PEMANTAUAN DAN EVALUASI PROYEK

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Bab III PEMANTAUAN DAN EALUASI PROYEK 8.1 Pendahuluan Sepanjang pelaksanaan pryek pemantauan dan evaluasi akan silakukan secara rutin (sesuai jadwal yang tercantum pada bagian 8.5) secara internal maupun dengan melibatkan lembaga eksternal (BPKP, Irjen, auditr independen swasta) pada dua tingkatan: (1) perubahan sistemis dan melembaga (kemajuan menuju pelaksanaan agenda refrmasi), dan (2) pelaksanaan evaluasi kemajuan dan dampak pada tingkatan penerima hibah. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi dilakukan (1) Pryek akan menilai kemajuan yang dicapai leh Indnesia dalam memenuhi kelima indikatr kunci dari pryek I-MHERE melalui pemantauan secara regular terhadap serangkaian indikatr antara yang telah disetujui pada saat penilaian pryek (prject appraisal) (2) Pemantauan pryek juga akan mencakup penilaian secara teratur terhadap kedua prgram hibah di bawah kmpnen pryek-b.1 dan B.2 guna mengukur kemajuan yang dicapai menuju pemenuhan sasaran hibah, serta peningkatan kapasitas manajemen. Evaluasi akan berlangsung untuk mengetahui tiga hal: (1) apakah mekanisme pendanaan yang telah dilakukan dengan sesuai dengan yang diharapkan sesuai dengan prsedur perasinal, tepat waktu, dan tanpa ada kebcran dana; (2) bagaimana sumbangan setiap prgram pendanaan terhadap pencapaian hasil dan indikatr-indikatr kapasitas yang telah disepakati (dibandingkan dengan kelmpk kendali dari perguruan tinggi yang tidak menerima hibah); dan (3) apa yang dapat disimpulkan mengenai efektivitas setiap mekanisme pendanaan dalam mencapai hasil dan efisiensi setiap mekanisme pendanaan dalam mengalkasikan dan mengella sumberdaya masyarakat? Hasil evaluasi tersebut akan dimanfaatkan sebagai bahan pelajaran dan/atau pengalaman penting yang akan didiseminasikan di antara penerima hibah dalam bentuk lkakarya. Guna mejalankan pemantauan dan evaluasi pada tingkat pertama, (perubahan sistemis dan kemajuan menuju pelaksanaan agenda refrmasi), akan digunakan tiga perangkat utama: (a) Audit Teknis, (b) Survei Penelusuran Pembelanjaan/Penggunaan Dana Masyarakat (PETS), dan (c) Evaluasi Dampak. Suatu studi kebijakan akan dilakukan berdasarkan infrmasi yang diperleh melalui ketiga perangkat tersebut, yang akan memberikan sintesa dan analisis sebagai dasar DIKTI dalam menyusun perencanaan strategis. Untuk menjamin transparansi, meningkatkan keterbukaan publik dan memudahkan review eksternal independent, kntrak akan diberikan pada knsultan independen untuk melakukan Audit Teknis, PETS, Evaluasi Dampak dan Studi Kebijakan. Audit Teknis dan Evalusasi Dampak akan dilakukan leh knsultan dalam negeri, sementara knsultan/perusahaan asing akan dikntrak untuk melaksanakan PETS dan Studi Kebijakan. Perangkat-perangkat tersebut akan memberikan, meski tidak seluruh, infrmasi pemantauan dan evaluasi yang dibutuhkan pada tingkatan kedua (lembaga penerima hibah). Karenanya sebagai tambahan keempat perangkat tersebut prcedure pemantauan rutin yang dijelaskan berikut ini akan dikrdinasikan leh DPT dan dilaksanakan leh DGHE-IU, dan audit yang teratur akan dilaksanakan leh perguruan tinggi penerima hibah (secara internal), leh BPKP, leh Irjen DIKTI guna menjamin penilaian yang teratur terhadap kedua prgram hibah di bawah kmpnen pryek-b.1 dan B.2. III-1

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Pendekatan multi dimensi ini akan djelaskan pada bagian berikut dan dirangkum dalam tabel 8.2 dan tabel 8.3 pada bagian 8.3. 8.2 Tujuan, Sasaran dan Jenis Pemantauan dan Evaluasi 8.2.1 Audit Teknis Tujuan utama dari Audit Teknis adalah untuk menilai apakah pelaksanaan telah sesuai dengan peraturan Pemerintah yang berlaku dan pedman yang ditetapkan dalam dkumen OPM ini. Prses audit terutama difkuskan pada pemenuhan terhadap peraturan umum yang ditetapkan leh Pemerintah Republik Indnesia dan Bank Dunia. Audit akan meliputi manajemen keuangan, pengadaan barang dan jasa, dan sistem penyimpanan. Praktek yang umum dalam suatu audit adalah untuk menemukan adalah kesalahan-kesalahan dan kekurangan-kekurangan dalam pelaksanaan, dengan cara membanding rencana dan peraturan dengan lapran pelaksanaan. Sebagai bagian dari prses pembelajaran, pelaksana audit juga perlu memberikan saran knstruktif guna memerbaiki pelaksanaannya. Audit Teknis tidak hanya difkuskan pada upaya untuk menemukan berbagai masalah, tetapi juga dapat dimanfaatkan sebagai sumber untuk mengidentifikasi berbagai aspek guna menjadi pertimbangan untuk menerapkan cnth keberhasilan penerapan prsedur kerja yang diterapkan leh penerima hibah lainya. Selain itu prses audit dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa semua dana dibelanjakan secara patut dan efektif, dan bahwa pryek telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditetapkan. Pada tingkat DGHE-IU, tinjauan terhadap prses seleksi, atau meta evaluatin, akan dilakukan untuk memeriksa bjektivitas dan transparansi dari prses seleksi, khususnya pada kmpnen-2. Karena prses seleksi akan melibatkan banyak pakar lkal, maka upaya menjamin bjektivitas prses seleksi menjadi sukar. Karenanya, untuk pemeriksaan tersebut, pakar internasinal akan dilibatkan dalam pelaksanaan prses review tersebut. Prses review leh pakar internasinal akan dilakukan pada tahun ke-3 untuk kmpnen-1 dan tahun ke-2 dan ke-4 untuk kmpnen-2 (lihat rincian tabel 8.5) dalam bentuk kajian dkumen (desk review) dan tinjauan lapangan (site visit). Kunjungan lapangan akan dilakukan selama dua hari terhadap semua penerima hibah. Bersama-sama dengan pakar lkal, pakar internasinal akan mempersiapkan lapran yang merinci hasil desk review dan kunjungan lapangan, serta rekmendasinya kepada DGHE. Lapran tersebut akan tersedia untuk Bank Dunia guna mendapatkan kajian dan kmentar. Berdasarkan Kerangka Acuan Kerja yang telah disepakati leh Bank Dunia, DGHE-IU akan menggunakan jasa dari auditr teknis independen. Perusahaan/knsultan yang ditunjuk akan melaprkan langsung hasil auditnya kepada DIKTI. Pada setiap tahun pelaksanaan skema hibah auditr teknis akan melakukan kunjungan lapangan kepada beberapa sampel penerima hibah yang dipilih secara acak terhadap tidak kurang dari dua puluh (20) persen dari penerima hibah. Auditr teknis akan mempersiapkan lapran yang merinci hasil pengamatan kunjungan lapangan dan rekmendasinya untuk DGHE. Lapran tersebut akan tersedia untuk Bank Dunia guna mendapatkan kajian dan kmentar. Jika dimungkinkan lapran tersebut harus telah tersedia bertepatan waktunya dengan awal pelaksanaan misi Bank Dunia. Audit teknis selain akan memfkuskan terutama pada kinerja pelaksanaan juga akan memperhitungkan efisiensi dan efektivitas dari pengellaan keuangan. Secara khusus lapran audit akan memberikan kmentar terhadap (1) capaian sasaran peningkatan mutu yang telah disetujui, (2) analisis terhadap faktr-faktr yang berpengaruh terhadap setiap deviasi atau penundaan terhadap pencapaian target yang telah disetujui, (3) pemenuhan/kesesuaian terhadap III-2

