BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan Apotek Newton merupakan salah satu sarana kesehatan yang bertujuan untuk menciptakan dan mewujudkan derajat kesehatan yang baik bagi masyarakat. Apotek Newton didirikan oleh dr. Lydia Widjaja dan dr. Hari Tanudjaja pada bulan Februari tahun 2011. Modal yang digunakan untuk mendirikan Apotek Newton merupakan modal pribadi dari Ibu Lydia dan Bapak Hari. Apotek Newton beralokasi di Ruko Newton Timur NWT 15, Kelurahan Curung Sangereng, Kecamatan Kelapa Dua, Tangerang. Pada awal berdirinya Apotek Newton adalah sebuah toko obat, setelah memiliki modal yang cukup, Ibu Lydia dan Bapak Hari mendirikan sebuah Apotek Newton. Apotek Newton bekerja sama dengan para apotek grosir di daerah Tangerang dalam menyediaan persediaan barang seperti obat-obat dan kosmetik. Apotek Newton bergerak dalam penjualan obat resep, obat tanpa resep, dan menyediakan jasa pemeriksaan yang dilakukan oleh dokter. Dokter di apotek Newton merupakan dokter umum, sehingga anak-anak maupun orang dewasa dapat memeriksa kesehatan di apotek. Selain melayani kesehatan, seperti pemeriksaan dokter apotek newton juga menyediakan berbagai macam obat seperti obat resep dan obat tanpa resep. Obat resep terdiri dari obat bebas terbatas dan obat keras. Obat terbatas ditunjukan dengan gambar lingkaran biru dengan garis tepi sedangkan obat keras ditunjukan dengan gambar lingkaran merah dengan garis tepi hitam terdapat huruf K di tengah lingkaran. Obat tanpa resep biasanya ditunjukan dengan gambar lingkaran hijau dengan garis tepi hitam, obat tanpa resep seperti OTC (obat bebas) yang didapat tanpa harus menggunakan resep dokter. Berikut penjelasan masing- 54
55 masing kategori obat: Tabel 3.1 Kategori obat Kategori Obat Penjelasan Gambar disamping merupakan gambar kategori obat keras. Obat keras harus menggunakan resep dokter, pemakaiannya harus menggunakan dosis yang diberikan oleh dokter. Gambar disamping merupakan gambar kategori obat bebas terbatas yang ditunjukan dengan lingkaran biru. Obat bebas terbatas digunakan untuk mengobati penyakit ringan, obat bebas terbatas memiliki jumlah batasan konsumsi yang harus diperhatikan oleh pasien. Gambar disamping merupakan gambar kategori obat bebas yang ditandai dengan lingkaran hijau. Obat bebas merupakan obat yang dapat dibeli tanpa dengan resep dokter. Dalam kemasan isi obat bebas disertakan brosur yang berisikan isi zat, indikasi, dosis, aturan pakai, efek samping, nomor batch, nomor registrasi, nama dan alamat pabrik, dan cara penyimpanannya. Pasien atau pelanggan yang sering melakukan pembelian barang (obat dan kosmetik) atau melakukan pemeriksaan merupakan masyarakat disekitar daerah Tangerang. Di apotek Newton pasien dapat melalukan pemeriksaan dokter, baik itu pemeriksaan pada saat sakit atau pemeriksaan tekanan darah yang akan dilayani oleh dokter yang sedang bertugas. Di apotek Newton pasien dapat menembus resep obat, pasien dapat membeli obat atau kosmetik, apotek Newton belum memiliki labolatorium oleh karena itu apabila ada pasien yang ingin melakukan tes darah,
56 pihak apotek akan membuat surat ajuan pemeriksaan kepada pasien. Diharapkan Apotek Newton dapat menjadi salah satu sarana pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas. 3.2 Visi dan Misi Setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang ingin dicapai, visi dan misi penting karena menjadi landasan dasar bagi sebuah perusahaan. Visi merupakan jangka panjang yang akan dicapai perusahaan sedangkan misi adalah kegiatan atau aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Visi Apotek Newton adalah menjadi sarana kesehatan di lingkungan gading serpong dan menjadi salah satu pusat distribusi obat. Misi Apotek Newton adalah : 1. Melaksanakan pelayanan dengan cepat, ramah dan profesional. 2. Menyediakan obat, dan alat kesehatan yang bermutu, berkualitas dan bermanfaat bagi masyarakat. 3. Meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup seluruh karyawan. 4. Menyediakan laboratorium untuk meningkatkan fasilitas dalam memberikan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan oleh masyarakat.
