BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK

BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 ORGANISASI PROYEK Proyek konstruksi merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang nntinya akan dihasilkan dari proyek konstruksi ini sendiri. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan tersebut dalam proses pengerjaan suatu proyek konstruksi, maka sangat diperlukan sistem organisasi proyek yang baik dan terstruktur dengan rapi untuk dapat mengelola sumber daya yang ada dengan efektif. Sistem organisasi proyek juga dibentuk agar dalam suatu proyek konstruksi dapat dilakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron dan efektif sehingga tujuan proyek bisa tercapai dengan cepat dan baik. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien dan prosesnya terorganisir dengan baik, sehingga proyek konstruksi tersebut akhirnya dapat selesai tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Secara umum ada beberapa dasar dalam menentukan tipe-tipe organisasi suatu proyek, antara lain sebagai berikut : a. Berdasarkan Produk. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan jenis produk yang dihasilkan b. Berdasarkan Lokasi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran III- 1

c. Berdasarkan Proses. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan proses produksi d. Berdasarkan Pelanggan. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan karakteristik pelanggan e. Berdasarkan Fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan fungsi fungsi yang diperlukan dalam organisasi, seperti : pemasaran, produksi, keuangan, dsb. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang lazim digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain : 1. Organisasi Proyek Fungsional Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk berdasarkan fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu struktur organisasi. Sistem organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dibanding bagian atau divisi lainnya dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain adalah, proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staff, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam sistem organisasi proyek fungsional ini antara lain adalah, proyek biasanya menjadi kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar III- 2

tiap-tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu pengerjaan proyek yang lebih lama serta motivasi dan semangat orang-orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah. 2. Organisasi Proyek Tim Khusus Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independent. Tim ini bisa direkrut dari dalam ataupun luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam sistem organisasi proyek tim khusus ini antara lain adalah, tim akan terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecenderungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan III- 3

terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama. 3. Organisasi Proyek Matriks Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini antara lain adalah, manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindak lanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai. Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain adalah, manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional. 4. Organisasi Proyek Virtual Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan penggabungan dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerja sama dan berada disekeliling perusahaan inti. III- 4

Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain adalah, terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha. Sedangkan beberapa kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini antara lain adalah, proses koordinasi ke profesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal. Secara umum, organisasi memiliki pengertian sebagai bentuk kerja sama suatu kelompok manusia secara sistematis dari bagian bagian yang saling berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan yang sama agar mendapatkan nilai efisiensi kerja dan tepat waktu. Jadi dapat disimpulkan dibentuknya organisasi bertujuan untuk mangatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dan lain-lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien. Dengan adanya sistem organisasi yang baik dan struktur organisasi yang jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan dari pelaksanaan proyek pembangunan dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya dan mutu yang lebih disepakati sebelumnya. Organisasi kerja dalam proyek sangat diperlukan untuk mendapatkan hasil kerja yang baik. Organisasi proyek harus saling berhubungan dan berjalan sesuai dengan target waktu dan mutu yang diharapkan. III- 5

Pada pembangunan proyek Apartemen Sudirman One, organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : A. Owner Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki suatu proyek atau pekerjaan dan memberikannya kepada pihak lain yang mampu melaksanakannya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja. Untuk merealisasikan suatu proyek, owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. Pada proyek pembagunan Apartemen Sudirman One yang bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah PT. Pancakarya Griyatama. Tugas dan wewenang pemilik proyek atau owner adalah : a. Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek. b. Mengadakan kegiatan administrasi. c. Memberikan tugas kepada kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan proyek. d. Meminta pertanggung jawaban kepada konsultan pengawas atau manajemen konstruksi ( MK ) e. Menerima proyek yang sudah selesai dikerjakan oleh kontraktor sesuai dengan kontrak yang telah disepakati sebelumnya f. Membuat surat perintah kerja ( SPK ) g. Mengesahkan atau menolak perubahan pekerjaan yang telah direncanakan. III- 6

h. Meminta pertanggung jawaban kepada para pelaksana proyek atas hasil pekerjaan konstruksi. i. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. j. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. k. Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana proyek apabila pihak pelaksana proyek tidak dapat melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak. B. Manajemen Proyek Konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah pihak yang diberi kepercayaan oleh pemberi tugas (owner) untuk mengelola serta mengawasi proses pelaksanaan pembangunan dari tahap awal sampai dengan tahap akhir pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi mewakili atau bertindak sebagai koordinator atas nama pemberi tugas (owner) dalam mengelola pelaksanaan pembangunan dan bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemberi tugas (owner). Pada proyek Apartemen Sudirman One, yang bertindak selaku konsultan manajemen proyek dan konstruksi adalah PT. Gistama Intisemesta. Tugas dan wewenang dari konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah meliputi : a. Melakukan pengawasan secara berkala terhadap metode pelaksanaan dan hasil pekerjaan kontraktor di lapangan terutama yang berhubungan dengan III- 7

