SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PROSES PRODUKSI DENGAN METODE ACTIVITY BASED COSTING PADA PT. DUTA INDAH SEJAHTERA Stephanie Rosalina Phandinata dan Vini Mariani dan Benny Madi Silalahi Sistem Informasi dan Akuntansi Fakultas Sistem Informasi & Ekonomi dan Komunikasi Universitas Bina Nusantara Jl. K.H. Syahdan no 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat 11480 Telp : (+62)21-5345830, 5350660/ Fax : (+62)5300244 stephanie_rosalina28@yahoo.com ABSTRAK PT. Duta Indah Sejahtera adalah perusahaan yang bergerak di bidang converting tissue. Banyak jenis tisu yang diproduksi perusahaan ini mulai dari napkin, facial, roll core, roll non core, handkerchief, dan hand towel. Permasalahan yang saat ini sedang dihadapi perusahaan adalah harga pokok produksi belum diketahui secara pasti, harga jual masih berdasarkan harga pasar, persediaan bahan baku seringkali tidak sesuai dengan data yang ada, jumlah hasil produksi dengan jumlah bahan baku tertentu tidak diketahui secara pasti, dan kurangnya dokumen pendukung yang memadai. Metode penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data dengan melakukan studi literatur, survey ke perusahaan dan melakukan wawancara langsung dengan pihak perusahaan. Untuk analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi akan dilakukan dengan menggunakan pendekatan OOAD (object oriented analysis and design), yang nantinya akan digambarkan melalui notasi Unified Modelling Language (UML) dan untuk perhitungan harga pokok akan menggunakan metode activity-based costing. Dalam penulisan ini, penulis membantu perusahaan untuk merancang suatu sistem informasi akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan produksi dalam perusahaan dan dapat membantu perusahaan dalam menghitung harga pokok produk dengan metode activity-based costing secara otomatis. Kata kunci : activity-based costing, analisa, perancangan, produksi, sistem informasi akuntansi
1. Pendahuluan Kegiatan produksi dalam suatu perusahaan merupakan hal yang penting karena merupakan inti dari proses bisnis perusahaan untuk mendapatkan laba. Penentuan harga jual yang tepat sangat berpengaruh agar perusahaan dapat menentukan laba yang diinginkan sehingga target perusahaan dapat tercapai. Maka dari itu, perhitungan harga pokok produksi memainkan peranan yang penting di dalamnya. Saat ini, perusahaan masih menggunakan perhitungan harga pokok produksi secara tradisional sehingga biaya yang dikeluarkan untuk masing-masing produk belum diketahui jumlahnya secara pasti. Pengawasan terhadap barang yang ada di gudang juga masih menjadi masalah sehingga seringkali tidak terdapat kesesuaian antara jumlah barang di gudang dengan yang ada di data. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian adalah merancang sistem informasi untuk proses produksi sehingga perhitungan harga pokok produksinya pun dapat dihitung secara otomatis dengan metode activity-based costing yang dapat membuat perhitungan lebih akurat. 2. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan yaitu dengan metode kualitatif yang biasa dikenal dengan teknik studi pustaka dan studi lapangan. Studi pustaka meliputi penggunaan beberapa buku sebagai sumber untuk dijadikan referensi dan acuan sedangkan studi lapangan melalui survei, mempelajari sistem yang sedang berjalan dan melakukan wawancara serta menganalisis terhadap temuan survei. Metode analisis dan perancangannya menggunakan OOAD (object oriented analysis and design) yang merupakan kumpulan dari pedoman umum yang digunakan untuk melakukan analisis dan perancangan. Object oriented analysis and design mencerminkan empat perspektif pokok pada suatu sistem dan konteksnya, yaitu problem-domain analysis, application-domain analysis, architectural design, dan component design. 