1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Ketatnya persaingan di dunia industri membuat setiap perusahaan harus memiliki strategi yang tepat untuk dapat bersaing dengan para pesaingnya, terlebih perusahaan saingan yang bergerak di bidang yang sama. Strategi tersebut dapat didasarkan pada kualitas produk yang dihasilkan atau pada pelayanan yang diberikan kepada pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan, seperti pemasok atau pelanggan. Industri karoseri turut memberikan kontribusi bagi perkembangan industri otomotif di Indonesia. Seiring dengan berkembangnya teknologi dan munculnya teknologi full pressed body membuat industri karoseri yang padat karya harus menyesuaikan diri dan melakukan inovasi-inovasi agar tetap dapat bertahan dalam dunia perindustrian di Indonesia. PT. Karyatugas Paramitra bergerak di bidang industri karoseri. Industri ini merupakan industri yang berdasarkan pada pesanan pelanggan (make to order). Jenis unit karoseri yang dihasilkan oleh PT. Karyatugas Paramitra beragam, sesuai dengan permintaan pelanggan dengan jumlah unit yang berbeda-beda, dan waktu kedatangan pesanan yang tidak menentu. Pelayanan terbaik akan menentukan tingkat kepuasan pelanggan. Pelayanan ini diartikan mulai dari penanganan dan pemrosesan pesanan, pengiriman unit, serta penanganan keluhan yang disampaikan. PT. Karyatugas Paramitra dituntut untuk dapat mengoptimalkan semua aspek sumber daya yang dimilikinya sehingga dapat memberikan pelayanan terbaik dan memenuhi permintaan atau keinginan pelanggan. Aspek sumber daya tersebut antara lain dari segi pekerja, mesin, material, metode, uang, dan informasi.
2 Kemampuan untuk dapat memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu memerlukan suatu perencanaan, penjadwalan, dan kontrol dalam produksi yang tepat. Metode yang tepat akan menghasilkan output yang optimal bagi perusahaan. Penjadwalan proses produksi dengan metode CPM/PERT mempertimbangkan faktor waktu dan memungkinkan adanya kegiatan paralel dan sekuensial. Dengan metode ini akan dihasilkan durasi waktu dan probabilitas penyelesaian proses produksi serta keterangan aktivitas yang berada pada jalur kritis. Sistem persediaan bahan baku berkaitan erat dengan sistem produksi. Tanpa adanya suatu sistem persediaan yang baik maka efisiensi dan produktivitas produksi yang optimal akan sulit tercapai. Perencanaan dan pengendalian sistem persediaan yang tepat diperlukan untuk mendukung kelancaran aktivitas produksi. Sistem persediaan berhubungan dengan tiga hal, yaitu kuantitas, waktu, dan kontrol. Saat ini perusahaan dalam perhitungan pengendalian persediaan untuk menetapkan jumlah dan periode pemesanan bahan baku masih dilakukan secara manual. Hal ini menimbulkan ketidakefisiensian produksi. Bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi kerap tidak tersedia tepat pada waktunya sehingga menyebabkan keterlambatan dalam proses produksi dan berdampak pada pengiriman unit akhir ke pelanggan. Dengan metode pengendalian persediaan yang tepat, dapat dipertimbangkan pula faktor-faktor biaya, seperti biaya pemesanan dan penyimpanan, sehingga dengan demikian dapat meminimasi total biaya yang terkait dengan pengendalian persediaan. Dengan bantuan teknologi, keakuratan, kecepatan, dan ketepatan pengolahan serta penyajian data akan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Hal ini akan berpengaruh pula pada produktivitas pekerja dan memberi dampak pada peningkatan kepuasan pelanggan.
