1 SAP Business Process Berikut ini merupakan gambaran mengenai proses bisnis yang ada di Purchasing 1.1 Create Item Master Data Inventory Item Master Data pilih tombol add. 2. Masukan detail barang secara lengkap lalu tekan tombol add ujung kiri bawah.
1.2 Purchase Request Purchasing A/P Purchase Request entry data yang diperlukan add
Untuk memasukkan nomor item, maupun vendor, dapat diinput secara manual atau dipilih dari list item. Setelah data diisi lengkap, baru di add. 1.3 Purchase Request Report Purchasing - A/P Purchasing Reports Purchase Request Report 1. Pastikan checkbox Display Open Purchase Request Only di check
2. Pilih OK untuk menampilkan daftar PR yang masih Open.
3. Klik kolom Selected untuk men-uncheck semua pilihan barang 4. Untuk memilih barang yang hendak dibuatkan purchase quotation-nya, check kolom selected. 5. Untuk memilih vendor, klik tab di kolom vendor code
6. Kemudian pilih create purchase quotations untuk membuat quotation dari barang yang dipilih 1.4 Purchase Quotation Untuk membuka quotation yang akan diisi ada 2 cara: 1. (a) Purchasing - A/P Purchase Quotation Kemudian klik data pada menu bar kemudian klik previous record untuk melihat quotation yang baru dibuat atau bisa menggunakan shortcut, ctrl + (b) Purchasing A/P Purchase Request Report
Untuk membuka quotation yang sudah pernah dibuat berdasarkan PR, tinggal membuka form PR report. Setelah itu tinggal klik panah kuning pada kolom Target Doc. 2. Isi detail Quotation Isi detail quotation seperti required date, quoted qty, unit price pada tab Content. 3. Klik tombol ok (ujung kiri bawah)
4. Jika terdapat banyak Quotation pada 1 PR, klik kanan pada quotation atau PR dan pilih Relationship Map untuk melihat hubungan antara PR dan Quotation yang dibuat.
5. Dokumen yang sedang dibuka ditandai warna kuning. Untuk membuka quotation lainnya, klik 2 kali pada table quotation yang berwarna biru. Update bisa langsung dilakukan pada quotation tersebut. Jangan lupa klik tombol update :D 1.5 Quotation Comparison Report Purchasing - A/P Purchase Report Purchase Quotation Comparison Report 1. Klik display open PQ only untuk membuka PQ hanya yang open
2. SAP akan menampilkan urutan PQ. PQ yang kriterianya memenuhi prioritas yang sudah ditetapkan ditandai dengan warna merah. 3. Untuk mengganti prioritas kriteria, klik sort di ujung kanan bawah. 1.6 Purchase Order Purchasing Purchase order
1. Dokumen ini juga dapat dibuat berdasarkan dengan Purchase Request, Purchase Quotation yang sudah dibuat, atau Blanket Agreement yang pernah didata. 2. Setelah memilih jenis dokumen, pilih dokumen mana yang akan diambil datanya. 3. Jika memilih sumber dari purchase request, dan semua data pada dokumen tersebut akan digunakan pilih draw all data.
4. Jika ada perubahan, maka dapat dipilih customize dan data dapat diedit.
5. Jika memilih sumber dari purchase quotation, ada dokumen quotation lain dengan group number yang sama, maka dapat dipilih bersamaan. Caranya, pilih yes ketika akan menutup purchase quotation lainnya.
6. Pilih draw all data jika akan menggunakan data tanpa mengedit. 1.7 GR/PO Purchasing - A/P GR/PO 1. Masuk ke dalam form Purchase Order. Cari PR yang akan dibuat GR/PO, kemudian klik pada Copy To, dan pilih G. Receipt PO pada dropdown box.
2. Setelah menu G.Receipt PO di dropdown box di klik, form GR/PO akan langsung tampil. Jika item yang dipesan telah benar jenis dan kuantitasnya, pilihlah Add untuk menyimpan form GR/PO. Akan muncul tampilan konfirmasi data tidak dapat diganti setelah disimpan, jika sudah yakin data benar, klik Yes.
1.8 Goods Return Pilih Purchasing Goods Return 1. Dokumen ini dapat dibuat dengan berdasarkan pada Goods Receipt PO. 2. Pilih draw all data jika ingin menggunakan semua data tanpa mengeditnya, atau customize jika akan dilakukan perubahan.
1.9 A/P Invoice 1. Form GR/PO yang akan dibuat A/P invoice nya dibuka, klik pada button Copy To untuk memilih A/P invoice pada dropdown boxnya. 2. Kemudian form A/P invoice akan terbuka, jika item dan kuantitas telah sesuai, form A/P invoice dapat disimpan dengan klik di button Add. Pada information
box akan menanyakan konfirmasi bahwa data yang telah disimpan tidak dapat diganti. Jika telah yakin, form dapat disimpan. 1.10 A/P Credit Memo 1. Pilihlah A/P Credit Memo pada Purchasing A/P untuk membuka form A/P Credit Memo. 2. Masukkan nama vendor pada text box Vendor, pilihlah sesuai dengan vendor yang diinginkan.
3. Kemudian klik Copy Form, dan pilih A/P Invoices pada dropdown box yang ada. Akan tampilan pilihan invoice yang ada, pilihlah invoice yang sesuai.
4. Pada tampilan Draw Document Wizard yang ada, pilihlah Use Doc and Row Exchange Rate from Base Document and Customize. Kemudian pilih Finish.
5. Pada form A/P Credit Memo yang tampil, jika isi dan kuantitasnya sudah benar, form dapat disimpan dengan memilih Add dan akan muncul form konfirmasi. Jika telah yakin, pilih Yes.
1.11 A/P Down Payment Invoice 1. Dari Purchasing A/P pilihlah A/P Down Payment Invoice 2. Isi vendor sesuai dengan vendor yang akan dibayarkan Down Payment nya. 3. Pada pilihan dropdown box Copy Form, pilihlah Purchase Order. Dan pilih form Purchase Order sesuai dengan yang akan dipakai.
4. Pada menu Draw Document Wizard, pilih Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc, kemudian Finish
5. Pada form A/P down Payment Invoice yang telah terbuat, isilah pada bagian DPM, berapa persen (%) down payment yang akan dibayarkan kepada vendor. kemudian klik Add. Akan ada tampilan konfirmasi dan jika sudah yakin dengan isinya, klik Yes. 1.12 Landed Cost Purchasing - A/P Landed Cost
1. Pilih Vendor untuk membebankan biaya penerimaan barang, dengan cara pada field vendor tekan tombol tab ( pada keyboard )
2. Kemudian pilih copy from Good Receipt PO 3. Pilih nomor dokumen yang akan dikenakan biaya landed cost, setelah itu tekan tombol choose
4. Setelah itu masukan alokasi untuk biaya yang akan dikenakan, dengan cara masuk pada tab Costs New Landed Cost, masukan nilai pada allocation lalu pilih update. 5. Jika landed cost sudah dibuat, maka pilih OK. 6. Masukkan jumlah biaya pada kolom amount lalu pilih add.