BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI DAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA 4.1 Rencana Implementasi Agar model linear programming yang telah dibuat dapat digunakan dengan baik oleh YMMI, terdapat beberapa hal yang harus dilakukan terlebih dahulu. Diantaranya adalah: 1. Standarisasi dalam penulisan model gitar YMMI Agar memudahkan pemindahan dan pencarian data, dianjurkan untuk membuat standarisasi penulisan model gitar. Hal ini dilakukan karena masih terdapat perbedaan penulisan di tiap file excel antara satu dan yang lainnya. Hal ini sangat menyusahkan dan membuang-buang waktu apabila kita ingin mencari atau memindahkan data. 2. Pembuatan form spreadsheet Microsoft Excel yang baku Model linear programming yang telah dibuat membutuhkan bentuk form Spreadsheet Excel yang baku agar efisien dalam membuat rencana produksi tiap bulan (cukup dengan melakukan input data dan tidak perlu mengubah-ubah lagi). 3. Pembelajaran tentang fitur solver pada Microsoft Excel Pembuatan model linear programming menggunakan fitur solver pada dasarnya merupakan sebuah problem matematis. Untuk dapat menggunakannya dengan baik, seseorang harus memahami konsep pembuatan model linear programming serta mengenali fitur solver tersebut. Fitur solver juga sangat berguna untuk berbagai macam aplikasi sehingga YMMI tidak akan rugi untuk mempelajari cara penggunaannya. 4. Pengukuran data yang dibutuhkan secara berkala Data yang dibutuhkan oleh model linear programming harus akurat. Hal ini berkaitan dengan pelaksanaan rencana produksi yang telah dihitung menggunakan model tidak melenceng terlalu jauh dari asumsi-asumsi awal yang telah dimasukkan. Apabila terdapat perubahan maka model dari rencana produksi yang telah dibuat harus direvisi. 63
5. Disiplin pekerja Agar produksi lancar, para pekerja juga harus mempunyai disiplin yang tinggi untuk dapat mengikuti rencana produksi yang telah dibuat. 6. Pertahankan atau tingkatkan kualitas kerja Karena jumlah inventori material untuk sistem Just-In-Time yang digunakan terbatas, setiap bagian harus dapat mempertahankan atau meningkatkan kualitas barang yang dihasilkan agar tidak terjadi pengerjaan ulang. 7. Memperkecil cycle time dan setup time Diperlukan agar batch size yang besar dapat diperkecil untuk mendukung pelaksanaan Just-In-Time. 8. Menjaga kestabilan pelaksanaan produksi Perlu adanya pengawasan dan pencegahan hal-hal yang dapat menghalangi atau mengganggu pelaksanaan proses produksi (mesin rusak, suasana kerja yang tidak kondusif, mati lampu, dan lain-lain) 9. Komunikasi atasan dan bawahan Pelaksanaan rencana produksi ini juga harus dapat diiringi dengan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan. 4.2 Kebutuhan Sumber Daya Dalam penggunaan model linear programming ini, dibutuhkan juga beberapa sumber daya yang memadai seperti: 1. Penambahan fitur solver pada tiap komputer di YMMI Fitur solver dapat ditambahkan pada Microsoft Excel hanya dengan menggunakan CD Microsoft Office. 2. Orang-orang yang mengerti tentang linear programming Pada dasarnya konsep linear programming akan mudah dijalani oleh orangorang yang telah memahami dan mengerti cara menggunakannya. 3. Alat-alat bantu atau prosedur kerja lebih baik YMMI perlu mengurangi kelemahan mereka untuk memberikan waktu learning process pada pekerja-pekerja baru dan lamanya setup time untuk beberapa model. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan alat-alat bantu ataupun prosedur kerja lebih mudah untuk melakukan proses produksi. 64