kesesuaian standard mutu dengan spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) seperti yang disepakati sebelumnya sesuai dengan peraturan dan hukum yang berlaku. b. Melakukan proses pengawasan dan memberi penilaian terhadap laju pelaksanaan dan tingkat perkembangan pekerjaan kontraktor utama di lapangan serta ketepatan waktunya dengan jadwal rencana penyelesaian yang telah disepakati bersama sebelumnya. c. Melakukan proses pengawasan produktifitas terhadap aspek waktu dan biaya proyek, termasuk juga dampak yang ditimbulkan dari hal-hal tersebut. d. Melakukan pengawasan dan membuat persetujuan terhadap kemungkinan adanya revisi-revisi, perubahan dan penyesuaian hasil perencanaan baik karena pertimbangan tertentu maupun atas permintaan owner demi hasil pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik. e. Melakukan proses penelitian dan pemeriksaan terhadap hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan kontraktor utama di lapangan, baik dari segi waktu, mutu dan biaya. f. Memberikan peringatan dan pengarahan kepada kontraktor jika terdapat penyimpangan teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) dalam proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan. g. Meminta penjelasan kepada kontraktor sehubungan dengan seluruh rencana pekerjaan ataupun hasil-hasilnya demi kepastian pelaksanaan proyek yang baik dan jelas sesuai dengan kontrak yang telah disepakati bersama-sama sebelumnya. III- 8

C. Kontraktor Kontraktor adalah penyedia jasa yang menyediakan jasa untuk menyelesaikan pekerjaan konstruksi sesuai dengan rencana pelaksanaan proyek yang berlaku. Kontraktor adalah pihak yang dipercaya untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh pemberi tugas (owner) melalui prosedur lelang maupun ditunjuk secara langsung. Segala pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai kontrak (Rencana Kerja Syarat dan Shop Drawing) dengan biaya sesuai kontrak yang telah mereka sepakati sebelumnya. Dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini, kontraktor pelaksana yang mengerjakan proyek ini adalah PT. Pembangunan Perumahan Persero Tbk (PP) sebagai kontraktor pelaksana struktur atas sedangkan pembuatan struktur bawah dilaksanakan oleh PT. Indonesia Pondasi Raya sebagai kontraktor pelaksana struktur bawah. Tugas dan wewenang kontraktor adalah : a. Melaksanakan pembangunan proyek sesuai dengan kontrak dan hasil perhitungan dari pihak perencana. b. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat syarat yang telah di tetapkan dalam dokumen kontrak perjanjian pemborong dan shop drawing. c. Bertanggung jawab penuh kepada pihak owner d. Membuat perencanaan jadwal kegiatan pembangunan yang baik agar pembangunan dapat diselesaikan tepat pada waktunya dengan mutu yang juga tetap terjaga kualitasnya. III- 9

e. Melaksanakan pembuatan gambar detail, perhitungan pemakaian besi, pemesanan beton readymix, serta peralatan-peralatan lainnya untuk diajukan kepada Quantity Surveyor. f. Mematuhi petunjuk dari konsultan atau pemberi tugas dalam pelaksanan pembangunan. g. Menyerahkan hasil pembangunan yang sudah dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati secara bersama-sama sebelumnya kepada pihak pemberi tugas (owner). h. Melakukan perbaikan atas kerusakan kerusakan atau kurang sempurnanya pekerjaan konstruksi akibat kelalaian yang dilakukan oleh pihak kontraktor selama tahap pelaksanaan dengan konsekuensi menanggung semua biaya perbaikan akibat kelalaian tersebut. i. Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan pekerjaan (progress), dalam jangka waktu laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan sesuai dengan masa kerja proyek konstruksi itu sendiri. III- 10

Adapun struktur organisasi dari PT. Pembangunan Perumahan (PP) adalah sebagai berikut : PM PROJECT MANAGER QC Quality Control SHEO Safety, Healty, Environment CM CONTRACTOR MANAGER SOM SITE OPRATION MANAGER SAM SITE ADMINISTRATION MANAGER POP PERALATAN LOGISTIK GPS AKUTANSI OB SECURITY QS SE DRAFTER SP BESI, SP COR, SP BEKISTING, UIZET Tabel 3.1 (a) Draf Sruktur Organisasi III- 11

` Tabel 3.2 (b) Struktur Organisasi Proyek III- 12

1. Project Manager Seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim proyek agar tetap solid, mampu memonitor, dan mengontrol budget dengan membuat bar chart dan critical part serta mempunyai kemampuan analisa resiko yang baik. Tugas dan wewenang project manager dalam suatu proyek konstruksi anatara lain adalah : a. Bertanggung jawab terhadap sistem mutu yang diterapkan dalam suatu proyek konstruksi. b. Bertanggung jawab terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan, terhadap tugas-tugas serta wewenang-wewenang yang telah ia terapkan dalam tahap pelaksanaan pembangunan suatu proyek konstruksi itu sendiri. c. Memeriksa, merevisi, memutakhirkan, dan mengaplikasikan rencana mutu proyek konstruksi dalam rangka menghasilkan proyek konstruksi yang bermutu baik. d. Bertanggung jawab terhadap perubahan-perubahan pelaksanaan (terhadap kontrak) yang terjadi dalam proyek dengan alasan yang kuat dan dapat benar-benar dipertanggungjawabkan. e. Mengajukan penggunaan Tim Suplier, Sub Kontraktor, Konsultan atau adanya Penguji, dan pihak-pihak lain yang dibutuhkan dalam suatu proyek konstruksi agar dapat berjalan dengan maksimal terutama yang berpengaruh terhadap mutu. III- 13

