BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang PT Mitra Gagas Inovasi adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa akuntansi keuangan dan pajak. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Wildan Permana, Ak. CPA pada tahun 2013 dan berkedudukan di MT Haryono Square Building. Jl MT Haryono Kav 10 Jakarta 13330. Perusahaan ini senantiasa berusaha meningkatkan kualitas pelayanan dan hasil kerjanya kepada pengguna jasanya. Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, kantor ini meyakini bahwa hal itu hanya dapat dicapai melalui peningkatan kualitas sumber daya manusianya. Sejalan dengan perkembangannya, perusahaan ini telah banyak menangani perusahaan-perusahaan yang bergerak di berbagai bidang industri antara lain : a. PT Bontang Migas Energi b. PT Relife Graha Development c. PT Meililea Indonesia d. PT Elang Sakti Perkasa e. PT Pandu Selamat Utama f. PT Transnational Solutions g. PT Proto Indonesia h. PT Idros Services i. Dll Tujuan umum dari perusahaan adalah memberikan pelayanan yang terbaik atas jasa keuangan yang menjadi kebutuhan klien. Bidang usaha yang dilayani dalam kantor ini antara lain : 1. Jasa Akuntansi dan keuangan 39

40 Layanan jasa ini adalah memberikan bantuan administrasi dan penyusunan laporan keuangan perusahaan. Bidang jasa yang termasuk di dalam jasa akuntansi adalah : a. Accounting Service b. Pembuatan SOP Keuangan dan Akuntansi c. Audit Operasional 2. Jasa Konsultasi Pajak Layanan jasa yang memberikan konsultasi perpajakan kepada klien dan membantu pemecahan masalah perpajakan. Layanan jasa yang termasuk di dalam konsultasi pajak adalah : a. Tax Risk Management b. Tax SOP Design c. Tax Review d. Tax Consulting e. Tax Audit Assistance f. Tax Training 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Visi dari PT Mitra Gagas Inovasi adalah menjadi perusahaan konsultasi yang dikenal dan dipercaya dalam skala internasional. 3.1.2.2 Misi PT Mitra Gagas Inovasi berdedikasi untuk melayani klien sehingga sukses dengan menyediakan solusi professional yang terintegrasi. Selain itu PT Mitra Gagas Inovasi juga berdedikasi untuk menciptakan atmosfer kerja yang dapat meningkatkan kerja tim, tanggung jawab dan peningkatan kinerja.

41 3.1.3 Struktur organisasi perusahaan Struktur organisasi merupakan hal terpenting yang harus diperhatikan di dalam pendirian sebuah perusahaan. Di dalam struktur organisasi akan terlihat batasan-batasan tugas dari masing-masing bagian di dalam suatu perusahaan. Dengan adanya batasan-batasan tugas tersebut, maka setiap bagian di dalam perusahaan akan dapat melaksanakan tugasnya secara maksimal. Adapun struktur organisasi dari PT Mitra Gagas Inovasi adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Mitra Gagas Inovasi (Sumber : Internal Perusahaan,2014) 3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut merupakan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab di dalam PT Mitra Gagas Inovasi 1. Direktur Tugas Pokok : Menerapkan kebijakan pokok perusahaan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Menerapkan garis besar kebijakan perusahaan sesuai dengan wewenang yang telah ditentukan. b. Memberikan pengarahan kepada manajer dari setiap bidang setiap akan melaksanakan sebuah pekerjaan tertentu. c. Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijakan-

42 kebijakan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. d. Menandatangani laporan-laporan seperti laporan hasil pemeriksaan / audit, management letter, dan laporan lainnya. 2. Sekretaris Tugas Pokok : Melaksanakan tugas kesekretariatan perusahaan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Melaksanakan tugas kesekertariatan sesuai perintah direktur utama. b. Menetapkan prosedur surat keluar dan masuk perusahaan beserta cara pengirimannya. c. Memelihara arsip data perusahan dan data karyawan dengan baik. 3. Manajer Akuntansi dan Keuangan Tugas Pokok : Memimpin pengerjaan proyek perusahaan terhadap klien yang berhubungan dengan masalah akuntansi dan keuangan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan surat tugas. b. Memimpin tim dalam pengerjaan suatu proyek. c. Mengambil keputusan terkait dengan pengerjaan suatu proyek. 4. Manajer Pajak Tugas Pokok : Memimpin pengerjaan proyek perusahaan terhadap klien yang berhubungan dengan masalah perpajakan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan surat tugas. b. Memimpin tim dalam pengerjaan suatu proyek. c. Mengambil keputusan terkait dengan pengerjaan suatu proyek.

