaan, klarifikasi dll; e) Ketua tim inspeksi dan penanggungjawab unit pengumpul/suplier menandatangani Daftar Temuan Ketidaksesuaian.
: 9 / 9 5) Tindakan Perbaikan Unit pengumpul/supplier yang sudah diinspeksi, dapat menyampaikan tindakan perbaikan sesuai dengan kesepakatan tanggal rencana penyelesaian perbaikan yang tertera di dalam Daftar Temuan Ketidaksesuaian (Non- Conformities) yang sudah ditandatangani antara inspektur mutu dan pihak Unit Pengumpul/Suplier. Selain menyampaikan Laporan Tindakan Perbaikan, Unit Pengumpul/Suplier juga melampirkan berkas pendukung lainnya sebagai bukti tindakan perbaikan. 6.3. Sertifikasi CPIB 1) Berdasarkan laporan hasil inspeksi unit pengumpul/suplier yang memenuhi persyaratan CPIB maka Inspektur mutu mengajukan penerbitan sertifikat; 2) Kepala UPT KIPM menerbitkan sertifikat CPIB berdasarkan hasil penilaian menggunakan checklist dengan klasifikasi sebagai berikut: Klasifikasi Jumlah Penyimpangan Minor Mayor Serius Kritis Sangat Baik 0 6 0-5 0 0 Baik 7 6-10 1-2 0 Cukup na* 11 3-4 0 Kurang Na na 5 1 3) UPT KIPM melakukan dokumentasi terhadap hasil kegiatan inspeksi dan sertifikat yang telah diterbitkan secara baik; 4) UPT KIPM melakukan surveilen terhadap konsistensi penerapan persyaratan CPIB oleh unit pengumpul/suplier yang bersertifikat setiap tahun dan dilaporkan ke Pusat Sertifikasi Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan sesuai Form 8;