User Manual ESS KPI http://svr-portal:8100/app/ess/ PT. INTI KARYA PERSADA TEHNIK (IKPT) 2017
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 LOGIN... 2 KPI UPLOAD... 5 UPLOAD FILE... 7 KPI REPORT... 9 KPI DOWNLOAD... 11 FORGET PASSWORD... 13 CHANGE PASSWORD... 15 1 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
LOGIN Modul KPI terdiri atas 3 (tiga) bagian, yaitu KPI Upload, KPI Report, dan KPI Download. Modul KPI Upload diperuntukkan bagi seluruh karyawan. Modul KPI Report dan KPI Download diperuntukkan bagi member grup Admin KPI. Untuk mengakses modul-modul KPI, Anda perlu melakukan login ke dalam aplikasi Employee Self Service (ESS) terlebih dahulu. Aplikasi ESS dapat diakses melalui salah satu cara berikut: 1. Buka IKPT Intranet Portal (http://www.ikpt.net/) lalu scroll ke bawah sampai menemukan section Employee Applications seperti pada gambar berikut: Gambar 1. Akses aplikasi ESS melalui IKPT Intranet Portal 2. Buka browser Anda dan ketikkan URL https://employee.ikpt.com/ lalu klik menu Employee Self Service (ESS) seperti pada gambar berikut: 2 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
Gambar 2. Akses aplikasi ESS melalui Employee Services IKPT Setelah Anda melakukan salah satu cara diatas, akan muncul halaman sebagai berikut: Gambar 3. Aplikasi ESS Halaman Home 3 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
Klik Log In kemudian akan muncul halaman login seperti berikut: Gambar 4. Aplikasi ESS Halaman Login Masukkan NIP dan password Anda dengan benar, lalu klik tombol Log In. Password default adalah tanggal lahir Anda dengan format DDMMYYYY, dimana: DD adalah 2 digit tanggal lahir Anda. Jika Anda lahir tanggal 1 sampai dengan 9 maka tambahkan angka 0 (nol) didepan tanggal lahir Anda sehingga menjadi 2 digit. MM adalah 2 digit bulan lahir Anda. Jika Anda lahir bulan 1 sampai dengan 9 maka tambahkan angka 0 (nol) didepan bulan lahir Anda sehingga menjadi 2 digit. YYYY adalah 4 digit tahun lahir Anda. Contoh: jika Anda lahir tanggal 1 April 1960 maka password default Anda adalah 01041960. 4 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
KPI UPLOAD Modul KPI Upload dapat diakses oleh seluruh karyawan. Tampilan modul KPI Upload adalah sebagai berikut: Gambar 5. Aplikasi ESS KPI Upload General Manager (GM) dapat mengupload file KPI Divisi dan/atau WP Divisi pada folder KPI dan WP sesuai dengan Divisinya. GM juga dapat melihat dan mengupload file KPI Departemen dan/atau WP Departement pada seluruh folder Departemen yang ada dibawah folder Divisinya. Selain itu, GM dapat melihat dan mengupload file KPI Individu pada folder Evidence, folder Update, dan folder UploadFirst, baik folder miliknya sendiri maupun folder milik subordinatnya. Department Manager (DM) dapat mengupload file KPI Departemen dan/atau WP Departemen pada folder KPI dan WP sesuai dengan Departemennya. DM juga dapat melihat dan mengupload file KPI Individu pada folder Evidence, folder Update, dan folder UploadFirst, baik folder miliknya sendiri maupun folder milik subordinatnya. Selain itu, DM dapat melihat file KPI Divisi pada folder Divisi atasannya. 5 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
Karyawan dapat melihat dan mengupload file KPI Individu pada folder Evidence, folder Update dan folder UploadFirst miliknya. Karyawan juga dapat melihat file KPI Departemen pada folder Departemen superiornya dan dapat melihat file KPI Divisi pada folder Divisi superiornya. 6 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
UPLOAD FILE Cara untuk mengupload file KPI maupun WP adalah sebagai berikut: 1. Pilih folder tempat file akan diupload, kemudian tekan tombol browse Gambar 6. Aplikasi ESS Upload FIle 2. Pilih file yang ingin diupload pada jendela yang tampil, kemudian klik tombol Open Gambar 7. Aplikasi ESS Upload File 3. Pastikan nama file yang tertera sudah benar, kemudian klik tombol Upload 7 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
Gambar 8. Aplikasi ESS Upload File 4. File yang berhasil diupload akan tampil di daftar Catatan: Harap pastikan Anda mengupload file yang benar. Semua file yang sudah diupload ke dalam aplikasi tidak dapat dihapus. 8 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
KPI REPORT Modul KPI Report diperuntukkan bagi member grup Admin KPI. Modul ini berisi daftar file yang sudah diupload oleh karyawan. Tampilan KPI Report adalah sebagai berikut: Gambar 9. Aplikasi ESS KPI Report Data diurutkan berdasarkan Divisi dan Departemen. Data dapat diunduh kedalam file dengan format excel. Untuk mengunduh data, klik tombol Download yang terletak pada bagian kiri atas layar, seperti yang terlihat pada gambar berikut: Gambar 10. Aplikasi ESS KPI Report - Download Kemudian pilih lokasi penyimpanan file pada jendela yang tampil lalu klik tombol Save, seperti yang terlihat pada gambar berikut: 9 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
Gambar 11. Aplikasi ESS KPI Report Download 10 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
KPI DOWNLOAD Seperti modul KPI Report, modul KPI Download pun diperuntukkan bagi member grup Admin KPI. Modul KPI Download berfungsi untuk mengunduh file yang sudah diupoad oleh karyawan, baik itu file KPI maupun file WP. Tampilan modul KPI Download adalah sebagai berikut: Gambar 12. Aplikasi ESS KPI Download Di dalam masing-masing folder KPI dan WP terdapat folder untuk setiap Divisi dan Departemen, serta folder Evidence, Update, dan UploadFirst. Untuk mendowload file, klik (highlight) file yang ingin di download kemudian klik tombol download, seperti yang terlihat pada gambar berikut: 11 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
Gambar 13. Aplikasi ESS KPI Download Download File Kemudian pilih lokasi penyimpanan file pada jendela yang tampil lalu klik tombol Save, seperti yang terlihat pada gambar berikut: Gambar 14. Aplikasi ESS KPI Download Download File 12 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
FORGET PASSWORD Jika Anda sudah mencoba login menggunakan password default namun tidak berhasil, ada kemungkinan Anda sudah mengganti password Anda namun Anda lupa. Untuk mengatasinya, Anda dapat menggunakan fitur Forget Password. Gambar 15. Forget Password berikut: Klik tulisan Click here maka Anda akan diarahkan ke halaman seperti pada gambar Gambar 16. Forget Password 13 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
Isikan NIP dan email Anda, selanjutnya Anda akan menerima email yang dikirim dari sistem. Pada email tersebut, Anda akan diberikan password baru. Silakan login menggunakan password yang diberikan tersebut kemudian segera ganti password Anda dengan password baru yang mudah diingat. 14 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7
CHANGE PASSWORD Anda dapat mengganti password Anda melalui module Change Password. Klik module Change Password seperti pada gambar berikut: Kemudian akan tampil form isian seperti berikut: Gambar 17. Change Password Isikan password lama Anda pada kotak yang tersedia. Kemudian ketikkan password baru Anda pada kotak selanjutnya. Ketik ulang password baru Anda pada kotak ke-tiga. Setelah itu klik tombol Change Password. 15 U s e r M a n u a l C V U p d a t e ( E S S ) I s s u e d : J u n e 5, 2 0 1 7