f. Memimpin, mengkoordinir dan melaporkan kepada konsultan pengawas setiap detail kegiatan dalam tahap pelaksanaan dari proyek konstruksi beserta unit unitnya. g. Membuat dan mengontrol time schedule dari proyek konstruksi yang akan dilaksanakan. h. Menandatangani berita acara serah terima pekerjaan. i. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan yang ada di lapangan. j. Menyetujui dan menandatangani semua dokumen yang diterima yang bersifat usulan, permintaan, pembelian, pemakaian, dan pembayaran dalam suatu proyek konstruksi. k. Apabila diperlukan, menyelenggarakan rapat rapat koordinasi dengan pihak-pihak yang ada di luar organisasi suatu proyek konstruksi itu sendiri, dalam konteks yang memang berkaitan dengan kebutuhan proyek konstruksi yang ada. l. Menyampaikan/menandatangani laporan bulanan tentang kegiatan pelaksanaan proyek konstruksi. m. Mengajukan dan menandatangani klaim pekerjaan tambah kurang kepada owner. 2. Quality Control Staff Quality Control Staff mempunyai tugas mengawasi seluruh metode pelaksanaan lapangan yang dikeluarkan oleh production project manager dan mengawasi mutu pelaksanaan. Tugas Quality Control Staff ini sendiri selalu berhubungan dengan konsultan pengawas. Quality Control Staff bertanggung III- 14

jawab kepada project manager, dan Quality Control Staff mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam proyek konstruksi, antara lain sebagai berikut : a. Membuat perencanaan kegiatan operasional dalam suatu proyek konstruksi. b. Menyusun rencana inspeksi dan tes mutu untuk material yang akan datang, serta rencana inspeksi dan tes mutu untuk proses dan hasil pekerjaan yang ada di lapangan. c. Mengatur kegiatan operasional yang terjadi dalam lapangan. d. Melakukan koordinasi dengan Project Manager, terkait dengan kualitas hasil pekerjaan yang dihasilkan dalam suatu proyek konstruksi, apakah memadai atau harus mengalam perbaikan. e. Melakukan koordinasi dengan Site Manager, terkait dengan pekerjaan persiapan lahan kerja dan hasil pekerjaan pada lapangan. f. Melakukan koordinasi dengan Supervisor, terkait dengan proses dan hasil pelaksanaan pekerjaan. g. Melakukan koordinasi dengan Owner/ Konsultan, terkait dengan check list. h. Melakukan koordinasi dengan Chief Engineer, terkait dengan metode kerja yang cocok dan spesifikasi teknis yang akan diterapkan pada suatu proyek konstruksi. i. Melakukan koordinasi dengan Safety Officer, terkait dengan K3 pada proyek konstruksi. j. Memastikan bahwa aset yang ada di bawah tanggung jawab pengawasas Quality Control terpelihara dengan baik. k. Memeriksa kualitas setiap item pekerjaan di lapangan. III- 15

l. Melakukan verifikasi pemeriksaan hasil pekerjaan maupun tahap pekerjaan, apakah sudah sesuai dengan spesifikasi teknis yang ada atau tidak m. Melakukan analisa terhadap hasil pengujian laboratorium. n. Melakukan analisa terhadap laporan kalibrasi pada peralatan pengujian (kecuali alat - alat survey) o. Membuat laporan ketidak sesuaian khususnya untuk material dan hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknik yang berlaku, menganalisa, mengajukan proposal perbaikan, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan kepada Project Manager agar kejadian serupa tidak terulang lagi. p. Melakukan monitoring hasil pekerjaan di lapangan sesuai format dokumen sistem kualitas atau format dokumen dari pemberi tugas (owner). q. Membuat laporan keluhan pelanggan berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. r. Membuat laporan hasil pengecoran. s. Melakukan verifikasi hasil pekerjaan t. Membuat, merekap, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen hasil pekerjaan (hasil check-list) kepada divisi-divisi yang terkait. u. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung atau divisi yang jabatannya lebih tinggi. v. Melaksanakan K3, memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. w. Mengontrol tindak lanjut hasil uji/tes terkait dengan Quality Control x. Mengontrol pelaksanaan dan hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan standart kualitas yang telah ditentukan. III- 16

y. Mengontrol akurasi dan validasi dokumen hasil pekerjaan z. Mengontrol kualitas material dan ketersediaan peralatan kerja. 3. SHEO (Safety Health Environment) SHEO sama seperti K3 (Keselamatan Kesehatan Kerja) tetapi dalam proyek Apartemen Sudirman One ini lebih dikenal dengan SHEO. SHEO memiliki tanggung jawab dan program kerja sebagai berikut : a. Membuat SHE Plan (Perencanaan Safety, Health dan Environment) b. Mengawasi jalannya setiap program dan pengawasan dilapangan terhadap keselamatan kerja c. Melaksanakan safety induction terhadap para pekerja baru atau mengingatkan kembali setiap minggunya d. Membuat laporan tentang SHE yang berkaitan dengan kejadian, peristiwa yang terjadi dalam proyek tersebut berlangsung e. Melakukan evaluasi terhadap setiap kejadian yang berhubungan dengan SHE f. Membuat surat kebijakan K3. g. Membuat struktur organisasi K3. h. Menyiapkan peraturan-peraturan mengenai keselamatan kerja baik dalam bentuk spanduk atau poster atau dalam bentuk yang lannya, menyiapkan kotak obat, Alat Pemadam Api Ringan (APAR), Alat Perlindungan Diri (APD), prosedur erection, dll. i. Melaksanakan kegiatan safety seperti misalnya safety morning. j. Membuat laporan mengenai keselamatan dan kesehatan kerja di lapangan, seperti misalnya laporan kecelakaan, laporan investigasi, dan penilaian K3 sub kontraktor. III- 17