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) pengaturan pengadaan yang telah disetujui, dan (4) memberikan rekmendasi terhadap hasil pengamatan pada ketiga hal tersebut. Hasil catatan mengenai keberhasilan yang diperleh melalui audit teknis ini akan didiseminasikan di antara penerima hibah dalam bentuk lkakarya. 8.2.2 Public Expenditure Tracking System (PETS) Survei Penelusuran Pembelanjaan/Penggunaan Dana Masyarakat atau Public Expenditure Tracking System (PETS) tidak saja bertujuan untuk mengetahui apakah prses yang dilakukan tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan keuangan pemerintah (sebagai cnth transparansi, akuntabilitas, dan identifikasi kemungkinan adanya daerah kebcran anggaran), namun terutama dimaksudkan untuk mengetahui efektivitas biaya dari pelaksanaan berbagai alternative skema pendanaan (tradisinal, hibah kmpetitif, dan kntrak berbasis kinerja). PETS akan mencakup pengembangan data set mengenai biaya-biaya perasinal dan transaksi dari ketiga jenis pendanaan (tradisinal, hibah bersaing, kntrak berbasis kinerja), identifikasi terjadinya biaya di setiap prses, sehingga dapat digunakan untuk melakukan analisa perbandingan efektivitas biaya di antara ketiga mekanisme pendanaan tersebut. 8.2.3 Impact Evaluatin Evaluasi Dampak dimaksudkan untuk menilai efektivitas berbagai alternative skema pendanaan dalam mencapai tujuan mutu pendidikan, relevansi dan efisiensi. Sebuah tim yang terdiri dari akademisi/pakar nasinal dan internasinal akan melakukan evaluasi dampak tersebut. Guna menjamin keberlanjutan, sedapat mungkin tim terdiri dari paling kurang 1 rang reviewer nasinal dan 1 rang reviewer internasinal yang terlibat dalam prses seleksi, khususnya untuk kmpnen pryek-b.2b dan B.2c. Reviewer untuk kmpnen-1 harus mempunyai keahlian dalam bidang sistem pendidikan tinggi, sedangkan reviewer kmpnen-2.1 dan 2.2 harus memiliki latar belakang yang cukup dan keahlian dalam bidang sistem pendanaan pendidikan tinggi. Evaluasi dampak merupakan kelanjutan dari audit teknis yang pelaksanaannya dilakukan melalui kajian dkumen (desk review) dan tinjauan lapangan (site visit) seperti yang dijelaskan pada bagian audit teknis. Rumusan mengenai aspek penilaian dampak akan dilakukan leh tim yang dibentuk leh DPT. 8.2.4 Audit Internal Audit Internal Perguruan Tinggi (pada beberapa lembaga dikenal dengan sebutan Mnitring dan Evaluasi) akan dilakukan sesuai dengan pengaturan internal lembaga penerima hibah, dan akan memberikan pemantauan keseharian pada tingkat akar-rumput. Kapasitas untuk melaksanakan sistem pemantauan dan evaluasi secara efektif pada tingkat lembaga penerima hibah merupakan hal yang mendasar untuk menjamin pelaksanaan pryek yang memuaskan. Karena kapasitas pemantauan dan evaluasi pada masing-masing perguruan tinggi berbeda, suatu upaya pembangunan kapasitas perlu dilakukan pada beberapa perguruan tinggi. Guna menjamin efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi internal perguruan tinggi, maka lembaga pendidikan tinggi penerima hibah diharuskan memberikan penjelasan rinci secara tertulis tentang rancangan kebijakan, prsedur dan mekanisme pemantauan dan evaluasi internal. Guna membangun kapasitas pemantauan dan evaluasi pada lembaga-lembaga tersebut, serangkaian lkakarya perlu dilakukan. Agar pelatihan dan lkakarya dapat berjalan dengan efektif, pusat-pusat reginal akan dibentuk pada lembaga-lembaga yang dipilih yang telah III-3

