Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu BAB V ANALISA HASIL. kriteria dalam penyusunan atau pembuatan SOP ( the seven criterias of manual).

Transkripsi

1 Tugas Akhir Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu BAB V ANALISA HASIL Pada bab ini akan dikemukakan mengenai hasil analisa atas standar operasional prosedur klaim-mbu dari hasil pengumpulan dan pengolahan data dari bab sebelumnya. Pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal jika tidak mengikuti tujuh kriteria dalam penyusunan atau pembuatan SOP ( the seven criterias of manual). 5.1 Analisa Standar operasional prosedur klaim-mbu teknik naratif standar operasional prosedur klaim-mbu di PT. X dapat dianalisa bahwa proses dari klaim-mbu tersebut dapat dijelaskan diantaranya : 1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitas proses klaim-mbu. 2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional kerja. 3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan khususnya klaim-mbu. 4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak mulai dari frontdesk, surveyor, dan estimator yang sifatnya estafet dan berkesinambungan. 104

2 Tugas Akhir Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu SOP tersebut juga membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional klaim-mbu PT. X. 6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan dalam hal ini perubahan atas beberapa prosedur yang dianggap perlu untuk direfisi. 7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena perusahaan telah memilki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis dan teoritis. 5.2 Analisa Standar operasional prosedur klaim-mbu teknik bagan arus (flowchart) Teknik secara bagan arus (flowchart) standar operasional prosedur di PT. X menggunakan simbol-simbol khas, dimana setiap simbol merepresentasikan makna tertentu dari setiap kegiatan atau keputusan atau dokumen atau laporan atau media penyimpanan atau tanda penghubung tertentu, Flowchart standar operasional prosedur klaim-mbu merupakan gambar atau bagan memperlihatkan keterkaitan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Simbol-simbol tersebut tidak terlalu rumit untuk dapat dipelajari dan menunjukan tahapan proses yang sistematis. Adapun hasil analisa dari flowhart standar operasional prosedur di PT. X sebagai berikut : 1. Terminator Symbol : simbol untuk permulaan (start) atau akhir (stop) dari suatu kegiatan.

3 Tugas Akhir Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu Flow direction symbol : simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga connecting line. 3. Connector symbol : simbol untuk keluar masuk atau penyambungan proses pada lembar / halaman yang berbeda. 4. Processing Symbol : Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer. 5. Simbol Manual Operation : Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer. 6. Simbol Decision : Simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada.

4 Tugas Akhir Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu Simbol Input-Output : Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya. 8. Simbol Manual Input : Simbol untuk pemasukan data secara manual online keyboard. 9. Simbol Preparation : Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (subprogram)/prosedure. 10. Simbol disk and On-line Storage : Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk.

5 Tugas Akhir Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu Simbol Punch Card : Simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu. 12. Simbol Dokumen : Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas. Secara umum flowchart standar operasional prosedur klaim-mbu di PT. X seperti bagan arus dibawah. Gambar berikut memperlihatkan flowchart dari kegiatan dasar diatas.

6 Tugas Akhir Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu Dari gambar flowchart diatas terlihat bahwa suatu flowchart harus terdapat proses persiapan dan proses akhir. Walaupun tidak ada kaidah-kaidah yang baku dalam penyusunan flowchart, namun ada beberapa anjuran yaitu: 1. Hindari pengulangan proses yang tidak perlu dan logika yang berbelit sehingga jalannya proses menjadi singkat 2. Penggambaran flowchart yang simetris dengan arah yang jelas. 5.3 Analisa penyimpangan standar operasional prosedur Analisa dari pengolahan data yang dilakukan dengan menggunkan salah satu tools dalam seven tools yaitu diagram fishbone diperoleh bahwa terjadinya penyimpangan atas klaim-mbu disebabkan karena standar operasional proesedur tersebut tidak memenuhi salah satu dari tujuh kriteria dalam penyusunan suatu SOP yang menjadi faktor utama. Kriteria tersebut yaitu : kriteria yang kedua Lengkap prosedur (Complete). Lengkap prosedur adalah lengkap secara vertikal dan lengkap secara horizontal, pada kriteria ini peneliti menemukan dimana pada form perlengkapan dokumen yaitu : 1. Formulir klaim kendaraan bermotor, 2. Survey report, dan 3. Permohonan pengajuan bengkel Secara Vertikal memenuhi tapi secara Horizontal tidak memenuhi. Dalam hal ini seharusnya kolom pada bagian bawah formulir disisihkan kolom untuk supervisor/manajer klaim sebagai atasan dari surveyor yang melakukan validasi dan survey klaim-mbu sekaligus sebagai penerbit SPK (surat perintah kerja), untuk menghidari terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh surveyor atas

7 Tugas Akhir Analisa Standar opreasional prosedur klaim-mbu setiap klaim yang ditanganinya. Faktanya hal ini manajemen tidak memperhatikan mengenai kekerangan pada form perlengkapan tersebut.