LAMPIRAN. Catatan Observasi. Tabel Pengolahan Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

Transkripsi

1 LAMPIRAN Catatan Observasi Tabel Pengolahan Repository Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan No Hari/Tanggal Waktu 1 Senin- Sabtu Juni WIB Aspek yang diamati - Proses seleksi input dokumen/data - Proses pemilihan dokumen Hasil Pengamatan Pemilihan dokumen yang akan diolah yaitu langkah pertama yang dilakukan oleh repository adalah menerima file dokumen skripsi dari para mahasiswa/i yang telah wisuda dan file dokumen dari para dosen yang berupa karya ilmiah. Dokumen yang dimasukkan adalah skripsi dan karya ilmiah dosen berupa Compact Disk (CD). Langkah kedua yaitu menyeleksi setiap setiap Compact Disk (CD) yang berisikan skripsi dan karya ilmiah dosen. Tetapi jika dalam Compact Disk (CD) tersebut ada kekurangankekurangan ataupun ada yang tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi dan karya Keterangan Dapat memasukkan dan mensintesa skripsi dan karya ilmiah dosen dengan baik 51

2 2 Senin-Sabtu 30 Juni 05 Juli WIB - Proses penginputan - Konversi - Editing - Proses peyimpanan (Storage) ilmiah, maka mengambil keputusan yakni mengembalikan CD yang berisi skripsi dan karya ilmiah nya untuk diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan. jadi jika sudah diperbaiki maka Compact Disk (CD) yang berisi skripsi dan karya ilmiah tersebut di berikan lagi kepada repository UHN untuk di proses ke dalam web repository UHN Medan. Dokumen-dokumen yang telah dipilih dan diseleksi selanjutnya akan di proses lebih lanjut yaitu: - Memasukkan Compact Disk (CD) ke komputer. Setelah itu mengcopy file dokumen skripi atau karya ilmiah dosen tersebut.. Setelah di copy,file tersebut di simpan di folder komputer nya dan folder tersebut diberi nama sesuai dengan nama mahasiswa/i yang ada di dalam file Perlu penerapan management pengetahuan dalam pengolahan repository. 52

3 skripsi tersebut. Sehingga pada saat mencari folder tersebut, nya mudah atau gampang mencari folder nya. Sesudah dicopy, CD yang di masukkan ke komputer tadi sudah bisa di keluarkan kembali. Begitu seterusnya ke CD skripsi yang lainnya. - File skripsi yang berbentuk doc yang sudah di copy dan simpan dalam folder tersebut di buka lagi, selanjutnya akan diproses pemecahan file/mengkonversi file doc ke pdf. Dari file nonelektronik ke bentuk elektronik. - Selanjutnya proses editing yaitu Membagi file menjadi 2 bagian yaitu Bab 1-2 dan Full Text. Langkah pertama, sebelumnya memblok halaman yang berisikan Bab1 dan Bab 2 file 53

4 yang berbentuk doc, dan disimpan di tempat folder yang sama dan diberi nama Bab 1 & 2. Jadi setelah itu baru mengconvert Bab 1 dan Bab 2 tersebut yang sudah di simpan tadi untuk di convert ke dalam bentuk pdf. Sesudah Bab 1 dan bab 2 tersebut sudah di convert ke dalam bentuk pdf, maka file pdf nya akan disimpan ke dalam folder awal tadi yang berisikan nama mahasiswa/i tersebut dan di beri nama Bab 1,2 pdf. Langkah kedua, sama seperti langkah pertama tadi, namun nya mengkovert semua isi file skripsi atau karya ilmiah tersebut. Administrator memblok semua isi halaman skripsi dan mengkonvert nya ke dalam bentuk pdf. Setelah di ubah dari file doc ke bentuk pdf, maka file yang berbentuk pdf 54

5 3 Senin-Sabtu Juli WIB - Proses Retrieval dokumen - Upload tersebut akan disimpan ke dalam folder awal tadi dan di beri nama file Full Text pdf. Begitu seterusnya untuk Compact Disk (CD) yang lain nya. - Setiap file-file yang sudah di pecahkan dan sudah di convert ke dalam bentuk pdf, akan disimpan ke dalam folder baru yang diberi nama skripsi dan di dalam nya berisikan Bab 1,2 dan Full Text Itu dilakukan agar mempermudah dalam mencari folder tersebut pada saat memasukkan ke dalam web repository UHN Medan. Setelah dan sesudah semua file-file dokumen dari Compact Disk (CD) yang sudah di ubah dari bentuk doc ke bentuk pdf, atau dari non-elektronik ke bentuk elektronik maka selanjutnya file tersebut dimasukkan ke - Perlu penerapan management pengetahuan dalam pengolahan repository. - Dapat mengupload skripsi dan karya ilmiah dengan baik ke dalam web repository. 55

6 dalam web repository yakni: - Langkah pertama membuka situs web repository UHN Medan. setelah terbuka akan muncul login form, yang berisikan password dan NIM, di mana yang tahu password dan NIM nya hanya tersebut. untuk itu akan mengetik password dan NIM nya supaya terbuka sistem Perpustakaan Online UHN Medan. - Setelah terbuka maka akan muncul home dari sistem online Perpustakaan universitas HKBP Nommensen Medan yang berisikan Home, Skripsi, Data Status Anggota, Input Karya Ilmiah Dosen, dan Data Karya Dosen. Setelah itu mengetik bagian yang bertuliskan Skripsi untuk memasukkan file 56

7 skripsi mahasiswa/i yang sudah di proses sebelumnya ke dalam web repository. Setelah di klik, maka akan terbuka form input Tugas Akhir/skripsi. - Dan langkah selanjutnya mengisi informasi yang sesuai dengan kotak, seperti: Fakultas: Program Study: Jenjang Pendidikan: No. Induk: Nama Lengkap: Judul: Abstrak: Keyword: File yang di publish: File Full Text: Submit - Untuk itu membuka file yang sudah di digitalisasi untuk memasukkan ke kotak yang di minta dari kotak informasi tersebut, yaitu: - Mengcopy abstrak dari skripsi mahasiswa/i. - Memasukkan file yang berisi Bab 1-2 ke dalam kotak file yang di publish. 57

8 - Memasukkan file yang berisi Full Text ke dalam kotak file full text. Begitu juga dengan karya ilmiah dosen, mengklik Input Karya Dosen. dan selanjutnya mengisi informasi yang sesuai dengan kotak, seperti: Nama Dosen: Judul/Karya Ilmiah: Abstrak: Keyword: File: Save - Dan sesudah semua nya sudah di lakukan maka tinggal mengupload atau mensubmitkan ke dalam repository UHN Medan. - Setelah semua dokumen telah di input dan di upload ke dalam web repository, mahasiswa/i dapat atau bisa mencari dan melihat dokumen-dokumen tersebut di dalam web repository UHN sesuai dengan yang dibutuhkannya. 58

9 59