4. Vendor atau supplier yang bagus Untuk dapat menggunakan metode Just-In-Time, YMMI perlu membina hubungan relasi yang kuat bersama vendor atau supplier mereka. Beberapa ciriciri vendor atau supplier yang sesuai untuk Just-In-Time adalah: vendor atau supplier dengan lead time yang kecil, vendor atau supplier yang dapat mengirim barang secara berkala, vendor atau supplier dengan kualitas yang diharapkan, dan vendor atau supplier yang dapat menyediakan barang sesuai dengan kebutuhan. 5. Komunikasi antar bagian yang baik Pembentukan cara komunikasi yang baik antar bagian produksi. Hal ini dilakukan agar rencana produksi yang telah dibuat dapat diikuti dengan baik sesuai dengan pull system dari lean production. Diharapkan dengan penggunaan alat-alat bantu komunikasi seperti sistem kartu (kanban system) ini dapat menolong terbentuknya komunikasi yang lebih baik. YMMI juga perlu mulai mengurangi ketergantungannya untuk meyimpan inventori dalam jumlah besar. Menurut Chase et. al. : when inventory levels are low, quality problems become very visible (2006: 474). Ilustrasi dari pernyataan ini dapat dilihat pada gambar di bawah. Gambar 4.1 Ilustrasi Ketika Inventory Rendah Maka Masalah-Masalah yang Ada Dapat Terlihat (Chase et. al., 2006: 474) 65
Apabila kita memisalkan banyaknya inventory adalah tinggi permukaan air pada sebuah sungai, maka dengan menurunkan ketinggian air, akan membuat batu-batu yang berada di dasar sungai menjadi terlihat. Batu-batu tersebut adalah masalahmasalah yang ada pada perusahaan, sehingga apabila perusahaan mempunyai stock inventory yang banyak, justru akan menyembunyikan batu-batu tersebut. Dengan munculnya masalah-masalah yang ada, YMMI dapat menentukan langkah selanjutnya untuk lebih mendekati Just-In-Time. Metode Just-In-Time pada dasarnya juga membutuhkan safety stock. Untuk mengurangi kemungkinan stock out tetapi tetap meminimalisasi cost yang kita keluarkan, YMMI dapat menghitung safety stock yang dibutuhkannya untuk inventory dengan menggunakan teori fixed order quantity model. Safety stock ini digunakan apabila terjadi kejadian-kejadian yang tak dapat diprediksi misalnya seperti: 1. Kualitas yang tidak sesuai sehingga membutuhkan pengerjaan ulang 2. Antisipasi perubahan demand Seiring dengan berjalannya waktu jumlah safety stock dapat dikurangi sedikit demi sedikit agar terjadi cost down. Selain dengan adanya cost down, pengurangan jumlah safety stock pada tiap proses produksi juga dapat memberikan keuntungankeuntungan lainnya yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 66
Gambar 4.2 Effects of JIT Production (Schonberger, 1982: 26, 33, 36) Dengan dikeluarkannya safety stock atau buffer inventory pada proses produksi, akan meningkatkan produktivitas (output sama atau lebih dengan jumlah material lebih sedikit), meningkatkan kesadaran pekerja pada masalah yang ada sehingga memicu ide-ide untuk kemajuan sistem, output yang lebih merata, serta berkurangnya ketidakpastian sehingga sistem membutuhkan lebih sedikit buffer stock. Agar proses produksi dapat berlangsung tanpa adanya kemungkinan stock out, YMMI disarankan untuk menggunakan fixed order quantity model dalam menghitung safety stock mereka. Dengan menggunakan perhitungan model tersebut, YMMI harus memesan material tambahan ketika material yang ada di stock telah mencapai titik kritis. Kekurangan dari model ini adalah besarnya cost yang akan dikeluarkan perusahaan apabila perusahaan menggunakan material yang ada secara berlebihan sehingga harus memesan terus ketika mencapai titik kritis. 67
Total annual cost = Annual purchase cost + Annual ordering cost + Annual holding cost Dimana: D Q TC = DC + S + H Q 2 2DS Q opt = H R = dl TC D C Q S R H d L = Total annual cost = Demand = Cost per Unit = Quantity to be ordered = Setup cost (ordering cost) = Reorder point = Holding cost = Average demand = Order lead time Gambar 4.3 Basic Fixed Order Quantity Model (Chase et. al., 2006: 598) 68