BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT Istana Kemakmuran Motor (IKM) berdiri pada tanggal 14 Juni 1980, yang berkedudukan dan berkantor pusat di Jalan Daan Mogot Nomor 6 Jakarta 11460. PT Istana Kemakmuran Motor yang berkedudukan di Daan Mogot ini kerap kali dikenal dengan sebutan Honda Daan Mogot. PT Istana Kemakmuran Motor bergerak di bidang perdagangan otomotif, yang mengkhususkan pada penjualan mobil Honda beserta suku cadang / onderdil dan juga memberikan jasa perbaikan kendaraan. PT Istana Kemakmuran Motor merupakan salah satu dealer resmi dari Honda di bawah PT Imora Motor, main dealer untuk wilayah Jabotabek. Sedangkan Agen Tunggal Pemegang Merk (ATPM) kendaraan Honda di Indonesia dipegang oleh PT Honda Prospect Motor (HPM). Sampai pada tanggal 30 September 2006, jumlah karyawan yang bekerja pada PT Istana Kemakmuran Motor mencapai 143 orang. Modal pangkal perseroan sebesar Rp. 45.000.000.000,- yang terbagi dalam 30.000 saham, dengan masing-masing nominal saham sebesar Rp. 1.500.000,-. 50

51 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Istana Kemakmuran Motor. 3.3 Tugas dan Wewenang RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) Memegang kekuasaan tertinggi Menentukan garis-garis besar kebijaksanaan dalam perusahaan Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan Memeriksa dan menyetujui rencana kerja serta anggaran perusahaan Bertindak pasif terhadap proses bisnis perusahaan

52 President Director Hadir dalam rapat RUPS Memimpin, merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi operasional perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan strategis perusahaan Mengangkat dan memberhentikan Direksi pada waktu yang tidak ditentukan Menentukan garis-garis besar kebijaksanaan dalam perusahaan Menetapkan sasaran perusahaan baik rencana jangka panjang maupun rencana jangka pendek Membuat rencana pengembangan usaha di masa datang Bertindak pasif terhadap proses bisnis perusahaan Finance Accounting Director Bertanggung jawab terhadap proses masuk dan keluarnya uang perusahaan Berkewajiban memberikan laporan keuangan perusahaan dan mempertanggungjawabkan isi dari laporan keuangan kepada President Director Membuat perencanaan perkiraan pengeluaran dan pendapatan untuk jangka waktu ke depan untuk memajukan perusahaan

53 Finance Accounting Assistant Director Membantu tugas-tugas dari finance accounting director Memberikan laporan-laporan yang diminta oleh finance accounting director Human Resources and General Affair Manager Membakukan tata laksana, perencanaan dan pengawasan sumber daya manusia baik jangka pendek maupun jangka panjang Mengembangkan program sumber daya manusia terutama recruitment, pendidikan dan latihan Melaksanakan operasional system administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia sesuai dengan kebijakan perusahaan Mengadakan evaluasi prestasi (performance management) dan usulan promosi secara berkala bagi staff dan karyawan bawahan sesuai dengan formasi yang ada Memenuhi setiap kebutuhan karyawan yang diperlukan untuk kepentingan perusahaan Mengatur dan mengawasi absensi serta memberikan ijin cuti pegawai

54 Human Resources and General Affair Staff Human Resources Development Staff Melaksanakan tugas-tugas yang sudah ditetapkan oleh human resources manager Memberikan laporan evaluasi atas segala aktivitas yang telah dilakukan kepada human resources manager Security Menjaga segala sesuatu yang berhubungan dengan keamanan di lingkungan perusahaan sehingga terbebas dari keributan Office servant Membantu dalam menjaga kebersihan sarana maupun prasarana yang ada di perusahaan Memelihara dan mengganti prasarana bila ada yang rusak di perusahaan Finance Accounting Staff Accounting Membantu dan membuat laporan operasional yang sudah berjalan Membuat rekapitulasi dari kegiatan operasional perusahaan berdasarkan rentang waktu tertentu Finance Membantu dan membuat laporan operasional keuangan yang sedang berjalan yang berhubungan dengan keluar masuknya uang di perusahaan

