JARINGAN INFORMASI IPTEK KESEHATAN Potensi dan Pengalaman USU

Transkripsi

1 JARINGAN INFORMASI IPTEK KESEHATAN Potensi dan Pengalaman USU A. Ridwan Siregar Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara Pendahuluan Kerjasama merupakan suatu fenomena sosial dimana sejumlah perpustakaan saling mengikat janji dan dengan suatu kerangka konseptual mengembangkan pelayanan yang efisien. Melalui kerjasama dan jaringan, perpustakaan mampu memberikan akses yang lebih luas terhadap koleksi, memperbaiki pelayanan pengguna dan teknis, meningkatkan aktifitas dalam berbagipakai (sharing) sumber daya, mengurangi duplikasi, dan pada akhirnya menciptakan pelayanan yang efisien. Oleh karena itu, keikutsertaan dalam kerjasama jaringan informasi iptek kesehatan bagi perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan suatu keharusan terutama bagi PT yang memiliki program pendidikan dan penelitian di bidang kesehatan. Universitas Sumatera Utara (USU) sebagai salah satu PT memiliki lebih dari 30 program studi di bidang kesehatan yang terdapat pada Fakultas Kedokteran, Kedokteran Gigi, Kesehatan Masyarakat, Keperawatan, dan Farmasi. Dengan demikian, dapat dipastikan bahwa USU memilki komunitas yang cukup besar (lebih dari 500 dosen dan mahasiswa) yang berperan sebagai pengguna dan sekaligus penghasil produk informasi dan pengetahuan di bidang kesehatan. Untuk memenuhi kebutuhan komunitas tersebut, USU secara berkelanjutan mengembangkan koleksi dan pelayanan perpustakaan di bidang kesehatan, yang pada dasarnya merupakan potensi untuk dibagi-pakai dengan komunitas lainnya di luar USU. Tulisan ini bertujuan untuk mengemukakan berbagai potensi dan pengalaman Perpustakaan USU dalam menyediakan dan memberikan pelayanan informasi dan pengetahuan di bidang kesehatan yang mungkin dapat dijadikan sebagai masukan dalam upaya merevitalisasi jaringan informasi iptek kesehatan dan meningkatkan kerjasama antar perpustakaan. Sistem Perpustakaan Sistem perpustakaan di antara PT adakalanya memiliki perbedaan satu sama lain. USU menganut sistem perpustakaan dengan administrasi terpusat dan pelayanan tersebar. Perpustakaan USU terdiri dari Perpustakaan Universitas dan cabang-cabangnya. Perpustakaan Universitas sebagai perpustakaan induk berdiri pada tahun 1970, delapan belas tahun setelah berdirinya USU (1952). Pada waktu itu, setiap pendirian fakultas baru disertai dengan berdirinya perpustakaan fakultas. Kemudian pada tahun 1989, perpustakaan-perpustakaan fakultas tersebut digabungkan (merger) ke dalam satu organisasi Perpustakaan Universitas; dan semua koleksinya dipindahkan ke gedung baru perpustakaan induk. Perubahan status USU menjadi PT-BHMN pada tahun 2003 memberi dampak pada organisasi perpustakaan. Dalam Anggaran Dasar (AD) USU (PP No. 56/2003), organisasi Perpustakaan A. Ridwan Siregar: Jaringan informasi iptek kesehatan: Potensi dan pengalaman USU - 1