1 Metode perhitungan harga pokok produksi menggunakan metode activity-based costing yang merupakan suatu sistem perhitungan biaya di mana tempat penampungan biaya overhead yang jumlahnya lebih dari satu dialokasikan menggunakan dasar yang memasukkan satu atau lebih faktor yang tidak berkaitan dengan volume (non-volume related factor). 2 3. Hasil & Pembahasan Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai beberapa metode analisis yang digunakan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan sehingga akan dilakukan analisis terhadap sistem yang berjalan, membuat sistem usulan dalam melakukan perhitungan harga pokok produksi dan perancangan suatu sistem. Penjelasan mengenai hal-hal tersebut dapat dilihat pada sub-sub bab berikut. 3.1. Analisis Sistem Berjalan Sistem berjalan perusahaan PT. Duta Indah Sejahtera dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
$ $ Harga jual selama ini masih mengikuti harga pasar A5. BOB $ A6. PO Marketing A4. BOB Bagian Purchasing Supplier A7. BB untuk diperiksa A2. SO A3. BOB (untuk meminta persetujuan PPIC) A10. BTB SJ A9. + BB A8. Barang ok A1. order Bagian PPIC (Planning Production Inventory Control) Bagian Gudang Bahan Baku + A11. BTB Customer Bagian Akuntansi Gambar 1-Rich Picture sistem berjalan proses pembelian Bagian Quality Control Keterangan Rich Picture : SO =Sales Order BOB =Bukti Order Barang PO =Purchase Order SJ =Surat Jalan BB =Bahan Baku BTB =Bukti Terima Barang 1 Menurut Mathiassen, et., al (2000, p12) 2 Menurut Carter & Usry yang diterjemahkan oleh Krista (2006,h.496)
Persediaan fisik biasanya tidak sesuai saat di cross-check dengan data Harga pokok produksi belum benar-benar baku (belum diketahui secara pasti) Hasil produksi dengan jumlah bahan baku tertentu tidak diketahui secara pasti Keterangan Rich Picture : Gambar 2-Rich Picture sistem berjalan proses produksi OP BKB BJ LHP BPBJ RLHP = Order Produksi = Bukti Keluar Barang = Barang Jadi = Laporan Harian Produksi = Bukti Penyerahan Barang Jadi = Rekap Laporan Harian Produksi Setelah melakukan survei, wawancara dan evaluasi terhadap proses produksi perusahaan, prosedur-prosedur berjalan dan struktur organisasi, maka dapat disimpulkan ada beberapa permasalahan yang ditemukan pada sistem yang sedang berjalan. Temuan permasalahan tersebut yaitu: 1. Harga Pokok Produksi tidak diketahui secara pasti 2. Harga Jual masih berdasarkan harga pasar 3. Persediaan Bahan Baku seringkali tidak sesuai dengan data/stock yang ada 4. Jumlah hasil produksi dengan jumlah bahan baku tertentu tidak diketahui jumlahnya secara pasti 5. Kurangnya dokumen-dokumen pendukung yang memadai dalam pelaporan proses produksi. 3.2. Perhitungan Harga Pokok Produksi Yang Diusulkan Perhitungan Harga Pokok Produksi yang diusulkan adalah dengan menggunakan metode activity-based costing karena pengalokasian biaya overheadnya tidak hanya berdasarkan volume produksi sehingga hasil yang diperoleh dapat lebih akurat. Penerapan activity-based costing memerlukan beberapa langkah yang dapat dilihat di bawah ini.