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) menunjukan kredibilitas dalam mengatur dan menjalankan aktivitas-aktivitas dalam hibah kmpetitif serupa. Lkakarya akan dilaksanakan pada bulan ketujuh dari tahun kntrak dan akan difkuskan pada masalah yang dijumpai selama masa pelaksanaan, termasuk aspek-aspek pengadaan dan pembayaran, dukungan dan kmitmen institusi, dan peraturan perundangan yang berlaku. Lkakarya ini dimaksudkan sebagai media berbagi pengalaman keberhasilan penerapan prsedur kerja di antara penerima hibah, sehingga praktek keberhasilan tersebut dapat diimplementasikan ke seluruh penerima hibah. Setiap penerima hibah diharapkan dapat menguraikan secara singkat capaian keseluruhan dari sasaran pryek, masalah-masalah pelaksanaan, keberhasilan dan dampak terhadap kmunitas akademik di sekitarnya. Tim dari DGHE-IU diharapkan dapat memberikan kmentar terhadap keseluruhan uraian tersebut dan mendiskusikan kemungkinan penyelesaian terhadap berbagai masalah yang dijumpai dalam pelaksanaan pryek. Apa bila dirasa perlu DGHE-IU dapat mengundang pakar untuk menjadi pembicara dalam tpik tertentu yang sesuai dengan knteks lkakarya. Audit internal merupakan bagian dari perangkat manajemen dan hendaknya dikembangkan untuk melakukan audit di setiap institusi penerima hibah dan HEI-IU. Jika dimungkinkan auditr hendaknya berasal dari unit audit internal lembaga. Audit terutama ditujukan pada HEI-IU, tanpa mengindahkan tanggungjawab pada setiap institusi peneriman hibah. 8.2.5 Audit Keuangan Eksternal External Financial Audit akan dilakukan setiap tahun leh auditr pemerintah (BPKP) dan juga leh Irjen DIKTI sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan DGHE-IU akan menggunakan layanan perusahaan dmestik untuk melaksanakan audit tahunan eksternal. Guna menjaga efektivitas dan efisiensi audit, DGHE-IU akan menyusun jadwal rencana pelaksanaan audit leh masing-masing lembaga pelaksana. Audit eksternal akan dilaksankan untuk mengaudit lembaga pelaksana melalui HEI-IU. Demikian pula dengan prses audit yang akan dilaksanakan pada DGHE-IU, khususnya bagi pelaksanakan kmpnen pryek-a. Hasil prses audit harus terbuka untuk masyarakat, khususnya kmunitas akademik. 8.2.6 Pengawasan Tetap Regular Supervisin terhadap pelaksanaan hibah akan dilakukan setiap tiga bulan melalui evaluasi terhadap dkumen (desk evaluatin) terhadap lapran kemajuan fisik tiga bulanan, dan setiap tahun terhadap lapran tahunan dari penerima hibah, serta kunjungan lapangan setiap tahun untuk memvalidasi infrmasi yang tercantum dalam lapran tahunan. alidasi akan dilakukan leh DGHE-IU 8.2.7 Kmite pengarah pryek Steering cmmittee dibentuk di tingkat DGHE-IU guna memantau secara cermat keseluruhan capaian pryek sebagai bagian dari prses refrmasi. Kmite ad hc tersebut akan memberikan pedman dan arah strategis selama pelaksanaan pryek, serta memberikan rekmendasi pada Dirjen DIKTI mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan kinerja dalam mencapai tujuan pryek. Kmite pengarah ini dipimpin leh Dirjen DIKTI dan anggtanya adalah perwakilan dari DIKTI, DPT, Direktrat Jenderal Anggaran dan Direktrat Keuangan Departemen Keuangan, dan Deputi bidang Sumberdaya Manusia dan Kebudayaan Bappenas. Dirjen Dikti III-4

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) sebagai ketua Kmite pengarah akan mengadakan pertemuan kmite ad hh paling tidak sekali dalam setiap tahun, atau bilamana diperlukan, untuk membahas hal-hal penting yang muncul selama pelaksanaan pryek. Untuk keperluan tersebut DGHE-IU berkewajiban menyediakan semua dkumen yang diperlukan untuk itu. Prses pemantauan tidak dimaksudkan untuk menghasilkan suatu keputusan apa pun, dan tujuannya adalah agar dapat memberikan kesempatan untuk; a) berbagai pengalaman di antara penerima hibah; b) melakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap rencana, sepanjang yang diperblehkan dalam kntrak; c) menemukan jawaban terhadap masalah-masalah umum; dan d) memberikan umpan balik bagi kantr pryek DGHE-IU Tujuan utama dari evaluasi tahunan adalah untuk memperleh landasan bagi penetapan rekmendasi tindakan-tindakan yang perlu diambil sebelum memasuki kntrak tahun berikutnya, khususnya untuk kmpnen pryek-b. Dengan demikian evaluasi harus dilakukan mendekati akhir tahun kntrak berjalan. Sesuai waktu pelaksanaannya evaluasi ini disebut evaluasi tahunan. Evaluasi tahunan sifatnya menentukan dan menghasilkan rekmendasi rekmendasi tegas yang berpengaruh terhadap kntrak pada tahun selanjutnya. Hasil prses pemantauan akan didkumentasikan secara tertulis sebagai bagian dari bahan bagi kmite pengarah untuk menetapan arah strategis pelaksanana pryek, termasuk kemungkinan penyempurnaan OPM. Hasil dari evaluasi tahunan dapat berupa satu dari empat rekmendasi: a) dilanjutkan dengan pengajuan PIP tahun berikutnya, setelah melaksanakan kmentar reviewer, dan penandatanganan kntrak sesuai dengan jadwal yang direncanakan; b) ditunda kelajutan kntraknya sampai kndisi tertentu dipenuhi; c) dibatalkan sebagian rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di tahun berikutnya; atau d) dicabut kembali keseluruhan hibahnya, and dibatalkan kntrak tahun berikutnya. Dalam menyusun rekmendasi tersebut, hasil dari prses audit harus seluruhnya dipertimbangkan. Karena hasil evaluasi tahunan untuk kmpnen pryek-b akan mempengaruhi kntrak tahun selanjutnya, waktu yang cukup harus disediakan untuk keperluan penulisan lapran, kajian meja (desk review), dan kunjungan lapangan sebelum kntrak tahunan yang sedang berjalan berakhir. Hal ini berarti bahwa setiap HEI-IU harus mengirimkan sebuah lapran tahunan pada akhir bulan kesepuluh dari tahun kntrak yang tengah berjalan, yang terdiri dari kemajuan dan capaian pada sembilan bulan pertama dari tahun pelaksanaan pryek yang sedang berjalan. Prses evaluasi karenanya dijadwalkan, paling lambat pada akhir bulan kesebelas dari kalender tahun dari tahun kntrak yang sedang berjalan. Evaluasi akan dilakukan leh DGHE-IU berdasarkan lapran tahunan yang disiapkan dan disampaikan leh insitusi penerima hibah. Lapran tahunan tersbut harus disusun sesuai struktur berikut: III-5

