PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO PAK DIN JILBAB PUSAT GROSIR DAN ECERAN MAGELANG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Andri Gunawan 10.12.5292 kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ii
ANALYSIS AND DESIGNING OF SALES INFORMATION SYSTEMAT KIOS JILBAB PAK DIN MAGELANG PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO PAK DIN JILBAB PUSAT GROSIR DAN ECERAN MAGELANG Andri Gunawan Krisnawati, S.Si, MT Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information system has become an urgent need in many areas of life including business. Computer as the advanced tecnology ultimately selected as one of the most likely alternative to the current system to handle large amounts of information and assist in making the right decisions and accurate. Shop Pak Din Jilbab as one of many businesses dealing with daily sales transaction also equires as computer system to be able to process data in order to obtain the information they need. Data processing transactions at shop Pak Din Jilbab still use manual memorandum only. Also report processing can only be done by one person is the owner. This is certainly less effective because it will take a long time. Keywords : Sales Information System iii
1. Pendahuluan Teknologi Informasi merupakan salah satu bidang yang perkembanga nya semakin cepat dari pada bidang lain. Teknologi informasi memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap berbagai aspek kehidupan masyarakat. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam menangani arus informasi dalam jumlah yang besar serta membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat. Kegiatan yang umumnya menggunakan peranan teknologi informasi yaitu sistem informasi adalah pengelolahan data keuangan, pengelolaan data jual beli, pengelolaan data kepegawaian, pengelolaan data persediaan barang dan lain lain. Dalam perkembanganya, sistem informasi banyak memberi kemudahan baik dalam dunia bisnis, pendidikan dan pemerintahan. Toko Jilbab Pak Din sebagai salah satu usaha yang menangani banyak transaksi jual beli tiap harinya juga membutuhkan suatu sistem komputer untuk dapat mengolah data guna mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Salah satu masalah dalam sistem jual beli pada Toko Jilbab Pak Din adalah lambatnya pengerjaan dan pendataan transaksi jual beli, karena masih terdapat kesulitan dan kelemahan-kelemahan yang dihadapi di mana kegiatan pengelolaan data penjualan tersebut masih dilakuakan secara manual dengan menggunakan nota. Pengelolaan penghasilan perhari dilakukan dengan menghitung total keseluruhan dari nota-nota tersebut dengan dibantu kertas coretan dan kalkulator. Hal ini tentunya kurang efektif karena akan membutukan waktu yang lama. Selain itu pencarian pengelolaan data dengan cara ini juga akan menghasilkan informasi yang tidak akurat karena sering terjadi kesalahan perhitungan. Hal ini tentu saja sangat tidak efisien serta membuang banyak waktu. Berdasarkan kepada masalah diatas, maka perlu adanya sebuah sistem, yang dapat mancatat, mengolah dan mengontrol data transaksi transaksi jual beli tersebut secara cepat dan tepat, sehingga data yang diolah memiliki jaminan validitas yang dapat dipercaya. Berdasarkan uraian di atas, menjadi faktor pendorong bagi penulis dalam melakukan penelitian yang penulis tuangkan dalam judul Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Pak Din Jilbab Pusat Grosir dan Eceran Magelang. 1
2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Informasi Murdick dan Rose (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. 2.1.1 Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur unsur dari sistem yang membentuknya antara lain batasan, lingkungan, masukan, keluaran, komponen, penghubung dan penyimpanan. 2.1.2 Pengertian Subsistem Suatu sistem yang kompleks biasanya tersusun atas beberapa subsistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Sebagai contoh: Automobil adalah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem berikut: a. Sistem mesin b. Sistem body c. Sistem rangka Setiap subsistem bisa terdiri dari beberapa subsistem berikut: Sistem mesin: sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan lain-lain. 2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus apa yang harus dilakukan oleh sistem.sementara sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari system informasi diimplementasikan. Dengan demikian, analisis dan desain system informasi (ANSI) bias didefinisikan sebagai: proses organisasional kompleks di mana system informasi berbasis computer diimplementasikan. 2.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem meliputi proses indentifikasi subsistem-subsistem yang ada padad sistem informasi yang pengembanganya membutuhkan bantuan khusus. Tujuan perencanaan sistem adalah untuk mengidentifikasikan berbagai bidang permasalahan yang perlu segera dipecahkan maupun yang nantinya akan diselesaikan. 2.4 Visual Basic Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan 2
