BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat ini, Teknologi Informasi mengalami pengembangan yang sangat pesat dari waktu ke waktu. Teknologi Informasi menjadi sesuatu yang sangat penting dalam meningkatkan kinerja dalam dunia bisnis. Salah satu perkembangan Teknologi Informasi adalah perkembangan dunia komputasi, satu diantaranya adalah kemajuan Sistem Informasi. Sistem Informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada Sistem Informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis perangkat keras (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi melalui perangkat lunak (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Terdapatnya suatu kompleksitas dalam proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan menyebabkan diperlukannya suatu sistem yang dapat terintegrasi dengan baik dan mampu memberikan informasi yang real time yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga mampu untuk meningkatkan kinerja operasional suatu perusahaan. Dengan adanya sistem yang terintegrasi 1
2 maka transaksi yang memerlukan waktu yang cukup lama dapat dikerjakan dengan lebih cepat. Kemajuan teknologi menjadi suatu era baru dunia bisnis. Pada umum nya, kegiatan dalam perusahaan PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi mempunyai tugas untuk pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) salah satunya dengan melaksanakan uji kompetensi untuk sertifikasi setiap karyawan PT PLN (Persero). Namun untuk dapat melaksanan uji kompetensi, setiap karyawan harus melakukan permohonan uji kompetensi yang diajukan oleh atasannya (misal: Manajer SDM masing-masing Unit Operasional) kepada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Nantinya PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi akan melakukan verifikasi pada permohonan uji kompetensi yang telah diterima apakah level kompetensi pegawai sesuai dengan level uji kompetensi yang diambil sehingga dapat diambil keputusan layak atau tidak mengikuti uji kompetensi dilihat dari jabatan, grade, dan sertifikat dari masing-masing pegawai. Lalu PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi berhak untuk menentukan permohonan uji kompetensi tersebut memenuhi syarat atau belum memenuhi syarat. PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah salah satu perusahaan yang belum menerapkan sistem yang terintegrasi pada bagian pendaftaran sertifikasi (offline) hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi karena masih dijalankan secara manual dan dinilai kurang dapat mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Padahal seperti yang telah diketahui bagian pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi tersebut juga dapat memiliki pengaruh yang cukup besar pada perusahaan bila dapat dilaksanakan dengan efisiensi waktu,
3 akurasi data dan efisiensi biaya (online). Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sistem Informasi Manajemen di sebuah perusahaan adalah sistem yang dirancang untuk melakukan pengolahan data dan informasi perusahaan bagi kepentingan manajemen perusahaan itu sendiri.. Oleh karena itu, penelitian yang akan dilakukan terhadap PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi masalah yang terjadi dan menemukan beberapa solusi untuk mengatasi masalah yang terjadi. Penelitian yang akan penulis lakukan ini dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan tim pengembang ataupun tim peneliti lain yang mungkin terdapat pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. 1.2 Perumusan Masalah / Identifikasi Masalah Mengacu pada judul penelitian dan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan beberapa masalah. Rumusan masalah tersebut dapat diutarakan dalam beberapa pertanyaan, yaitu: 1. Bagaimana merencanakan Sistem Informasi Manajemen kegiatan administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi? 2. Bagaimana menganalisis Sistem Informasi Manajemen kegiatan administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi?
4 3. Bagaimana merancang Sistem Informasi Manajemen kegiatan administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi? 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penulisan skripsi ini, antara lain : 1. Menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan dalam proses administrasi sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. 2. Merancang sistem informasi untuk mengefektifkan arus informasi demi kelancaran proses administrasi sertifikasi sehingga membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang terjadi. 3. Merancang sistem informasi yang dapat memberikan output berupa laporan sertifikasi yang dapat digunakan untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang relatif singkat. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah untuk : - Menyediakan informasi yang cepat, tepat, dan akurat bagi manajemen yang kemudian dapat digunakan untuk mempermudah proses administrasi sertifikasi dan membantu dalam mengambil keputusan strategis. - Menghasilkan rancangan sistem informasi manajemen yang sesuai dengan kebutuhan bagian unit sertifikasi. - Pembuatan laporan sertifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan
5 1.4 Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini telah disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi untuk bagian unit sertifikasi yang mengurusi pengelolaan administrasi sertifikasi kompetensi LSP pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) yang meliputi : 1. Permohonan sertifikasi - Daftar usulan peserta uji kompetensi - Permohonan sertifikasi individu 2. Verifikasi permohonan sertifikasi - Daftar hasil evaluasi peserta yang memenuhi persyaratan uji kompetensi 3. Koordinasi Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP), Tempat Uji Kompetensi (TUK), dan UNIT - Koordinasi kesiapan dan 1. Surat pelaksanaan kepada LSP 2. Surat pemberitahuan ke unit yang berisi yang berisi bantuan : Penyiapan TUK (uji di unit) Mengundang peserta uji 3. Surat penugasan administrator 4. Pelaksanaan sertifikasi - LSP : surat pelaksanaan penguji - TUK : kesiapan sarana dan prasarana
6 5. Monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi - Daftar pelaksanaan sertifikasi 6. Laporan pelaksanaan sertifikasi - Laporan hasil pelaksanaan uji kompetensi 1.5 Metodologi Penelitian 1. Metode pengumpulan data yang akan digunakan meliputi : Studi Pustaka, yakni dari literatur-literatur yang membahas konsep perancangan sistem informasi, mengumpulkan informasi dari internet, dan literatur-literatur mengenai berbagai metode analisis yang akan digunakan dalam penelitian. Studi Lapangan o Wawancara, yang melibatkan pihak manajemen PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. o Dokumentasi mengenai riwayat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, uraian fungsi dan tugas pokok pada PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. o Observasi secara langsung terhadap sistem yang berjalan di PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. 2. Metode Analisis dan Perancangan Analisis yan digunakan antara lain SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats) dan CSF (Critical Success Factor). Perancangan yang digunakan adalah pendekatan UML versi Satzinger, Jackson dan
7 Burd dengan menggunakan diagram activity, use case, class, dan sequence. 1.6 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini merupakan pendahuluan yang berisikan uraian latar belakang penelitian, perumusan masalah / identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori yang mendasari pembahasan sistem informasi, sistem informasi manajemen, administrasi, sertifikasi, analisis SWOT dan CSF, serta konsep Object Oriented Analysis and Design. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Di dalam bab ini penulis mencoba menguraikan analisis dokumentasi sistem berjalan yang berisi riwayat, visi dan misi, struktur organisasi, analisis SWOT dan CSF, proses bisnis perusahaan, analisis permasalahan dan alternatif penyelesaian. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Pada bab ini penulis mencoba menguraikan penjelasan mengenai perancangan sistem informasi administrasi sertifikasi, rancangan UML yang digunakan dalam sistem, tampilan layar aplikasi yang dibuat, dan rencana implementasi.
8 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup, penulis mencoba untuk menarik suatu kesimpulan dari bab bab sebelumnya dan mencoba memberikan saran-saran yang bersifat membangun yang dapat dipakai sebagai bahan masukan bagi perkembangan dan kemajuan perusahaan di masa yang akan datang.