55 Audit Meninjau ke lapangan apakah perputaran uang sesuai dengan neraca yang terjadi Memeriksa cashflow / aset / equitas kreditor Operasional Assitant Director Mengarahkan kegiatan operasional kepada kebijakan perusahaan Merencanakan optimalisasi penjualan dan biaya operasi seminimal mungkin Mengevaluasi kinerja dan perkembangan dari branch manager yang ada Branch Manager Memimpin dan mengatur seluruh aktivitas yang ada di cabang perusahaan yang dipegangnya Menetapkan kebijakan-kebijakan yang dapat membantu meningkatkan kinerja di cabang perusahaan yang dipegangnya Admin Departemen Head Implementasi sistem dan prosedur yang sudah dibuat oleh kantor pusat dan kantor cabang Membuat dan mengatur pendelegasian tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada staff administrasi Memeriksa, mengontrol, dan mengarahkan pembuatan kegiatan laporan

56 Admin Staff Stock Admin Mengontrol kegiatan pemasukan maupun pengeluaran mobil Mencatat setiap kegiatan pemasukan dan pengeluaran mobil Membuat laporan mengenai kesesuaian pengeluaran mobil kepada kepala administrasi Sales Admin Mengurusi dokumen tagihan, asuransi, leasing sesuai dengan kegiatan operasional yang bersangkutan Faktur Admin Mengurusi kelengkapan pembuatan faktur polisi atas kendaraan yang dijual Cashier Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas dari bank maupun kantor Driver Mengirim kendaraan ke tempat pelanggan yang bersangkutan Receptiont Bertugas sebagai operator telepon di dalam internal perusahaan Warehouse Menyiapkan kendaraan dan memasang aksesoris kendaraan tambahan sesuai dengan surat pengambilan mobil yang sudah disepakati

57 Messenger Bertugas sebagai kurir atau mengambil dan mengirim dokumen kepada pelanggan ataupun pihak yang bersangkutan Sales Manager Memaksimalkan kegiatan manajemen Mengontrol dan mengatur kegiatan penjualan Menyetujui setiap penjualan kendaraan yang sudah disepakati Membuat rencana terget penjualan kepada staff Sales Supervisor Mengawai kegiatan penjualan, lobby pelanggan, mapun follow-up yang dilakukan masing-masing salesman Salesman Menjual atau menawarkan kendaraan dari perusahaan kepada pelanggan atau perusahaan yang direkomendasi Menjelaskan kendaraan kepada pelanggan sesuai pengetahuan yang diperoleh Membuat closing penjualan Bergerak secara mobile atau melakukan kegiatan penawaran kendaraan atau penjualan dimana saja

58 Counter Sales Menjual atau menawarkan kendaraan dari perusahaan kepada pelanggan yang mengunjungi showroom atau ruang pamer Menjelaskan kendaraan kepada pelanggan sesuai pengetahuan yang diperoleh Membuat closing penjualan Berkedudukan di ruang pamer dan penerima tamu Service Manager Kepala bengkel yang mengawasi seluruh kegiatan operasional yang terjadi pada bidang pelayanan servis atau jasa bengkel kepada pelanggan Memeriksa laporan ketersediaan dan pengeluaran sparepart yang dibuat oleh Part Head Memesan kekurangan atau menambah stok dari sparepart asli kepada kantor pusat Part Head Memeriksa ketersediaan sparepart asli dari perusahaan Membuat laporan ketersediaan dan pengeluaran sparepart yang terjadi dalam proses transaksi

59 Part Staff Sales Admin Membuat laporan penjualan sparepart asli dari perusahaan Stock Admin Membuat laporan stok sparepart yang tersedia di dalam gudang Service Staff Cashier Mengatur penerimaan pembayaran yang dilakukan pelanggan Sales Admin Mengatur dan melaporkan kegiatan penggantian sparepart atau jasa perbengkelan kepada atasan Service Advisor Menerima keluhan dari pelanggan yang ingin memakai jasa servis Membuat WO (Work Order), surat perintah pengerjaan sesuai dengan keluhan yang timbul dari pelanggan Foreman Membagi tugas kepada mekanik sesuai dengan urutan dari WO Mechanic Implementasi, memperbaiki, dan memeriksa kendaraan pelanggan Mengganti sparepart ataupun segala hal yang sesuai dengan WO

60 Helper Membantu service staff melakukan kegiatan yang berhubungan dengan servis Messenger Bertindak untuk mengambil atau mengantar dokumen seputar bengkel Service Business Development Memikirkan cara yang terbaik untuk mengembangkan pelayanan jasa bengkel atau servis yang terbaik kepada pelanggan Mengadakan survey terhadap pelayanan mutu dari kerja staff bengkel 3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur yang sedang berjalan dibagi berdasarkan subyek data, yaitu penjualan kendaraan. Berikut adalah proses dari subjek data yang disebutkan di atas : Penjualan Kendaraan dan Aksesoris 1) Pembeli datang ke ruang pamer kemudian menanyakan spesifikasi dan fungsi serta meminta perhitungan dari harga kendaraan baik secara kredit maupun tunai. 2) Counter sales akan menjelaskan fungsi-fungsi dari kendaraan sesuai dengan pengetahuan yang dimiliki maupun sesuai hal-hal yang perlu diketahui oleh calon pembeli.