pribadi maupun untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/intansi dengan sistem yang lebih besar. 2.5 SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah Microsoft Access yang diincludkan dalam paket Microsoft Office yang ada. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Toko Pak Din Jilbab Toko Pak Din Jilbab memulai bisnis sejak tahun 1995. Waktu itu belum banyak toko jilbab sebanyak sekarang ini. Di awal awal berdirinya Toko Pak Din Jilbab hanya bermodalkan numpang di toko orang dan sebuah meja sepanjang 1,5 meter dan lebar 1 meter untuk membuka lapak dagangan. Jilbab pada saat itu juga bukan merupakan tren mode berpakaian anak muda saat itu,jadi hanya orang orang tertentu saja yang memakai jilbab. Lambat laun bisnis makin berkembang. Pada tahun 2008 terjadi kebakaran hebat di Pasar Rejowinangun sehingga Toko Pak Din Jilbab akhirnya pindah ke pasar Penampungan. Pasar Rejowinangun yang baru selesai pada akhir tahun 2013 dan baru pada awal tahun 2014 para pemilik toko bisa pindah ke Pasar Rejowinangun yang baru. Berkat kerja keras saat ini Toko Jilbab Pak Din berhasil melobi stok barang di 50 swalayan di Jogja dan Wonosari. 3.2 Analisis Sistem Analisi sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem.sedangkan secara umum analisis sistem yakni memandang, mengamati dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan sistem informasi secara fisik dan konseptual. 3.3 Identifikasi Masalah Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Toko Pak Din Jilbab di Magelang, didefinisikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini bisa dilihat dari proses pencatatan semua data dan transaksi toko dengan nota, jadi pemilik belum bisa mengontrol barang yang sudah laku dan barang yang belum laku, dan pemilik hanya mengandalkan kejujuran karyawanya, juga dalam proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama karena dikerjakan secara manual. Hal ini tentunya kuarang efektif dan efisien. Apabila semua proses dalam pengelolaan data pada Toko Pak Din Jilbab telah menggunakan sistem ini maka koefisien kerja akan tercapai. 3
3.4 Analisis Kelemahan Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem lama bertujuan untuk menunjukan masalahmasalah yang ada pada sistem lama. Untuk menggambarkan sistem informasi ini diperlukan anlisis kelemahan agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maksimal. 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari analisis ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dari sistem baru dan apakah sistem baru yang akan diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap. 3.6 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai penerapan sistem pemesana sudah terkomputerisasi dianggap layak atau tidak. 3.7 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap awal dari perancangan peramgkat lunak. Tujuan perancangan ini dilakukan untuk mengetahui kondisi sistem secara umum. Program ini dirancang menggunakan database, sehingga lebih mudah dalam mengoperasikanya. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem agar sistem dapat dioperasikan.ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. Selain itu juga terdapat tahapan memproduksi sistem yang artinya dalam memproduksi sistem Informasi melibatkan tiga tahapan yaitu, tahap pra produksi, tahap produksi, dan tahap pasca produksi. Masing-masing tahap akan saling berpengaruh. 4.1.1 Manual Program Untuk menjalankan aplikasi sistem informasi penjualan ini dapat dilakukan dengan mengklik shortcut pada desktop. Sebelum masuk ke form menu utama, user harus mengisi nama pengguna dan sandi. Dengan adanya form login ini diharapkan tidak semua user bisa masuk kedalam aplikasi ini. Hanya user tertentu sajalah yang berwenang dan berhak mengakses aplikasi ini. 4
1. Sebelum masuk kedalam form menu utama aplikasi sistem informasi penjualan ini, user harus mengisi nama pengguna,sandi serta level pada aplikasi login sebagai berikut: 2. Didalam menu utama ini terdapat beberapa menu diantaranya File yang berisi Batal dan Keluar. Master Data yang berisi Operator, Barang, Kategori Barang, Supplier dan Customer. Transaksi yang berisi Pembelian, Penjualan, Retur Pembelian dan Retur Penjualan. Laporan yang berisi Transasi dan Permintaan Barang. Serta menu About. 5
5. Kesimpulan Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan tugas akhir ini, maka kesimpulanya adalah sebagai berikut: 1. Dengan adanya aplikasi ini pemborosan yang disebabkan masih bersifat manualnya pada proses transaksi jual beli dapat dikurangi. 2. Diharapkan dengan sistem yang baru ini perhitungan dalam proses transaksi yang dilakukan bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi. 3. Penyimpanan data secara terkomputerisasi akan membantu dalam melakukan penyimpanan data, perubahan data, penghapusan data, pencarian data dan pembuatan laporan. Daftar Pustaka Al-Fatta, Hanif. 2007. Analisis&PerancanganSistemInformasi. Yogyakarta: Andi Offset. Arief, M. Rudyanto. Pemrograman Basic Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi Offset Imam, A.W. 2005. SQL Server 2000. Yogyakarta: Graha Ilmu 6