1. Halaman Pendaftaran & Login 1.1 Pendaftaran Baru Halaman Pendaftaran Online berisi form untuk masyarakat yang akan mengajukan perizinan dan belum memiliki akun, yang dapat di akses melalui portal dpmpptsp.sumutprov.go.id dengan mengklik menu perizinan online. Pada pendaftaran online terdapat dua pilihan jenis pemohon, yaitu Pemohon Perorangan seperti terlihat pada gambar 1 dan Pemohon Perusahaan seperti terlihat pada gambar 2. Pilihlah salah satu yang sesuai dengan pemohon pendaftaran, lalu lengkapi isian yang telah disediakan. Gambar 1 Pendaftaran Pemohon Perorangan 1 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 2 Pendaftaran Pemohon Perusahaan 1.2 Konfirmasi Token Setelah Pendaftaran selesai, user akan menerima nomor token yang dikirim melalui sms dan juga email yang telah diisi pada data sebelumnya. Nomor token tersebut dikirimkan untuk mengkonfirmasi bahwa no hp atau email user yang mengajukan dinyatakan aktif dan dapat dihubungi sehingga dapat diberikan proses pemberian akun pendaftaran online seperti terlihat pada gambar 3. 2 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 3 Input Nomor Token 1.3 Berhasil Konfirmasi Nomor Token Apabila nomor token yang dimasukkan sesuai dengan token yang terdapat pada sistem, maka secara otomatis pemohon akan menerima username dan password melalui sms dan email untuk dapat melanjutkan ke halaman login akun pendaftaran online seperti terlihat pada gambar 4 3 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 4 Konfirmasi Akun Pendaftaran Online 1.4 Halaman Login & Lupa Password Halaman Login digunakan bagi user yang telah memiliki akun untuk mengajukan permohonan perizinan baru seperti gambar 5. Selain itu terdapat tombol Lupa Password bagi user yang tidak dapat mengingat login dan passwordnya. Bagi user yang lupa password akunnya, cukup memasukkan email yang terdaftar pada sistem, kemudian sistem akan mengirim email berisi link yang digunakan untuk mengganti password seperti pada gambar 6. Link ini hanya dapat digunakan untuk sekali mengganti password saja seperti terlihat pada gambar 7, jika kemudian user lupa login dan passwordnya kembali, dapat mengulang kembali fitur lupa password. 4 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 5 Login Pendaftaran Online Gambar 6 Login Lupa Password 5 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 7 Reset Password 6 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2. Halaman User 2.1 Navigasi User Navigasi user merupakan menu yang terlihat pada gambar 8 yaitu: a. Status Proses Status Proses berisi data permohonan dan tracking permohonan user yang sedang aktif. b. Data Pemohon Data Pemohon berisi data personal/pribadi user, baik yang berupa perusahaan ataupun perorangan c. Dokumen Pemohon Dokumen Pemohon berisi dokumen legalitas pemohon, seperti KTP,NPWP, dan lainnya. d. Permohonan Perizinan Permohonan Perizinan berisi data permohonan yang telah diajukan, dan juga halaman untuk mengajukan permohonan baru e. Download Formulir Download Formulir berisi data formulir persyaratan dari perizinan yang ada untuk didownload oleh user. Gambar 8 Navigasi User 7 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.2 Status Proses Halaman Status Proses menampilkan data permohonan izin yang sedang aktif, terdapat 2 (dua) bentuk data yang ditampilkan, yaitu permohonan yang telah mendapatkan nomor pendaftaran atau sedang diproses, dan permohonan yang belum memiliki nomor pendaftaran atau yang sedang menunggu online seperti terlihat pada gambar 9. Untuk permohonan yang sudah mendapatkan nomor pendaftaran, maka akan mucul tracking atas perizinan tersebut dibagian bawahnya, sehingga user dapat mengawasi perkembangan permohonan perizinannya. Gambar 9 Status Proses 8 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.3 Data Pemohon Data Pemohon berisi data yang diisi pada data permohonan perizinan, dengan melengkapi data pemohon pada akun user, maka user tidak perlu lagi menginput data pemohon saat melakukan perizinan. Data ini haruslah diisi dengan lengkap, jika tidak maka user tidak dapat melakukan permohonan perizinan seperti terlihat pada gambar 10. Jika akan mengubah data pemohon tersebut, dapat menggunakan tombol biru dengan tulisan ubah data pemohon. Gambar 10 Data Pemohon 