4. CM (Contractor Manager) Tugas dan wewenang CM (Contractor Manager) adalah sebagai berikut : a. Bekerjasama dengan owner proyek dan perencanaan mulai dari tahap pra rencana hingga selesainya proyek, bertugas sebagai pimpinan tim pada tahap desain b. Mengajukan beberapa alternative hasil desain dan rencana konstruksi termasuk analisa dampak-dampaknya terhadap biaya dan waktu c. CM mengawasi pelaksanaan dari keputusan yang telah disepakati bersama agar tidak melampaui budget atau melebihi waktu yang direncanakan 5. Site Opration Manager (SOM) Site Opration Manager bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan berkoordinasi dengan terarah secara keseluruhan, pelaksanaan, pengendalian pelaksanaan dan penyelesaian proyek-proyek tertentu serta memastikan konsistensi dengan komitmen strategi dan tujuan perusahaan. Site manager juga bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusia sebagaimana telah ditunjuk oleh atasan untuk mewakili perusahaan dalam pelaksanaan proyek proyek atau kontak-kontrak yang akan dilaksanakan dan bertanggung jawab pada Direktur Utama. Tugas dan wewenang Site Opration Manager : a. Melaksanakan kegiatan sesuai dokumen kontrak b. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan dilapangan c. Memotivasi pelaksana agar mampu bekerja dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi III- 18

d. Menetapkan rencana dan petunjuk pelaksanaan untuk keperluan pengendalian dari pelaksanaan pekerjaan 6. SAM (Site Administration Manager) Tugas dan wewenang SAM (Site Administration Manager) adalah sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi dilapangan b. Membuat laporan keuangan mengenai seluruh pengeluaran proyek c. Membuat secara rinci pembukuan keuangan proyek d. Memeriksa pembukuan arsip-arsip selama pelaksanaan proyek 7. POP (Pengendalian Oprasional Peralatan) Tugas dan wewenang POP (Pengendalian Oprasional Peralatan) adalah sebagai berikut : a..melakukan pembelian dan sewa untuk alat berat, sesuai dengan tingkatan proyek dengan mengkoordinasi penggunaan alat berat b. Membuat jadwal pengoprasian peralatan yang digunakan dalam suatu proyek 8. Logistik Tugas dan wewenang Logistik adalah sebagai berikut : a. Melakukan pembelian barang langsung/alat, sesuai dengan tingkatan proyek dengan mengambil pemasok yang sudah termasuk dalam daftar pemasok terseleksi dan atas persetujuan direktur perusahaan. III- 19

b. Menyediakan tempat yang layak dan memelihara dengan baik barang langsung maupun barang/alat yang dipasok pelanggan termasuk memberi label keterangan setiap barang c. Bertanggung jawab terhadap cara penyimpanan barang dan mencatat keluar masuknya barang-barang yang tersedia dipenyimpanan/gudang d. Membuat/menyusun laporan yang telah ditetapkan perusahaan dan laporan lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya e. Membuat berita acara penerimaan/penolakan bahan/material setelah pengontrolan kualitas (quality control) dan kuantitas f. Selalu berkoordinasi dengan bagian teknik dan pelaksana dalam pengiriman bahan/material termasuk berkoordinasi ke pihak direksi PU serta mengamankan aktiva perusahaan berikut bukti-bukti kerjanya. 9. Quantity Surveyor Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan Bills of Quantities dan mencatat progress kemajuan pekerjaan konstruksi yang ada di lapangan. Tugas dan wewenang Quantity Surveyor : a. Membuat perencanaan kegiatan operasional Quantity Surveyor b. Merencanakan program kerja (tagihan, progress proyek, pekerjaan tambah/kurang, evaluasi anggaran, opname Mandor/Subkon, volume pekerjaan, final account ke Owner / Subkon) pada sebuah proyek konstruksi. III- 20

c. Mengatur kegiatan operasional Quantity Surveyor. d. Melakukan koordinasi dengan Site Manager / Project Manager terkait dengan kebutuhan material dan biaya dengan catatan telah disetujui oleh atasan e. Melakukan koordinasi dengan Project Manager terkait dengan proses claim proyek dengan catatan telah mendapatkan persetujuan dari pihak atasan f. Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan evaluasi proyek berjalan dengan catatan telah mendapatkan persetujuan dari pihak atasan. g. Melakukan koordinasi dengan sub kontraktor terkait volume dan progress pekerjaan yang telah berjalan dengan catatan telah mendapatkan persetujuan dari pihak atasan. h. Menghitung volume pekerjaan dan material pada masa-masa awal proyek untuk proses pembuatan RAP. i. Menyiapkan SPK untuk mandor berdasarkan quality yang sudah dihitung dari approved shop drawing dan BBS j. Memberikan informasi upah mandor kepada PM/SM berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam pembuatan SPK dan opname Mandor. k. Menghitung prestasi volume kerja Sub Kontraktor dan Mandor dari hasil pencapaian progress pelaksanaan yang ada di lapangan l. Menghitung pekerjaan tambah dan kurang/variation order di lapangan sebelum disetujui oleh Project Manager, yang akhirnya akan diajukan kepada pihak pemberi tugas m. Membuat progres pekerjaan yang nantinya akan ditagihkan kepada Owner dan membuat laporan kepada Project Manager n. Menjabarkan master schelude menjadi schedule kurva S III- 21

