BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat ini setiap perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan keunggulan kompetitifnya tidak hanya dengan mendapatkan sumber daya yang lebih murah, promosi besar-besaran untuk menciptakan brand image, dan perluasan pangsa pasar saja tetapi juga dengan memanfaatkan teknologi informasi (TI) sebagai salah satu investasi perusahaan dalam menciptakan suatu proses kegiatan bisnis yang lebih efektif dan efisien. Suatu investasi khususnya investasi IT ini membutuhkan biaya besar dan sering kali terlihat kurang memberikan manfaat secara langsung serta memiliki kemungkinan untuk dinilai tidak layak dan di tolak oleh manajemen perusahaan apabila pihak manajemen tidak memperhitungkan bahwa sebenarnya investasi tersebut memiliki kaitan erat terhadap pencapaian visi dan misi perusahaan dimana manfaat tersebut tidak dapat dinilai secara langsung. Demikian juga sebaliknya, perusahaan akan mengalami kerugian apabila pihak manajemen memutuskan untuk berinvestasi pada proyek TI yang mahal padahal kebutuhan perusahaan atas penggunaan TI tersebut hanya sebagian kecil saja atau tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan. Untuk itulah perlu dilakukan suatu analisa biaya dan manfaat investasi teknologi informasi untuk menilai kelayakan investasi tersebut dengan menggunakan metode Information Economics. 1
2 PT. Blue Bird Group merupakan perusahaan yang bisnis utamanya bergerak di bidang jasa transportasi khusus penumpang, PT. Blue Bird Group mengkategorikan jasanya kedalam beberapa anak perusahaan untuk target market yang berbeda. Secara umum, taksi yang memiliki warna biru atau biru metalic ditargetkan untuk segmen masyarakat umum. Dalam kategori ini, ada beberapa anak perusahaan dimana setiap anak perusahaan memiliki nama dan logo yang berbeda. Anak perusahaan tersebut antara lain Pusaka Satria, Pusaka Nuri, Pusaka Biru, Pusaka Citra, Pusaka Lintas, Pusaka Prima, Morante Jaya, Lintas Buana, Cendrawasih, dan Blue Bird sendiri. Di segmen Eksekutif, Blue Bird menyediakan Silver Bird dengan armadanya yang berwarna hitam. Jauh berbeda dengan taksi reguler yang berwarna biru, taksi eksekutif ini memberikan 3 keistimewaan utama, yaitu Comfort, Convenience, dan Safety. Dan yang terakhir untuk segmen transportasi penumpang, yaitu kategori limousine yang di dalam group ini dikenal dengan Golden Bird. Selain taksi, untuk jasa angkutan penumpang Blue Bird juga menyediakan sarana angkutan masal berupa charter bus, yaitu Big Bird. Dengan area pelayanan transportasi meliputi Jawa, Bali, dan Sumatera. Big Bird juga melayani transportasi bagi anak sekolah, di antaranya adalah British International School, Jakarta Japanese School, Korean Internacional School dan German International School. Dengan bisnis utama sebagai penyediakan jasa transportasi kepada konsumen. Dalam proses bisnis sehari-hari marketing akan melakukan penawaran harga (price quotation) kepada pelanggan, setelah melakukan penawaran dan terjadi kesepakatan harga maka dilakukanlah pembuatan kontrak sesuai dengan penawaran yang telah disepakati oleh bagian sales. Setalah melakukan pembuatan kontrak maka order akan di
3 kirim ketujuan sesuai dengan kontrak yang telah dibuat dalam bentuk sales order, dan setiap akhir bulan pihak konsumen akan mendapatkan tagihan dari pihak Blue Bird selama kontrak tersebut berlangsung. Proses ini adalah proses normal dimana pihak konsumen dapat menerima penawaran yang ditawarkan oleh pihak marketing dan terjadinya kesepakatan kontrak. Dalam upaya untuk lebih memberikan pelayanan yang lebih akurat dan cepat terhadap konsumen dan kemudahan dalam melakukan transaksi bisnis, maka pihak management PT. Blue Bird Group berinisiatif untuk melakukan implementasi SAP modul Sales Distribution. Cakupan implementasi yang diharapkan oleh pihak manajemen adalah kemudahan bagian konsumen dan operasional department sales dalam melakukan pemeriksaan jumlah armada yang dapat beroperasi, pembuatan kontrak berdasarkan permintaan konsumen, serta melakukan penagihan terhadap pihak konsumen. Berdasarkan Uraian diatas maka disusun skripsi ini dengan judul Analisa Investasi Implementasi SAP Modul Sales Distribution di PT. Blue Bird Group sehingga nantinya didapatkan perhitungan terhadap nilai biaya dan manfat dari implementasi sistem tersebut agar perusahaan dapat mengetahui kelayakan investasi dari implementasi sistem tersebut secara kuantitatif. 1.2 Identifikasi Masalah Dalam setiap invenstasi suatu teknologi informasi pada suatu perusahaan tentunya akan terdapat beberapa masalah dalam penerapan investasi IT tersebut. Untuk itu dalam penulisan skripsi ini diteliti beberapa masalah yang berhubungan dengan implementasi SAP Modul Sales Distribution tersebut antara lain :
4 1. Manfaat apa yang akan diperoleh PT. Blue Bird Group dan seberapa besar manfaat yang diperoleh tersebut dengan diimplementasikannya SAP Modul Sales Distribution ini, 2. Apakah PT. Blue Bird Group telah melakukan hal yang tepat dengan menginvestasikan dana untuk proyek SAP Modul Sales Distribution ini. 1.3 Ruang Lingkup Dalam penyusunan skripsi ini dilakukan analisa terhadap biaya dan manfaat dari implementasi SAP Modul Sales Distribution yang terdapat pada PT. Blue Bird Group. Batasan ruang lingkup penelitian sebagai berikut : 1. Penelitian dilakukan untuk menganalisa kelayakan investasi implementasi SAP Modul Sales Distribution yang telah diimplementasikan pada tahun 2005 dan akan di analisa berdasarkan analisa biaya dan manfaat, 2. Penelitian hanya dibatasi pada SAP Modul Sales Distribution, 3. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode information economics, 4. Penelitian tidak dilakukan untuk mengevaluasi kinerja dan infrastruktur dari SAP Modul Sales Distribution, 5. Penelitian tidak bertujuan untuk merancang dan mengajukan konsep atau aplikasi yang baik, melainkan hanya sampai seberapa besar manfaat yang diterima PT. Blue Bird Group dengan biaya yang telah diinvestasikan terhadap implementasi SAP modul Sales Distribution.