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Tabel 8.1 Struktur Lapran Tahunan Executive Summary Brief descriptin n mst utstanding perfrmance Cnclusin n current status f perfrmance indicatrs Cnclusin n physical prgress f current year Brief descriptin n disbursement and physical prgress achieved cumulatively cmpared t the riginal ttal target Next year Implementatin Plan t achieve the riginal targeted prgrams Cnclusin n the current f disbursement (annually and cumulatively) Part I. Intrductin Prject backgrund and ratinale; Prject bjectives; Strategy chsen t achieve the prject bjectives, including explanatin and ratinale f; Prgress f Perfrmance indicatrs; (brief discussin n the achievement f perfrmance indicatrs, including a general self assessment f the verall achievement) Part II. Overall Achievement Descriptin f mst utstanding perfrmance. The status f perfrmance indicatrs. Status f physical prgress fr all prject cmpnents as per end f the year. Status f disbursement fr all prject cmpnents as per end f the year, including a general self assessment f the verall disbursement Part III. Grantee s Achievement Fr each grantee, prduce a separate part III f the reprt which cvers the fllwing aspects, Intended utcmes f the prject/prgram as described in the PIP; Prgress in the achievement f perfrmance indicatrs; The mst utstanding achievement by the study prgram in the respective cntract year; Prgress f each activity in achieving its intended utcme; Successes and impacts t the surrunding academic cmmunity; and Obstacles in implementatin and actin taken t reslve. Lapran ditulis dalam bahasa Inggris dan bahasa Indnesia. Evaluasi tahunan terdiri dari kajian dkumen (desk review) terhadap lapran tahunan yang disampaikan, dan kunjungan lapangan leh reviewers. Desk evaluatin dan kunjungan lapangan akan mencakup aspek-aspek berikut: a) penilaian terhadap capaian keseluruhan dari sasaran; b) penegasan terhadap fakta yang dilaprkan secara tertulis dalam lapran tahunan terhadap kenyataan di lapangan; c) penegasan terhadap kemajuan capaian indikatr kinerja; d) penghapusan atau pengurangan kelemahan yang diidentifikasi dalam lapran evaluasi diri e) identifikasi kelemahan-kelemahan baru dan masalah penerapan, jika ada; f) penilaian terhadap kapasitas institusi guna menerapkan perbaikan yang dianggap perlu g) menampung kmentar yang diberikan leh reviewer selama prses seleksi and kunjungan lapangan di tahun sebelumnya Selama kunjungan lapangan tim evaluatr akan melaksanakan sesi diskusi dengan HEI-IU, krdinatr dari masing-masing prgram studi yang bersangkutan, mahasiswa terpilih mewakili ppulasi stakehlders, staff akademik dan adminsitrasi, ketua departemen dan dekan fakultas terkait, serta rektr dan pimpinan HEI. Sangat disarankan agar reviewer dapat ikut serta ke dalam kelas (sit-in) guna untuk mengamati lingkungan pembelajaran. Rincian tugas dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja tim evaluasi akan ditetapkan dalam suatu pedman yang disusun leh DGHE-IU III-6

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Bank Dunia akan mengawasi pelaksanaan terhadap sampel penerima hibah setiap dua tahun melalui kunjungan lapangan dan setiap tahunnya melalui telaah terhadap lapran tahunan. 8.3 Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan audit, pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan berpedman pada mekanisme yang diuraikan pada tabel 8.2 Tabel 7.2 Matrik Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi Pryek Technical Audit Public Expenditure Tracking Survey Impact Evaluatin Mdel Pendanaan Tradisinal (Sejumlah sampel yang setara dari HEI yang tidak menerima hibah) Kajian tahunan terhadap lapran BPKP / Irjen DIKTI Penelusuran Pengaduan Pengadaan (catatan UPP) Kajian lapran tahunan HEI - kajian pembanding antara rencana terhadap hasil capaian Kajian tahunan terhadap lapran BPKP / Irjen DIKTI Kajian terhadap arus dana dari sumber utama ke penerima hibah Identifikasi/kmentar terhadap biaya transaksi Kajian terhadap lapran tahunan HEI - mutu pendidikan (IPK) - tracer study lulusan Kajian manajemen tahunan (site visit) - perencanaan strategis - kapasitas internal - manajemen finansial - manajemen pengadaan - manajemen SDM - public disclsure arrangements Kajian prses pemilihan penerima hibah - kesesuaian terhadap OPM Mdel Pendanaan Kmpetitif (HEI penerima hibah) Kajian lapran tahunan BPKP / IRJEN Penelusuran keluhan pengadaan Kajian investasi tahunan (site visit) - kesesuaian terhadap kelayakan - keseuaian terhadap spesifikasi lelang - ketepatan waktu prses pengadaan - keseuaian terhadap pedman Bank Dunia - kepuasan pengguna - pemanfaatan Kajian lapran tahunan BPKP/IRJEN Kajian terhadap arus dana dari sumber utama hingga pengguna Indentifikasi/kmentar terhadap biaya-biaya transaksi Kajian terhadap lapran tahunan HEI penerima hibah - mutu pendidikan (IPK) - tracer study lulusan - indikatr kinerja yang disepakati Kajian manajemen tahunan (site visit) - perencanaan strategis - kapasitas internal - manajemen finansial - manajemen pengadaan - manajemen SDM - public disclsure arrangements Kajian lapran tahunan - kesesuaian antara lapran dengan kndisi aktual III-7

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Mdel Kntrak Berbasis Kinerja (HEI yang tnm pelaksana PBC) Kajian investasi tahunan (site visit) - kesesuaian terhadap kelayakan - keseuaian terhadap spesifikasi lelang - ketepatan waktu prses pengadaan - keseuaian terhadap pedman Bank Dunia - kepuasan pengguna - kemanfaatan Penelusuran keluhan pengadaan Kajian lapran tahunan - kesesuaian antara lapran dengan kndisi aktual Kajian lapran tahunan BPKP/IRJEN Kajian terhadap arus dana dari sumber utama hingga pengguna Indentifikasi/kmentar terhadap biaya-biaya transaksi Kajian terhadap lapran tahunan HEI penerima hibah - mutu pendidikan (IPK) - tracer study lulusan - indikatr kinerja yang disepakati Kajian manajemen tahunan (site visit) - perencanaan strategis - kapasitas internal - manajemen finansial - manajemen pengadaan - manajemen SDM - public disclsure arrangements Untuk mencapai sasaran secara efektif, lapran pemantauan dan evaluasi harus diknslidasikan dan dan didesiminasikan ke kmunitas pendidikan tinggi. Sebagai bagian dari akuntabilitas, masyarakat juga harus diinfrmasikan tentang effektivitas dari penggunaan sumber-sumber daya masyarakat leh lembaga-lembaga pendidikan tinggi. Agar lapran pemantauan dan evaluasi tersebut dapat diknslidasikan, maka suatu frmat baku lapran perlu dikembangkan tanpa mengrbankan kreativitas dan keunikan dari maing-masing lembaga. Suatu lapran pemantauan dan evaliasi yang terknslidasi hendaknya dipublikasikan dalam web site yang secara khusus dipersiapkan untuk pryek ini. Web site tersebut harus secara reguler diperbarui (up-dated) dan dipelihara leh DGHE-IU. Pada awalnya fungsi pemantauan dan evaluasi akan dilakukan leh DPT bersama DGHE-IU dan selanjutnya akan dialihkan ke unit statistik di bawah DIKTI. Sasaran pkk dari aspek ini adalah terbentuknya suatu basisdata nasinal tentang prfil lembaga yang dapat dimanfaatkan guna keperluan manajemen dan pengalkasian pendanaan. III-8