57 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Newton (Sumber : Dokumentasi Apotek Newton) Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan wewenang Pembagian tugas dan tanggung jawab : 1. Manajer Tugas dan tanggung jawab manajer : Melaksanakan visi, misi dan tujuan apotek. Mengarahkan dan mengelolah kegiatan penjualan apotek untuk mencapai target yang ditetapkan. Melakukan pemesanan barang jika persediaan barang menipis. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi. Melakukan kegiatan-kegiatan pengembangan apotek. Memimpin seluruh kegiatan apotek. Wewenang manajer : Menentukan sistem terhadap seluruh kegiatan apotek. Mengevaluasi kinerja karyawan pada apotek. Memutuskan pemecahan masalah yang dihadapi bawahan untuk memastikan adanya peningkatan kemampuan dan kompetensi
58 bawahan. Memutuskan pengambilan keputusan operasional. 2. Apoteker Tugas dan tanggung jawab apoteker : Melakukan penelitian terhadap semua obat dan bahan obat yang dibeli. Menyelenggarakan sterilisasi jika diperlukan. Mengawasi pembuatan obat racikan. Mengadakan pengontrolan dan pengecekan terhadap pelayanan atas resep yang telah dibuat dan diserahkan kepada pasien. Wewenang apoteker : Memberikan perintah kerja kepada asisten apoteker. Memberhentikan atau melaporkan asisten apoteker apabila melakukan kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja yang dapat merugikan pasien. 3. Asisten apoteker Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker : Melakukan pelayanan terhadap pasien dari mulai menerima resep sampai menyerahkan obat kepada pasien. Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang diterima. Membuat, mengelola, meracik, mengubah bentuk, mencampurkan, menyimpan, dan menyerahkan obat atau bahan obat.
59 Wewenang asisten apoteker : Berwewenang dalam menjaga rahasia kedokteran dan rahasia kefarmasian dan hanya memberikan kepada pihak yang berhak. Berwewenang dalam memberikan pelayanan kepada pasien secara profesional. 4. Kasir Tugas dan tanggung jawab kasir : Melakukan pelayanan transaksi penjualan pada pasien atau pelanggan. Mendaftarkan pasien yang ingin melakukan pemeriksaan dokter. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan fisiknya. Mengerjakan pembuatan laporan-laporan atau pembukuan. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang. Wewenang kasir : Berwewenang untuk mengeluarkan uang dalam jumlah kecil untuk keperluan apotek. Bewewenang dalam menjaga data identitas diri pasien. 5. Dokter Tugas dan tanggung jawab dokter : Melayani pasien yang melakukan pemeriksaan Memberikan informasi tentang kesehatan pasien. Membuat resep obat sesuai dengan keluhan yang dialami pasien. Memberikan informasi yang benar kepada pasien.
60 Memberikan pelayanan kedokteran secara aktif kepada pasien pada saat sehat dan sakit. Wewenang dokter : Dokter berwewenang dalam menjaga informasi tentang kesehatan pasien kepada orang lain. Dokter berwewenang menetapkan dosisi obat. Dokter berwewenang menentukan jenis obat atau obat yang akan diberikan kepada pasien. 6. Pembantu umum Tugas dan tanggung jawab pembantu umum : Menyediakan fasilitas seperti tempat duduk, meja dan lain sebagainya. Membantu apoteker dalam melaksanakan tugas. Menyediakan alat-alat penunjang kinerja apotek. Wewenang pembantu umum : Berwewenang menetapkan peraturan-peraturan untuk menjaga kenyamanan apotek. Berwewenang dalam pengadaan fasilitas yang dibutuhkan dokter, apoteker atau asisten apoteker dan kasir untuk meningkatkan pelayanan kepada pasien.