61 3) Setelah disetujui mengenai perhitungan kredit atau tunai, maka counter sales akan menanyakan kepada pembeli warna yang diminati oleh pembeli, dan mengkonfirmasikan kepada bagian stok kendaraan. 4) Counter sales juga memberikan penawaran aksesoris apa yang diinginkan pembeli. 5) Setelah terjadi kesepakatan, counter sales akan membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) yang harus diisi dengan lengkap oleh pembeli. 6) Counter Sales akan meminta kelengkapan dokumen dari pembeli (bertidak sebagai perorangan) seperti fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga, PBB, rekening 3 bulan terakhir. Jika pembeli kendaraan adalah perusahaan, maka kelengkapan dokumen yang akan diminta seperti fotokopi SIUP, fotokopi laporan keuangan tiga bulan terakhir, rekening koran tiga bulan terakhir, KTP Direksi, akta perusahaan meliputi Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dan Surat Domisili Perusahaan. 7) Pembeli melengkapi dokumen yang diperlukan sekaligus memutuskan cara pembayaran yang akan dilakukan (tunai atau kredit) beserta besar uang jaminan yang akan diberikan. 8) Counter sales akan meminta persetujuan dari sales manager dengan menyerahkan seluruh dokumen yang berkaitan. 9) Setelah sales manager menyetujui, counter sales akan membuat kuitansi tanda terima uang jaminan (sementara) dari pembeli dan menyerahkannya kepada bagian administrasi untuk diperiksa.

62 10) Bagian administrasi akan menginput data pembeli ke dalam sistem dan akan mengeluarkan Surat Permintaan Kendaraan beserta kelengkapan aksesoris kendaraan kepada bagian Stock Administrasi. 11) Stock Administrasi akan mengkonfirmasi ketersediaan kendaraan dalam 3 (tiga) hari kepada Counter Sales dan Head Admin. 12) Head Admin akan membuat dan mengirimkan Faktur Polisi ke Main Dealer, dimana akan diproses pembuatan Surat Tanda Kendaraan Bermotor (STNK) dan plat nomor polisi. 13) Pengajuan ini akan menunggu proses hingga satu minggu, dan Messenger akan mengambil STNK di tempat Main Dealer, dan menyerahkannya kepada Counter Sales. 14) Head Admin akan membuat Faktur Penjualan dan menyerahkannya kepada Counter Sales lalu diserahkan kepada pembeli. 15) Unit kendaraan akan dikirim atau pelanggan dapat mengambil langsung kendaraan, kemudian akan dibuat Tanda Terima Kendaraan lengkap beserta aksesoris kendaraaan berdasarkan kesepakatan yang sudah disetujui. 16) Jika pembeli memutuskan untuk mengambil kendaraan, maka pembeli dapat datang ke show room dan menandatangani Tanda Terima Kendaraan dan memeriksa kelengkapan dokumen maupun aksesoris dari kendaraan. 17) Jika pembeli memutuskan agar kendaraan dikirim, maka bagian Admin akan membuat memo kepada Driver untuk mengantar kendaraan ke alamat kendaraan dan pembeli harus menandatangani Tanda Terima Kendaraan. Biaya pengiriman ini tergantung dari kesepakatan awal diantara Counter Sales dan pembeli, untuk

