BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Dalam setiap proyek tentu membutuhkan sebuah perencanaan dan pengaturan sehingga kegiatan proyek berjalan lancar, untuk itulah dibutuhkan sebuah sistem manajemen yang mampu mengatur semua kegiatan di proyek yang disebut manajemen proyek. Manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. 3.2 Organisasi Proyek Organisasi proyek adalah suatu sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan dalam rangka mencapai suatu hasil yang se-efektif dan se-efisien mungkin sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing - masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan yang lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing - masing yang harus dipertanggungjawabkan kepada pihak - pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya.
3.2.1 Struktur Organisasi Proyek dan Kontraktor Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan, atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab masing - masing pihak yang terkait, sehingga jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi terdiri dari beberapa unsur yang saling terkait dan berinteraksi satu dengan yang lainnya tanpa bisa terpisahkan rantai hubungan kegiatannya. Dengan adanya sistem organisasi yang baik dan struktur organisasi yang jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan dari pelaksanaan proyek pembangunan tersebut pun dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya dan mutu yang lebih disepakati sebelumnya.
Adapun struktur organisasi proyek pembangunan Apartemen Green Palm Residence @Puri antara lain : Tabel 3.1 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Palm Group Owner PT. Graha Perkasa Abadi Manejemen Konstruksi PT. Graha Perkasa Abadi Konsultan Arsitektur Ketira Engineering Consultants Konsultan Struktur PT. Adhicipta Prajawidya Konsultan Mekanika & Elektrikal PT. Graha Konstruksi Perkasa Sub Kontraktor Pondasi PT. Graha Perkasa Abadi Kontraktor Utama
Tabel 3.2 STRUKTUR ORGANISASI PT.GRAHA PERKASA ABADI Direktur Utama Jossy widyantoro Proyek Manager Nurkholis Site Manager Jejen Proyek Engineer Ivan Rimbawan Purchasing Jimmy Logistik Surono Warsito K3 Bambang Heri Pelaksana Yudi Surveyor Dede Mekanik Warsum Doni Operator TC Jalal Wiko SM Finishing Cecep Mulyadi ME Eka (PM) Febry (Drafter) Kamdi (Pelaksana) Asisten Surveyor Febry Andi Mitra Pelaksana Finishing Budi
3.2.2 Pemberi Tugas (Owner) Pemberi tugas adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan dengan menggunakan dana yang dimilikinya tersebut. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan. Pemberi tugas dapat berupa perseorangan, badan / instansi / lembaga baik pemerintah maupun lembaga swasta. Pada proyek pembangunan pembangunan Apartemen Green Palm Residence @Puri yang bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah Palm Group. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan b. Memberikan pembayaran pada konsultan dan kontraktor c. Menunjuk dan mengangkat konsultan pengawas d. Mengambil keputusan terakhir tentang penunjukan kontraktor e. Menandatangani surat perintah kerja dan surat perjanjian dengan kontraktor f. Mengesahkan semua dokumen pembayaran pada kontraktor g. Menyetujui atau menolak pekerjaan tambah/kurang h. Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan i. Menyetujui atau menolak penyerahan pekerjaan
j. Mengeluarkan instruksi kepada kontraktor melalui manajer proyek. 3.2.3 Konsultan Perencana (Struktur, Arsitektur, ME) Konsultan perancana adalah pihak yang bergerak dalam bidang jasa, yang memiliki kemampuan untuk merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi kepada pemilik bangunan sehingga tercipta suatu rancangan yang sesuai dengan keinginan pemilik. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseroan yang berbadan hukum. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : a. Merencanakan arsitektur, struktur, mekanikal dan elektrikal bangunan b. Membuat gambar kerja dengan keterangan sedetail mungkin c. Membuat spesifikasi teknis d. Membuat gambar kerja tambahan e. Memperbaiki gambar kerja f. Menjawab pertanyaan peserta lelang dan memberikan penjelasan aspekaspek proyek yang akan dilaksanakan jika terdapat keraguan atau ketentuan dalam dokumen lelang g. Meninjau lapangan secara berkala untuk melihat kemajuan dan ikut serta menilai kualitas pekerjaan yang dilaksanakan pleh sub kontraktor agar tidak menyimpang dari ketentuan dokumen kontrak
h. Mempertimbangkan usul-usul pemberi tugas (owner), project manager, kontraktor maupun sub kontraktor mengenai masalah pelaksanaan proyek i. Apabila dianggap perlu berhak untuk memeriksa menguji pekerjaan secara khusus untuk menjamin bahwa pelaksanaan pekerjaan sesuai isi dokumen kerja j. Memberikan penjelasan lanjutan dari isi dikumen kontrak sebagai instruksi kepada kontraktor melalui manajer proyek. 3.2.4 Kontraktor Utama Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyelenggarakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat - syarat serta gambar - gambar rencana yang telah ditetapkan. Kontraktor berupa perseroan yang berbadan hukum atau badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan bangunan. Dalam pelaksanaan proyek Apartemen Green Palm Residence @Puri PT. Graha Perkasa Abadi diberikan kepercayaan untuk bertindak sebagai kontraktor utama yang bertugas melaksanakan pekerjaan struktur. Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan.