61 3.4 Prosedur yang sedang berjalan Front end Pasien yang sakit dan ingin melakukan pemeriksaan dokter mendatangi apotek, bagian kasir akan menanyakan kepada pasien apakah pasien pernah melakukan pemeriksaan sebelumnya. Jika belum, kasir akan mendata diri pasien dan mencatatnya ke dalam memo daftar pasien. Dokter akan melakukan pemeriksaan kepada pasien dan membuat resep obat. Resep obat tersebut diberikan kepada apoteker. Kasir akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembayaran akan diberikan kepada pasien beserta obat yang dibeli setelah pasien melakukan pembayaran. Bukti pembayaran akan dibuat dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada pasien dan rangkap satunya akan di arsip. Pasien yang tidak melakukan pemeriksaan dokter dapat langsung membeli obat yang diinginkan. Kasir akan membuat bukti pembayaran dan bukti pembayaran akan diberikan kepada pasien beserta obatnya setelah pasien melakukan pembayaran. Bukti pembayaran akan dibuat dua rangkap, rangkap satu akan diarsip dan rangkap satunya akan diberikan kepada pasien. Back end Pemasok yang ingin bekerja sama dengan pihak apotek akan didata oleh manajer apotek. Data pemasok berisikan nama pemasok, nomor telepon, email, alamat, dan nomor fax pemasok. Manajer akan mengecek persediaan barang di gudang, jika persediaan barang menipis, manajer apotek akan menghubungi pemasok dan melakukan pemesanan. Pemasok akan membuatkan faktur pemesanan barang dan akan mengirimkan barang yang dipesan beserta faktur pemesanannya.
62 Setelah manajer menerima barang yang dipesan beserta faktur pemesanan, manajer akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima apakah barang yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan atau tidak. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur pemesanan atau ada barang yang dikirim rusak maka manajer apotek akan melakukan retur. Pemasok akan menerima barang retur dari manajer apotek dan kemudian pemasok akan mengganti barang retur tersebut dengan barang yang sesuai atau baik. Jika barang yang diterima sesuai dan tidak ada barang yang rusak, manajer apotek akan melakukan pembayaran. Pemasok akan membuat bukti pembayaran pembelian dan mengirimkannya kepada manajer apotek. Bukti pembayaran yang telah diterima akan diarsipkan untuk pembuatan laporan pembelian barang dan laporan persediaan barang.