o. Membuat final account proyek p. Membuat evaluasi Sub Kontraktor, Supplier dan Item Pekerjaan yang akan dikerjakan sendiri. q. Mendukung kegiatan auditing dalam sebuah proyek konstruksi r. Melaksanakan peraturan-peraturan, tata tertib, sistem dan prosedur yang berlaku dalam sebuah proyek konstruksi. s. Memelihara aset yang ada di bawah tanggung jawabnya dengan sebaikbaiknya. t. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek di bidangnya yang diberikan oleh atasan. u. Melaksanakan program K3 yang ada dan memelihara kebersihan dan kerapian area kerja. v. Mengontrol pelakasanaan operasional Quantity Surveyor w. Mengontrol progress pada suatu proyek konstruksi (Sub Kontraktor, Mandor, Progress claim, dll) x. Memonitor pekerjaan tambah kurang /variation order yang ada di lapangan. y. Mengontrol dokumen-dokumen terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya. 10. SE (Site Engineer) Tugas dan Kewajiban Site Engineer adalah sebagai berikut : a. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan b. Membantu pejabat pelaksana teknik kegiatan dalam penyelesaian administrasi kemajuan proyek. Bantuan ini termasuk mengumpulkan data proyek seperti kemajuan pekerjaan, kunjungan pekerjaan, kunjungan lapangan, rapat-rapat III- 22

koordinasi dilapangan, data pengukuran kuantitas, dan pembayaran kepada kontraktor. Semuanya dikumpulkan dalam bentuk laporan kemajuan bulanan dan memberikan saran-saran untuk mempercepat pekerjaan serta memberikan penyelesaian terhadap kesulitan yang timbul baik secara teknis maupun kontraktual untuk menghindari keterlambatan pekerjaan. c. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim di lapangan dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik ditandatangani, menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan desain, termasuk data pendukung yang diperlukan, mengendalikan kegiatan-kegiatan kontraktor, termasuk pengendalian pemenuhan waktu pelaksana pekerjaan, serta mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan teknis maupun permasalahan kontrak d. Mengendalikan semua personil yang terlibat dalam pekerjaan penyelidikan bahan/material baik dilapangan maupun laboratorium serta menyusun rencana kerjanya. e. Menjamin semua pelaksanaan detail teknis untuk pekerjaan mayor tidak akan terlambat selama masa mobilisasi untuk masing-masing paket kontrak dalam menentukan lokasi, tingkat serta jumlah dari jenis-jenis pekerjaan yang secara khusus disebutkan dalam dokumen kontrak. 11. Drafter Tugas dan tanggung jawab draftman : a. Membuat perencanaan kegiatan operasional drawing. b. Merencanakan program kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. III- 23

c. Mengatur dan melaksanakan kegiatan operasional drawing d. Memastikan sistem filling soft copy di komputer dan hard copy teratur dengan baik dan sistematis. e. Membuat gambar-gambar kerja sesuai pengarahan Engineer proyek dan sesuai dengan schedule yang telah ditetapkan. f. Memeriksa kesesuaian gambar for construction dari konsultan / owner terkait dengan pekerjaan dari bidang kerja lainnya (MEP (mekanikal elektrikal dan plambing, sipil/arsitek, lanscape, dll), untuk diterapkan dalam soft drawing. g. Memeriksa kelengkapan dan sistim gambar apakah sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan atau belum. h. Menyusun dan menyiapkan dokumen As Build Drawing. i. Melaksanakan peraturan-peraturan, tata tertib, sistem, dan prosedur yang berlaku dalam suatu proyek konstruksi. j. Menjaga gambar yang menjadi arsip proyek dengan baik. k. Memelihara aset-aset yang telah dipercayakan sebagai tanggung jawabnya dengan baik (komputer, software, hardware,dll). l. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek di bidangnya yang diberikan oleh atasan. m. Melaksanakan program-program K3 yang ada dan memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. 12. Surveyor Pelaksana Survey bertanggung jawab kepada Chief Surveyor. Surveyor sendiri mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : III- 24

a. Membuat perencanaan kegiatan dalam bentuk proposal kegiatan operasional survey. b. Merencanakan program kerja harian sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. c. Melakukan kegiatan operasional survey d. Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi lain yang terkait dengan proses survey e. Melaksanakan peraturan-peraturan, tata tertib, sistem dan prosedur yang berlaku dalam suatu proyek konstruksi. f. Memastikan bahwa aset yang telah dipercayakan untuk menjadi tanggung jawabnya terpelihara dengan baik g. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek di bidangnya yang diberikan oleh atasan. h. Memonitor proses kalibrasi peralatan-peralatan survey. i. Melaksanakan program K3 yang ada dan menjaga kebersihan serta kerapihan lingkungan kerja selama masa pelaksanaan proyek. 13. ME Coordinator Bertanggung jawab penuh atas Mekanikal dan Elektrikal jika terjadi kerusakan atau gangguan yang tidak diinginkan. Dalam Proyek Apartemen Sudrman One ini, PT. Metakom Pranata terpilih sebagai penanggung jawab dalam pekerjaan mekanikal dan elektrikal. III- 25