9 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.4 Ubah Data Pemohon Fitur ubah data pemohon digunakan untuk mengubah data pemohon, terutama jika user melakukan perubahan nomor handphone atau perubahan email, harap segera mengganti data pemohon, karena pemberitahuan informasi mengenai permohonan perizinan yang diajukan akan diinformasikan melalui nomor hp dan email pemohon (nomor pemegang kuasa tidak mendapat pemberitahuan), jika user berupa perusahaan, maka informasi akan disampaikan melalui hp dan email direktur. Gambar 11 Ubah Data Pemohon 10 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.5 Dokumen Pemohon Dokumen Pemohon Berisi data dokumen legalitas pemohon yang berisi scan KTP, scan NPWP dan Scan Akta(untuk perusahaan) seperti terlihat pada gambar 12. Gambar 12 Dokumen Pemohon 11 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.6 Ubah Dokumen Pemohon Untuk mengunggah dokumen legalitas, tidak perlu sekaligus mengunggah semua dokumen yang diminta oleh sistem, user dapat juga mengunggah dokumen satu persatu. Jika user ingin mengubah dokumen yang ada, maka hanya perlu mengunggah kembali dokumen tersebut seperti terlihat pada gambar 13. Gambar 13 Ubah Dokumen Pemohon 12 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.7 Permohonan Perizinan Halaman ini berisi semua data permohonan perizinan yang telah diajukan oleh user. Klik tombol detail untuk melihat detail dari permohonan yang telah diajukan, dan klik tombok Permohonan Baru untuk mengajukan permohonan seperti terlihat pada gambar 14. Gambar 14 Permohonan Perizinan 13 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.8 Permohonan Perizinan Step 1 Langkah Pertama, yaitu user memilih bidang perizinan yang akan diajukannya seperti terlihat pada gambar 15. Gambar 15 Permohonan Perizinan Step 1 14 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.9 Permohonan Perizinan Step 2 Langkah Kedua, user memilih perizinan yang akan diajukannya seperti terlihat pada gambar 16. Gambar 16 Permohonan Perizinan Step 2 2.10 Permohonan Perizinan Step 3 Langkah ketiga, yaitu user menginputkan data terkait dengan perizinan yang dipilihnya sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan seperti terlihat pada gambar 17. 15 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 17 Permohonan Perizinan Step 3 2.11 Permohonan Perizinan Step 4 Langkah Terakhir yaitu user mengungupload semua hasil scan berkas persyaratan dalam bentuk pdf, dan isikan juga data tambahan yaitu nomor, tanggal, dan masa berlaku surat jika ada agar proses permohonan dapat diproses lebih cepat(isi yang ada saja), lalu isikan lokasi objek / izin, dan centang pernyataan bahwa user bertanggung jawab atas persyaratan yang diunggahnya seperti terlihat pada gambar 18. 16 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 18 Permohonan Perizinan Step 4 17 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.12 Permohonan Perizinan Selesai Jika Permohonan Telah berhasil diajukan, maka akan muncul pemberitahuan bahwa user telah berhasil mengajukan permohonan, selanjutnya tekan tombol ya jika akan mengajukan permohonan kembali, dan tekan tidak jika tidak akan mengajukan permohonan kembali seperti terlihat pada gambar 19. Gambar 19 Permohonan Perizinan Selesai 2.13 Detail Permohonan Perizinan Sementara Halaman Detail permohonan sementara menunjukkan data permohonan perizinan beserta persyaratan yang diunggah, dan juga terdapat panel asistensi yang digunakan untuk berkomunikasi dengan admin seperti pada gambar 20. Pada tahap ini, ada kemungkinan bahwa user harus merevisi persyaratan yang telah diajuakannya jika diminta oleh admin. 18 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
Gambar 20 Detail Permohonan Perizinan 19 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t
2.14 Detail Permohonan Perizinan Proses Halaman Detail Permohonan Proses akan tampil untuk permohonan yang telah mendapatkan nomor pendaftaran, pada halaman ini terdapat data persyaratan yang telah diupload, histori asistensi yang telah dilakukan, dan juga tracking status permohonan yang diajukan seperti terlihat pada gambar 21. Gambar 21 Detail Permohonan Perizinan Proses 20 P a n d u a n P e n d a f t a r a n I z i n O n l i n e D P M P P T S P P r o v. S u m u t