b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas - bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan. f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai. g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. 3.2.5 Sub Kontraktor Tugas dan wewenang subkontraktor : a. Wajib mengikuti jadwal waktu pelaksanaan yang dibuat oleh kontraktor utama b. Menyediakan bahan, alat, dan tenaga kerja sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak.
c. Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang disetujui oleh kontraktor utama. d. Wajib mentaati peraturan yang dibuat oleh kontraktor utama selama pelaksanaan pekerjaan. 3.2.6 Project Manager Tugas dan wewenang manajer proyek : a. Memimpin personil proyek untuk koordinasi dengan pihak konsultan, MK dan owner b. Memimpin dan melaksanakan koordinasi antar personil proyek maupun dengan pemasok/kontraktor pilihan yang dikelola secara efektif c. Bertanggung jawab atas terlaksananya kebijakan mutu, sasaran mutu perusahaan yang tertuang dalam manual mutu dan sasaran mutu spesifik proyek yang tertuang dalam RMP proyek ini d. Bertanggung jawab atas terlaksananya mutu sesuai spesifikasi teknis kontrak proyek, instruksi kerja dan RIT e. Bertugas dan bertanggung jawab membina dan mendidik bawahannya melalui pelatihan yang intensif diproyek f. Memimpin dalam pengendalian non conformance product (ketidak sesuaian produk) dan bertugas melakukan tindakan pencegahan dengan membuat perencanaan yang efektif
g. Memimpin dan senantiasa meningkatkan implementasi manual mutu, prosedur sistem mutu ISO 9001 dan instruksi kerja h. Memimpin rapat tinjauan manajemen proyek 3.2.7 Pelaksana a. Bertugas melaksanakan metoda konstruksi yang menghasilkan mutu produk sesuai spesifikasi teknis dan peraturan yang berlaku b. Bertugas melaksanakan prosedur sistem mutu ISO 9001, instruksi kerja dan RIT yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya. 3.2.8 Safety Officer a. Bertaggung jawab untuk keamanan pelaksanaan pekerjaan b. Membantu manajer proyek untuk penerapan K3 c. Mengkoordinasi kegiatan safety dengan site manager d. Melakukan sosialisasi kegiatan K3 kesemua lapisan pekerjaan. 3.2.9 Quality Control a. Bertugas melaksanakan mutu product terhadap persyaratan spesifikasi teknis dan peraturan standar yang berlaku b. Bertanggung jawab melaksanakan prosedur dan instruksi kerja sistem mutu ISO 9001 yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya c. Melaksanakan inspeksi dan tes
d. Memastikan mutu produk sesuai spesifikasi teknis dan kontrak sejak penerimaan material sampai dengan testing commisioning akhir e. Mengindetifikasi non conformance product didalam laporan ketidaksesuaian produk f. Mengawasi pemakaian alat pengukuran dan tes yang senantiasa valid 3.3.0 Site Engineer a. Bertanggung jawab menghasilkan gambar pelaksanaan yang jelas mencantumkan mutu produk yang dikehendaki sesuai spesifikasi teknis dan peraturan standar yang berlaku b. Merealisasikan rencana pembuatan shop drawing sesuai target sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai c. Melakukan koordinasi shop drawing dengan pihak MK, owner dan konsultan termasuk pengajuan gambar sampai dengan approval d. Bertanggung jawab atas pembuatan as built drawing e. Bertugas melaksanakan prosedur sistem mutu ISO 9001 dan instruksi kerja yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya 3.3.1 Surveyor a. Bertanggung jawab menghasilkan pengukuran yang dapat diandalkan untuk mencapai mutu produk sesuai spesifikasi dan kontrak
b. Memonitor ketepatan alat ukur theodolit, waterpass (yang sudah dikalibrasi) dan melakukan kalibrasi alat ukur meteran (baik intern maupun extern) sesuai dengan kalibrasi meteran c. Melakukan pemeriksaan berkala As bangunan (titik pinjaman) terhadap titik acuan awal d. Memonitor penurunan bangunan dan rotasi bangunan secara berkala.