14. Project Administration Staff Tugas dan tanggung jawab project administration staff adalah sebagai berikut : a. Mengatur aliran keuangan harian pada sebuah proyek konstruksi. b. Perwakilan dari HRD pusat c. Bertanggung jawab kepada chasier d. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang ada pada sebuah proyek konstruksi. 15. Office Boy Tugas dan tanggung jawab office boy adalah sebagai berikut : a. Menyediakan kebutuhan konsumsi untuk para pekerja di kantor. b. Melakukan pengfotocopyan dokumen yang diperlukan. 16. Driver Driver adalah seseorang yang ditunjuk oleh Site Manager yang bertugas untuk mengoperasikan kendaraan guna melayani seluruh kegiatan yang ada kaitannya dengan pelaksanaan pekerjaan pada sebuah proyek konstruksi baik mengantar ataupun menjemput seluruh karyawan, material dan alat alat kerja. 17. Security Tugas dan tanggung jawab Security adalah sebagai berikut : a. Membantu Manajer Proyek dalam hal keamanan proyek. b. Mengkoordinir dan mengawasi segala kegiatan proyek yang berhubungan dengan keselamatan dan keamanan kerja. III- 26

c. Ikut menjaga pengaruh kegiatan proyek terhadap keamanan lingkungan di sekitar. d. Melaporkan kegiatan keamanan proyek secara periodik. D. Konsultan Perencana Konsultan perencana adalah badan usaha swasta yang ditunjuk oleh owner sebagai perencana sesuai dengan keahliannya. Konsultan perencana ini bermacam macam keahlian dan spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan masing-masng proyek konstruksi. Adapun konsultan perencana yang ada di proyek Apartemen Sudirman One ini adalah : a. Konsultan Manajemen Konstruksi Bertugas mengatur, memimpin, mengorganisir, dan mengendalikan suatu proyek konstruksi oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan dengan maksimal. Konsultan managemen konstruksi pada Proyek Apartemen Sudirman One adalah PT. Pancakarya Griyatama b. Konsultan Arsitektur Bertugas sebagai perencana bentuk dan dimensi bangunan. Konsultan Arsitektur dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini adalah PT. Airmas Asri c. Konsultan Struktur Bertugas sebagai perencana struktur bangunan. Konsultan Struktur dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini adalah PT. Gistama Intisemesta III- 27

d. Konsultan Lansekap Bertugas untuk merencanakan bagaimana konsep taman dalam suatu bangunan konstruksi. Konsultan Lansekap dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini adalah PT. Citra Pesona Hijau. e. Konsultan Mekanikal Elektrikal Bertugas sebagai perencana dalam bidang yang berhubungan dengan hal-hal mekanikal dan elektrikal serta masalah pump (pemipaan). Konsultan Mekanikal Elektrikal dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini adalah PT. Metakom Pranata. f. Konsultan Quantity Surveyor Bertugas sebagai surveyor atau perencana pembiayaan dalam pembangunan suatu proyek konstruksi. Dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini, Konsultan Quantity Surveyor ditugaskan kepada PT. Quanta Costindo. g. Konsultan Infrastruktur Bertugas sebagai perencana struktur dan bertanggung jawab terhadap pengecekan terhadap struktur lapangan. Konsultan Infrastruktur dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini adalah PT. Aramsa Infrayasa h. Konsultan Spesialist Lightning Bertugas sebagai perencana dalam urusan desain interior dan hal-hal yang berhubungan dengan pencahayaan. Konsultan Spesialist Lightning dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini adalah PT. Litac III- 28

3.2 MANAJEMEN PROYEK Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses merencanakan, mengatur, memimpin, mengorganisir, dan mengendalikan suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dengan seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan dan disepakati sebelumnya secara bersama-sama dengan hasil yang maksimal. Manajemen proyek konstruksi adalah suatu proses penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan penerapan) secara sistimatis pada suatu proyek konstruksi dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Sudirman One, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi 5, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penjadwalan (schedulling) pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). Pengertian tahap kegiatan proyek: 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan dapat diaplikasikan dengan baik setelah menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. III- 29

Tindakan-tindakan yang dilakukan dalam tahap perencanaan Proyek Apartemen Sudirman One ini sendiri adalah : a. Menentukan tujuan dan sasaran proyek ini dibangun. b. Menganalisis kendala dan resiko yang mungkin terjadi untuk keseluruhan proyek ataupun perbagian-bagian dari rencana kerja proyek yang ada. c. Menetapkan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan. d. Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek. e. Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. f. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. g. Menentukan metode dan aspek-aspek teknik yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. Manfaat dari fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau pedoman pelaksanaan kegiatan, serta saran untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan bertanggung jawab dalam proses pelaksanaaan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi tersebut. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai III- 30

tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang yang berbeda, sesuai dengan peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dan disepakati sebelumnya secara bersama-sama. Di dalam menjalankan fungsi organisasi diperlukan pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi, sehingga dapat dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Tindakantindakan yang dilakukan dalam tahap pengorganisasian Proyek Apartemen Sudirman One ini antara lain: a. Menetapkan daftar penugasan untuk setiap divisi b. Menyusun lingkup kegiatan masing-masing divisi yang ada c. Menyusun struktur kegiatan pada suatu proyek konstruksi. d. Menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya. Manfaat dari tahap pengorganisasian ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan fungsi dimana pembagian tugas, hubungan tanggung jawab, sistem delegasi, dan kewenangan terlihat jelas. 3. Penjadwalan (Schedulling) Penjadwalan (Schedulling) adalah tahap untuk menghubungkan dan menyinambungkan berbagai hubungan antar tenaga kerja, uang dan bahan yang digunakan dalam suatu proyek konstruksi. Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer yang digunakan adalah dengan menggunakan Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart). Cara penjadwalan III- 31

proyek yang lain adalah dengan menggunakan sistem PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method). Penjadwalan proyek sangat berguna untuk: a. Menunjukan hubungan satu kegatan dengan setiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. b. Mengidentifikasikan hubungan mana yang harus didahulukan diantara kegiatan-kegiatan lainnya. c. Menunjukan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk setiap pekerjaan yang ada. d. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya secara maksimal dengan cara memperhatikan dengan detail mana hal-hal kritis pada proyek. 4. Pelaksanaan (Actuating) Tahap pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun nantinya. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur dengan baik sehingga masing-masing divisi dan unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan setiap pihak harus mempunyai sikap untuk selalu tunduk serta taat kepada peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati bersama agar proyek dapat diselesaikan dengan hasil yang maksimal. Penyimpangan yang terjadi akibat kesalahan tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam keseluruhan pelaksanaan proyek konstruksi ini sendiri. III- 32

