BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN UNTUK GIT GOOD IN TRANSIT BERBASIS WEB (PHP) PADA PT XYZ 3.1. Sejarah dan Struktur PT. XYZ Berdiri sejak tahun 1942, PT. XYZ mengawali bisnisnya dari industri rumah tangga yang memproduksi produk deterjen. Namun, seiring dengan tingginya permintaan pasar atas sabun deterjen, PT. XYZ mengeluarkan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif. Tonggak sejarah baru dipancangkan ketika pada tahun 1970-an, kami menjadi perusahaan pertama yang memproduksi deterjen krim pertama di Indonesia. Inovasi yang dilakukan terus menerus telah membawa PT. XYZ menjadi salah satu perusahaan ternama di Indonesia dan juga asia. Kini, kami telah memproduksi lebih dari 80 jenis produk pembersih dan deterjen untuk pasar domestik. Keberhasilan ini ditunjang oleh beberapa faktor penting. Pertama, pabrik kami mampu menghasilkan ratusan ribu ton produk pembersih dan deterjen setiap tahunnya. Hingga kini, kami telah memiliki lima pabrik, dua di antaranya berada di luar negeri, yaitu Ghana dan Ethiopia. Kedua, kami sadar bahwa gelombang ekonomi selalu bergerak, ketiga, kami memiliki sumber daya manusia yang solid dan profesional. PT. XYZ memiliki lebih dari 1.000 (seribu) karyawan yang sangat menghargai kejujuran, kreativitas, loyalitas, integritas, dan kerja sama. Keempat, kami merencanakan strategi marketing dan promosi yang matang. Secara intensif, kami menggunakan beragam sarana promosi dalam 36
rangka memperkuat pemasaran, berupa iklan kreatif di televisi dan radio, serta poster, brosur dan iklan cetak lainnya. Hasilnya, kami berhasil mengembangkan citra produk-produk kami dan juga meningkatkan penjualan pada saat yang bersamaan. Selain itu, kami juga memperluas jaringan distribusi nasional yang memudahkan konsumen menemukan produk-produk PT. XYZ di toko-toko kecil maupun supermaket besar di seluruh Indonesia. Kami juga menjadi perintis pabrik deterjen yang mengekspor produk ke pasar global sehingga konsumen asing pun bisa menikmati beragam produk kami dengan mutu terjamin. PT. XYZ telah menjadi perusahaan pertama di Indonesia dalam industri perawatan rumah tangga yang menciptakan sabun serba guna. Penemuan modern ini diciptakan dengan menggunakan bahan-bahan alami. Sebagai produk two-in-one, sabun ini bisa dipakai sebagai sabun mandi sekaligus sabun cuci. Kami telah mulai mengekspor produk tersebut ke sejumlah negara asing. Perjalanan masih panjang. Kami akan terus mengembangkan dan memajukan perusahaan seiring dengan perkembangan pasar Indonesia dan dunia (terutama di negara-negara berkembang) dengan senantiasa memproduksi produk-produk pembersih dan deterjen berkualitas dengan harga yang pantas. 3.1.1. V i s i Menyediakan produk berkualitas di negara berkembang. 3.1.2. M i s i Adapun misi dari PT. XYZ adalah: Menyiapkan fasilitas modern dan efisien yang akan ditopang tenaga kerja terlatih yang memungkinkan PT. XYZ menyediakan produk-produk yang kompetitif. 37
Administrasi Manager Supervisor Staff Logistik Staff Administrasi Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. XYZ 3.2. Analisa Masalah Divisi Administrasi di lingkungan PT. XYZ adalah divisi yang bertugas untuk mengeluarkan barang dari gudang finish good (gudang jadi), saat ini sudah terdapat sistem induk di perusahaan tersebut akan tetapi untuk distributor bisa melihat barang yang dikirim sudah terkirim atau belum, ini belum ada sistem yang bisa menampilkan barang dalam perjalanan atau Good in Transit. Sehingga TOP (Term And Condition) yang 14 hari sudah jatuh tempo akan tetapi barang belum diterima sehingga timbul masalah komunikasi sehingga terjadi konflik. 3.3. Analisa Sistem Berjalan Dalam perancangan Sistem Informasi distribusi PT. XYZ ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktor-aktor yang terlibat di dalamnya yaitu: 38