2 Universitas dan Pusat Komputer digabungkan menjadi satu (merger kedua) dengan nama Perpustakaan dan Sistem Informasi (PSI). Unit ini terdiri dari dua bidang yaitu Bidang Perpustakaan dan Bidang Sistem Informasi. Kepala PSI dibantu oleh dua orang Wakil Kepala masing-masing untuk bidang Perpustakaan dan bidang Sistem Informasi (Lihat Gambar-1 Bagan Struktur Organisasi PSI). Gambar-1: Bagan Struktur Organisasi PSI Penggabungan kedua organisasi tersebut memberikan beberapa keuntungan bagi perpustakaan. Kebijakan pengembangan infrastruktur teknologi informasi (TI) termasuk penyediaan jaringan dan PC dapat diarahkan secara berimbang untuk mendukung peningkatan kapasitas manajemen informasi dan peningkatan kapasitas akses informasi dan pengetahuan. Manajemen bandwidth internet dapat disesuaikan dengan kebutuhan akses terhadap sumber daya elektronik yang disediakan oleh perpustakaan. Pengembangan perangkat lunak aplikasi sistem informasi perpustakaan secara terintegrasi dengan sistem informasi manajemen (SIM) lainnya memungkinkan proses transfer data di antara modul dapat berlangsung dengan seketika. Selain penggabungan organisasi, di dalam AD USU juga diatur kemungkinan pembukaan perpustakaan cabang. Pembukaan cabang tersebut dimaksudkan untuk untuk mendekatkan pelayanan perpustakaan kepada pengguna. Sejak tahun 2006, pembukaan cabang mulai dilakukan secara bertahap. Sebanyak 14 cabang telah dan akan dibuka termasuk cabang pada A. Ridwan Siregar: Jaringan informasi iptek kesehatan: Potensi dan pengalaman USU - 2

3 fakultas-fakultas di bidang kesehatan. Pembukaan cabang lebih ditekankan pada pemanfaatan sumber daya melalui jaringan dari pada penyediaan koleksi dalam bentuk cetak. Perpustakaan cabang bertindak semacam outlet yang menyediakan berbagai layanan termasuk transaksi sirkulasi, katalog online, dan akses terhadap berbagai sumber daya elektronik yang tersedia (termasuk e-journal, e-book, USU e-repository, USU e-archives, dan sumberdaya internet lainnya). Penyediaan koleksi dalam bentuk cetak pada cabang hanya dilakukan dalam jumlah terbatas, tetapi sebaliknya penyediaan terminal PC sebagai peralatan akses akan diperbanyak. Dengan dukungan infrastruktur jaringan kampus dan perangkat lunak aplikasi yang tersedia, pelayanan terpadu sistem perpustakaan dapat dilakukan dengan lebih mudah.. Koleksi Perpustakaan Koleksi perpustakaan sebagai sumber daya informasi yang dimiliki USU dan potensial untuk mendukung kerjasama jaringan terdiri dari kategori bahan cetak dan bahan elektronik (e-journal, e-book, dan USU e-repository). Jumlah bahan cetak hingga Desember 2006 adalah volume ( judul). Koleksi tersebut termasuk Deposit USU sejumlah judul, Deposit Asian Development Bank sebanyak judul, Deposit World Bank sejumlah judul, dan koleksi American Corner sebanyak judul. Bahan cetak mengalami pertambahan sebanyak sekitar volume ( judul) setiap tahun. E-journal yang dilanggan oleh Perpustakaan antara lain paket Database ProQuest, EBSCO, dan Web of Science. Database ProQuest terdiri dari: Academic Research Library, ProQuest Science Journals, ProQuest Medical Library, ProQuest Agriculture Journals, dan ABI/INFORM. Database ProQuest dan Web of Science dapat diakses dari jaringan kampus tanpa account dan password, sedangkan EBSCO hanya dapat diakses dengan menggunakan account dan password. Untuk mendorong peningkatan penggunaan bahan-bahan elektronik, selain tersedia jaringan kabel dengan ratusan desktop PC juga tersedia fasilitas hotspot yang semuanya disajikan secara gratis. Dalam database USU e-repository saat ini tersedia artikel (grey literature) karya dosen, dimana 438 artikel di antaranya adalah dalam bidang kesehatan. Semua artikel tersebut dimuat dalam bentuk teks penuh dan dapat di-download secara gratis melalui situs web: library.usu.ac.id. Ketersediaan bahan-bahan tersebut dalam bentuk teks penuh menjadikan penggunaannya termasuk tinggi, diantaranya ada artikel bidang kesehatan yang di-download sebanyak kali sejak dimuat pada bulan Maret Untuk memenuhi standar prasarana dan sarana perpustakaan dalam akreditasi institusi pendidikan tinggi, pada saat ini sedang dilakukan berbagai upaya untuk memenuhi standar tersebut termasuk penambahan ruang perpustakaan, peningkatan jumlah pertambahan bahan pustaka (cetak dan elektronik), perluasan jam pelayanan, peningkatan anggaran, dan proses digitalisasi semua karya mahasiswa (disertasi, tesis, dan skripsi) yang seluruhnya mencapai lebih dari dokumen. A. Ridwan Siregar: Jaringan informasi iptek kesehatan: Potensi dan pengalaman USU - 3