5 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.5 Tujuan Tujuan analisa Investasi Implementasi SAP modul Sales Distribution di PT. Blue Bird Group dengan menggunakan metode Information Economics ini adalah : 1. Untuk menilai kelayakan investasi SAP Modul Sales Distribution yang telah diimplementasikan pada tahun 2005 dan akan di analisa berdasarkan analisa biaya dan manfaat 2. Untuk mengetahui manfaat yang diperoleh PT. Blue Bird Group dengan diimplementasikannya SAP modul Sales Distribution. 1.6 Manfaat Adapun manfaat yang didapatkan dari analisa ini antara lain : 1. Memperoleh informasi mengenai bagaimana kelayakan investasi SAP Modul Sales Distribution yang telah berjalan di PT. Blue Bird Group 2. Proses dan hasil penelitian dapat dijadikan sebagai acuan bagi PT. Blue Bird Group dalam melakukan analisa biaya dan manfaat terhadap aplikasi lain yang telah berjalan atau yang sedang dikembangkan sehingga dapat memenuhi kelayakan investasi teknologi informasi. 1.7 Metodologi Dalam melakukan penelitian mengenai analisa biaya dan manfaat SAP Modul Sales Distribution yang telah berjalan di PT. Blue Bird Group dilakukan beberapa metode antara lain:
6 1. Metode Pengumpulan Data Dalam metode ini dilakukan pengumpulan data dan informasi dari objek penelitian secara langsung untuk mendapatkan data primer. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data ini yaitu: Wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengembangan, pengelolaan, dan pengoperasian SAP Modul Sales Distribution Observasi terhadap SAP Modul Sales Distribution yang sedang berjalan Kuesioner untuk mendapatkan informasi dari segi domain bisnis dan teknologi. 2. Metode Analisis Data Metode yang digunakan dalam menganalisa data dilakukan dengan menggunakan konsep dan langkah analisa information economics. 3. Metode Penelitian Keperpustakaan Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber pustaka seperti buku, artikel, internet, serta sumber bacaan lain yang berhubungan masalah yang diteliti sehingga dapat dijadikan acuan dalam melakukan analisa data. 1.8 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menyeluruh, skripsi ini tersusun atas lima bab dengan pembagian sebagai berikut :
7 BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian investasi implementasi SAP modul Sales Distribution di PT. Blue Bird Group. Pada akhir bab ini akan diberikan suatu penjelasan secara garis besar mengenai isi skripsi dalam sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang digunakan untuk melakukan proses analisa investasi implementasi SAP modul Sales Distribution. Landasan teori yang ada di dalam bab ini digunakan sebagai acuan atau landasan dalam menganalisa investasi implementasi SAP modul Sales Distribution ini berdasarkan landasan yang benar. BAB 3 ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP MODUL SALES DISTRIBUTION Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran secara lengkap dan meyeluruh mengenai gambaran umum PT. Blue Bird Group seperti visi dan misi, struktur organisasi, dan proses bisnis perusahaan. Selain itu akan dijelaskan secara khusus mengenai sistem informasi penjualan.. Pada bab ini juga dilakukan analisa biaya dan manfaat serta kelayakan investasi dengan menggunakan metode information economics. BAB 4 HASIL ANALISA DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai hasil yang didapat dari penelitian-penelitian sesuai dengan analisa yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Pada bab ini akan ditentukan nilai akhir dan predikat dari kelayakan investasi SAP modul Sales Distribution di perusahaan.
8 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian penutup dari penulisan skripsi dimana akan dijelaskan mengenai simpulan yang dapat ditarik dari hasil proses analisa investasi implementasi SAP modul Sales Distribution di PT. Blue Bird Group. Serta berisikan saran yang dapat diambil sebagai tindak lanjut dari hasil analisa yang telah dilakukan.