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Tabel 8.3 Metda Evaluasi Kinerja Pryek Internal HEI Di luar HEI Sasaran Kinerja Auditr Internal Auditr Publik Auditr Publik DGHE-IU Audit Teknis PETS Evaluasi Dampak Prject Cmpnent A A.1 RUU BHP disahkan paling lambat tahun 2010 Jumlah dan akurasi indikatr pendidikan tinggi yang diperbaharui secara terpusat setiap 6 bulan Prses evaluasi kmprehensif terhadap pendanaan tradisinal (line item), cmpetitive funding, dan Perfrmance-based Cntract selesai paling lambat tahun 2010. A.2 Akreditasi terlembaga diberikan kepada 5% dari semua HEI paling lambat tahun 2010 A.3 Adpsi Rencana Revitalisasi Univeersitas Terbuka dan Pusat Pembelajaran Reginal Prject Cmpnent B.1 Peningkatan IPK mahasiswa pada HEI penerima hibah Peningkatan % mahasiswa berlatar belakang tidak mampu pada HEI penerima hibah Peningkatan jumlah lulusan yang bekerja dalam waktu kurang dari 6 bulan Prject Cmpnent B.2 B.2.a Salinan SK Rektr tentang pendirian fungsi audit internal B.2.b Penilaian wajar tanpa syarat diberikan leh auditr eksternal terhadap audit keuangan pada lime HEI paling lambat tahun 2010. B.2.c Lembaga (HEI) berhasil menyelesaikan kewajiban kntrak melalui pencapaian atau pelampauan sasaran pada empat indikatr kinerja III-9

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) 8.4 Pengellaan Pemantauan dan Evaluasi Secara Institusi Paling sedikit ada dua tingkatan yang berbeda dalam melakukan audit, pemantauan dan evaluasi; pada tingkatan HEI-IU dan tingkatan DGHE-IU serta DPT. Sistem pemantauan dan evaluasi hendaknya dilakukan secara internal maupun eksternal, masing-masing untuk maksud dan tujuan yang berbeda. Pemantauan dan evaluasi internal bertujuan untuk mempertahankan sasaran pryek berdasarkan prespektif lembaga pendidikan tinggi, sementara yang eksternal bertujuan untuk menjamin pelaksanaan pryek yang sesuai dengan rencana dan keseluruhan sasaran pryek. WORLD BANK Kmite Pengarah DIRJEN DIKTI DPT BPKP / IRJEN DGHE-IU Sekretaris Akademik Staff Ahli Pengadaan Pemantauan dan Evaluasi tingkat DGHE-IU tingkat HE-IU Rektr Pembantu Rektr I bidang Akademik & Kemahasiswaan Pembantu Rektr II Bidang Administrasi Audit Internal Penjaminan Mutu Unit Pengella Pengaduan (mahasiswa) Gambar 8.1 Struktur Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi Pada tingkat HEI, HEI-IU akan melaksanakan semua prses pengadaan, pemeliharan semua catatan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, mengembangkan rencana dan melaksanakan kegiatan, serta memantau dan mengendalikan kemajuannya sesuai dengan prinsipprinsip praktek yang baik, transparan dan semangat anti krupsi. Karenanya hal tersebut akan menjadi sasaran utama dari suatu prses audit. HEI-IU juga memainkan peran penting melalui pemantauan terus menerus terhadap pelaksanaan pryek, pengumpulan bukti-bukti yang diperlukan, lapran, dan data dari petugas yang bertanggungjawab (PIC), serta pengembangan basisdata yang melembaga. Pada tingkat DGHE-IU, suatu perusahaan/knsultan independent akan ditugasi melaksanakan audit teknis, khususnya untuk pelaksanaan kmpnen-a, paling kurang dua kali selama masa pelaksanaan pryek. Prses seleksi untuk kmpnen-b yang dikella leh DPT pada dasarnya adalah prses lelang. Karenanya, untuk menjamin adanya kepatutan dan keadilan, prses tersebut akan diaudit leh pakar lkal dan internasinal. III-10

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Prses audit memerlukan keahlian dalam bidang prsedur-prsedur administrasi, manajemen keuangan, pengadaan, dan peraturan yang berlaku lainya. Bagi perguruan tinggi BHMN, auditr publik eksternal harus ditugaskan untuk melaksanakan prses audit sesuai dengan persetujuan dari DGHE-IU dan Wrld Bank. Karena hasil audit akan mempengaruhi keberadaan/keberlanjutan dari keseluruhan pryek, maka dipandang perlu untuk menugaskan pakar yang memenuhi syarat untuk membantu DGHE-IU dalam memahami dan mengknslidasikan lapran-lapran audit. Paling tidak serang tenaga ahli lkal dengan spesialisasi di bidang prsedur pengadaan dan satu rang lainnya ahli di bidang manajemen keuangan hendaknya ditugaskan di DGHE-IU. Masing-masing knsultan tenaga ahli tersebut dapat ditugaskan selama 2 bulan di DGHE-IU, pada bulan ke 11 dan ke 12 pada setiap tahun kntraknya. Rincian mekanisme seleksi tenaga ahli akan disusun dalam suatu Kerangka Acuan Kerja tersendiri, yang mencakup kualifikasi, tugas dan kewajiban. Bank dunia juga secara berkala akan melakukan misi pengawasan dua kali dalam setahun dan evaluasi pertengahan di tahun ketiga pelaksanaan pryek. Sebuah perusahaan independent juga dapat ditugasi untuk melaksanakan audit teknis pada DGHE-IU, khususnya untuk pelaksanaan kmpnen pryek-a. 8.5 Jadwal Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan audit, mnitring dan evaluasi dilaksanakan dalam kerangka waktu yang berbeda sesuai dengan tujuannya. Karenanya rencana pelaksanaan mnitring dan evaluasi dijadwalkan seperti yang tercantum dalam tabel 8.4 dan 8.5 Tabel 8.4 Jadwal Pemantauan dan Evaluasi terhadap Penerima Hibah (kmpnen-b) Tugas DGHE-IU' Audit dkumen 3 bulanan 1 Audit dkumen administrative Audit tahunan 2 Pemantauan Evaluasi Tahunan Tugas HEI-IU: Presentasi kemajuan semester 1 Lapran tahunan draft Lapran keuangan bulanan Lapran kemajuan fisik 3 bulanan Bulan pada Tahun Berjalan Kntrak 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Lapran tri-wulan pertama mencakup aktivitas yang dilaksanakan selama 12 bulan sebelumnya, hanya diperlukan pada tahun kedua kntrak dan sesudahnya. 2 Untuk BHMN, diperlukan akuntan publik III-11