4 Penggunaan Koleksi Pertambahan koleksi yang teratur dan peningkatan fasilitas akses jaringan mampu meningkatkan jumlah pengunjung dan penggunaan koleksi perpustakaan. Pada tahun 2006 jumlah pengunjung perpustakaan adalah sebanyak orang atau sekitar orang per hari. Pada tahun yang sama kunjungan ke situs web Perpustakaan berjumlah , meningkat hampir 100% dibandingkan data tahun sebelumnya. Data pengunjung situs web selama Januari s.d. April 2007 mencapai atau sekitar orang per hari. Jumlah ini jauh melampaui kunjungan perpustakaan konvensional. Jumlah bahan pustaka yang dipinjam pada tahun 2006 adalah sebanyak dengan jumlah peminjam sebanyak Jumlah ini tidak jauh berbeda dengan data tahun sebelumnya. Penggunaan bahan-bahan cetak saat ini tidak lagi mengalami peningkatan yang signifikan, tetapi cenderung bertahan dan bahkan kemungkinan akan mengalami penurunan. Sebaliknya, tingkat penggunaan bahan-bahan elektronik terus mengalami peningkatan. Pada tahun 2006, jumlah pengguna e-journal adalah sebanyak dengan download sebanyak artikel. Jumlah ini mengalami peningkatan sekitar 106% dibandingkan data tahun sebelumnya. Sebagai gambaran penggunaan bahan-bahan elektronik dalam empat bulan terakhir dapat dilihat pada Tabel-1 dan 2. Dalam Tabel-1 terlihat bahwa penggunaan database Medical Library cukup tinggi dibandingkan dengan 4 database lainnya dalam paket ProQuest yang dilanggan oleh Perpustakaan. Kecenderungan yang sama juga terjadi pada pelayanan pemesanan artikel seperti terlihat pada Tabel-2 dimana jumlah pemesanan artikel di bidang kesehatan lebih tinggi dibandingkan dengan pemesanan artikel di bidang lainnya. Tabel-1: Penggunaan ProQuest (Januari-April 2007) Bulan Database Medical Library Database Lainnya Pengguna Artikel Pengguna Artikel Januari Pebruari Maret April Total Rata-rata per bulan Tabel-2: Pemesanan Artikel (Januari-April 2007) Bulan Bidang Kesehatan Bidang Lainnya Pemesan Artikel Pemesan Artikel Januari Pebruari Maret April Total Rata-rata per bulan A. Ridwan Siregar: Jaringan informasi iptek kesehatan: Potensi dan pengalaman USU - 4