43 5. Manajer Admin dan Keuangan Tugas Pokok : Membuat kebijakan terhadap bidang administrasi dan keuangan internal perusahaan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Memberi keputusan manajerial terhadap bagian admin dan keuangan perusahaan. b. Memberi pengarahan kepada bagian admin dan keuangan dalam menjalankan tugasnya. 6. Admin Tugas Pokok : Melakukan pekerjaan yang sehubungan dengan administrasi internal perusahaan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Membuat proposal ke klien b. Membuat invoice DP c. Membuat invoice fee 7. Keuangan Tugas Pokok : Melakukan pekerjaan yang sehubungan dengan keuangan internal perusahaan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Mengecek saldo dan umur piutang klien b. Melakukan penagihan ke klien c. Menerima pembayaran dari klien d. Membuat reminder letter e. Menghubungi klien jika terjadi masalah seputar pembayaran fee 3.2 Prosedur Sistem Berjalan 3.2.1 Activity Diagram Sistem Berjalan Berdasarkan hasil penelitian, maka disusun gambaran proses bisnis berjalan yang berada di dalam perusahaan dalam bentuk Activity Diagram seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.2 3.5.

44 3.2.1.1 Sistem Pembayaran Cash Gambar 3.2 Activity Diagram Sistem Pembayaran Cash yang berjalan

45 3.2.1.2 Sistem Pembayaran Down Payment (DP) Gambar 3.3 Activity Diagram Sistem Pembayaran Down Payment (DP) yang berjalan 3.2.1.3 Sistem Pembayaran Fee di Akhir Admin Manajer Akuntansi dan Keuangan Manajer Pajak Direktur Keuangan Klien Membuat Surat Tugas / Jasa Akuntansi dan Keuangan Melakukan Pekerjaan Jasa Akuntansi dan Keuangan Melakukan Pekerjaan Jasa Pajak / Jasa Pajak Membuat Invoice Fee Otorisasi Invoice Fee Melakukan Penagihan Fee ke Klien Melakukan Pembayaran Fee Membuat Bukti Pembayaran Fee Gambar 3.4 Activity Diagram Sistem Pembayaran Fee di akhir yang berjalan

46 3.2.1.4 Sistem Pembayaran Piutang Gambar 3.5 Activity Diagram Sistem Pembayaran Piutang yang berjalan 3.2.2 Narasi Sistem Berjalan Berdasarkan Activity Diagram yang sudah digambarkan sebelumnya, maka akan dijelaskan uraian dari Activity Diagram tersebut pada 3.2.2.1 3.2.2.4. 3.2.2.1 Sistem Pembayaran Cash a. Sistem Pembayaran Cash dimulai dari dibuatnya proposal oleh bagian admin yang berisi tentang penawaran jasa yang terhadap klien. b. Setelah proposal dibuat, maka proposal tersebut akan diberikan kepada klien untuk diperiksa. c. Ada tiga kemungkinan yang akan diberikan oleh klien yaitu diterima, revisi, atau ditolak. d. Jika proposal tersebut tidak disetujui klien, maka kerjasama antar perusahaan dengan klien tidak akan dapat berlanjut. e. Jika proposal tersebut memerlukan revisi, maka admin akan melakukan revisi terhadap proposal tersebut sehingga dapat membuat invoice pembayaran.

47 f. Jika proposal tersebut disetujui, maka admin akan dapat langsung membuat invoice yang akan dikirimkan kepada klien sebagai penagihan pembayaran. g. Sebelum dikirimkan kepada klien, invoice tersebut harus di otorisasi terlebih dahulu oleh direktur. h. Setelah invoice tersebut diotorisasi oleh direktur, bagian keuangan dapat melakukan penagihan kepada klien. i. Klien akan membayar sesuai dengan jumlah yang terdapat di dalam invoice tersebut. j. Jika bagian keuangan sudah menerima pembayaran klien, maka bagian keuangan akan membuat bukti pembayaran klien tersebut. k. Setelah itu, admin akan membuat surat tugas sesuai dengan bidang jasa. Apabila jasa akuntansi keuangan maka akan diserahkan ke manajer akuntansi keuangan, apabila jasa pajak, maka akan diserahkan ke manajer pajak. l. Setelah itu manajer tersebut staff yang ditunjuk akan mengerjakan pekerjaan jasa tersebut sampai dengan selesai. 3.2.2.2 Sistem Pembayaran Down Payment (DP) a. Sistem Pembayaran DP dimulai dari dibuatnya proposal oleh bagian admin yang berisi tentang penawaran jasa yang terhadap klien. b. Setelah proposal dibuat, maka proposal tersebut akan diberikan kepada klien untuk diperiksa. c. Ada tiga kemungkinan yang akan diberikan oleh klien yaitu diterima, revisi, atau ditolak. d. Jika proposal tersebut tidak disetujui klien, maka kerjasama antar perusahaan dengan klien tidak akan dapat berlanjut. e. Jika proposal tersebut memerlukan revisi, maka admin akan melakukan revisi terhadap proposal tersebut sehingga dapat membuat invoice pembayaran. f. Jika proposal tersebut disetujui, maka admin akan dapat langsung membuat invoice yang akan dikirimkan kepada klien sebagai penagihan pembayaran. g. Sebelum dikirimkan kepada klien, invoice tersebut harus di otorisasi terlebih dahulu oleh direktur. h. Setelah invoice tersebut diotorisasi oleh direktur, bagian keuangan dapat melakukan penagihan kepada klien.