63 daerah Jakarta tidak dikenakan biaya, jika pembeli meminta mengantarkan ke luar Jakarta, maka akan dikenakan biaya pengiriman. 18) Faktur Penjualan ini akan disimpan ke dalam sistem dan secara otomatisasi akan direkapitulasi dan dibuat laporan penjualan dari sistem kepada Head Admin untuk diperiksa, selanjutnya laporan penjualan ini valid kepada pihak yang memerlukannya. Penjualan Aksesoris secara Purna Jual 1) Pembeli datang ke ruang pamer atau menghubungi sales via telepon, kemudian menanyakan spesifikasi dan fungsi serta meminta perhitungan harga dari aksesoris yang diinginkan. 2) Counter sales akan menjelaskan spesifikasi, fungsi, dan harga dari aksesoris sesuai dengan pengetahuan yang dimiliki maupun sesuai hal-hal yang perlu diketahui oleh calon pembeli. 3) Sales akan meminta aksesoris dari bagian stok. Bila aksesoris yang diinginkan pembeli tersedia, maka sales akan membuat surat pembelian yang berisi daftar aksesoris yang dibeli. Pembeli harus menyerahkan surat pembelian tersebut dan membayar di kasir. Setelah itu pembeli akan menerima tanda bukti pelunasan pembayaran, lalu membawanya ke bagian stok untuk mengambil aksesoris. 4) Bila aksesoris yang diinginkan pembeli tidak tersedia, maka pembeli harus menunggu sampai aksesoris yang diinginkan tersedia pada bagian stok. Jika barang sudah tersedia, maka sales akan memberi kabar kepada pembeli lalu membuat surat pembelian yang berisi daftar aksesoris yang dibeli. Pembeli harus menyerahkan surat pembelian tersebut dan membayar di kasir. Setelah itu

64 pembeli akan menerima tanda bukti pelunasan pembayaran, lalu membawanya ke bagian stok untuk mengambil aksesoris. 3.5 Analisis Hardware dan Software Saat ini PT Istana Kemakmuran Motor telah memiliki teknologi informasi yang digunakan untuk membantu proses operasional sehari-hari. Terdapat beberapa komputer yang digunakan untuk keperluan yang berbeda. Spesifikasi dari komputer-komputer yang ada pada bagian operasional penjualan (sales) adalah : Server Side Computer Tabel 3.1 Tabel Komputer Server PT Istana Kemakmuran Motor Jenis Komputer Jumlah Spesifikasi Hardware Software Processor Pentium IV OS Software Microsoft Windows 2003, Server PC 1 3,2 GHz, Database Software Microsoft SQL Memory 1 GB RAM, Server 2000, Hardisk 80 Giga Bytes Documentation Software Microsoft Office 2003 Printer Server 1 Dot Matrix Printer -

65 Client Side Computer Tabel 3.2 Tabel Komputer Client PT Istana Kemakmuran Motor Jenis Komputer Jumlah Desktop PC 15 Laptop 1 Spesifikasi Hardware Processor Pentium IV 2,6 GHz, Memory 256 MB RAM, Hardisk 20 Giga Bytes Processor Centrino 1,66 GHz, Memory 256 MB RAM, Hardisk 20 Giga Bytes Software OS Software Microsoft Windows XP Professional, Database Software Microsoft SQL Server 2000, Documentation Software Microsoft Office 2003 OS Software Microsoft Windows XP Home Edition, Database Software Microsoft SQL Server 2000, Documentation Software Microsoft Office 2003 3.6 Analisis Aplikasi dan User Aplikasi yang digunakan untuk kegiatan operasional penjualan sehari-hari pada PT Istana Kemakmuran Motor antara lain : OtoBitz, digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Sistem ini bertujuan untuk menampilkan laporan penjualan kendaraan, penjualan aksesoris secara purna jual, pembelian kendaraan dari main dealer, pembelian aksesoris, stok, laba-rugi, penerimaan kendaraan, penerimaan pembayaran, pengeluaran overhead perusahaan. H3S, digunakan untuk mengajukan faktur polisi kepada main dealer. Sistem ini bertujuan untuk menampilkan laporan faktur polisi, inputan STNK.

66 Tabel 3.3 User vs Aplikasi Aplikasi User OtoBitz H3S President Director v - Finance Accounting Director v - Finance Accounting Assistance Director v - Human Resources General Affair Manager v - Human Resources General Affair Staff v - Finance Accounting Staff v - Service Business Development v - Branch Manager v - Admin Departement Head v v Admin Staff v - Sales Manager v - Sales Supervisor v - Salesman v - Counter Sales v - Service Manager v - Part Head v - Part Staff v - Service Staff v -