3 1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi PT. Karyatugas Paramitra adalah keterlambatan dalam penyelesaian proses produksi, yang mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman unit akhir ke pelanggan. Untuk unit karoseri Mikrobus, yang paling banyak diproduksi oleh perusahaan selama tahun 2007 ini, memiliki tingkat keterlambatan sebesar 17%. Sedangkan unit karoseri lain dan rincian mengenai tingkat keterlambatan dapat dilihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1 Identifikasi Keterlambatan Penyelesaian Proses Produksi Rata-rata penyelesaian produksi (Januari-November 2007) Standar penyelesaian produksi (dari perusahaan) Tingkat keterlambatan penyelesaian proses produksi 5 30 Mikrobus Box Alluminium Box Besi 35 hari kerja 12 hari kerja 14 hari kerja 30 hari kerja 10 hari kerja 10 hari kerja 100% = 2 4 17% 100% = 20% 100% = 40% 10 10 Keterlambatan penyelesaian proses produksi dikarenakan beberapa faktor, antara lain faktor penjadwalan proses produksi dan ketidaktersediaan bahan baku. Penjadwalan proses produksi saat ini didasarkan pada informasi kapasitas produksi yang mampu dikerjakan oleh karyawan borongan (area produksi), yang merupakan akumulasi waktu beberapa aktivitas proses produksi. Penjadwalan proses produksi dilakukan dengan menggambarkan akumulasi waktu tersebut dalam sebuah gantt chart. Hasil dari penggambaran gantt chart tersebutlah yang kemudian dijadikan sebagai acuan waktu penyelesaian. Perusahaan juga sering mengadakan jam lembur untuk mencapai target penyelesaian proses produksi agar dapat memenuhi deadline permintaan pelanggan.
4 Pengakumulasian waktu ini membuat kurang akuratnya waktu yang diperoleh. Hal ini dikarenakan tidak terdapatnya pengurutan aktivitas proses produksi yang jelas, dimana aktivitas yang dapat dikerjakan secara paralel atau sekuensial tidak terdeteksi waktu pengerjaannya. Pengurutan pekerjaan dan penentuan waktu dilakukan berdasarkan intuisi dan pengalaman di masa lalu. Selain itu, keterlambatan penyelesaian proses produksi juga dikarenakan ketidaktersediaan bahan baku saat proses produksi akan dilakukan. Pengendalian persediaan bahan baku pada perusahaan juga masih dilakukan secara manual, perusahaan belum memiliki suatu metode pengendalian persediaan, sehingga dalam melakukan pemesanan bahan baku didasarkan pada intuisi dan kebutuhan bahan baku, baik dari segi kuantitas maupun periode pemesanan sehingga keterlambatan pengiriman sering terjadi dan bahan baku sering tidak tersedia saat proses produksi akan dilakukan. Dari pengidentifikasian masalah diatas maka permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut : Bagaimana mengembangkan suatu sistem untuk menentukan waktu penyelesaian produk dan menjadwalkan proses produksi dengan mengidentifikasi pekerjaan yang dapat dilakukan secara paralel. Dengan demikian tingkat keterlambatan penyelesaian proses produksi pesanan pelanggan dapat diminimasi. Bagaimana mengembangkan suatu sistem persediaan agar mampu menetapkan jumlah dan periode pemesanan bahan baku yang optimal. Dengan demikian keterlambatan penyelesaian proses produksi karena ketidaktersediaan bahan baku dapat diminimasi.
5 1.3 Ruang Lingkup Sistem usulan penentuan waktu penyelesaian produk menggunakan penjadwalan proses produksi dengan metode CPM/PERT. Sedangkan usulan sistem persediaan bahan baku menggunakan metode EOQ. Penjadwalan tidak membahas masalah biaya yang akan dikeluarkan serta adanya percepatan kegiatan atau aktivitas. Proses produksi yang digunakan dalam pembahasan diperoleh dari data perusahaan dan merupakan aktivitas proses produksi standar dari setiap produk unit karoseri. Waktu pada setiap aktivitas proses produksi diperoleh dari data perusahaan, yang merupakan waktu baku pengerjaan tiap aktivitas. Metode CPM/PERT mengasumsikan bahwa pengerjaan satu aktivitas yang sekuensial dilakukan oleh satu orang tenaga kerja. Jam kerja dalam pembahasan adalah Senin-Sabtu dengan 7 jam kerja setiap harinya, kecuali hari libur. Asumsi untuk penjadwalan dengan metode CPM/PERT : bukti pesanan karoseri dan spesifikasi telah disetujui dan diterima oleh bagian PPIC dua minggu sebelum proses produksi karoseri yang diinginkan dilakukan. Bahan baku yang digunakan dalam pembahasan merupakan bahan baku utama dalam proses produksi, berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan pihak perusahaan.