Tabel 1 Identifikasi dan klasifikasi Aktivitas Aktivitas Perusahaan Tingkat Aktivitas 1. Aktivitas pemakaian bahan baku tidak langsung unit 2. Aktivitas pemakaian tenaga kerja tidak langsung unit 3. Aktivitas transport batch 4. Aktivitas Ekspedisi produk 5. Aktivitas pemeliharaan kendaraan fasilitas 6. Aktivitas pemeliharaan gedung fasilitas 7. Aktivitas pemeliharaan mesin fasilitas 8. Aktivitas Entertainment unit 9. Aktivitas pemakaian alat tulis kantor produk 10. Aktivitas cetak dan fotocopy produk 11. Aktivitas Marketing unit 12. Aktivitas pemakaian listrik unit 13. Aktivitas pemakaian telepon unit 14. Aktivitas pemakaian air minum unit 15. Aktivitas pengobatan unit 16. Aktivitas keamanan fasilitas 17. Aktivitas sumbangan fasilitas 18. Aktivitas penyusutan mesin produk 19. Aktivitas penyusutan pabrik fasilitas 20. Aktivitas penyusutan kendaraan batch 21. Aktivitas penyusutan inventaris kantor produk 22. Aktivitas overhead lainnya unit Tabel 2 Penentuan penggerak biaya (cost driver) Aktivitas Perusahaan Tingkat Aktivitas Cost Driver 1. Aktivitas pemakaian bahan baku tidak langsung unit Volume Produksi 2. Aktivitas pemakaian tenaga kerja tidak langsung unit JTKL 3. Aktivitas transport batch Jumlah pengiriman 4. Aktivitas Ekspedisi produk Jumlah pengiriman 5. Aktivitas pemeliharaan kendaraan fasilitas JTKL 6. Aktivitas pemeliharaan gedung fasilitas JTKL 7. Aktivitas pemeliharaan mesin fasilitas Jam Mesin 8. Aktivitas Entertainment unit Jumlah Pesanan 9. Aktivitas pemakaian alat tulis kantor produk Jumlah Pesanan 10. Aktivitas cetak dan fotocopy produk Jumlah Pesanan 11. Aktivitas Marketing unit Jumlah Pesanan 12. Aktivitas pemakaian listrik unit Jam Mesin 13. Aktivitas pemakaian telepon unit Jumlah Pesanan 14. Aktivitas pemakaian air minum unit JTKL 15. Aktivitas pengobatan unit JTKL
16. Aktivitas keamanan fasilitas Luas Lantai 17. Aktivitas sumbangan fasilitas Luas Lantai 18. Aktivitas penyusutan mesin produk Jam Mesin 19. Aktivitas penyusutan pabrik fasilitas Luas Lantai 20. Aktivitas penyusutan kendaraan batch Jumlah pengiriman 21. Aktivitas penyusutan inventaris kantor produk Jumlah Pesanan 22. Aktivitas overhead lainnya unit Volume Produksi Kelompok Biaya 1 : Tabel 3 Kelompok Aktivitas dan Kelompok Biaya Sejenis Tingkat Aktivitas Perusahaan Aktivitas Cost Driver Aktivitas pemakaian bahan baku tidak langsung unit Volume Produksi Aktivitas overhead lainnya unit Volume Produksi Kelompok Biaya 2 : Aktivitas pemakaian tenaga kerja tidak langsung unit JTKL Aktivitas pemeliharaan kendaraan fasilitas JTKL Aktivitas pemeliharaan gedung fasilitas JTKL Aktivitas pemakaian air unit JTKL Aktivitas pengobatan unit JTKL Kelompok Biaya 3 : Aktivitas pemeliharaan mesin fasilitas Jam Mesin Aktivitas pemakaian listrik unit Jam Mesin Aktivitas penyusutan mesin produk Jam Mesin Kelompok Biaya 4 : Aktivitas Entertainment unit Jumlah Pesanan Aktivitas pemakaian alat tulis kantor produk Jumlah Pesanan Aktivitas cetak dan fotocopy produk Jumlah Pesanan Aktivitas Marketing unit Jumlah Pesanan Aktivitas pemakaian telepon unit Jumlah Pesanan Aktivitas penyusutan inventaris kantor produk Jumlah Pesanan Kelompok Biaya 5 : Aktivitas transport batch Jumlah Pengiriman Aktivitas Ekspedisi produk Jumlah Pengiriman Aktivitas penyusutan kendaraan batch Jumlah pengiriman Kelompok Biaya 6 : Aktivitas keamanan fasilitas Luas Lantai Aktivitas sumbangan fasilitas Luas Lantai Aktivitas penyusutan pabrik fasilitas Luas Lantai
