PROGRESS REPORT USU REPOSITORY PERPUSTAKAAN USU TAHUN 2010

Transkripsi

1 PROGRESS REPORT USU REPOSITORY PERPUSTAKAAN USU TAHUN 2010 Disusun Oleh: Rasiman (Tim Pengembangan USU Repository) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI MEDAN, 2010

2 Tentang USU Repository Koleksi Deposit USU atau USU Repository adalah karya ilmiah berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, dan/atau kertas karya yang dihasilkan oleh mahasiswa, dan karya ilmiah yang dihasilkan dosen berupa artikel, laporan penelitian, dan karya lainnya tentang universitas. Koleksi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam ke luar dari perpustakaan dan jumlahnya juga hanya satu eksemplar per judul. Saat ini ada dua bentuk koleksi tersebut, yaitu bentuk tercetak disebut Deposit USU, dan bentuk elektronik disebut USU Repository.

3 Existing System Digital Repository Software (DRS) yang digunakan untuk pengelolaan USU Repository adalah DELI. DELI dibuat tahun 2007 dan dikembangan sendiri dalam bentuk sebuah modul (extensions) yang diintegrasikan dengan Joomla sebagai Websitenya dan sudah digunakan oleh Perpustakaan USU sejak tahun 2008 yang lalu.

4 Permasalahan Dirasakan kian hari performa aplikasi DELI menurun Hasil analisa menunjukkan ada dua faktor penyebab yang signifikan yaitu: 1. Adanya jumlah akses yang meningkat (dapat dilihat dari statistik kunjungan website), dan jumlah anggota (members) terdaftar meningkat. 2. Adanya pertambahan rekod (items) setiap hari.

5 Permasalahan (lanjutan) Penurunan performa DELI berdampak juga terhadap kinerja yang lain seperti: Entri data dan proses penelusuran (searching) menjadi terkendala karena prosesnya lambat, dan Kadang-kadang terjadi system error sehingga secara otomatis Website library.usu.ac.id juga tidak dapat diakses. Karena DELI menyatu dengan Website library.

6 Solusi Mengatasinya Mengganti DELI dengan DSpace Mengapa Dspace? Beberapa alasan dan pertimbangan sbb: Memiliki keunggulan serta fitur-fitur yang mumpuni seperti; statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) Penggunnya tersebar hampir di seluruh dunia (lihat di sini dengan komunitas besar sehingga memungkinkan adanya sharing informasi dalam hal penggunaan maupun update sistem

7 Migrasi dari DELI ke DSpace Proses Migrasi Ada berbedaan program dan arsitektur database antara DELI dengan DSpace, dimana DELI menggunakan database MySQL sedangkan DSpace menggunakan database PostgreSQL Adanya berbedaan tersebut mengakibatkan proses konversi mengalami kesulitan, karena konversi tidak dapat dilakukan secara konvensional (database to database) Solusinya adalah dibuatkan sebuah aplikasi konversi (web service) yang disebut dengan DeliToDSpace

8 Migrasi dari DELI ke DSpace (lanjutan) Konversi dan Impor Data Ujicoba hasil konversi dan Impor ke DSpace (mengalami perbaikan) Dari total judul di DELI, ada 144 judul yang tidak dapat dikonversi. Ini karena metadata dari judul2 tsb ternyata file digitalnya mmg tidak ada, sehingga proses konversinya diabaikan olh sistem konversi. Jadi total judul yang berhasil dikonversi dari DELI adalah judul (144 = lose 1,01%) Mengingat banyaknya data, maka proses Impor ke DSpace dilakukan secara bertahap (17 23 Maret 2010) Total judul yang berhasil diimpor ke DSpace adalah judul (100%)

9 Tanggal 29/12/09 30/12/09 Time Table Migrasi dari DELI ke DSpace Kegiatan Instalasi Ubuntu Linux Server LTS kernel server Instalasi DSpace versi 1.5.2, Server Java Apache Tomcat versi dan PostgreSQL versi /02/10 Pembuatan aplikasi konversi DeliToDSpace 06/03/10 Ujicoba Impor Data hasil Konversi 15/03/10 Melakukan konversi ulang seluruh data dari DELI 17-23/03/10 Melakukan proses Impor data ke DSpace 6-7/03/10 Melakukan Upgrade DSpace ke (release terbaru), dan Server Java Apace Tomcat v