6 Biaya pemesanan dan penyimpanan bahan baku merupakan data yang diambil berdasarkan hasil wawancara dengan perusahaan, dan dengan asumsi kondisi saat ini tanpa memperhatikan adanya fluktuasi nilai mata uang. Asumsi untuk pengendalian persediaan : supplier selalu dapat memenuhi jumlah permintaan bahan baku yang diajukan. Mesin, peralatan, dan utilitas lainnya yang digunakan untuk proses produksi dapat berfungsi dengan baik. Tidak membahas masalah perancangan tata letak atau ruangan untuk antisipasi perubahan dimasa yang akan datang. Perancangan sistem informasi menggunakan teknik analisis dan desain berorientasi obyek (OOA&D) dan tidak meliputi tahap implementasi serta evaluasi.
7 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan skripsi ini adalah : Mengusulkan suatu metode penjadwalan proses produksi unit karoseri untuk menentukan waktu dan probabilitas penyelesaian proses produksi (produk). Mengusulkan suatu metode pengendalian persediaan bahan baku untuk memperoleh jumlah dan periode pemesanan serta titik pemesanan kembali yang optimal. Mengusulkan suatu rancangan sistem informasi penentuan waktu penyelesaian produk dan persediaan bahan baku. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : Membantu departemen PPIC dalam menentukan waktu penyelesaian produk dengan menjadwalkan proses produksi dan menentukan pengendalian persediaan bahan baku secara lebih cepat dan akurat. Memberikan informasi kepada departemen PPIC dan marketing dalam penentuan waktu dan probabilitas penyelesaian produk. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan meminimalisasi biaya yang terkait dengan pengendalian persediaan. Membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang terkait dengan penjadwalan proses produksi unit karoseri dan persediaan bahan baku. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam sistem produksi pada perusahaan.
8 1.5 Gambaran Perusahaan PT. Karyatugas Paramitra didirikan pada tanggal 15 September 1985 di Jakarta. Perusahaan telah menerima penghargaan dari gubernur Banten sebagai Perusahaan Karoseri Teladan pada tahun 2003. PT. Karyatugas Paramitra memproduksi sesuai dengan permintaan pelanggan (make to order). Hal ini senada pula dengan motto yang dimiliki, yaitu Membuat Sarana Angkutan yang Kuat, Tahan Lama, dan Handal, serta Desain yang Memenuhi Tuntutan Zaman. Bahan baku yang digunakan, khususnya kerangka mobil (chasis), sebagian besar berasal dari PT. Astra Motor. Pelanggannya berasal dari dalam maupun luar Pulau Jawa, seperti Pulau Sumatera, dan sebagainya, meliputi agen-agen penjualan chasis, ataupun instansi pemerintahan, dan juga perseorangan. Lokasi kegiatan bisnis dan struktur organisasi PT. Karyatugas Paramitra terbagi dalam dua divisi, yaitu divisi kantor pusat dan divisi pabrik. Kantor Pusat beralamat di Jl.Taman Kebon Sirih III/26, Rt. 001/010, Kelurahan Kampung Bali, Kecamatan Tanah Abang, Jakarta Pusat. Sedangkan pabrik beralamat di Jl. Ciakar, Rt. 01/01, Kecamatan Cikupa, Tangerang Jawa Barat. Setiap departemen membawahi bagian-bagian yang terkait dengan fungsi departemen tersebut. Bagian-bagian tersebut akan membantu tugas manajer departemen yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Gambar 1.1 menunjukkan struktur organisasi pada PT. Karyatugas Paramitra. Karyawan di PT. Karyatugas Paramitra dibagi menjadi dua, yaitu karyawan bulanan dan karyawan borongan. Karyawan bulanan merupakan karyawan kontrak ataupun karyawan tetap. Pada kantor pusat terdapat karyawan bulanan sebanyak sekitar 25 orang dan di pabrik terdapat karyawan bulanan sebanyak sekitar 50 orang. Sedangkan jumlah karyawan borongan, yang umumnya di lantai produksi, adalah sekitar 118-130 orang, tergantung pada besarnya proyek yang dimiliki oleh PT. Karyatugas Paramitra.