Tabel 4 Perhitungan tarif overhead per kelompok biaya Kelompok Biaya 1 : (Dalam Rupiah) Overhead yang berhubungan dengan Volume Produksi Aktivitas pemakaian bahan baku tidak langsung 3,178,065 Aktivitas overhead lainnya 4,820,400 Total biaya 1 7,998,465 Volume Produksi 62315 unit Tarif overhead per kelompok biaya 1 128 Kelompok Biaya 2 : Overhead yang berhubungan dengan Jam Tenaga Kerja Langsung Aktivitas pemakaian tenaga kerja tidak langsung 52,945,492 Aktivitas pemeliharaan kendaraan 20,116,200 Aktivitas pemeliharaan gedung 1,957,800 Aktivitas pemakaian air minum 7,059,000 Aktivitas pengobatan 2,098,200 Total biaya 2 84,176,692 Jam Tenaga Kerja Langsung 196,160 jam Tarif overhead per kelompok biaya 2 429 Kelompok Biaya 3 : Overhead yang berhubungan dengan Jam Mesin Aktivitas pemeliharaan mesin 129,573,600 Aktivitas pemakaian listrik 28,821,546 Aktivitas penyusutan mesin 3,524,633 Total biaya 3 161,919,779 Jam Mesin 10432 jam Tarif overhead per kelompok biaya 3 15,521 Kelompok Biaya 4 : Overhead yang berhubungan dengan Jumlah Pesanan Aktivitas Entertainment 1,419,600 Aktivitas pemakaian alat tulis kantor 5,101,200 Aktivitas cetak dan fotocopy 25,641,720 Aktivitas Marketing 2,028,000 Aktivitas pemakaian telepon 10,246,080 Aktivitas penyusutan inventaris kantor 1,762,316 Total biaya 4 46,198,916 Jumlah Pesanan 62315 Tarif overhead per kelompok biaya 4 741 Kelompok Biaya 5 : Overhead yang berhubungan dengan Jumlah Pengiriman Aktivitas transport 139,804,080 Aktivitas Ekspedisi 54,467,400 Aktivitas penyusutan kendaraan 3,524,633 Total biaya 5 197,796,113 Jumlah Pengiriman 676 Tarif overhead per kelompok biaya 5 292,598
Perhitungan tarif overhead kelompok (lanjutan) Kelompok Biaya 6 : Overhead yang berhubungan dengan Luas Lantai Aktivitas keamanan 12,948,000 Aktivitas sumbangan 14,352,000 Aktivitas penyusutan pabrik 881,158 Total biaya 6 28,181,158 Luas Lantai 575 m 2 Tarif overhead per kelompok biaya 6 49,011 Kelompok Biaya 1 : Tabel 5 Perhitungan overhead berdasarkan metode activity-based costing Keterangan Napkin Hand Towel (dalam rupiah) (dalam rupiah) Overhead yang berhubungan dengan Volume Produksi Rp 128 x 61,562 unit 7,879,936 Rp 128 x 753 unit 96,384 Kelompok Biaya 2 : Overhead yang berhubungan dengan Jam Tenaga Kerja Langsung Rp 429 x 192,000 jam 82,368,000 Rp 429 x 4,160 jam 1,784,640 Kelompok Biaya 3 : Overhead yang berhubungan dengan Jam Mesin Rp 15,521 x 9,600 jam 149,001,600 Rp 15,521 x 832 jam 12,913,472 Kelompok Biaya 4 : Overhead yang berhubungan dengan Jumlah Pesanan Rp 741 x 61,562 45,617,442 Rp 741 x 753 557,973 Kelompok Biaya 5 : Overhead yang berhubungan dengan Jumlah Pengiriman Rp 292,598 x 624 182,581,152 Rp 292,598 x 52 15,215,096 Kelompok Biaya 6 : Overhead yang berhubungan dengan Luas Lantai Rp 49,011 x 500 m 2 24,505,500 Rp 49,011 x 75 m 2 3,675,825 Total Biaya Overhead 491,953,630 34,243,390
