BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Buku formulir mutu ini disusun sesuai dengan Sistem Penjaminan Mutu Intemal (SPMI) dalam rangka mengrealisasikan strandarisasi formulir yang digunakan oleh unit kerja di STMIK Prabumulih. STMIK Prabumulih menjamin bahwa program studi melaksanakan penjaminan mutu. Dalam pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas dokumen mutu. Dokumen mutu merupakan instrumen untuk mencapai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dokumen mutu terdiri dari kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, prosedur mutu, dan formulir mutu. 1.2 Jenis Dokumen Dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan untuk penjamin mutu adalah: Nomor Dokumen Kode 1. Kebijakan Mutu KM 2. Manual Mutu MM 3. Standar Mutu SM 4. Prosedur Mutu SOP 5. Formulir Mutu FM Berikut ini akan dijelaskan pengertian masing-masing dokumen sebagai berikut: 1. Kebijakan Mutu (Quality Policy) adalah dokumen berisi garis besar tentang bagaimana institusi memahami, merancang, dan mengimplementasikan SPMI dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi sehingga terwujud budaya mutu pada STMIK Prabumulih. Manual Mutu (puality Manual) adalah sebuah dokumen yang berisikan petunjuk teknis tentang cara, BAB II PENJELASAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 2.1 Isi Form Standar Operasional Prosedur
Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut: 1. Nama dan Lambang STMIK Prabumulih: berisi lambang STMIK Prabumulih dan kata STMIK Prabumulih; 2. Nama Dokumen : ditulis Standar Operasional Prosedur; 3. Judul SOP: nama prosedur yang di-sop-kan; 4. Area: nomor dan standar mutu unsri yang akan dicapai; 5. Bagian/Unit : nama bagian kerja atau unit kerja yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan STMIK Prabumulih; 6. Kode: nomor prosedur yang di-sop-kan sebagai identifikasi; 7. Tanggal dikeluarkan : tanggal pertama kali SOP dibuat; 8. Nomor Revisi: Status revisi dokumen; 9. Tujuan : Tujuan penulisan prosedur pelaksanaan kegiatan tersebut 10. Ruang Lingkup : batasan SOP dalam kegiatan tersebut 11. Definisi : berisi definisi atau istilah sebagai dasar pemahaman persamaan persepsi dan ukuran standar yang digunakan 12. Peringatan: memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. 13. Referensi : peraturan maupun perundang-undangan yang mendasari prosedur ini dibuat; 14. Pihak yang terlibat : Pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan 15. Kelembagaan : menjelaskan struktur pengelola yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan yang berisi pihak yang terlibat, tugas dalam kegiatan ini serta kualifikasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan 16. Prosedur : menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu rinci pelaksanaan kegiatan oleh setiap pejabat dan pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap pejabat dan pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar.
17. Diagram Alur Prosedur : menjelaskan keterkaitan antara prosedur dengan kinerja. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku yakni : unit-unit yang melaksanakan kegiatan tersebut, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan, dan dokumen yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benarbenar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Pada proses pembuatan alur prosedur perlu disertakan flow chart. Flow chart menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis. Diagram alir ini dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi. Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit. Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/Akhir. Menggunakan penghubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman. Berikut ini symbol-simbol diagram alir: Tabel 2.1: Simbol-Simbol Diagram Alir Simbol Arti Mulai Data Decision Input Manual Proses
Kartu Dokumen Multi dokumen Penghubung Prosedur berbeda halaman Kegiatan Manual Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll
Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur 2.2 Kodefikasi Standar Operasional Prosedur Penomoran Kodefikasi Prosedure Operasional Standar mengikuti aturan sebagai berikut: SOP : SOP/STMIK-P/SPMI-XX/YY-ZZ Keterangan: SOP STMIK-P SPMI XX YY ZZ : Prosedure Operasional Standar : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Prabumulih : Sistem Penjaminan Mutu Internal : Kode Nama Dokumen : Kode Nama Standar : Nomor Urut Prosedur Operasional Standar 2.3 Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut: 1. Konsisten SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan STMIK Prabumulih. 2. Komitmen SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi. 3. Perbaikan berkelanjutan Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif. 4. Mengikat SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penerapan GUG di STMIK Prabumulih. 6. Didokumentasikan dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.
BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR STMIK PRABUMULIH 3.1 Butir Mutu Standar Untuk pelaksanaan penjaminan mutu, STMIK Prabulih menetapkan tiga belas (13) standar mutu sebagai berikut: Nomor Standar Kode Dokumen 1. Standar Identitas POS/STMIK-P/SPMI-IV/01 2. Standar Isi POS/STMIK-P/SPMI-IV/02 3. Standar Proses Pembelajaran POS/STMIK-P/SPMI-IV/03 4. Standar Kompetensi Pendidikan POS/STMIK-P/SPMI-IV/04 5. Standar Dosen dan POS/STMIK-P/SPMI-IV/05 Kependidikan 6. Standar Prasarana Dan Sarana POS/STMIK-P/SPMI-IV/06 7. Standar Pengelolaan POS/STMIK-P/SPMI-IV/07 8. Standar Pembiayaan POS/STMIK-P/SPMI-IV/08 9. Standar Penilaian Pendidikan POS/STMIK-P/SPMI-IV/09 10. Standar Penelitian Ilmiah POS/STMIK-P/SPMI-IV/10 11. Standar Pengabdian pada POS/STMIK-P/SPMI-IV/11 Masyarakat dan Kerjasama 12. Standar Kemahasiswaan dan POS/STMIK-P/SPMI-IV/12 Pengelolaan Alumni 13. Standar Sistem Informasi POS/STMIK-P/SPMI-IV/13 3.2 Butir Prosedur Operasional Standar 3.2.1 Standar Identitas Nomor Standar Kode Dokumen 1. Visi Misi STMIK Prabumulih POS/STMIK-P/SPMI-IV/1.1 2. Evaluasi Visi Misi POS/STMIK-P/SPMI-IV/1.2 3. Simbol STMIK Prabumulih POS/STMIK-P/SPMI-IV/1.3 3.2.1.1 Prosedur Penyusunan Visi Misi 3.2.1.2 Prosedur dan Diagram Alir Evaluasi Visi Misi 3.2.2 Standar Isi 3.2.2.1 Prosedur 3.2.2.2 Diagram Alir 3.2.3 Standar Proses Pembelajaran Kode Dokumen: POS/STMIK-P/SPMI-IV/03 3.2.3.1 Prosedur 3.2.3.2 Diagram Alir
3.2.4 Standar Isi 3.2.4.1 Prosedur 3.2.4.2 Diagram Alir 3.2.5 Standar Isi 3.2.5.1 Prosedur 3.2.5.2 Diagram Alir 3.2.6 Standar Isi 3.2.6.1 Prosedur 3.2.6.2 Diagram Alir 3.2.7 Standar Isi 3.2.7.1 Prosedur 3.2.7.2 Diagram Alir 3.2.8 Standar Isi 3.2.8.1 Prosedur 3.2.8.2 Diagram Alir 3.2.9 Standar Isi 3.2.9.1 Prosedur 3.2.9.2 Diagram Alir 3.2.10 Standar Isi 3.2.10.1 Prosedur 3.2.10.2 Diagram Alir 3.2.11 Standar Isi 3.2.11.1 Prosedur 3.2.11.2 Diagram Alir 3.2.12 Standar Isi 3.2.12.1 Prosedur 3.2.12.2 Diagram Alir 3.2.13 Standar Isi 3.2.13.1 Prosedur 3.2.13.2 Diagram Alir
Nomor Standar Kode Dokumen 1. Visi Misi STMIK Prabumulih POS/STMIK-P/SPMI-IV/1.1 2. Evaluasi Visi Misi POS/STMIK-P/SPMI-IV/1.2 3. Simbol STMIK Prabumulih POS/STMIK-P/SPMI-IV/1.3 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 2. prinsip tatacara pelaksanaan Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar Dikti secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI.
3. Standar Mutu (Quality Standard) adalah jabaran dari Kebijakan Mutu yang berisikan berbagai kriteria, ukuran, patokan, atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi suatu Perguruan Tinggi untuk mewujudkan visi dan misinya sehingga memuaskan para pemangku kepentingan intemal dan ekstemal perguruan tinggi. 4. Prosedur Mutu (Quality Procedure) merupakan dokumen berisi pedoman teknis pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Intemal dan Standar Operasional Prosedur di STMIK Prabumulih. 5. Formulir Mutu (Quality Documents) adalah dokumen tertulis yang berisi kumpulan formulir/proforma yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar Dikti dan berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika Standar Dikti diimplementasikan.