Tindakan-tindakan yang dilakukan dalam tahap pelaksanaan (Actuating) antara lain adalah sebagai berikut : a. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan yang ada dengan baik dan teratur. b. Mendistribusikan tugas, wewenang dan tangung jawab setiap pribadi dan divisi yang ada dengan baik, adil dan teratur. c. Pemberian pengarahan penugasan dan motivasi-motivasi. Manfaat dari tahap pelaksanaan ini adalah terciptanya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban untuk masing-masing unsur dan tiap-tiap bagian divisi dalam organisasi dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dan kekompakan dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan hasil yang semaksimal mungkin. 5. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan para pelaksana pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian dilakukan, baik dari bahan dasar, maupun proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk-bentuk sebagai berikut : a. Pelaksanaan tes / uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut. III- 33

b. Pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. c. Mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi selama masa pelaksanaan proyek. d. Memberikan saran-saran perbaikan hasil pekerjaan yang ada dalam proyek kosntruksi. e. Menyusun laporan kegiatan. Fungsi pengendalian bertujuan untuk memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi, baik dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. Fungsi pengendalian dilaksanakan oleh semua tingkat dalam struktur organisasi. Laporan-laporan kemajuan pekerjaan dan sebagainya yang menjadi bagian dari fungsi pengendalian harus dipersiapkan secara tepat dan segera agar dapat bermanfaat secara maksimal. Laporan-laporan itu juga harus disimpan sebagai referensi di masa yang akan datang sehingga suatu sistem pengarsipan secara tertib dan benar, yaitu format-format laporan yang baik, ketepatan waktu pembuatan laporan perlu dilakukan dengan baik. Manajemen konstruksi yang baik harus mampu bekerja secara optimal yaitu dengan : a. Merencanakan kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktvitas yang ada dalam proyek untuk dapat berjalan secara efektif. b. Mengidentifikasikan kendala kendala yang ada dalam proyek. c. Merencanakan kemungkinan mengadopsi salah satu atau lebih cara agar proyek dapat mencapai sasaran dengan hasil yang maksimal III- 34

d. Perencanaan sumber daya yang sesuai dengan fungsinya. e. Meningkatkan efisiensi dari 5M (Man, Money, Material, Machines, Methods) secara maksimal Apabila fungsi fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud, yaitu: a. Tepat waktu b. Tepat quantity atau volume pekerjaan c. Tepat quality atau standar mutu yang diinginkan d. Tepat biaya atau sesuai dengan biaya yang direncanakan e. Tercapainya tujuan program K3L dengan baik f. Tidak adanya permasalahan sosial dengan masyarakat dan lingkungan sekitar 3.3 HUBUNGAN KERJA ANTAR ORGANISASI Proyek konstruksi sangat membutuhkan hubungan kerja yang baik dan solid antar unsur organisasi agar tujuan akhir dapat dicapai dengan optimal. Pada proyek pembangunan Apartemen Sudirman One ada beberapa unsur maupun pihak yang terlibat didalam proyek tersebut. Pihak tersebut memiliki hubungan kerja satu sama lain didalam menjalankan tugas dan kewajibannya masing masing. Hubungan kerja tersebut dapat bersifat ikatan kontrak, garis koordinasi maupun garis perintah. Garis kerja ini memberikan batasan kerja dan kewajiban yang harus dilakukan selama proyek berlangsung. Hubungan kerja sama antara pemilik, perencana dan kontaktor diatur dalam sebuah dokumen yang disepakati bersama, yaitu dokumen tender. III- 35

Hubungan Kerja adalah hubungan antar pengelola yang mempunyai tanggung jawab terhadap pelaksanaan pembangunan proyek. Oleh karena itu dibuat hubungan kerja agar dapat mencapai target dari pelaksanaan proyek. Hubungan kerja antar unsur pengelola terhadap penyelenggara proyek dapat dilihat dalam bagan kerja 3.3.1 Hubungan Kerja antaraa Owner dengan Manajemen Konstruksi a. Owner memberikan tugas kepada Manajemen Konstruksi untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan kontraktor b. Manajemen konstruksi menerima tugas dari owner dan dalam pelaksanaan tugasnya senantiasa berkoordinasi dengan owner c. Pemberi tugas (owner) memberikan tugas kepada kontraktor untuk dilaksanakan oleh kontraktor harus melewati manajemen konstruksi 3.3.2 Hubungan Kerja antara manajemen Konstruksi dengan Kontraktor a. Manajemen konstruksi memberikan pengarahan dan teguran kepada kontrktor agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar, baik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan b. Sebaliknya kontrktor meminta penjelasan kepada manajemen konstruksi bila ada hal hal yang kurang jelas c. Kontraktor dan manajemen konstruksi dapat bekerjasama dilapangan d. Tidak ada hubungan kontrak langsung diantara keduanya 3.3.3 Hubungan Owner dengan Kontraktor Pelaksana a. Pelaksana berkewajiban melaksanakan pekerjaan proyek dengan baik dan memuaskan owner pada waktu penyerahan pekerjaan III- 36

