BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada saat ini, kebutuhan informasi baik oleh individu, instansi, atau suatu perusahaan sangatlah penting. Disamping itu cara penyajian dan pengolahannya berkembang dengan pesat. Untuk mendayagunakan informasi yang ada serta menyediakan informasi yang sesuai bagi penyuluh dan pemakai informasi yang dihasilkan oleh lembaga-lembaga penelitian, perguruan tinggi serta sumber informasi lain perlu dipilih, kemudian dikemas ulang. Fenomena yang terjadi saat ini, masyarakat mulai gencar mencari informasi melalui internet. Mudahnya akses ke berbagai sumber informasi melalui internet mendorong perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi untuk menyediakan informasi dalam bentuk elektronik yang bisa diakses melalui internet. Repository adalah kumpulan file elektronik yang terdiri dari berbagai karangan ilmiah. Repository akan memudahkan pengguna memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai serta dapat dengan mudah diaplikasikan. Repository merupakan hal yang penting bagi suatu perguruan tinggi yang membantu dalam pengelolaan aset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menyimpan dan temu kembali aset intelektualnya. Adapun yang menjadi permasalahan dalam pengemasan informasi adalah banyaknya informasi yang ada dari berbagai sumber informasi baik tercetak, non cetak, maupun digital, membuat kebingungan tersendiri bagi pengguna untuk mendapatkan informasi terbaik dan sesuai dengan kebutuhannya. Banyak informasi yang tersedia melimpah tersebut kadang dapat menyulitkan pengguna dalam memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Informasi kadang juga disajikan sepotong-potong, kurang lengkap, bersifat umum 1
atau kurang spesifik, atau menggunakan istilah yang sulit dipahami oleh masyarakat umum. Akibatnya, pengguna informasi sulit memperoleh informasi yang tepat atau langsung dapat dimanfaatkan, Kecenderungan yang banyak dilakukan oleh perpustakaan dewasa ini, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah mengalihmediakan sumber daya informasi berbasis tercetak yang dimilikinya ke dalam format elektronik, baik yang bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah. Sejumlah perpustakaan perguruan tinggi mulai melakukan digitalisasi informasi yaitu dengan cara merekam ulang koleksi karya ilmiah yang dimilikinya ke dalam bentuk elektronik agar dapat diakses secara online oleh pengguna melalui internet. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang melakukan digitalisasi koleksi karya ilmiah itu adalah Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melalui layanan Repository UHN yang terdapat pada situs web Perpustakaan UHN. Perpustakaan UHN merupakan suatu lembaga penyedia informasi yang menyediakan sumber daya informasi untuk seluruh sivitas akademika, terutama untuk memenuhi kebutuhan studi mahasiswa. Ketersediaan informasi pada Perpustakaan UHN dapat membantu mahasiswa dan dosen dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Koleksi Deposit Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN) adalah karya ilmiah berupa Skripsi, yang dihasilkan oleh mahasiswa. Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannnya terbatas karena tidak dapat dipinjam keluar dari gedung perpustakaan dan jumlahnya hanya satu eksemplar perjudul. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki koleksi ini dalam bentuk tercetak dengan jumlah yang besar dan terus mengalami pertambahan setiap tahunnya. Pengelolaan koleksi tersebut tentunya telah memunculkan berbagai masalah, selain membutuhkan space ruangan yang luas, pemeliharaan koleksi ini juga memerlukan tenaga dan biaya yang besar. Digitalisasi koleksi ini menjadi salah satu solusi untuk meminimalkan masalah tersebut baik dalam pengelolaan maupun pemanfaatannya. Koleksi Repository UHN adalah karya ilmiah yang pada umumnya 2
berhubungan dengan pembelajaran dan kegiatan penelitian. Koleksi ini sangat diperlukan karena pengembangan penelitian seringkali dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang informasi ilmiah dapat memberi kontribusi yang baik pula terhadap penelitian lainnya. Penelitian akan berkembang semakin baik jika akses terhadap sumberdaya informasi ilmiah semakin mudah, cepat dan efisien. Selain itu, digitalisasi terhadap koleksi Repository UHN dibutuhkan untuk memperluas pemanfaatan dan kemudahan akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh (remote access) tanpa harus datang keperpustakaan. Pemanfaatan sember daya informasi elektronik dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas dari manca negara apabila sumberdaya tersebut diperlukan secara terbuka melalui website perpustakaan. Perpustakaan sebagai penyedia informasi, dalam hal ini tentunya telah memainkan peran untuk mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan koleksi elektronik. Untuk itu, kualitas sumberdaya informasi elektronik yang dimiliki harus diperbaharui dengan mendigitalisasikan koleksi yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi. Repository Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN) memiliki koleksi sumber daya informasi elektronik yang masih sedikit jumlahnya. Berdasarkan observasi terdapat 2.500 dokumen (pertanggal 02 Maret 2014) yang tercetak. Tetapi dokumen yang telah dipublikasikan pada UHN Repository Web Perpustakaan UHN masih terdiri dari karya ilmiah (147 item) dan skripsi (129 item), keseluruhannya berjumlah 276 item. Jika di persentasikan hanya 1% item yg di publikasikan ke Web Repository Perpustakaan UHN Medan dari jumlah keseluruhan dokumen yang tercetak. Itu di karenakan karena repository UHN di buat sejak tahun 2010, selain itu Sumber Daya Manusia (SDM) hanya berjumlah 1 orang, oleh karena itu dokumendokumen lambat untuk di publikasikan ke dalam Web repository Perpustakaan UHN. 3
Ketersediaan dokumen-dokumen tersebut pada UHN Repository dapat membantu pengguna dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasinya. Penyerahan skripsi hasil penelitian dalam bentuk tercetak dinilai kurang efektif dan efisien dikarenakan memerlukan tempat yang luas dan perawatan yang lebih intensif. Dengan dukungan teknologi informasi saat ini, pendokumentasian skripsi dapat dikemas dalam bentuk media compact disk (CD). Setiap mahasiswa jenjang Program Sarjana (skripsi) yang telah menyelesaikan studi harus menyerahkan duplikat karya ilmiahnya yang ditulisnya kepada Perpustakaan Universitas dalam bentuk tercetak satu eksemplar dan dalam bentuk file elektronik yang dikemas dalam media Compact Disk (CD). Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik ingin menganalisis bagaimana pengolahan Repository perpustakaan UHN oleh pegawai perpustakaan UHN. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian ini adalah Analisis Pengolahan Repository Universitas HKBP Nommensen Medan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimanakah pengolahan e-repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan (UHN)? 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengolahan e- repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. 1.4 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Bagi perpustakaan, sebagai koleksi petunjuk dalam pengolahan e-repository terutama pada pengolahan e-repository Universitas HKBP Nommensen Medan. 2. Bagi pengguna, sebagai bahan masukan dalam pengolahan informasi elektronik terutama pada pengolahan e-repository Universitas HKBP Nommensen Medan. 4
3. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi, serta pemahaman tentang pengolahan e-repository. 1.5 Ruang Lingkup Penelitian Penulis memberi batasan ruang lingkup penelitian yang terfokus pada pengolahan e-repository UHN meliputi pola pengolahan, prosedur pengolahan e- repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. 5