1. Distributor, distributor adalah yang berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan distributor berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet. 2. Staff Logistik, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data pengiriman barang ke distributor. 3. Manager Administrasi, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan analisa setiap kebijakan yang berhubungan dengan pengiriman barang ke luar. 3.3.1. Use Case Bisnis Sistem Yang Berjalan Diagram use case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu pelanggan PT. XYZ yang disebut sebagai aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use Case) terdiri dari: Use case distributor mengajukan order pesanan yaitu memberikan data pesanan order barang kepada bagian administrasi Use case staff logistik mengeluarkan barang dari gudang. Use case distributor melihat barang dalam perjalanan. 39
Gambar 3.2 Use Case Bisnis SI Distribusi Yang Berjalan Tabel 3.1 Use Case Diagram Sistem Berjalan Nama Use Case Aktor Deskripsi Use Case sistem berjalan SI distribusi Distributor, Logistik, Administrasi Distributor mengajukan pesanan pembelian barang barang setelah di ajukan distributor, menerima pesana barang tersebut melalu sales order dan bisa langsung melihat pesanan yang akan di kirim. 3.3.2. Diagram Aktifitas Mengajukan Pesanan Untuk mengajukan pesanan, terlebih dahulu distributor melakukan pemesanan awal barang kepada staff administrasi, setelah itu staff administrasi akan melakukan 40
cek ketersediaan barang di gudang jika tersedia maka staff logistik akan dibuatkan dokumen pesanan jika tidak tersedia akan melakukan konfirmasi ke pelanggan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.3. DISTRIBUTOR STAFF ADMINISTRASI Mengajukan Order Pesanan Konfirmasi ke Pelanggan Tidak Tersedia Cek Order Barang Tersedia Mencatat Order Pesanan Gambar 3. 3 Diagram Aktifitas Membuat Order Sistem Berjalan 41
Tabel 3.2 Diagram Aktifitas Sistem Berjalan Nama Diagram Aktifitas Aktor Deskripsi Diagram Aktifitas sistem berjalan SI distribusi Logistik, Administrasi Distributor mengajukan pesanan pembelian barang barang setelah itu akan di lakukan konfirmasi oleh administrasi mengenai ketersediaan barang atau ready stock, jika tersedia maka akan dibuatkan order pesanan. 3.3.3. Diagram Aktifitas Staff Logistik mengeluarkan barang Dalam aktifitas staff logistik ini setelah mendapatkan instruksi dari bagian administrasi maka bagian logistik akan mengeluarkan surat jalan kepada distributor untuk segera mengirimkan barang pesanannya. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4. STAFF LOGISTIK DISTRIBUTOR Menerima Instruksi Memerima barang Kirim Barang Gambar 3. 4. Diagram Aktifitas Pengiriman Barang Berjalan 42
Tabel 3.3 Diagram Aktifitas Pengiriman Sistem Berjalan Nama Diagram Aktifitas Aktor Deskripsi Diagram Aktifitas Pengiriman sistem berjalan SI distribusi Logistik, Administrasi Setelah barang ready logistik menerima instruksi pengiriman barang ke distributor dan barang akan diterima oleh distributor. 3.3.4. Diagram Aktivitas Distributor melihat GIT Yang berjalan Dalam aktivitas distributor melihat barang dalam perjalanan, Distributor harus masuk ke dalam sistem online. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5. DISTRIBUTOR Login Melihat Barang dalam Perjalanan Gambar 3.5 Diagram Aktifitas Melihat Barang yang Berjalan 43
Tabel 3.4 Diagram Aktifitas Melihat Barang Sistem Berjalan Nama Use Case Aktor Deskripsi Use Case sistem berjalan SI distribusi Distributor Setelah Barang terkirim distributor bisa melihat barang dalam perjalanan. 3.4. Model Use Case Bisnis Yang diusulkan Model use case bisnis yang diusulkan penulis secara global dapat dilihat pada Gambar 3.5. penulis mengelompokkan kegiatan-kegiatan staff logistik ke dalam beberapa paket subsistem yaitu paket subsistem distributor, paket subsistem staff logistik sendiri. Tanda panah dari paket subsistem staff logistik yang mengarah bolak balik dengan paket lainnya menunjukkan bahwa paket tersebut memerlukan hubungan antara Distributor dengan staff logistik untuk pengolahan data masing-masing dan saling membutuhkan satu dengan yang lainnya. SUBSISTEM Staff Logistik SUBSISTEM Distributor Gambar 3.6 Model Paket Bisnis Sistem yang Diusulkan 44
Dalam setiap paket mengandung beberapa kegiatan bisnis (use case business) yang dapat di jabarkan sebagai berikut: 3.4.1. Use Case Bisnis Subsistem Staff Logistik Dalam paket bisnis staff logistik berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengupdate pesanan distributor juga dalam menambahkan pesanan distributor yang baru jika terdapat pesanan baru dari distributor. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.7. Gambar 3.7 Use Case Dalam Paket Bisnis Staff Logistik 45