48 i. Klien akan membayar sesuai dengan jumlah yang terdapat di dalam invoice tersebut. j. Jika bagian keuangan sudah menerima pembayaran DP dari klien, maka bagian keuangan akan membuat bukti pembayaran DP dari klien tersebut. k. Sisa pembayaran akan dimasukkan ke dalam saldo piutang klien. l. Setelah itu, admin akan membuat surat tugas sesuai dengan bidang jasa. Apabila jasa akuntansi keuangan maka akan diserahkan ke manajer akuntansi keuangan, apabila jasa pajak, maka akan diserahkan ke manajer pajak. m. Setelah itu manajer tersebut staff yang ditunjuk akan mengerjakan pekerjaan jasa tersebut sampai dengan selesai. 3.2.2.3 Sistem Pembayaran Fee di Akhir a. Sistem Pembayaran Fee di Akhir dimulai dari pembuatan surat tugas oleh admin. b. Apabila merupakan pekerjaan jasa akuntansi keuangan, maka akan diberikan kepada manajer akuntansi keuangan, apabila merupakan pekerjaan jasa pajak, maka akan diberikan kepada manajer pajak. c. Setelah pekerjaan selesai, maka admin akan membuatkan invoice fee sebagai tanda penagihan kepada klien. d. Invoice fee tersebut harus diotorisasi terlebih dahulu oleh direktur baru sehingga bagian keuangan dapat melakukan penagihan kepada klien. e. Klien harus membayar fee sesuai dengan nominal yang tertulis di dalam invoice tersebut. f. Setelah itu bagian keuangan akan membuat bukti pembayaran atas pembayaran fee tersebut. 3.2.2.4 Sistem Pembayaran Piutang a. Sistem Pembayaran Piutang dimulai dari pembuatan surat tugas oleh admin. b. Apabila merupakan pekerjaan jasa akuntansi keuangan, maka akan diberikan kepada manajer akuntansi keuangan, apabila merupakan pekerjaan jasa pajak, maka akan diberikan kepada manajer pajak.

49 c. Setelah pekerjaan selesai, maka bagian keuangan akan mengecek saldo dan umur piutang klien. d. Jika umur piutang klien sudah diatas 1 bulan bagian keuangan akan membuat surat tagihan kepada klien. e. Jika umur piutang klien dibawah 1 bulan, maka bagian keuangan akan menghubungi klien melalui telepon untuk dilakukan penagihan. f. Setelah klien melakukan pembayaran hutang tersebut, maka bagian keuangan akan membuat bukti pembayaran piutang terhadap klien tersebut. 3.3 Identifikasi Masalah dan Solusi yang diusulkan Berdasarkan hasil survei dan wawancara yang dilakukan penulis terhadap pihak terkait yang berada di dalam PT Mitra Gagas Inovasi, penulis menemukan beberapa masalah yang berhubungan dengan sistem penagihan dan penerimaan kas yaitu : a. Pada saat bagian keuangan memasukan nilai invoice ke dalam daftar piutang Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa invoice DP dan invoice fee dibuat oleh bagian admin, sedangkan yang memasukkan total nilai dari kedua invoice tersebut ke dalam daftar piutang klien adalah bagian keuangan. Hal ini dapat menimbulkan permasalahan yaitu jumlah nilai invoice yang dimasukkan oleh bagian keuangan tidak sesuai dengan jumlah nilai invoice yang dibuat oleh bagian admin. Hal ini dikarenakan, bagian admin hanya memberikan kedua bukti invoice tersebut secara fisik kepada bagian keuangan, sehingga ada kemungkinan salah perhitungan nilai total invoice yang disebabkan karena ketidakjelasan nilai invoice yang tertera di dalam bukti fisik atau kesalahan yang tidak disengaja seperti seharusnya sebuah invoice bernilai 12690 tetapi ditulis 12960.

