Modul ke: 15Fakultas Prof. Pasca Sarjana TEKNOLOGI INFROMASI DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Mengelola nilai bisnis dan perubahan dalam TI Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM Program Studi Magister Akuntansi
Mengelola nilai bisnis dan perubahan dalam TI 1. Pentingnya Manajemen Proyek 2. Memilih Proyek 3. Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi 4. Mengelola Resiko Proyek
1. Pentingnya Manajemen Proyek Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Proyek Macet dan Kegagalan Sistem Proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang baik setidaknya akan mengalami beberapa konsekuensi berikut: 1. Anggaran yang sangat berlebih 2. Penguluran waktu yang tidak diharapkan 3. Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan 4. Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah di antisipasi
Proyek Macet dan Kegagalan Sistem Konsekuensi Manajemen Proyek Yang Buruk Tanpa pengelolaan yang baik, sebuah proyek pengembangan sistem membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan dan paling sering melebihi anggaran yang dialokasikan. Sistem informasi yang dihasilkan kemungkinan besar secara teknis inferior dan mungkin tidak mampu menunjukkan manfaat apapun untuk organisasi.
Sasaran Manajemen Proyek Proyek adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk mencapai sasaran bisnis tertentu. Proyek-proyek sistem informasi meliputi: 1. pengembangan sistem informasi baru 2. Perbaikan sistem yang sudah ada 3. Penggantian atau peningkatan infrastruktur TI perusahaan
Sasaran Manajemen Proyek Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan,keahlian, perangkat dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan
Sasaran Manajemen Proyek manajemen proyek Kegiatan meliputi perencanaan kerja, menilai risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan, mengatur pekerjaan, menetapkan tugas, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, menganalisa hasil Lima variabel utama 1. cakupan 2. waktu 3. biaya 4. kualitas 5. risiko
2. Memilih Proyek Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem Informasi Struktur manajemen proyek sistem informasi Hirarki dalam perusahaan besar Kelompok strategis perusahaan perencanaan Bertanggung jawab untuk rencana strategis perusahaan Informasi komite sistem kemudi Ulasan dan menyetujui rencana untuk sistem di semua divisi Kelompok manajemen proyek Bertanggung jawab untuk mengawasi proyek-proyek tertentu tim proyek Bertanggung jawab untuk proyek sistem individu
Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem Informasi Each level of management in the hierarchy is responsible for specific aspects of systems projects, and this structure helps give priority to the most important systems projects for the organization.
Menghubungkan Proyek Sistem Dengan Rencana Bisnis Sistem informasi berencana: Mengidentifikasi sistem proyek-proyek yang akan memberikan nilai yang paling bisnis, link pengembangan rencana bisnis Jalan peta yang menunjukkan arah pengembangan sistem, termasuk: Tujuan rencana Rencana bisnis strategis pemikiran Sistem saat ini / situasi Perkembangan baru untuk mempertimbangkan strategi manajemen rencana pelaksanaan anggaran belanja
Menghubungkan Proyek Sistem Dengan Rencana Bisnis Dalam rangka untuk merencanakan secara efektif, perusahaan perlu persediaan dan mendokumentasikan perangkat lunak, perangkat keras, sistem yang ada Untuk mengembangkan efektif sistem informasi rencana, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas dari kedua jangka panjang dan kebutuhan informasi jangka pendek Analisis strategis atau faktor penentu keberhasilan (CSF) pendekatan Melihat kebutuhan informasi yang ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan CSF industri otomotif mungkin termasuk styling, kualitas, biaya
Menghubungkan Proyek Sistem Dengan Rencana Bisnis Faktor penentu keberhasilan Metode Principal: Wawancara dengan 3-4 manajer puncak untuk mengidentifikasi tujuan dan menghasilkan CSF CSF Pribadi dikumpulkan ke sejumlah kecil CSF perusahaan Sistem dibangun untuk memberikan informasi tentang CSF Cocok untuk manajemen puncak, bangunan DSS dan ESS kekurangan: Tidak ada metode yang jelas untuk agregasi CSF dalam CSF perusahaan Kebingungan antara CSF individu dan organisasi Bias terhadap manajer puncak
Pendekatan CSF bergantung pada wawancara dengan manajer kunci untuk mengidentifikasi CSF mereka. CSF individu dikumpulkan untuk mengembangkan CSF untuk seluruh perusahaan. Sistem kemudian dapat dibangun untuk memberikan informasi tentang CSF ini.
Analisis Portofolio analisis portofolio Digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem alternatif Persediaan semua sistem informasi proyek dan aset organisasi Setiap sistem memiliki profil risiko dan manfaat Tinggi manfaat, risiko rendah Tinggi manfaat, risiko tinggi Rendah-manfaat, risiko rendah Rendah-manfaat, risiko tinggi Untuk meningkatkan laba atas portofolio, risiko keseimbangan dan kembali dari investasi sistem
Analisis Portofolio Perusahaan harus memeriksa portofolio mereka dari proyek dalam hal potensi keuntungan dan kemungkinan risiko. Beberapa jenis proyek harus dihindari sama sekali dan orang lain berkembang pesat. Tidak ada campuran ideal. Perusahaan di industri yang berbeda memiliki profil yang berbeda.