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Tabel 8.5 Jadwal Pemantauan dan Evaluasi pada Tingkat DGHE-IU dan BHE Kmpnen Pryek Pelaksana audit, pemantauan dan evaluasi Jadwal Kinerja Pryek Keseluruhan DGHE *), Wrld Bank Tahun ke 3 Kemajuan Keseluruhan Wrld Bank Setiap 6 bulan Evaluasi akhir pryek DGHE *), Wrld Bank Tahun terakhir A. Higher educatin system refrm and versight A.1 Mdernizatin f higher educatin sectr versight and management A.2 A.3 Supprting a transitin in the quality assurance system t emphasize institutinal accreditatin and licensure f prfessinal fields Develpment and adptin f a cmprehensive revitalizatin plan fr the Open University f Indnesia B. Grants t imprve academic quality and institutinal perfrmance B.1 B.2 B.2.a B.2.b B.2.c Cmpetitive grants t public and private HEIs Audit teknis leh perusahaan independen Audit teknis leh perusahaan independen Tahun ke 3 Tahun ke 3 Pakar lkal dan internasinal Tahun ke 3 Pakar lkal / Mitra Bestari Grants fr prmting gd gvernance in public HEIs and initiatin f Perfrmance-based Cntract at autnmus HEIs Cmpetitive grants fr strengthening institutinal management in nn-autnmus public HEIs Prpsal-based grants fr strengthening institutinal management at autnmus public HEIs Perfrmance-Based Cntract (PBC) grants fr autnmus public HEIs Pakar lkal Tahun ke 2 dan ke 4 Tahun ke 2 dan ke 4 Pakar lkal dan internasinal Tahun ke 2 Pakar lkal dan internasinal Tahun ke 2 dan ke 4 Catatan: *) evaluasi dilakukan leh DGHE bersama kmisi pengarah (ad hc). 8.6 Kerangka Kerja Hasil Pryek Keberhasilan pencapaian sasaran pryek mengacu pada sasaran indikatr keberhasilan yang tercantum dalam tabel-tabel berikut: III-12

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Tabel 8.6 Sasaran Indikatr Keberhasilan Hasil langsung dari setiap kmpnen pryek Kmpnen A: Higher educatin system refrm and versight A.1 Mdernizatin f higher educatin sectr versight and management A.2 Supprting a transitin in the quality assurance system t emphasize institutinal accreditatin and licensure f prfessinal fields Indikatr hasil dari setiap kmpnen Rancangan perundangan untuk mdernisasi pengawasan dan manajemen sectr pendidikan tinggi Desentralisasi tanggungjawab manajemen keuangan dan sumberdaya dari DGHE ke HEI Jumlah dan akurasi indikatr pendidikan tinggi yang diperbarui secara terpusat setiap tahun Rencana aksi transisi system penjaminan mutu selesai 2007 dan digunakan paling lambat 1020 Kampanye kepedulian akreditasi selesai Jumlah PTN dan PTS yang terakreditasi di bawah system baru Persentase mahasiswa yang terdaftar di perguruan tinggi terakreditasi Persentase pendanaan BAN-PT dari sumber selain DGHE Persentase prgram studi dengan bidang lisensi yang diakreditasi leh lembaga prfessinal Penggunaan hasil pemantauan Penyiapan perundangan untuk mengambil tindakan yang akan memdernisasi dan memperkuat sistem pendidikan tinggi Penilaian transisi HEI ke arah tnmi Data digunakan untuk meningkatkan pengambilan keputusan pada sectr pendidikan tinggi, dan untuk menetapkan tlk ukur and milestne yang akurat untuk mengevaluasi pengaruh dari hibah kmpetitif dan kntrak berbasis kinerja Penguatan sistem akreditasi A.3 Develpment and adptin f a cmprehensive revitalizatin plan fr the Open University f Indnesia Rencana aksi revitalisasi UT dan pusat-pusat pembelajaran reginal Transisi yang dapat ditunjukan dari praktek manajemen yang terpusat dan mekanistis menjadi praktek manajemen yang adaptif, pasipatris pada universitas terbuka Persentase matakuliah yang disampaikan melalui mda instruktinal gabungan. Pemantauan redefinisi mandate UT guna menjamin perbaikan tata pamng relevansi, mutu akademik, dan kesetaraan ssial III-13

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Hasil langsung dari setiap Indikatr hasil dari setiap kmpnen kmpnen pryek Kmpnen B.1: Cmpetitive grants t public and private HEIs Jumlah PTN yag menyatakan rencana strategisnya untuk mencapai misi lembaga dan bidang prritas nasinal Jumlah peneriman hibah yang telah menetapkan MIS internal Jumlah peneriman hibah yang telah menetapkan sistem penjaminan mutu internal Jumlah penriman hibah dengan catatan keuangan yang telah diaudit Persentase lulusan dari prgram studi penerima hibah yang bekerja di bidang utama 6 bulan setelah wisuda Waktu studi pada prgram studi peneriman hibah SPP per bidang priritas utama Persentase peningkatan mahasiswa berlatar belakang tidak mampu pada perguruan tinggi penerima hibah Jumlah publikasi ilmiah pada bidang priritas utama Jumlah kerjasama antara prgram akademik dengan layanan masyarakat dan industri swasta. Jumlah pendidikan keguruan yang dibuka sebagai hasil hibah Nilai rata-rata ujian sertifikasi guru pada prgram studi penerima hibah Jumlah prgram penelitian dengan industri lkal pada lembaga penerima hibah Jumlah mahasiswa yang terlibat pada prgram belajar kperatif pada lembaga peneriman hibah Jumlah mahasiswa yang menerima knsultasi karier pada lembaga penerima hibah Tingkat partisipasi lulusan yang berpartisipasi dalam inisiatif efisiensi eksternal pada lembaga penerima hibah. Penggunaan hasil pemantauan Pemantauan kemajuan dalam pengembangan kapasitas untuk tnmi institusinal Penyesuaian kriteria seleksi untuk pendanaan bersaing Sasaran pada setiap rnde pendanaan kmpetitif untuk daerah-daerah yang kritis terhadap perkembangan ssial dan eknmi Indnesia Ukuran efektivitas pembelajaran kperatif, knsultasi karier, dan kerjasama dengan industri lkal. Penyesuaian criteria seleksi untuk pendanaan yang kmpetitif. Kmpnen B.2: Grants fr prmting gd gvernance in public HEIs and initiatin f Perfrmance-based Cntract at autnmus HEIs B.2a. Cmpetitive grants fr strengthening institutinal management in nn-autnmus public HEIs Persentase lulusan dari prgram studi penerima hibah yang bekerja di bidang utama 6 bulan setelah wisuda Waktu studi pada prgram studi peneriman hibah Persentase peningkatan mahasiswa berlatar belakang tidak mampu pada perguruan tinggi penerima hibah Jumlah publikasi ilmiah pada bidang priritas utama Jumlah kerjasama antara prgram akademik dengan layanan Pemantauan kemajuan dalam pengembangan kapasitas untuk tnmi institusinal III-14