10 Setelah Implementasi DSpace Website atau domain USU Repository sudah terpisah dari USU Library USU Library URLnya: library.usu.ac.id USU Repository URLnya: repository.usu.ac.id Catatan: Penamaan domain repository.usu.ac.id sudah sesuai dengan yang direkomendasikan dalam Ranking Web of World Repositories (RWWR) The institutional repository is a very important asset of the institution as a whole, not only of the library. We recommend the following syntax for the institutional repository web address : and not

11 Setelah Implementasi DSpace (lanjutan) Beberapa kegiatan yang sudah dilakukan setelah USU Repository menggunakan DSpace a.l: Mendaftarkan USU Repository ke Direktori Open Access Repositories: ROAR, dan OpenDOAR (konfirm tgl 15 Jan 2010) saat itu dari Indonesia yang terdaftar baru ada 5 termasuk USU Repository (sekarang sudah ada 8). Dari total anggota terdaftar di ROAR 574 menggunakan DSpace, 328 EPrints, 434 Other Software (various) Secara otomatis juga terdaftar di OCLC s OAICat Repository Framework (karena sudah support OAI-PMH) Last Checked On: 2/26/2010 7:59:29 PM

12 Setelah Implementasi DSpace (lanjutan) Sudah terdaftar di Google Scholar (GS) (site:usu.ac.id), tercatat artikel (per 26/04/10) yang sudah di indeks oleh GS, dan USU Repository memberikan kontribusi artikel. Padahal sebelumnya (per 14/09/09) di USU hanya ada 33 artikel saja. Sudah mendaftakan jurnal PUSTAHA yang merupakan bagian USU Rep ke DOAJ (Directory of Open Access Journals) (19/04/10), sudah di konfirm dan di-approval tgl 10/05/10. Ini daftar link member dari Indonesia yang sudah terdaftar di DOAJ. Sudah mendaftarkan ke Direktori Ranking Web of World Repositories ( (09/04/10), tetapi belum di Approval.

13 Kemungkinan Yang Akan Terjadi Karena Website USU Repository sudah terpisah dari USU Library, maka kemungkinan akan terjadi sbb: Penurunan statistik pengunjung (visits) ke USU Library, karena mayoritas diakses adalah artikel yg ada di USU Repository Penurunan jumlah members terdaftar (per 26/04/10 ada members)

14 Yang Sedang Dilakukan Saat Ini Beberapa kegiatan yang sedang dilakukan setelah USU Repository menggunakan DSpace a.l: Melakukan validasi data hasil Impor dari DELI Melakukan entri data baru dan mengupload dengan cara memecah file per bab Membuat drat aturan/mekanisme penyerahan tugas akhir mahasiswa untuk merevisi SK Rektor No.: 1240/H5/SK/PK/2OO7 ttg Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa Kepada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

15 Prediksi Ranking di Webometrics Berdasarkan kegiatan yang sudah dan sedang dilakukan dapat diprediksi USU akan mengalami peningkatan pada Ranking Webometrics periode Juli 2010 mendatang WR Univ. (Sz) (V) (RF) (Sc) USU USU USU USU Jul 08 Jan 09 Jul 09 Jan USU Jul 10 Realisasi Jul USU

16 Kesimpulan Beberapa kegiatan yang sudah dilakukan setelah USU Repository menggunakan DSpace dapat disimpulkan a.l: Harus membuka diri dengan memberikan metadata dan mengikuti standar yang digunakan secara internasional spt Dublin Core, serta mendaftakan ke Direktori open access terkenal sesuai dgn bidangnya (Seperti: DOAJ, ROAR, OpenDOAR, dan Google Scholar) Memiliki aplikasi yang mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) Menggunakan aplikasi open source yg populer atau penggunanya paling banyak di seluruh dunia (Seperti: Joomla, Moodle, DSpace, dan EPrints)