i SISTEM ADMINISTRASI PENAGIHAN TUNGGAKAN REKENING AIR PELANGGAN PADA PDAM TIRTANADI CABANG SUNGGAL MEDAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh: DEDI PRIANTO NIM 1105091011 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014 i
ii KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan semesta alam yang tiada Tuhan selainnya, karena atas berkat rahmat dan hidayahnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung, sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Oleh karena itu, dengan hati yang tulus dan dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada Ayahanda Jumi an beserta Ibunda Juminem (Almh) atas semua dukungan baik moril maupun material kepada penulis. Selain itu, penulis juga mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., MT., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E.,M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Enda Yunita Surbakti, S.E., Ak., M.Si, Dosen Pembimbing I 6. Erwinsyah Simanungkalit, S.Si., M.Kom, Dosen Pembimbing II 7. Pimpinan Pusat PDAM Tirtanadi dan seluruh staff. 8. Salman Farizi S. B.Comm., M.Si., Kepala Cabang PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal 9. H. Betty M., Kepala Bagian Keuangan. 10. Indra P. Siregar, Koordinator loket Pembayaran Rekening air. ii
iii 11. Seluruh karyawan/pegawai PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal. 12. Seluruh Dosen Politeknik Negeri Medan khususnya Program Studi Administrasi Bisnis. 13. Seluruh Rekan-rekan Unit Kegiatan Mahasiswa Islam POLMED serta seluruh teman teman di kelas AB 6c, atas do a, dukungan dan semangat buat penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat penulis harapkan untuk perbaikan di masa mendatang. Akhirnya, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini berguna dan bermanfaat bagi kita semua. Medan, Agustus 2014 Penulis, Dedi Prianto NIM 1105091011 iii
iv ABSTRAK Sistem administrasi penagihan tunggakan merupakan penataan dalam melakukan penagihan terhadap pelanggan/debitur yang terjadi akibat keterlambatan pembayaran pelanggan pada transaksi jual beli barang atau jasa. Untuk mencapai sebuah keputusan yang baik, setiap perusahaan harus memiliki proses dan metode yang baik pula dalam menerapkan sistem administrasi. Apalagi proses tersebut berhubungan dengan keuangan dan pelayanan terhadap pelanggan. Sehingga perusahaan yang berhasil adalah perusahaan yang menerapkan sistem administrasi dengan benar dan baik. Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data adalah dengan menggunakan metode studi lapangan (field research) dan studi kepustakaan (library research). Dalam metode penelitian lapangan dilakukan dengan cara wawancara secara langsung dengan membuat daftar pertanyaan terlebih dahulu. serta teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif. Sistem administrasi penagihan tunggakan rekening air pelanggan pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal Medan dilakukan oleh pihak-pihak yang saling bekerja sama, yaitu: antara bagian penagihan (Kolektor), kasir (bagian loket) dan bagian keuangan pada proses penagihannya, PDAM Tirtanadi menerapkan empat tahapan, yaitu: Melalui surat jika pelanggan belum melakukan pembayaran yang sudah jatuh tempo setelah 15 hari pembayaran terakhir, menghubungi melalui telepon seandainya setelah pengiriman surat teguran ternyata pelanggan tetap belum juga melakukan pembayaran, melakukan kunjungan personal yang dilakukan oleh bagian penagih atau kolektor guna mendata secara rutin pada bagian keuangan perusahaan, dan terakhir proses pemutusan rekening atau pipa jaringan air. Proses ini dilakukan apabila pelanggan tidak mengindahkan ketiga tahapan diatas. Kata kunci: Sistem, administrasi, penagihan, tunggakan. iv
v DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ABSTRAK DAFTAR ISI DAFTAR LAMPIRAN i iii v vii BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul 1 1.2 Rumusan Masalah 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir 3 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 5 2.1 Pengertian 5 2.2 Unsur-unsur Sistem 10 2.3 Fungsi-fungsi Administrasi 10 2.4 Unsur-unsur Administrasi 11 2.5 Karakteristik Administrasi 14 2.6 Proses Penagihan 14 2.7 Peraturan dan Ketentuan dalam Penagihan 16 2.8 Sistem Penataan Kearsipan 18 BAB 3 METODE PENELITIAN... 19 3.1 Metode Pengumpulan Data... 19 v
vi 3.2 Jenis Sumber Data... 20 3.3 Teknik Analisis Data... 21 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 22 4.1 Gambaran Umum Perusahaan 22 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan 22 4.1.2 Makna Logo Perusahaan 26 4.1.3 Struktur Organisasi 27 4.1.4 Bidang Kegiatan Perusahaan 33 4.1.5 Visi dan Misi Perusahaan 34 4.2 Administrasi Penyusunan Rekening Air Pelanggan pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal 34 4.3 Sistem Administrasi Penagihan Tunggakan Rekening Air pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal 35 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 40 5.1 Simpulan 40 5.2 Saran 41 DAFTAR PUSTAKA 42 LAMPIRAN vi
vii DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Contoh Surat Penagihan Struktur Organisasi Bukti Pembayaran Rekening Air Flow Process Penagihan Surat Perintah Mencabut Meter/Memotong Pipa Daftar Pertanyaan wawancara vii
