KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NO 342 TAHUN 2003 TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL BUPATI BANTUL Menimbang : a. Bahwa untuk menunjang peningkatan Penyelenggara pemerintah dan pembangunan serta mendukung optimalisasi kinerja instansi dalam rangka mewujudkan layanan informasi yang efektif perlu adanya Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. b. Bahwa dalam rangka melaksanakan Tata Kearsipan, maka perlu menyusun Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul. c. Bahwa berdasarkan hal-hal tersebut perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul Mengingat : 1. Undang - undang No. 15 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam lingkungan Daerah Istimewa Yogyakarta; 2. Undang - undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 3. Undang - undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 5. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980 tentang Pedoman Standardisasi Alat Perlengkapan Kearsipan; 6. Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 36 Tahun 2000 tentang Pembentukan Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Memperhatikan : 1. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri. 2. Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 01 Tahun 1980 tentang Pelaksanaan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri.
M E M U T U S K A N Menetapkan : KEPUTUSAN BUPATI BANTUL TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL BAB I KETENTUAN UMUM Pasal I Dalam Keputusan ini yang di maksud dengan : a. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Bantul; b. Bupati adalah Bupati Bantul; c. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Bantul; d. Komponen Pemerintah Daerah adalah Sekretariat Daeah, Sekretariat DPRD, Dinas, Badan, Kantor, Kecamatan, Desa, Rumah Sakit Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; e. Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh semua instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; f. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas instansi; g. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang digunakan secara langsung dan terus menerus untuk pelaksanaan tugas instansi; h. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekwensinya penggunaannya untuk pelaksanaan tugas instansi sudah menurun; i. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahan. BAB II KEBIJAKSANAAN KEARSIPAN Pasal 2 Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul menganut asas Sentralisasi dalam kebijaksanaan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. BAB III ORGANISASI KEARSIPAN Pasal 3 (1) Organisasi kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul terdiri atas Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. (2) Unit Kearsipan seperti dimaksud pada ayat (1) pasal ini adalah Kantor Arsip Kabupaten Bantul.
(3) Unit Pengolah seperti dimaksud pada ayat (1) pasal ini adalah instansi-instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul (4) Unit Pengolah sebagaimana tersebut pada ayat (3) pasal ini masing-masing memiliki unit kearsipan dan unit pengolah instansi. BAB IV KEWAJIBAN KEARSIPAN Pasal 4 (1) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pasal 3 ayat (2) Keputusan ini mempunyai kewajiban : a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. b. Melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan, dan penyelamatan arsip. c. Melaksanakan penyusutan arsip. d. Melaksanakan penyempurnaan dan pengembangan system kearsipan. (2) Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada pasal 3 ayat (3) Keputusan ini mempunyai kewajiban : a. Melaksanakan pencatatan, pengendalian, penyimpanan arsip aktif sesuai dengan Lampiran I/II/III/IV Keputusan ini. b. Melaksanakan pemeliharaan dan penyelamatan arsip aktif c. Maksanakan penyusutan arsip BAB V PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN Pasal 5 (1) Tata kearsipan pada Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD/ Badan/Dinas/Kantor /RSD/Kecamatan dilaksanakan dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian, pola klasifikasi sebagai sarana penataan, dan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan. (2) Tata Kearsipan pada Pemerintah Desa dilaksanakan dengan menggunakan buku agenda sebagai sarana pengendalian, pola klasifikasi sebagai sarana penataan, dan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan. (3) Ketentuan - ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan di Sekretariat Daerah seperti dimaksud pada ayat (1) pasal ini sebagaimana tersebut dalam lampiran I Keputusan ini. (4) Ketentuan - ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan di Sekretariat DPRD/Badan/Dinas/Kantor/RSD/Kecamatan seperti dimaksud pada ayat (1) pasal ini sebagaimana tersebut dalam Lampiran II Keputusan ini. (5) Ketentuan - ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan di Kecamatan seperti dimaksud pada ayat (1) pasal ini sebagaimana tersebut dalam lampiran III Keputusan ini. (6) Ketentuan - ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan di Pemerintah Desa seperti dimaksud pada ayat (1) pasal ini sebagaimana tersebut dalam Lampiran IV Keputusan ini.
Pasal 6 (1) Arsip merupakan dokumen yang bersifat rahasia bagi pihak yang tidak berkepentingan. (2) Penyimpangan terhadap ayat (1) pasal ini dapat dilakukan dengan persetujuan Pimpinan Instansi dan Bupati (3) Penyusutan arsip yang meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip akan diatur dalam peraturan tersendiri. Pasal 7 Agar penyelenggaraan tata kearsipan dapat dilaksanakan secara berdayaguna dan berhasil guna, dipandang perlu untuk : a. Disediakan ruang penyimpanan arsip dan perlengkapan kearsipan yang memadai di masing-masing instansi. b. Diselenggarakan pendidikan dan pelatihan kearsipan. c. Diangkat Arsiparis dan atau petugas kearsipan. d. Diberikan uang perangsang dan usaha-usaha untuk menjamin kesehatan Arsiparis dan atau petugas kearsipan. BAB VI POLA KLASIFIKASI Pasal 8 Pola Klasifikasi Pemerintah Kabupaten Bantul seperti tersebut dalam Lampiran V Keputusan ini. BAB VII JADWAL RETENSI ARSIP Pasal 9 (1) Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Pemerintah Daerah Kabupaten Bantul akan diatur dalam peraturan tersendiri. (2) Sebelum dikeluarkan Peraturan tentang Jadwal Retensi Arsip seperti dimaksud pada ayat (1) pasal ini, penyusutan arsip dapat dilakukan dengan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 1983.
BAB VIII PEMBIAYAAN Pasal 10 (1) Segala akibat dengan dikeluarkannya Keputusan ini, dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Bantul. (2) Dalam rangka pelaksanaan tata kearsipan ini, agar setiap instansi menganggarkan untuk kegiatan tersebut pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Bantul melalui Anggaran Satuan Kerja masing-masing instansi pada tiap tahun anggaran. BAB IX PENUTUP Pasal 11 (1) Dengan dikeluarkannya keputusan ini, maka Keputusan Bupati Bantul Nomor 139/Bt/Kep/1983 dinyatakan tidak berlaku lagi. (2) Hal-hal yang belum diatur dalam Keputusan ini, akan diatur dalam Peraturan tersendiri Pasal 12 (1) Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. (2) Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Keputusan ini dengan penetapannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Bantul Ditetapkan di Bantul Pada tanggal BUPATI BANTUL, H. IDHAM SAMAWI Diundangkan di Bantul Pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BANTUL DRS. ASHADI, MSi