Tabel 3.5 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan Nama Use Case Actor Deskripsi Use Case sistem yang di usulkan SI distribusi Logistik Bagian logistik melakukan update pesanan setelah menerima pesana dari pelangan dan memasukan ke dalam pencatatan sistem 3.4.2. Use Case Bisnis Subsistem Distributor Paket bisnis subsistem distributor ini adalah distributor harus masuk ke situs sistem informasi distribusi dan memasukkan user dan password, kemudian sistem akan memverifikasi identifikasi distributor jika terdaftar maka akan di tampilkan data barang dalam perjalanan distributor. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.8 Masuk ke Situs Web << include> << include> Distributor Identifikasi Distributor << include> Menampilkan Data Distributor Tampilkan Barang GIT Gambar 3.8 Use Case Dalam Paket Bisnis Distributor 46
Tabel 3.6 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan Nama Use Case Aktor Deskripsi Use Case sistem yang di usulkan SI distribusi Distributor Distributor masuk ke dalam situs website kemudian memasukan user id dan password, setelah ok maka langsung bisa dilihat view barang dalam perjalanan. 3.4.3. Diagram Aktifitas Update Pesanan Distributor Workflow dari aktifitas update pesanan distributor diawali aktor staff logistik yang berhubungan langsung dengan sistem, data pesanan yang telah diperbaharui (update) oleh sistem di minta dicek sekali lagi sebelum barang di kirim di lihat dari kode distributor dan nama pelangan serta serta jumlah pesanan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.9. 47
DISTRIBUTOR STAFF LOGISTIK SISTEM order Mengajukan Order Pesanan Menerima Order Pesanan Order Lengkap Menerima Order Pesanan Tampilkan Pesanan Cek Order Pesanan Tampilkan Perubahan Pesanan Gambar 3.9 Aktifitas Melengkapi dan Menambah Pesanan Tabel 3.7 Diagram Aktifitas Sistem yang Diusulkan Nama Diagram Aktifitas Aktor Deskripsi Diagram aktifitas sistem yang di usulkan SI distribusi Distributor, logistik, sistem Distributor mengajukan pesanan, lalu bagian logistik menerima pesanan, dan membuatkan pesanan ke dalam sistem. 48
3.4.4. Diagram Aktifitas Distributor Dalam diagram aktifitas distributor ini adalah distributor bisa langsung melihat data barang dalam perjalanan sehingga tidak perlu mengunggu dari pihak ekspedisi lihat Gambar 3.10. DISTRIBUTOR SISTEM Membuka Situs GIT Memasukan User id dan Password Authorized Tidak Terdaftar Terdaftar Melihat Barang dalam Perjalanan Tampilkan Menu GIT Gambar 3.10 Aktifitas Melihat Data Barang Dalam Perjalanan 49
Tabel 3.8 Diagram Aktifitas Sistem yang Diusulkan Nama Diagram Aktifitas Aktor Deskripsi Diagram aktifitas sistem yang di usulkan SI distribusi Distributor, sistem Distributor membuka situs, memasukan user id dan password, setelah ok akan bisa melihat status barang dalam perjalanan. 3.4.5 Sequence Diagram a. Diagram sequence distributor Main Page Log in Halaman Menu View GIT Log Out Masuk Hal Awal User Ke Log in Ke Halaman Menu Ke Hal View GIT Ke Log Out Gambar 3.11 Sequence Diagram Distributor 50
Tabel 3.9 Deskripsi Sequence Diagram Distributor Nama Deskripsi Sequence diagram distributor Distributor melakukan membuka website dengan menggunakan user name dan password setelah itu diberikan hak untuk melihat data b. Sequence Diagram Administrator Main Page Log in Distributor Menu Log Out Masuk Hal Awal Admin Ke Log in Ke Hal Distributor Menu Ke Log Out Gambar 3.12 Sequence Diagram Administrator Tabel 3.10 Deskripsi Sequence Diagram Administrator Nama Deskripsi Sequence diagram administrator Administrator melakukan log in dengan user id dan password kemudian diberi akses untuk melihat dan mengubah data distributor 51
3.3.6 Class Diagram Main - Main - Log in - Saldo OS - Penjualan - Master Stock - Master Customer + Add + Delete + Edit Log in - User id : string - Pssword : string + Add + Delete + Edit Saldo OS - Customer Code - Customer Name - Total SO - Total Del - Total Inv + Add + Delete + Edit Penjualan - Customer Code - Customer Name - SO - Inv - Master Stock - Unit Price - Diskon + Add + Delete + Edit + View Master Stock - Stock Code - Nama Barang + Add + Delete + Edit Master Customer - Customer Code - Customer Name - Address + Add + Delete + Edit Gambar 3.13 Class Diagram Hubungan Antar Objek Dalam class diagram diatas distributor diperkenankan untuk memonitor barang yang didistribusikan melalui PT. XYZ. Untuk melihat data tersebut menggunakan user name dan password. User name dan password diberikan oleh PT. XYZ yang selaku administrator. Administrator dapat melakukan add, edit, delete atau mengakses semua class yang ada. 52