63 Activity Diagram act Activity Diagram Before Pasien Dokter Kasir Apoteker Mendatangi apotek melakukan pemeriksaan? [Yes] Mendata pasien Memeriksa pasien [No] Membuat Resep Obat Resep Obat Melakukan Pembelian Obat Melakukan pemeriksaan? Yes InterruptibleActiv ityregion1 Menerima resep obat No Bukti pembayaran rangkap 2 Membuat Bukti Pembayaran Menerima Obat dan bukti Pembayaran Obat Bukti pembayaran rangkap 1 Gambar 3.2 Activity Diagram Front End
64 act Activity Diagram Before 2 Manajer Pemasok Melayani pendaftaran pemasok Memberikan data diri Mendaftarkan pemasok Mengecek persediaan barang Apakah persediaan sudah menipis? [No] [Yes] Melakukan pemesanan Membuat Faktur Pemesanan Mengirim Barang Menerima Barang & Faktur Pemesanan Apakah barang tidak sesuai / ada yg rusak? [Yes] [No] Melakukan Retur Menerima laporan retur Melakukan Pembayaran Membuat Bukti Pembayaran Pembelian Menerima Bukti Pembayaran Pembelian Membuat Pembelian Membuat Persediaan Barang Gambar 3.3 Activity Diagram Back End
65 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan, maka ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Newton, yaitu: 1. Kebutuhan informasi yang belum terpenuhi karena pencatatan transaksi yang masih dalam bentuk dokumen di mana Apotek Newton membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui stok barang yang tersisa dan stok barang yang telah mencapai batas minimum. Hal ini dapat menghambat transaksi operasional bisnis apabila terjadi kekosongan pada stok barang. 2. Pencatatan transaksi baik transaksi pembelian, persediaan, dan penjualan barang masih dalam bentuk dokumen sehingga menyebabkan kurangnya integrasi pada data. 3. Kurangnya sistem keamanan atau akses kontrol, sehingga karyawan memiliki otoritas yang sama seperti manajer, yaitu dapat mengakses seluruh data apotek, kemungkinan di antaranya adalah data rahasia apotek yang dapat dimanipulasi oleh karyawan seperti data harga barang dan data pendapatan apotek. 4. Kesulitan dalam membuat laporan bulanan seperti laporan penjualan barang, laporan penjualan barang pemeriksaan, laporan surat tanda terima barang, laporan catatan hutang, dan laporan persediaan barang yang dikarenakan belum menerapkan sistem berbasiskan aplikasi.
66 3.6 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah-masalah yang diterjadi pada Apotek Newton, maka ada beberapa masukan untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu : 1. Membangun sistem ROP (Reorder Point) agar sistem dapat memberikan notifikasi jika jumlah stok persediaan barang telah mencapai titik minimnya. 2. Merancang sistem basis data pada apotek Newton, yang dapat mengintegrasikan proses pembelian, penjualan dan persediaan barang sehingga apabila ada barang yang masuk berdasarkan surat tanda terima barang atau barang yang keluar berdasarkan penjualan barang atau catatan barang pemeriksaan maka stok dapat ter-update secara langsung dan jumlah persediaan barang yang terkini dapat diketahui dengan mudah. 3. Merancang proteksi keamanan yaitu user password untuk aplikasi dan permissions (hak akses) bagi basis data. Hal ini untuk membatasi hak aksese bagi karyawan sesuai dengan job desk-nya masing-masing. 4. Merancang aplikasi program dengan menggunakan Visual Studio C# dalam pencatatan transaksi operasional, seperti transaksi penjualan, persediaan dan pembelian. Program aplikasi juga dapat menghasilkan laporan penjualan barang, laporan penjualan barang pemeriksaan, laporan surat tanda terima barang, laporan catatan hutang, dan laporan persediaan barang dengan menggunakan query data yang dapat digunakan untuk memonitor proses bisnis dalam pengambilan keputusan operasional.
67 3.7 Perencanaan Basis Data Tahap pertama dalam merancang sistem basis data adalah perencanaan basis data (Database). Perencanaan basis data ini didefinisikan mission statement dan mission objective. Mission statement merupakan tujuan utama dalam pembuatan sistem basis data, langkah selanjutnya adalah membuat mission objective yang mengidentifikasikan tugas-tugas apa yang harus dilakukan oleh sistem basis data. 3.7.1 Mission Statement Misi dari sistem basis data pada Apotek Newton adalah untuk mengintegrasikan data agar dapat mempermudah dalam mengontrol dan memonitor seluruh data seperti data-data pembelian, persediaan dan penjualan. Dengan data yang terintegrasi, dapat mempermudah dalam pembuatan laporan, agar laporan yang dihasilkan lebih akurat serta mempermudah dalam melakukan pencarian data. 3.7.2 Mission Objective Tujuan dari sistem basis data pada Apotek Newton adalah : 1. Untuk mengelola (insert, update, save) data barang. 2. Untuk mengelola (insert, update, save) data pemasok. 3. Untuk mengelola (insert, update, save) data karyawan. 4. Untuk mengelola (insert, update, save) data pasien. 5. Untuk mengelola (insert, update, save) data catatanpemeriksaan. 6. Untuk mengelola (insert, update, save) data suratajuanpemeriksaan. 7. Untuk mengelola (insert, update, save) data jenispemeriksaan. 8. Untuk mengelola (insert, update, save) data pembayaranpenjualan. 9. Untuk mengelola (insert, update, save) data penjualanbarang.