$ $ 3.3. Analisis dan Perancangan Sistem Usulan Melihat masalah yang terjadi di perusahaan, maka rancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut. Gambar 3 Rich Picture usulan proses pembelian Gambar 4 Rich Picture usulan proses produksi
Gambar 5 Class Diagram
Gambar 6 Usecase Diagram
Gambar 7 Navigation Diagram 4. Penutup Dari hasil analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi proses produksi yang telah dilakukan, dapat ditarik simpulan yaitu dengan adanya sistem informasi akuntansi proses produksi perusahaan dapat menghitung harga pokok produksi dengan metode activity-based costing sehingga perhitungan harga pokok lebih akurat dan harga jual tidak perlu mengikuti harga pasar. Sistem juga terintegrasi dari pembelian bahan baku sampai penghitungan Harga Pokok Produksi dengan menggunakan metode Activity Based Costing.Sistem juga akan dibatasi oleh hak akses sehingga pengendalian internal lebih terjamin. Daftar Pustaka [1] Bastian, Bustami. Nurlela. (2009). Akuntansi Biaya. Jogjakarta : Graha Ilmuan [2] Bennett, Simon. McRobb, Steve. Farmer, Ray. (2006). Object Oriented Systems Analysis and Design Using Unified Modelling Language. 3rd edition. McGrawHill, Berkshire. [3] Blocher, dkk. (2007). Manajemen Biaya. Terjemahan Ambariani Susty. Jakarta : Salemba Empat [4] Bodnar, G.H., & Hopwood, W.S. (2009). Accounting Information System. 10th edition. USA:International Edition, Pearson Prentice Hall. [5] Carter, William K, & Milton F. Usry. (2006). Akuntansi Biaya. Edisi 13, buku 1. Terjemahan Krista S.E., AK. Jakarta : Salemba Empat.
[6] Garrison, RH. & Norren,E.W.. (2006). Akuntansi Manajerial, Edisi 11, buku 1. Terjemahan Nuri Hinduan. Jakarta : Salemba Empat [7] Gelinas, U. J. Jr., Dull, R. B. (2008). Accounting Information System. 8th edition. Thomson Learning, Canada. [8] Hall, James A. (2011). Introduction To Accounting Information Systems. 7th edition. South Western Cengage Learning, USA. [9] Hansen & Mowen. (2007). Akuntansi Manajemen. Edisi 7, jilid 1 terjemahan Dewi Fitriasari, MSI dan Deny Arnos Kwary, M. HUM. Jakarta : Salemba Empat. [10] Horngren, C.T., Foster, G., & Datar, S.M. (2008). Akuntansi Biaya : Penekanan Manajerial. Jakarta : Indeks [11] Jones, Frederick L dan Rama, Dasaratha V. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 1, Buku 1. Terjemahan M. Slamet Wibowo. Jakarta : Salemba Empat. [12] Jones, Frederick L., Rama, Dasaratha V. (2006). Accounting Information Systems: A Business Process Approach. South Western, Canada. [13] Krismiaji. (2002). Dasar-Dasar Akuntansi Manajemen. Yogyakarta : UPP AMP YKPN [14] Mathiassen, Lars., et. al. (2000). Object Oriented Analysis & Design. 1st edition. Marko Publishing ApS, Aslborg, Denmark. [15] O Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12, terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta : Salemba Empat. [16] Romney, Marshall P. Paul John Steinbart. (2006). Accounting Information Systems. 8th edition. Prentice Hall, USA. [17] Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C. (2005). Systems Analysis and Design Methods, 7 th edition. McGraw-Hill, New York.