50 b. Pada saat bagian keuangan mengecek saldo dan umur piutang Saat ini, bagian keuangan masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk menyimpan database mengenai daftar piutang klien. Hal ini dapat menimbulkan beberapa permasalahan antara lain : 1. Saldo dan umur piutang tidak update Setiap kali ada pekerjaan baru dari klien, maka seharusnya saldo piutang dari klien atas suatu pekerjaan akan berubah. Saat ini, bagian keuangan harus secara manual melakukan update terhadap status piutang klien yaitu dengan melakukan perubahan data berdasarkan invoice yang diterima dari bagian admin. Hal ini sangat riskan apabila bukti fisik invoice tersebut rusak atau hilang, sehingga status piutang tidak akan ter update sesuai dengan kondisi yang sebenarnya karena bagian keuangan tidak mempunyai bukti pendukung untuk merubah status piutang tersebut. 2. Kesalahan dalam penafsiran format tanggal Format tanggal dari aplikasi Microsoft Excel dalam setiap komputer tidaklah sama. Ada yang menggunakan format dd/mm/yyyy ataupun mm/dd/yyyy. Jika bagian keuangan tidak mengetahui format tanggal yang terdapat di dalam Microsoft Excel di komputernya, maka hal ini akan dapat mempengaruhi status umur piutang dari klien. Contohnya adalah jika sebenarnya tanggal jatuh tempo di dalam invoice yang dibuat oleh bagian admin adalah tanggal 4 Mei 2010 sehingga tertulis 04/05/2010 atau menggunakan format dd/mm/yyyy, tetapi di dalam Microsoft Excel yang terdapat di dalam komputer bagian keuangan menggunakan format mm/dd/yyyy sehingga tertulis 05/04/2010. Jika

51 bagian keuangan tidak menyadari perbedaan format ini, maka dia akan mengira bahwa jatuh tempo dari piutang tersebut adalah 5 April 2010. Hal ini akan mempengaruhi status umur piutang, karena jika saat bagian keuangan melakukan pengecekan tanggal 5 Mei 2010, maka bagian keuangan akan mengelompokkan piutang tersebut ke dalam umur 30-60 hari, sedangkan sebenarnya umur piutang tersebut baru berada di kisaran 0-30 hari. c. Penyediaan laporan kepada pihak manajerial belum memadai Pihak manajemen mengalami kesulitan untuk memperoleh laporan terkait dengan pendapatan seperti laporan penjualan jasa, laporan piutang, laporan status pekerjaan, dan lain-lain sewaktu-waktu dikarenakan tidak adanya sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang dapat menghasilkan laporan dan memberikan informasi secara cepat. Pihak manajemen membutuhkan data yang cepat dan akurat untuk menghasilkan suatu laporan yang berguna bagi pengambilan keputusan manajerial. Berdasarkan uraian masalah diatas, maka dapat disusun masalah yang terjadi. dampak yang ditimbulkan, beserta solusinya pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Uraian masalah, dampak, beserta solusi yang diusulkan No Masalah Dampak Solusi 1 Perbedaan nilai piutang yang dimasukkan bagian keuangan dengan invoice yang dibuat oleh bagian admin Nilai piutang kilen tidak menunjukkan keadaan yang sebenarnya sehingga akan mempengaruhi laporan keuangan perusahaan 2 Saldo dan umur piutang tidak update Dapat berpotensi terjadinya piutang yang 3 Kesalahan dalam penafsiran format tanggal tidak tertagih atau tertagihnya piutang dengan jenis dan jumlah yang sama lebih dari satu kali Status umur piutang klien tidak akan menunjukkan kondisi yang sebenarnya Membuat sebuah aplikasi yang dapat megintegrasikan antara invoice yang dibuat oleh bagian admin dengan perhitungan jumlah saldo piutang yang dilakukan oleh bagian keuangan. Membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu bagian keuangan dalam melakukan update terhadap saldo dan umur piutang. Membuat sebuah aplikasi yang dapat membantu pihak internal perusahaan dalam menjalankan semua aktifitas yang berhubungan dengan siklus pendapatan yang sudah dilengkapi dengan standarisasi penulisan tanggal yang baku sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam penafsiran format tanggal 4 Penyediaan laporan kepada pihak manajemen belum memadai Pihak manajemen kesulitan untuk memperoleh laporan terkait pendapatan terutama mengenai piutang Merancang suatu sistem informasi siklus pendapatan yang dapat melakukan pengolahan data menjadi informasi ke dalam bentuk laporan secara cepat dan akurat sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajerial. 39