b. Sebaliknya Owner berkewajiban untuk membayar seluruh biaya pelaksanaan kepada kontraktor pelaksana agar proyek dapat berjalan dengan lancar c. Hubungan kerja telah diatur dalam kontrak kerja 3.3.4 Hubungan antara Konsultan Perencana dan Kontraktor Pelaksana a. Konsultan perencana terlebih dahulu menyampaikan perencanaan pekerjaan proyek, berupa data gambar dan syarat syarat b. Sedangkan kontraktor pelaksana bertugas untuk melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan desain rencana konsultan perencana c. Diantara keduanya tidak terjadi hubungan perintah, tetapi terdapat ikatan peraturan pelaksanaan proyek 3.3.5 Hubungan antara Owner dan Konsultan a. Pemilik proyek memberikan biaya jasa atau konsultasi yang diberikan oleh konsultan b. Hubungan kerja sudah diatur berdasarkan Kontrak III- 37

SKEMA HUBUNGAN PERINTAH DAN KOORDINASI OWNER DENGAN KONSULTAN MAUPUN KONTRAKTOR PT. PANCAKARYA GRIYATAMA OWNER PT. GISTAMA INTISEMESTA KONSULTAN STRUKTUR PT.AIRMAS ASRI KONSULTAN ARSITEKTUR PT.METAKOM PRANATA KONSULTAN MEKANIKA ELEKTRIKAL PT.INSADA INTEGRAD DESAIN TEAM KONSULTAN INTERIOR PT. CITRA PESONA HIJAU KONSULTAN LANDSCAPE PT. PEMBANGUNAN PERUMAHAN PERSERO (Tbk) KONTRAKTOR PELAKSANA PT. INDONESIA PONDASI RAYA KONTRAKTOR PONDASI SUBKON Table 3.3.5 Skema Hubungan Perintah antara Pengguna jasa dan Penyedia jasa Ket : Dari Konsultan ke kontraktor merupakan garis koordinasi Dari Owner ke Konsultan maupun Kontraktor merupakan garis koordinasi Dari Kontraktor ke subkon merupakan garis perintah langsung III- 38

3.4 PENJELASAN TENTANG KONTRAK Dalam Proyek Apartemen Sudirman One, proyek ini menggunakan jenis kontrak Lump Sum Fixed Price. Kontrak ini merupakan jenis kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan yang ditawarkan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati sebelumnya (gambar konstruksi, spesifikasi, schedule, dan semua persyaratan dalam dokumen lainnya) dalam jangka waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti, tertentu dan tetap yang disetujui secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai. Pemberi tugas atau owner dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini adalah PT. Pancakarya Griyatama, yang telah setuju membayar harga atas seluruh penyelesaian pekerjaan berdasarkan cara pembayaran yang telah dinegosiasikan dan disepakati secara bersama-sama sebelumnya. Semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan, sepenuhnya ditanggung oleh pihak penyedia jasa atau kontraktor ( memiliki tingkat resiko yang cukup besar). Dalam Proyek Apartemen Sudirman One ini, kontraktor yang mengerjakan proses pembangunan struktur atasnya yaitu PT. Pembangunan Perumahan Persero (Tbk). Sepanjang gambar dan spesifikasinya tidak berubah, kontrak ini memberikan perlindungan maksimum kepada pihak owner dari segi biaya total proyek. Penyedia Jasa atau kontraktor dalam hal ini harus menambah sejumlah biaya dari awal sebelum diputuskan adanya kesepakatan atau kontrak kerja, untuk menghindari resiko resiko yang fatal akibat kenaikan biaya / harga harga yang bisa saja terjadi selama masa pelaksanaan berlangsung. Dalam memperkirakan biaya pekerjaan yang akan diajukan dalam kontrak harga yang pasti, penyedia jasa atau kontraktor harus mengajukan penawaran dengan III- 39

mempertimbangkan kondisi terburuk yang sangat mungkin terjadi dan akan sangat berpengaruh secara negatif dari segi biaya. Lazimnya, pihak owner akan membayar harga pasti yang nilainya sejumlah atau setidaknya mendekati tingkat maksimum biaya yang diantisipasi. Dalam sistem kontrak ini kontraktor pasti mengasumsikan suatu resiko yang tinggi, sehingga jumlah harga pada kontrak pun akan bertambah dikarenakan penilaian resiko yang tinggi dalam masa pelaksanaan yang akan ditanggung secara penuh oleh pihak pemborong. Umumnya dalam sistem kontrak ini, keuntungan yang ditargetkan oleh pihak kontaktor adalah sebesar sekitar 6-12 % dari total biaya proyek yang ia kerjakan. 3.5 TENDER Tender atau lelang merupakan proses awal dari kegiatan konstruksi. Dimana tender merupakan suatu sistem kompetisi untuk mengadakan atau memilih kontraktor yang akan melaksanakan pekerjaan pembangunan, dan memilih konsultan sebagai owner didalam proyek, dengan mengajukan penawaran tertulis tentang besarnya biaya dan limit waktu yang dibutuhkan. Pelelangan terdiri dari pelelangan umum dan pelelangan terbatas. Pelelangan umum adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa lainnya yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya, sedangkan pelelangan terbatas adalah pelelangan yang dilaksanakan antar rekanan yang telah terdaftar dan mempunyai kualifikasi serta klasifikasi bidang tertentu sesuai dengan tingkat kebutuhan pada pelaksanaan pekerjaan. Tender dalam suatu III- 40