67 3.7 Analisis Matrix Kebutuhan Informasi Dari tabel 3.1 dapat diketahui terdapat enam orang eksekutif yang dapat mengakses aplikasi operasional Otobitz. Karena adanya pembatasan terhadap data warehouse penjualan, kebutuhan informasi juga ikut disesuaikan, di mana user yang nantinya dapat melihat informasi hanya eksekutif yang berhubungan dengan penjualan yaitu sebanyak enam eksekutif, yaitu Finance Accounting Director, Finance Accounting Assistance Director, Service Business Development, Branch Manager, Admin Departement Head, dan Sales Manager. Tabel 3.4 User vs Informasi User Informasi Branch Manager Finance Accounting Director Penjualan Kendaraan Total unit dan total rupiah kendaraan terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -kelas,jenis,warna, model,tipe mobil -supervisor Total unit dan total rupiah kendaraan terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -kelas,jenis,warna, model,tipe mobil -supervisor l Penjualan Aksesoris Kendaraan Total unit dan total rupiah aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris -supervisor Total unit dan total rupiah aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris -supervisor Penjualan Aksesoris Kendaraan secara Purna Jual Total unit, total rupiah, laba aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris Total unit, total rupiah, laba aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris

68 Finance Accounting Assistance Director Sales Manager Total unit dan total rupiah kendaraan terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -kelas,jenis,warna, model,tipe mobil -supervisor Total unit dan total rupiah kendaraan terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -kelas,jenis,warna, model,tipe mobil -supervisor Total unit dan total rupiah aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris -supervisor Total unit dan total rupiah aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris -supervisor Total unit, total rupiah, laba aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris Total unit, total rupiah, laba aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris Service Business Development Admin Departement Head Total unit dan total rupiah kendaraan terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -kelas,jenis,warna, model,tipe mobil -supervisor Total unit dan total rupiah kendaraan terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -kelas,jenis,warna, model,tipe mobil -supervisor Total unit dan total rupiah aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris -supervisor Total unit dan total rupiah aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris -supervisor Total unit, total rupiah, laba aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris Total unit, total rupiah, laba aksesoris terjual (tabel dan grafik) berdasarkan: -nama aksesoris

69 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan interview dan analisis pada PT Istana Kemakmuran Motor, terdapat beberapa masalah yang dihadapi berkaitan dengan kebutuhan informasi sebagai berikut : Laporan mengenai rincian penjualan perbulan yang akan diberikan kepada eksekutif masih dilakukan secara manual dan hasil dari laporan tersebut memakan waktu berminggu-minggu ataupun lebih, bahkan memungkinkan adanya kelalaian dalam penulisan laporan, sehingga pihak eksekutif harus menunggu kesiapan laporan yang diinginkan. Pihak eksekutif mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya alat bantu aplikasi yang dapat secara langsung dan cepat yang dapat mengumpulkan dan merangkum data operasional menjadi informasi yang berguna bagi eksekutif untuk mendukung analisis guna memudahkan proses pengambilan keputusan. Belum tersedianya alat bantu aplikasi yang dapat dengan cepat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam bentuk grafik, yang dapat memudahkan pihak eksekutif melihat dan menganalisis perkembangan kinerja perusahaan secara instan..

70 3.9 Usulan Pemecahan Masalah Dengan adanya permasalahan dari pihak eksekutif tersebut, data warehouse dapat memberikan solusi atas masalah yang sedang dihadapi. Data warehouse dikenal sebagai database yang menggabungkan data operasional yang ada untuk diolah agar menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan analisis. 3.10 Metodologi Perancangan Berikut adalah metodologi perancangan yang akan digunakan : 1. Pemilihan proses Penjualan Kendaraan Penjualan Aksesoris Kendaraan Penjualan Aksesoris Kendaraan secara Purna Jual 2. Pemilihan grain Penjualan Kendaraan Penjualan Aksesoris Kendaraan Penjualan Aksesoris Kendaraan secara Purna Jual Matching Matching Aksesoris Pesanan Kendaraan Pesanan Aksesoris 3. Mengidentifikasi dimensi Accessories

71 Customer Kendaraan Salesman Waktu 4. Pemilihan fakta Tabel 3.5 Tabel Fakta dan Measure Fakta Penjualan Kendaraan Penjualan Kendaraan Accessories Accessories Purna Jual Measure Total Unit Kendaraan Terjual Total Rupiah Kendaraan Terjual Total Unit Accessories Terjual Total Rupiah Accessories Terjual Total Unit Accessories Purna Jual Total Rupiah Accessories Purna Jual Total Rupiah Laba Accessories Purna Jual 5. Menyimpan pre-kalkulasi di tabel fakta Total Unit Kendaraan Terjual = count(penjualan.nomor) Total Rupiah Kendaraan Terjual = sum(penjualan.hjakhir) Total Unit Accessories Terjual = sum(matchingaccessories.jumlahpasang) Total Rupiah Accessories Terjual = sum(matchingaccessories.totaldpphargajual) Total Unit Accessories Purna Jual = sum(accessoriespurnajual.jumlah) Total Rupiah Accessories Purna Jual = sum(accessoriespurnajual.hargajualakhir)