9 Dept. Keuangan Pembayaran Penagihan Komisaris Direktur Kantor Pusat Pabrik Dept. Akuntansi Dept. Pemasaran Dept. Pembelian Dept. HRD Dept. PPIC Dept. Produksi Dept. Engineering Akuntansi Umum Sales Area Adm Pembelian Adm Personalia PPC Perakitan Mechanical Akuntansi Biaya Adm Penjualan Pelaksana Pembelian Pengupahan Quality Control Mikrobus Electrical Perpajakan Umum Inventory Control Box Workshop Warehouse Designer Delivery Cost Control Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Karyatugas Paramitra (Sumber : PT. Karyatugas Paramitra) Dept. RnD Karoseri Diversifikasi
Pembagian waktu kerja pada kantor pusat berbeda dengan pada pabrik. Pada kantor pusat beroperasi dari hari Senin hingga Jumat sedangkan pada pabrik beroperasi dari hari Senin hingga Sabtu. Jam lembur umumnya berlaku pada pabrik baik karyawan di kantor maupun di lantai produksi, tergantung kebutuhan mereka masing-masing atau banyaknya proyek (unit) yang harus diselesaikan. Pembagian waktu kerja, meliputi jam masuk, jam istirahat, dan jam lembur tertera pada tabel 1.2 dan 1.3 dibawah ini. Tabel 1.2 Pembagian Waktu Kerja pada Kantor Pusat PT. Karyatugas Paramitra Hari Jam Masuk Jam Istirahat Senin-Kamis 08.30-17.00 12.00-13.00 Jumat 08.30-17.00 11.30-13.00 10 Tabel 1.3 Pembagian Waktu Kerja pada Pabrik PT. Karyatugas Paramitra Hari Jam Masuk Jam Istirahat Jam Lembur Senin-Kamis 08.15-16.15 12.00-13.00 16.15-18.15 Jumat 08.15-16.15 11.30-13.00 16.15-18.15 Sabtu 08.15-13.15 13.15-14.15 14.15-16.15 PT. Karyatugas Paramitra bergerak dibidang perdagangan karoseri kendaraan bermotor dengan berbagai jenis produk yang dihasilkan, antara lain meliputi : Mikrobus (mobil travel) Gambar 1.2 Unit Mikrobus
11 Medium bus Mobil box (box alluminium, box besi) Gambar 1.3 Unit Medium Bus Gambar 1.4 Unit Mobil Box Mobil bak (bak kayu, bak besi, bak pick up) Ambulance (atau mobil jenazah) Lainnya (perpustakaan keliling, mobil lab, mobil patroli, mobil gandeng, dsb) Lantai produksi pada PT. Karyatugas Paramitra terdiri dari area komponen (box dan non-box), area lantai dan bodi (box dan non-box), area matras, area primer, area dempul, area cat, area pembuatan jok, dan area finishing (box dan non-box). Area komponen terbagi menjadi area pembuatan rangka jok dan komponen utama karoseri. Setiap area akan menghasilkan output produk yang kemudian akan mengalir ke area lainnya dan membentuk
12 aliran proses produksi dari bahan baku hingga menjadi barang jadi (unit karoseri yang diinginkan). Area komponen merupakan tempat pembuatan bagian dari bodi suatu model atau tipe karoseri, seperti dinding, pintu, kap atas, dan sebagainya. Area lantai dan bodi merupakan tempat perakitan lantai dan atau bodi. Area matras merupakan tempat pembuatan keperluan tiap bagian, seperti cetakan (mal), kunci, pegangan-pegangan pipa, bagasi barang, bagasi atas dan bawah, dan sebagainya. Area matras dapat memproduksi 100 pcs dalam dua hari pengerjaan untuk dijadikan stok. Oven digunakan untuk pengecatan model karoseri mikrobus atau medium bus. Sedangkan untuk model karoseri box hanya menggunakan spray gun dalam pengecatannya. Area finishing merupakan tempat bongkaran chasis saat unit masuk serta tempat dimana interior dan eksterior serta perlengkapan dipasang kembali dalam unit karoseri tersebut. Pengerjaan proses produksi pada PT. Karyatugas Paramitra lebih mengandalkan pada tenaga manusia dibandingkan tenaga mesin. Keahlian pekerja sangat diperlukan untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Mesin diperlukan sebagai alat bantu untuk memotong, menggerinda, menyambung, menyemprot, dan sebagainya. Proses produksi merupakan serangkaian cara, metode, ataupun teknik yang digunakan untuk mengubah atau menambah kegunaan atau manfaat dari suatu material. Proses produksi pada PT. Karyatugas Paramitra dilakukan sesuai dengan desain dan spesifikasi yang telah disepakati oleh pelanggan dan pihak perusahaan. Setelah penerimaan bukti pesanan karoseri dan spesifikasi dari departemen marketing, departemen PPIC akan melakukan penjadwalan kerja dan pencatatan kebutuhan bahan baku. Proses produksi dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Setiap karyawan borongan