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Hasil langsung dari setiap kmpnen pryek B.2b Prpsal-based grants fr strengthening institutinal management at autnmus public HEIs B.2c Perfrmance-Based Cntract (PBC) grants fr autnmus public HEIs Indikatr hasil dari setiap kmpnen Jumlah prgram penelitian dengan industri lkal pada lembaga penerima hibah Jumlah mahasiswa yang terlibat pada prgram belajar kperatif pada lembaga peneriman hibah Jumlah mahasiswa yang menerima knsultasi karier pada lembaga penerima hibah Tingkat partisipasi lulusan yang berpartisipasi dalam inisiatif efisiensi eksternal pada lembaga penerima hibah Bukti transisi dari praktek pengellaan terpusat dan mekanistis pada lembaga penerima hibah menjadi parktek pengellaan partisipatif dan adaptif. Jumah lembaga penerima hibah dengan sistem keuangan yang dapat diaudit penuh. Jumlah lembaga penerima hibah yang mempunyai kapasitas pengellaan SDM secara mandiri. Jumlah lembaga penerima hibah yang mempunyai kapasitas mengella sumberdaya fisik mandiri. Jumlah lembaga penerima hibah yang mempunyai kapasitas mengella pengadaan mandiri. Jumlah lembaga penerima hibah yang melaksanakan praktek pengellaan berdasarkan bukti. Jumlah lembaga penerima hibah yang mampu meningkatkan anggaran DIKS yang berkaitan dengan prgram-prgram akademik dan penelitian. Capaian yang dapat dipertanggung-jawabkan kapada MWA Perguruan tinggi yang berhasil me-nyelesaikan kewajiban kntraknya Penggunaan hasil pemantauan Pemantauan kemajuan dalam pengembangan kapasitas untuk tnmi institusinal Pemantauan efektivitas tnmi 8.7 Indikatr Kinerja Tabel-tabel di atas menyajikan sasaran indikatr hasil kinerja yang wajib dicapai masing-masing HEIs yang berpartisipasi dalam pryek. Selain itu masing-masing HEI perlu mengembangkan indikatr tambahan yang akan menuntun mereka dalam prses menuju pencapaian kinerja tersebut di atas. Indikatr prses ini akan bervariasi pada masing-masing sub-kmpnen pryek pada kmpnen pryek-b dan harus relevan dengan tujuan yang dicapai pada setiap subkmpnen tersebut. Beberapa cnth indikatr tambahan disajikan di sini sebagai rujukan bagi masing-masing HEI dalam mengembangkan indikatr yang akan diterapkan di institusi masingmasing. Indikatr kinerja umum untuk mengukur hasil, luaran dan efektivitas penggunaan sumberdaya harus digunakan. Indikatr-indikatr ini akan bervariasi pada masing-masing sub-kmpnen pryek pada kmpnen pryek-b dan harus relevan dengan tujuan yang dicapai pada setiap subkmpnen tersebut. III-15

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Sub-kmpnen B.1 Cmpetitive grants t public and private HEIs Karena tujuan dari sub-kmpnen ini adalah untuk mendukung persiapan yang diperlukan guna transisi dari universitas negeri menjadi lembaga dengan tnmi penuh dengan tetap meningkatkan akuntabilitas mereka terhadap hasil-hasilnya dalam sistem lembaga pendidikan tinggi, maka indikatr kinerja untuk sub-kmpnen ini harus mercerminkan tujuan subkmpnen pryek sebagai berikut peningkatan kapasitas lembaga, yang ditunjukan dengan: a) pengambilan keputusan yang didasarkan pada bukti-bukti b) implementasi SIM dalam manajemen lembaga untuk menyediakan data dan analisis untuk mendukung kegiatan pada butir (a) c) penyusunan strategi jangka panjang dan rencana perasi jangka pendek berdasarkan butir (a) dan (b) di atas. d) pengembangan transparansi manajemen keuangan, pengadaan barang dan jasa, auditing dan sistem pengadaan, dan prsedur-prsedur untuk menjamin penggunaan dana-dana masyarakat secara efisien sesuai dengan ketentuan yang secara rinci diuraikan dalam Pasal 5.2 dan Pasal 6.2. e) pembentukan sistem penjaminan mutu internal dan memanfaatkan hasil dari prses ini dalam perencanaan prgram tahunan dan tercermin dalam rencana prgram jangka menengah dan panjang. f) pengembangan sistem manajemen sumberdaya yang mampu memfasilitasi pencapaian tujuan kependidikan institusi yang bersangkutan. Tabel 8.7 Indikatr Keberhasilan Kmpnen B.1 N Main Indicatrs Baseline 1 Average Graduates GPA 2 Average Time t Graduate (mnths) 3 Average Waiting Time fr First Emplyment (mnths) Scientific Publicatins Seminars/ Natinal at Reputable Cnference Internatinal 4 Seminars/Jurnals Natinal (titles per year) Jurnals Internatinal 5 Average Students TOEFL s Scre 6 Number f Students Obtaining Schlarship Per Year 7 Prprtin f students frm disadvantage grups 8 Number f Cmmunity Service Activity 9 Number f Cllabratin 10 Number f Patent and Intellectual Prperty Rights 11 Number f Natinal Cmpetitive Research Grants Per Year Current achievement Mid-term target Final target III-16