68 10. Untuk mengelola (insert, update, save) data KategoriBarang. 11. Untuk mengelola (insert, update, save) data jenissatuan. 12. Untuk mengelola (insert, update, save) data PersediaanBarang. 13. Untuk mengelola (insert, update, save) data purchaseorder. 14. Untuk mengelola (insert, update, save) data surattandaterimabarang. 15. Untuk mengelola (insert, update, save) data returpembelian. 16. Untuk mengelola (insert, update, save) data pembayaranpembelian. 17. Untuk mengelola (insert, update, save) data catatanhutang. 18. Untuk mengelola (insert, update, save) data persediaanbarang 19. Untuk mencari data barang. 20. Untuk mencari data pemasok. 21. Untuk mencari data karyawan. 22. Untuk mencari data pasien. 23. Untuk mencari data catatanpemeriksaan. 24. Untuk mencari data suratajuanpemeriksaan. 25. Untuk mencari data jenispemeriksaan. 26. Untuk mencari data pembayaranpenjualan. 27. Untuk mencari data penjualanbarang. 28. Untuk mencari data kategoribarang. 29. Untuk mencari data jenissatuan. 30. Untuk mencari data persediaanbarang. 31. Untuk mencari data purchaseorder. 32. Untuk mencari data surattandaterimabarang. 33. Untuk mencari data returpembelian. 34. Untuk mencari data pembayaranpembelian.
69 35. Untuk mencari data catatanhutang. 36. Untuk mencari data persediaanbarang 37. Untuk melaporkan penjualan. 38. Untuk melaporkan surattandaterimabarang. 39. Untuk melaporkan catatanhutang. 40. Untuk melaporkan persediaanbarang.
70 3.8 System Definition Gambar 3.4 System Definition Gambar diatas, menggambarkan proses-proses yang terjadi di dalam ruang lingkup sistem basis data Apotek Newton dan bagian-bagian yang termasuk didalamnya sebagai system boundary meliputi proses pendaftaran, pemeriksaan, penjualan, pembayaran, persediaan, pembelian, retur, catatan hutang, barang, karyawan, surat ajuan pemeriksaan, dan retur. Karyawan dan manager ikut terlibat sebagai user di dalamnya karena mempunyai keterlibatan peranan dalam penggunaan terhadap apa yang menjadi batasan dalam sistem basis data ini, sedangkan untuk pemasok dan pasien berada di luar system boundary, dikarenakan mereka tidak terlibat dalam pemakaian sistem basis data.
71 3.9 Pengumpulan Kebutuhan dan Informasi Setelah melakukan teknik fact-finding yaitu wawancara dan observasi di Apotek Newton, maka informasi yang dibutuhkan oleh Apotek Newton adalah: Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan dan Informasi Data Tipe Akses Kasir Manajer Apoteker Dokter Barang Query X X X X View X X X X Surat X X Pemasok Query X View X X Surat X X Pasien Query X X View X X X Surat X X CatatanPemeriksa an Pembayaran penjualan Query X X View X X Surat X X X Query X View X Surat X X X Penjualan Barang Query X View X Surat X X X PersediaanBarang Query X X View X X X Surat X X X X PurchaseOrder Query X View X X Surat X X Retur pembelian Query X View X X X Surat X X X Pembayaran Query X X
72 pembelian View X X Surat X X X Catatan hutang Query X X View X X Surat X X X X SuratTandaTerim Query X X a barang View X X Surat X X X X SuratAjuan Query X X Pemeriksaan View X X Surat X X X