lantai produksi akan menerima kartu perintah kerja untuk pengambilan bahan baku di gudang dan pembayaran upah kerja. 13 Proses produksi secara umum untuk unit model karoseri semacam mikrobus, yaitu : Bagian A (proses konstruksi) meliputi : 1. Komponen 2. Lantai 3. Body 4. Primer Bagian B (proses dempul) meliputi : 5. Dempul 6. Cat Bagian C (proses pengerjaan finishing) meliputi : 0. Bongkaran 7. Rangka bangku 8. Interior + jok 9. Perlengkapan 10. Kaca 11. Kebersihan Setelah chasis masuk diterima oleh pabrik maka dilakukan bongkaran terhadap perlengkapan yang melekat pada chasis. Hal ini untuk mempermudah dilakukannya proses karoseri atau perakitan bodi. Dilakukan pembuatan komponen sesuai dengan model karoseri dan spesifikasi yang diinginkan. Komponen-komponen tersebut kemudian dirakit hingga
14 terbentuk lantai dan bodi karoseri. Setelah itu dilakukan inspeksi untuk mengecek kesesuaiannya dengan spesifikasi dan kualitas yang diinginkan. Tahap selanjutnya adalah proses primer dan dilanjutkan proses dempul kemudian proses pengecatan. Setelah itu dilakukan proses finishing, berupa pemasangan interior, eksterior, dan perlengkapan untuk menambah estetika dan fungsionalitas dari model karoseri yang diinginkan. Setelah inspeksi akhir maka dilakukan pembersihan bodi untuk kemudian dikirimkan kepada pelanggan. Proses produksi untuk unit model karoseri box, yaitu : Bagian A (proses konstruksi) meliputi : 1. Komponen 2. Primer 3. Lantai 4. Body Bagian B (proses dempul) meliputi : 5. Dempul 6. Cat Bagian C (proses pengerjaan finishing) meliputi : 0. Bongkaran 7. Interior 8. Perlengkapan 9. Kebersihan
15 Untuk model karoseri box, perusahaan melakukan stok box pada tipe chasis tertentu. Proses produksi agak sedikit berbeda dari proses produksi untuk unit karoseri mikrobus. Proses produksi untuk box yang dibuat untuk diproduksi langsung (bukan untuk stok) adalah pertama-tama perlengkapan chasis akan dibongkar. Dilakukan pula pembuatan komponen lalu komponen tersebut akan masuk pada proses primer. Kemudian baru dilanjutkan pada proses perakitan lantai dan bodi. Setelah lolos inspeksi bodi maka dilanjutkan pada proses pendempulan lalu pengecatan dan terakhir finishing, yang meliputi interior, perlengkapan, dan finishing akhir. Setelah inspeksi akhir maka dilakukan pembersihan bodi untuk kemudian dikirimkan kepada pelanggan. Gambar 1.5 Area Komponen dan Bodi Gambar 1.6 Area Dempul dan Cat
16 Gambar 1.7 Area Pembuatan Jok dan Finishing PT. Karyatugas Paramitra memiliki beberapa gudang atau area penyimpanan untuk bahan baku maupun produk jadi, yaitu : Gudang I, untuk menyimpan bahan baku utama dan penunjang yang tidak berbahaya, seperti pelat, baut mur, asesoris mobil, dan lainnya. Gudang II, untuk menyimpan cat. Gudang III, untuk menyimpan bahan-bahan yang berbahaya, seperti thinner, gas, bensin, dan lain sebagainya. Gudang IV, yang tergabung dengan area pembuatan jok, meliputi kain, busa, dan sebagainya. Gudang V, untuk menyimpan stok box yang telah dirakit. Area tempat peletakan chasis serta unit karoseri yang siap dikirim, terletak di bagian luar atau halaman parkir.