5 Perkembangan dan Upaya Perbaikan Secara umum perkembangan kerjasama jaringan di Indonesia termasuk lambat. Hal ini diperkirakan disebabkan oleh miskinnya pendanaan, tidak berkembangnya perpustakaan dengan baik, miskinnya sumber daya yang dimiliki, tidak efektifnya peran asosiasi profesi, rendahnya minat terhadap kebijakan informasi yang berkaitan dengan perpustakaan, dan rendahnya pemahaman tentang profesi kepustakawanan baik di dalam maupun di luar profesi. Terlepas dari sejumlah kendala yang disebutkan di atas, upaya untuk memperbaiki sistem kerjasama perpustakaan selalu ada. Badan Litbangkes Departemen Kesehatan memiliki peran penting dalam pembentukan infrastruktur kerjasama dan sistem jaringan informasi iptek kesehatan, terutama untuk mengkoordinasikan kerjasama dan sistem jaringan maupun dalam memberikan dukungan terhadap kegiatan kerjasama tersebut. Asosiasi profesi juga memiliki peran penting dalam pengembangan kerjasama dan sistem jaringan. Asosiasi profesi dapat memfasilitasi pertemuan di antara perpustakaan, menghasilkan literatur dan membuat kerangka berbagai standar. Asosiasi profesi memainkan peran penting dalam sejumlah aspek termasuk membuat perencanaan, menghimpun kelompok peminat dalam subjek tertentu, merancang dan menyelenggarakan program pelatihan dan menerbitkan buletin atau jurnal sebagai media untuk bertukar pengalaman dan pendapat dan sekaligus untuk mempromosikan kerjasama. Pemahaman yang lebih luas tentang potensi kerjasama dan sistem jaringan perlu dikembangkan dengan mengutarakan berbagai masalah dan perbaikan pelayanan. Pemahaman yang luas dimaksud dapat memberi kontribusi terhadap kebijakan dan proses pembuatan keputusan untuk pengembangan sistem perpustakaan. Perpustakaan peserta juga dapat memainkan peran penting dalam pengembangan kesadaran dengan membuat berbagai program seperti pendemontrasian teknologi dan mengembangkan hubungan yang lebih erat dengan komunitas pengguna. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memiliki peran penting dalam pembentukan kerjasama dan sistem jaringan perpustakaan. TIK memperluas peran perpustakaan dalam menjalin hubungan dengan berbagai institusi, mengubah konsep perpustakaan konvensional dari kepemilikan koleksi ke akses dan penyediaan berbagai jenis pelayanan baru. Faktor ekonomi juga menjadi hal penting untuk memastikan kelangsungan keberadaan kerjasama. Masalah pendanaan menjadi kendala besar dalam membangun kerjasama dan jaringan, sehingga perlu dipikirkan tentang model pendanaan termasuk income generating. Sistem kerjasama seharusnya bergantung pada pendanaan sendiri melalui partisipasi setiap perpustakaan peserta. Perpustakaan harus berupaya keras untuk melakukan fund raising dari berbagai sumber. Kesimpulan Upaya untuk merevitalisasi jaringan informasi iptek kesehatan dan kerjasama anggota jaringan memerlukan kesamaan persepsi di antara para pihak yang terlibat termasuk peran perpustakaan A. Ridwan Siregar: Jaringan informasi iptek kesehatan: Potensi dan pengalaman USU - 5

6 peserta, peran institusi lain dan berbagai aspek terkait lainnya. Pengalaman di negara lain dapat dijadikan sebagai perbandingan untuk pengembangan di Indonesia. Selanjutnya, mengembangkan pendekatan yang realistis untuk membuat perencanaan yang komprehensif dan memilih teknologi yang tepat merupakan suatu hal yang penting dalam pembentukan lingkungan kerjasama dan jaringan perpustakaan. Rujukan The APT Review (1995). A review of libraries and information co-operation in the UK and Republic of Ireland. Partnership for the Library and Information Co-operation Council, BL. Edmonds, D. (1991). "Function of co-operation", in MacDougall, A. and Prytherch, P. (Eds), Handbook of Library Co-operation. Chichester: Gower. Epelboin, Y. (1994). "Research and national networking", in Bull, G.M. et al., Information Technology. London: Jessica Kingsley. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (2006). Laporan tahunan Perpustakaan USU (Tidak diterbitkan) Siregar, A. Ridwan. (2004). Perpustakaan: Energi pembangunan bangsa. Medan: USU Press. Townley, C.T. (1988). Human Relationships in Library Network Development. Library Professional Development. A. Ridwan Siregar: Jaringan informasi iptek kesehatan: Potensi dan pengalaman USU - 6