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Sub-kmpnen B.2 Grants fr prmting gd gvernance in public HEIs and initiatin f Perfrmance-based Cntracts at autnmus HEIs Suatu lembaga pendidikan tinggi tmni yang efektif dapat tercermin dari atribut berikut: a) kemampuan manajamen keuangan yang mandiri; b) kemampuan manajemen sumberdaya manusia yang mandiri; c) kemampuan pengellaan pengadaan barang dan jasa; d) kemampuan pengellaan fasilitas fisik yang mandiri; e) kemampuan pengambilan keputusan yang mandiri; f) kemampuan yang cukup dalam pemulihan biaya (cst recvery); dan g) akuntabilitas hasil kepada masyarakat melalui Majelis Wali Amanah Dengan selesainya bagian pertama dari kmpnen pryek-b.2, lembaga pendidikan tinggi seharusnya telah meletakan dan mengperasikan aspek-aspek berikut: a) sistem infmasi manajemen dan infrastruktur TI; b) manajemen sumberdaya manusia dan pengurangan PNS; c) sistem manajemen keuangan; d) sistem manajemen aset; e) sumber pendapatan nn-spp yang cukup yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan akademik dan penelitian. Lembaga-lembaga pendidikan tinggi harus merundingkan penetapan indikatr yang tepat untuk masing kategri kinerja berikut: a) gd gvernance (kesehatan rganisasi) b) efisiensi eksternal (pasar tenaga kerja dan kemampuan bersaing) c) eficiensi internal (penggunaan sumberdaya yang efisien dan penghematan dalam pembelanjaan dana masyarakat) d) kesetaraan dan tanggung jawab ssial (layanan bagi masyarakat yang kurang mampu) Tabel 8.8 Indikatr Keberhasilan Kmpnen B.2 N Main Indicatr *) Baseline Current achievement Mid-term target Final target 1 Financial Management 2 Asset Management 3 Prcurement Management 4 Human Resurce Management 5 Academic Quality Assurance System 6 Infrmatin Management System 7.. *) Rumusan indikatr kinerja dan ukurannya ditetapkan leh lembaga penerima hibah yang disetujui leh pryek. Metda evaluasi untuk masing-masing sasaran pencapaian indikatr kinerja diuraikan secara ringkas pada tabel 8.3 III-17

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) 8.8 Mekanisme Penanganan Pengaduan Salah satu aspek utama dalam pryek ini adalah adanya unit yang difungsikan untuk melaksanakan prgram pengellaan pengaduan yang timbul selama pryek. Prgram ini dirancang untuk mendukung penyelesaian keluhan/pengaduan tentang sub-pryek melalui jalur penyelesaian yang benar. Dengan adanya prgram ini maka keluhan yang disampaikan leh berbagai pihak (kmunitas akademik maupun pihak luar masyarakat luas) terhadap pryek dan sub-pryek di bawahnya dapat diketahui dan ditelusuri langkah-langkah penanganannya. Unit penanganan pengaduan atau UPP (Cmplaint Handling Unit CHU) merupakan unit yang bertanggungjawab atas pelaksanaan mekanisme penanganan keluhan yang berkait dengan rancangan dan implementasi pryek. Unit ini akan dikembangkan di tingkat DGHE-IU dan HEI-IU untuk menjamin adanya transparansi dan akuntabilitabilitas pelaksanaan pryek. Di tingkat DGHE-IU penanganan pengaduan akan ditangani leh bagian pemantauan dan evaluasi (mnitring and evaluatin). Bagian ini akan bertanggungjawab terhadap dalam kdifikasi, pencatatan dan pemeliharaan basisdata tentang semua keluhan/pengaduan, dan juga menelusuri dan melaprkan aksi tindaklanjutnya. Dalam menangani keluhan/pengaduan DGHE- IU akan bekerjasama dalam melakukan investigasi dengan BPKP/Irjen DIKTI dan badan lain sesuai dengan kapasitas dan kewenangannya. Catatan mengenai penanganan keluhan/pengaduan dapat dilihat leh masyarakat dengan menghubungi DGHE-IU. Di tingkat HEI-IU pimpinan lembaga penerima hibah (Rektr) bertanggungjawab terhadap pelaksanaan penanganan pengaduan dengan mendirikan unit penanganan pengaduan (UPP). Unit ini tidak harus merupakan unit yang tersendiri, tetapi jika dirasa mampu fungsi-fungsi pengellaan pengaduan tersebut dapat dilaksanakan leh unit yang telah ada di lingkungan lembaga penerima hibah (misalnya unit penjaminan mutu). Guna menjamin keterlibatan semua pihak dalam HEI, maka mahasiswa perlu dilibatkan dalam prgram pengellaan pengaduan tersebut. Keterlibatan mahasiswa difungsikan sebagai wadah penampung keluhan/pengaduan leh mahasiswa, yang selanjutnya melalui wadah mahasiswa ini keluhan/pengaduan disampaikan kepada unit yang berwenang di HEI-IU sesuai dengan jalur yang benar. Dalam membentuk UPP di tingkat HEI-IU, pimpinan HEI perlu mengundang perwakilan mahasiswa (Badan Eksekutif Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa dan/atau Pers Mahasiswa) untuk menyusun suatu mekanisme penanganan pengaduan leh mahasiswa. Unit yang menangani hal ini bukan merupakan bagian dari struktur rganisasi HEI tetapi merupakan unit independent mahasiswa yang berkrdinasi dan bekerjasama dengan UPP HEI (lihat Gambar 7.1). UPP yang dikella leh mahasiswa akan memperleh akses mengenai pryek dan subpryek yang dijalankan leh HEI melalui website DGHE-IU dan website lkal HEI, atau dmain publik lainnya, yang berisi infrmasi tentang deskripsi pryek dan sub-pryek. Undangan dari pimpinan HEI kepada mahasiswa harus disampaikan secara tertulis dan diikuti dengan penjelasan tentang infrmasi dan deskripsi pryek dan sub-pryek yang dilakukan leh HEI-IU, serta rancangan bentuk kerjasama serta pembagian fungsi di antara HEI-IU dengan UPP mahasiswa. Undangan ini dapat dianggap sebagai bukti inisiatif pengembangan UPP dan kmitmen implementasi prgram penanganan pengaduan di tingkat HEI. Undangan untuk mengikuti pertemuan (annual accuntability meeting) yang diikuti leh frum masyarakat sipil (termasuk perwakilan mahasiswa seperti di atas) akan disampaikan dalam waktu tidak lebih dari enam minggu dan tidak kurang dari empat minggu dari waktu pertemuan tersebut, guna memberikan kesempatan untuk memperleh infrmasi dan persiapan yang cukup. III-18

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) 8.9 Peningkatan Kapasitas Institusi dalam Pengellaan Dana Publik Untuk menunjang kemampuan HEIs dan DGHE dalam mengella dan mempertanggung jawabkan dana publik, pryek ini bertujuan meningkatkan kapasitas institutinal dalam hal pengellaan keuangan dan pengadaan barang sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Secara spesifik, kajian akan dilakukan secara terhadap staff, struktur rganisasi, peraturan internal HEI, keterbukaan infrmasi dan efektivitas penanganan pengaduan sesuai dengan uraian pada Sub-bab 6.2 (Pengellaan Keuangan) dan Sub-bab 7.3 (Pengellaan Pengadaan Barang dan Jasa) dan Sub-bab 8.8 (Mekanisme Pengellaan Pengaduan) III-19