72 Total Rupiah Laba Accessories Purna Jual = sum(accessoriespurnajual.hargajualakhir - AccessoriesPurnaJual.hargapokok) 6. Penentuan tabel dimensi Tabel 3.6 Tabel Dimensi dan Atribut Dimensi Atribut AccessoriesID Kode Accessories Nama Expired Date CustomerID Nomor Nama Alamat Customer Kota Nilai Transaksi Nilai Uang Muka Expired Date KendaraanID Nomor Rangka Kelas Jenis Kendaraan Warna Model Tipe Expired Date SalesmanID Kode Nama Salesman Supervisor Aktif Expired Date WaktuID Tahun Waktu Bulan Hari

73 7. Pemilihan durasi database Nama Aplikasi Sistem Informasi Tabel 3.7 Tabel Durasi Database Database Ada sejak tahun Database yang akan dibangun untuk Data Warehouse mulai dari tahun Jangka Waktu Data Warehouse OtoBitz OtoBitz 2005 2005 5 8. Menelusuri perubahan dimensi yang perlahan Seiring dengan pemakaian data warehouse dan berjalannya waktu, maka diperkirakan akan terdapat beberapa atribut dari tabel dimensi yang akan berubah. Oleh karena itu, data warehouse juga perlu dilakukan update untuk menjaga konsistensi dan tingkat keakuratan data. Tabel 3.8 Tabel Dimensi, Atribut dan Tipe SCD Dimensi Attribut Tipe SCD Accessories Customer Nama Nama Alamat Kota Nilai Transaksi Kendaraan Nilai Uang Muka Kelas Jenis Warna 2 Model Salesman Tipe Nama Supervisor Untuk menghadapi Slowly Changing Dimensions atau perubahan pada dimensi yang ada, maka dipilihlah tipe ke-2 dari 3 tipe yang ada di mana tipe ke-2 adalah atribut dimensi yang telah berubah akan menyebabkan sebuah record dimensi baru dengan surrogate key yang berbeda.

74 9. Menentukan prioritas dan cara query Perancangan data warehouse dalam menampilkan laporan kepada eksekutif perusahaan harus diperhatikan dari segi administrasi, indexing, backup data, recovery data dan security dalam pengaksesan maupun penyimpanan data. Berikut hal-hal penting dalam manampilkan laporan yang dihasilkan : 1. Administrasi Penampilan laporan data warehouse ditujukan kepada eksekutif dalam perusahaan. Dalam menjalankan proses ETL (Extract, Transform, Load) menjadi tanggung jawab bagian IT, khususnya dalam administrasi perusahaan. Proses ETL ini biasanya berlangsung pada malam hari dan data akan secara otomatis disimpan. 2. Indexing Pemakaian indexing diperlukan dalam proses ETL, hal ini bertujuan untuk mempercepat proses ETL yang dapat memakan waktu lama dalam transformasi data jumlah besar. 3. Backup Backup merupakan bagian yang sangat vital dalam proses ETL, hal ini bertujuan untuk salinan data yang dapat difungsikan apabila terjadi kerusakan data. Maka data dapat diambil dan disalin kembali. Proses backup ini berlangsung sesudah proses ETL untuk disimpan ke dalam media penyimpanan yang ada.

75 4. Recovery Recovery merupakan proses untuk mengembalikan data ke kondisi yang telah disimpan. Hal ini dilakukan apabila terjadi kerusakan pada data. Proses ini sangat penting untuk menjamin kelangsungan dari data warehouse. 5. Security Tingkat keamanan dalam pengaksesan data perusahaan memegang peranan yang sangat vital. Hal ini betujuan supaya pengaksesan dan perubahan data perusahaan tidak dilakukan oleh pihak yang tidak berkepentingan. 3.11 Skema Bintang Dalam perancangan ini dihasilkan tiga bentuk skema bintang, yaitu : Skema bintang Penjualan Kendaraan Skema bintang Penjualan Accessories Kendaraan Skema bintang Penjualan Accessories secara Purna Jual Berikut ini merupakan gambar rancangan skema bintang yang dihasilkan :

Gambar 3.2 Skema Bintang Penjualan Kendaraan 76

Gambar 3.3 Skema Bintang Penjualan Accessories Kendaraan 77

Gambar 3.4 Skema Bintang Penjualan Accessories secara Purna Jual 78