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Seiring dengan pesatnya perkembangan ilmu dan teknologi, perusahaan akan terus berusaha untuk tumbuh dan berkembang agar dapat memperlancar proses pekerjaan dan memenangkan persaingan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut perusahaan harus memperhatikan berbagai hal. Salah satu usaha yang dapat dilakukan oleh perusahaan ialah mengatur suatu sistem administrasi pada kegiatan penagihan. Bagaimana sistem administrasi penagihan tunggakan kepada pelanggan tersebut di atur dengan baik. Perusahaan di tuntut dan sangat membutuhkan suatu sistem administrasi yang baik. Apalagi pada perusahaan jasa yang mengandalkan pelayanan dan fasilitas. Agar dapat memberikan jasa pelayanan dalam hal penyediaan yang maksimal kepada masyarakat, sebuah perusahaan harus mampu mempersiapkan pelayanan yang extra, baik dalam keadaan lunas para pelanggan membayarnya maupun terjadi penunggakan pada pembayarannya. Ditambah lagi fasilitas yang lengkap, nyaman dan berkualitas bagi pelanggannya adalah faktor pendukung dari sebuah pelayanan. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perusahaan penyediaan ini harus melakukan kegiatan penagihan yang tepat, karena optimal tidaknya pelayanan yang diberikan sangat tergantung dengan cara yang diberikan perusahaan dalam hal kegiatan penagihan. Dalam mengambil keputusan penagihan tunggakan pelanggan, sebuah perusahaan membutuhkan data administrasi yang memadai. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem administrasi penagihan yang baik, agar perusahaan dapat 1
2 dengan mudah dan tepat dalam mengambil kebijakan penagihan kepada pelanggan. Di dalam sistem administrasi penagihan pembayaran pelanggan, kegiatan administrasi tidak dapat terpisahkan dari tumpukan-tumpukan kertas dan surat yang mengandung maksud dan tujuan. Namun, warkat-warkat tersebut tidak hanya untuk diterima, dicatat, disampaikan ataupun disimpan, tetapi harus dilakukan pengolahan data dan informasi dengan baik, karena warkat-warkat tersebut tidak hanya berfungsi sebagai alat penyampaian informasi dan bukti autentik yang tertulis tetapi sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan penagihan pembayaran. Oleh karena itu, jika pengolahannya tidak dilakukan secara baik dan benar, akan menimbulkan suatu masalah yang dapat merugikan perusahaan. Dari uraian di atas, jelas bahwa sistem administrasi penagihan yang baik sangat penting bagi perusahaan yang bergerak pada pelayanan penyediaan, karena hal itu dapat mendorong kegiatan operasional perusahaan menjadi lebih optimal. Dengan demikian, penulis tertarik membuat Tugas Akhir yang berjudul Sistem Administrasi Penagihan Tunggakan Rekening Air Pelanggan pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal. 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah pada Tugas Akhir ini adalah Bagaimana sistem administrasi penagihan tunggakan rekening air pelanggan pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal Medan. 2
3 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui sistem administrasi penagihan tunggakan rekening air pelanggan pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem administrasi penagihan yang baik. 2. Memberikan informasi tentang sistem administrasi penagihan pelanggan pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal Medan. 3. Sebagai bahan masukan dan referensi dalam melakukan penelitian di masa yang akan datang. 4. Sebagai bahan bacaan bagi mahasiswa Politeknik Negeri Medan, khususnya Jurusan Administrasi Niaga. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Tugas Akhir ini ditulis berdasarkan format yang berlaku di Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang pemilihan judul Tugas Akhir, rumusan masalah, tujuan penulisan Tugas Akhir, manfaat penulisan Tugas Akhir, dan sistematika penulisan Tugas Akhir. 3
4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi uraian tentang landasan teori yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir berdasarkan referensi yang ada, yang terdiri dari pengertian sistem, administrasi, sistem administrasi, penagihan, tunggakan, sistem administrasi penagihan tunggakan, penataan arsip, unsur-unsur sistem, fungsi-fungsi administrasi, unsur-unsur administrasi, karakteristik administrasi, proses penagihan, peraturan dan ketentuan dalam penagihan serta sistem penataan kearsipan. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini berisi uraian tentang metode yang digunakan dalam pengumpulan data meliputi metode studi lapangan (field research) dan studi kepustakaan (library research), jenis data dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan, sejarah berdirinya perusahaan, makna logo perusahaan, struktur organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan, sistem administrasi penagihan tunggakan rekening air pelanggan pada PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal Medan dan evaluasi berdasarkan teori yang diperoleh dari berbagai kajian yang berkenaan dengan sistem administrasi penagihan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran mengenai hal-hal yang diuraikan sebelumnya sehingga dari hal tersebut dapat diambil manfaatnya oleh pihak-pihak yang berkepentingan terutama pihak PDAM Tirtanadi Cabang Sunggal Medan. 4