Model Penilaian model penilaian Digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek sistem alternatif, terutama ketika banyak kriteria yang ada Memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan menghitung total tertimbang CRITERIA WEIGHT SYSTEM A % SYSTEM A SCORE SYSTEM B % SYSTEM B SCORE Online order entry 4 67 268 73 292 Customer credit check 3 66 198 59 177 Inventory check 4 72 288 81 324 Warehouse receiving 2 71 142 75 150 ETC GRAND TOTALS 3128 3300
3. Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi Biaya sistem informasi dan manfaat Manfaat nyata: Dapat diukur dan ditetapkan nilai moneter Sistem yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang: Sistem transaksi dan administrasi Manfaat tak berwujud: Tidak dapat segera dihitung tetapi dapat menyebabkan keuntungan diukur dalam jangka panjang Misalnya, layanan pelanggan yang lebih efisien, pengambilan keputusan ditingkatkan Sistem yang mempengaruhi pengambilan keputusan: ESS, DSS, sistem kerja kolaboratif
Penganggaran Modal Untuk Sistem Informasi Modal anggaran untuk sistem informasi Model penganggaran modal: Nilai ukuran investasi dalam proyek-proyek investasi modal jangka panjang Mengandalkan mengukur perusahaan arus kas keluar» Pengeluaran untuk hardware, software, tenaga kerja arus kas masuk» peningkatan penjualan» mengurangi biaya Ada berbagai model penganggaran modal digunakan untuk proyek TI: Metode Payback, tingkat pengembalian investasi, nilai sekarang bersih, tingkat pengembalian internal akuntansi (IRR)
Model nyata pilihan harga (ROPM) Dapat digunakan ketika aliran pendapatan masa depan proyek TI tidak pasti dan muka biaya tinggi Penggunaan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan Memberikan keleluasaan untuk tahap investasi TI atau menguji air dengan proyek percontohan kecil atau prototipe untuk memperoleh lebih banyak pengetahuan tentang risiko sebelum berinvestasi di seluruh pelaksanaan Keterbatasan model keuangan Jangan memperhitungkan sosial dan dimensi organisasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat
4. Mengelola Resiko Proyek Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dimensi Resiko Proyek Dimensi risiko proyek Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh: ukuran proyek Ditunjukkan dengan biaya, waktu, jumlah unit organisasi dipengaruhi Kompleksitas organisasi juga merupakan masalah struktur proyek Terstruktur, persyaratan yang ditetapkan menjalankan risiko yang lebih rendah Pengalaman dengan teknologi
Manajemen Perubahan perubahan manajemen Diperlukan untuk membangun sistem yang berhasil Sistem informasi baru memiliki dampak perilaku dan organisasi yang kuat Perubahan bagaimana informasi digunakan sering menyebabkan distribusi baru otoritas dan kekuasaan Perubahan organisasi internal melahirkan perlawanan dan oposisi
Manajemen Perubahan implementasi Semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi, manajemen, dan rutinisasi dari suatu inovasi Agen perubahan: Salah satu peran analis sistem Mengubah konfigurasi, interaksi, kegiatan pekerjaan, dan hubungan kekuasaan kelompok organisasi Katalis untuk seluruh proses perubahan Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat menerima perubahan yang dibuat oleh sistem baru
Manajemen Perubahan Peran pengguna akhir Dengan tingkat tinggi keterlibatan pengguna Sistem yang lebih mungkin untuk memenuhi persyaratan Pengguna lebih mungkin untuk menerima sistem User-desainer kesenjangan komunikasi: Pengguna dan spesialis sistem informasi Latar belakang yang berbeda, kepentingan, dan prioritas Berbeda kesetiaan, prioritas, kosakata Kekhawatiran yang berbeda mengenai sistem baru
Manajemen Perubahan Dukungan manajemen dan komitmen Persepsi positif oleh pengguna dan staf teknis Memastikan dana yang cukup dan sumber daya Penegakan perubahan organisasi diperlukan
Manajemen Perubahan Tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi enterprise dan BPR proyek (hingga 70% untuk BPR) Implementasi yang buruk dan perubahan praktek manajemen Kekhawatiran karyawan tentang perubahan Perlawanan oleh manajer kunci Mengubah fungsi pekerjaan, karir, praktik perekrutan Merger dan akuisisi Tingkat kegagalan sama tinggi proyek-proyek integrasi Penggabungan dari sistem dua perusahaan membutuhkan: Perubahan organisasi yang cukup besar Proyek sistem yang kompleks
Mengontrol Faktor Resiko Mengontrol faktor risiko Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek melibatkan identifikasi sifat dan tingkat risiko proyek Setiap proyek kemudian dapat dikelola dengan alat dan pendekatan manajemen risiko diarahkan untuk tingkat risiko Mengelola kompleksitas teknis Alat integrasi internal Pemimpin proyek dengan pengalaman teknis dan administrasi Anggota tim yang sangat berpengalaman Pertemuan tim sering Mengamankan pengalaman teknis di luar perusahaan jika diperlukan
Mengontrol Faktor Resiko The Gantt Chart dalam gambar ini menunjukkan tugas, orang-hari, dan inisial masing-masing orang yang bertanggung jawab, serta awal dan akhir tanggal untuk setiap tugas. Ringkasan sumber daya menyediakan manajer yang baik dengan total orang-hari untuk setiap bulan dan untuk setiap orang yang bekerja pada proyek untuk mengelola proyek dengan sukses. Proyek dijelaskan di sini adalah proyek administrasi data.
