PANDUAN PENGGUNAAN DATA CENTER UNTUK DATA DAN INFORMASI ITB Nama Dokumen: DataInfo-Panduan_Pengguna-v0.1.docx Tanggal: 30.01.2014 Kegiatan: Disusun oleh: Penyusunan Buku Data dan Informasi ITB Unit Sumber Daya Informasi ITB Status dokumen: FINAL Versi 0.1 Abstrak: Dokumen ini berisi panduan penggunaan Data Center ITB (http://dcpusat.itb.ac.id) untuk pengelolaan template data untuk unit kerja dan pemrosesan file data yang di-upload oleh unit kerja. 1
MEMBUKA HALAMAN DATA CENTER Buka aplikasi web browser (Mozilla Firefox atau Google Chrome) lalu ketikkan http://dcpusat.itb.ac.id ke address bar di web browser. Gambar 1. Halaman depan Data Center DOWNLOAD TEMPLATE Untuk men-download file template data arahkan kursor mouse ke menu Pengumpulan data Data dan Informasi ITB Template per unit sub menu sesuai unit kerja. Lihat tabel dibawah untuk referensi kelompok unit kerja. Gambar 2. Menu Pengumpulan Data Dari menu template per unit kerja, arahkan kursor mouse ke salah satu nama kelompok unit kerja yang sesuai dengan unit kerja masing-masing 2
berdasarkan tabel di bawah ini, kemudian arahkan kursor mouse ke menu yang dicetak tebal pada tabel di bawah ini untuk men-download file template. Tabel 1. Menu Template per Unit Kerja di Data Center Advisory Board/MWA Pejabat dan Anggota Dewan Audit Pejabat dan Anggota Majelis Guru Besar Pejabat dan Anggota Senat Akademik Pejabat dan Anggota SAK UKA Fakultas/Sekolah Sekolah Pasca Sarjana Bosscha UKP Direktorat Pendidikan Direktorat Keuangan Direktorat Kepegawaian Direktorat SP Direktorat Kemitraan LPPM Lembaga Kemahasiswaan UPT Bahasa UPT Perpustakaan UPT Olahraga UPT Layanan Kesehatan USDI SPM Akreditasi SKD SUK Lainnya Bimbingan dan Konseling Ikatan Orangtua Mahasiswa Koperasi Keluarga Pegawai Klik pada pilihan Save File untuk menyimpan file template. File akan tersimpan di folder download sesuai setelan pada browser yang Anda gunakan. Gambar 3. Simpan FIle 3
UPLOAD FILE BERISI DATA Data yang dikirimkan untuk penyusunan buku Data dan Informasi harus menggunakan template yang diberikan karena pada saat upload data akan secara otomatis dibaca oleh sistem dan dimasukkan ke tabel database di Data Center. File yang akan di-upload harus berisi data yang lengkap (semua worksheet harus diisi datanya). Sebelum meng-upload file mohon agar memeriksa kelengkapan isian data pada semua worksheet. Untuk meng-upload data arahkan kursor mouse ke menu Pengumpulan data Data dan Informasi ITB Upload Gambar 4. Menu untuk upload data Kemudian akan ditampilkan halaman berisi daftar file yang sudah pernah diupload di bagian kiri dan form untuk upload di bagian kanan. Gambar 5. Halaman depan Upload Data 4
Pada form untuk upload file data, ketikkan username INA/username AI3/username Proxy/Internet ke kolom User AI3 kemudian ketikkan password untuk akun tersebut ke kolom Password. Klik Browse untuk mencari dan memilih file data yang akan di-upload ke sistem. Ketikkan keterangan yang diperlukan untuk menjelaskan file data yang di-upload, misalnya keterangan revisi yang dilakukan jika meng-upload ulang. Gambar 6. Form upload file data Seperti telah disebutkan sebelumnya, semua worksheet apda file data yang di-upload harus diisi. Jika file tidak lengkap maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan (error). Jika proses pembacaan data pada file data berhasil maka pada halaman upload data di bagian kanan akan ditampilkan pesan Sukses. File yang sudah berhasil di-upload dan datanya berhasil dibaca ke database akan ditampilkan pada tabel di bagian kanan. 5
Gambar 7. Notifikasi upload sukses dan daftar file yang berhasil di-upload Klik pada nama file pada tabel untuk memeriksa data pada file tersebut yang berhasil disimpan kedalam tabel database. Gambar 8. Jika pada file yang telah di-upload ternyata ada yang keliru dan perlu diperbaiki, silakan melakukan upload ulang file yang berisi data yang telah diperbaiki dengan lengkap, termasuk data yang tidak diperbaiki. Hal ini dikarenakan untuk setiap kali upload data sistem akan menghapus semua data hasil upload sebelumnya dan menggantinya dengan data pada file yang paling baru di-upload. Jika ada pertanyaan terkait sistem pengumpulan data untuk penyusunan buku Data dan Informasi silakah disampaikan melalui e-mail ke datainfo@pusat.itb.ac.id. 6