3.5. Perancangan Struktur Basis Data Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai dua belas tabel utama, spesifikasi file sebagai berikut: Tabel 3.11 Struktur Table Penjualan No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. CUSTCODE CHAR 10 No kode pelangan [PK] 2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan 3. SO CHAR 10 No Sales order 4. Inv CHAR 6 Nilai Tagihan 5. Inv_Date DATETIME 8 Tanggal Penagihan 6. Addres1 VARCHAR 35 Alamat 1 7. Addres2 VARCHAR 35 Alamat 2 8. Addres3 VARCHAR 35 Alamat 3 9. Stockname VARCHAR 50 Nama Barang 10. Qty DECIMAL (20,8) Jumlah barang 11. Unitprices DECIMAL (28,8) Harga satuan 12. Duedate DATETIME 8 Tanggal jatuh tempo 13. Diskon VARCHAR 6 Potongan 14. SJ VARCHAR 20 Surat jalan 53
Tabel 3.12 Struktur Table Saldo Outstanding No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. CUSTCODE CHAR 10 Kode Pelangan [PK] 2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan 3 Totso Decimal 18 Total Amount Sales Order 4 TotDel Decimal 18 Total Delivery 5 TotInv Decimal 18 Total Invoice 6 Category VARCHAR 4 Kategory 7 Crlimit VARCHAR 20 Nilai Uang deposit Tabel 3.13 Struktur Table Login No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. ID CHAR 4 Id User [PK] 2. Datetime VARCHAR 32 Waktu Login 3. IP_address VARCHAR 25 Alamat User 4 Username VARCHAR 32 Nama User 5 Password VARCHAR 32 Kata Kunci 6 Correct TINYINT 1 Status Tabel 3.14 Struktur Table Master Barang No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Stock_code CHAR 10 Kode barang [PK] 2. Nm_Brg VARCHAR 35 Nama Barang 54
Tabel 3.15 Struktur Table Master Customer No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. CustCode CHAR 10 Kode customer [PK] 2. Custname VARCHAR 35 Nama pelangan 3 Addres1 VARCHAR 35 Alamat1 4 Addres2 VARCHAR 35 Alamat2 5 Addres3 VARCHAR 35 Alamat3 6 CRLIMIT TINYINT 1 Status 3.6. Perancangan Masukan dan Keluaran. Pada gambar 3.12 dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman mulai dari halaman utama, halaman pelangan beserta halaman yang berkaitan dengan pesanan pelangan, halaman barang dalam perjalanan. Untuk kemudahan desain web penulis membuat template untuk tampilan header dan footer agar setiap halaman mempunyai header dan footer yang sama dan juga jika ada perubahan pada desain header dan footer cukup hanya dengan merubah file template tersebut, maka secara otomatis seluruh halaman yang memakai file template tersebut akan ikut berubah. 55
FRAME HEADER MAIN PAGE LOGIN USER GUEST BOOK CONTACT US DISTRIBUTOR GOOD IN TRANSIT FRAME UTAMA FRAME FOOTER Gambar 3.14 Perancangan Halaman Utama FRAME HEADER MAIN PAGE LOGIN USER GUEST BOOK CONTACT US DISTRIBUTOR GOOD IN TRANSIT USER : PASS : FRAME UTAMA FRAME FOOTER Gambar 3.15 Perancangan Halaman Login untuk Autentifikasi User 56
3.6.1. Perancangan Antarmuka Halaman Distributor FRAME HEADER MAIN PAGE LOGIN USER GUEST BOOK CONTACT US DISTRIBUTOR No SO :. Tgl Ord:. GOOD IN TRANSIT Stock Name : Tgl Krm :.. Qty : Unit :.. Total Value :.. Customer Code :. Customer Name:. Alamat1 : Alamat 2 :. Alamat3 :. No Surat Jalan :. FRAME FOOTER Gambar 3. 16 Perancangan Halaman Antar Muka Distributor FRAME HEADER No SO : xxxxxxxx customer code : xxxxxxx No Sj : xxxxxxxx customer name : xxxxxxxx Stock code stock name qty unit total amount Xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxx xxxxx xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxx xxxxx xxxxxxxxxxx Gambar 3.17 Perancangan Halaman Tampilan Daftar Barang GIT 57
FRAME HEADER MAIN PAGE LOGIN USER BUKU TAMU KONTAK KAMI DISTRIBUTOR GOOD IN TRANSIT Code Customer :. Customer Name : Alamat : FRAME FOOTER Gambar 3.18 Perancangan Halaman Master Customer FRAME HEADER MAIN PAGE LOGIN USER GUEST BOOK CONTACT US DISTRIBUTOR GOOD IN TRANSIT Stock Code :. Stock Name:. FRAME FOOTER Gambar 3.19 Perancangan Halaman Master Stock Code 58