Mengontrol Faktor Resiko The Gantt chart dalam gambar ini menunjukkan tugas, orang-hari, dan inisial masing-masing orang yang bertanggung jawab, serta awal dan akhir tanggal untuk setiap tugas. Ringkasan sumber daya menyediakan manajer yang baik dengan total orang-hari untuk setiap bulan dan untuk setiap orang yang bekerja pada proyek untuk mengelola proyek dengan sukses. Proyek dijelaskan di sini adalah proyek administrasi data.
Mengontrol Faktor Resiko
Mengontrol Faktor Resiko Ini adalah PERT Bagan sederhana untuk membuat situs Web yang kecil. Ini menunjukkan urutan tugas proyek dan hubungan tugas dengan mendahului dan tugas.
Mengontrol Faktor Resiko Meningkatkan keterlibatan pengguna dan mengatasi resistensi pengguna Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja tim implementasi untuk pengguna di semua tingkatan organisasi Keterlibatan aktif pengguna Responsif tim implementasi untuk pengguna Resistensi pengguna untuk perubahan organisasi Pengguna dapat percaya bahwa perubahan merugikan kepentingan mereka Counterimplementation: strategi yang disengaja untuk menggagalkan pelaksanaan sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi Misalnya, tingkat kesalahan meningkat, gangguan, omset, sabotase
Mengontrol Faktor Resiko Strategi untuk mengatasi resistensi pengguna partisipasi pengguna Pendidikan pengguna dan pelatihan Fatwa dan kebijakan manajemen Insentif untuk kerjasama Peningkatan antarmuka pengguna akhir Penyelesaian masalah organisasi sebelum pengenalan sistem baru
Mengontrol Faktor Resiko Merancang untuk organisasi Proyek sistem informasi harus mengatasi cara di mana organisasi berubah dengan sistem baru perubahan prosedural fungsi pekerjaan struktur organisasi hubungan kekuasaan struktur kerja Ergonomi: Interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja Desain pekerjaan masalah kesehatan Antarmuka pengguna akhir
Mengontrol Faktor Resiko Analisis dampak organisasi Bagaimana sistem akan mempengaruhi struktur organisasi, sikap, pengambilan keputusan, operasi Desain sociotechnical Membahas masalah-masalah manusia dan organisasi Set terpisah dari solusi desain teknis dan sosial Desain akhir adalah solusi yang terbaik baik dan memenuhi tujuan teknis dan sosial
Mengontrol Faktor Resiko Perangkat lunak manajemen proyek Dapat mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek kemampuan untuk Mendefinisikan, pemesanan, tugas editing Menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas pelacakan kemajuan Microsoft Project 2010 Kebanyakan perangkat lunak manajemen proyek yang digunakan secara luas PERT, Charts Gantt, analisis jalur kritis Peningkatan SaaS, open-source software manajemen proyek
Kepustakaan 1. Kenneth C Laudon and Jane P. Laudon, 2012, Management Information System : Managing The Digital Firm. 2. Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2008, Accounting Information System. Global Edition 3. James A. Hall, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, edisi 5,Salemba Empat, Jakarta 4. Krismiaji, 2013 Sistem Informasi Akuntansi, edisi 4, YKPN, Yogyakarta. Anjuran : 1. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Sistem Informasi Bisnis SI-Bis Dalam Prospektif Keunggulan Kompetitif, Baduose Media 2. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Techopreneurship, Dalam Perspektif Bisnis Online, Baduose Media. 3. Hapzi Ali, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi Informasi, Hasta Cipta Mandiri, Jogyakarta,. 4. HM. Jogiyanto, 2002, Analisis & Disain Sistem Infromasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Jogyakarta : Penerbit ANDI. 5. James A. Brain, 2005, Introduction to Information System, Perspektif Bisnis dan Managerial (terjemahah), Salemba Empat.
Wassalamu alaikum, wr, wb