Pdp. Yonathan, S.Kom

GMS CHRISTMAS CELEBRATION 2014 CHIEF OF USHER DEPARTMENT MEETING DOCUMENT Version 9.0 Prepared By : Pdp. Yonathan, S.Kom Head Of People Department

TABLE OF CONTENT Contents VERSION UPDATE HISTORY 01 GENERAL DESCRIPTION 02 STRUCTURE 03 TICKET 06 VENUE MAP 11 PARKING 12 EVENT RUNDOWN 13 USHER BRIEFING 14 SCHEDULE 17 CONTACT ME 18 i

VERSION UPDATE HISTORY Update version 5.0 Penambahan Detail Contact Ketua Ibadah & Supervisor. Update Venue Layout Penambahan Jumlah petugas pembagian ticket natal di tiap ibadah. Update ver 6.0 - Update Nama panitia. - Update Venue Layout. Update ver 7.0 - Update nama structure. - Penambahan Venue Layout Luar. - Update Venue Layout Dalam. - Penambahan Dokumen Parking. - Update Schedule Meetng. Update version 8.0 - Update General Structure. - Delete Venue Layout Luar. - Update Venue Layout Dalam. - Update Parking Rules. - Update Rundown Ibadah (No Altar CAll, No Fosfor) - Penambahan Briefing Usher. - Update Schedule Update Version 9.0 - Update Usher Briefing. 01

GENERAL DESCRIPTION TEMA FINDING HOPE WAKTU PELAKSANAAN PELAKSANAAN Kamis, 25 Desember 2014 Natal 1 : 07.00 09.00 WIB Natal 2 : 10.30 12.30 WIB Natal 3 : 14.00 16.00 WIB Natal 4 : 17.30 19.30 WIB LOKASI PELAKSANAAN Dyandra Convention Hall. JUMLAH KURSI ± 4.750 Kursi / Ibadah. (4.350 Jemaat + 200 Undangan + 200 Jiwa Baru) SISTEM TIKET Ticket berbentuk gelang tangan. Untuk mendapatkan ticket, jemaat wajib menukarkan dengan NIJ. 02

STRUCTURE Struktur Panitia Natal Gereja Mawar Sharon 2014 Semua Divisi. 03

STRUCTURE Struktur Panitia Natal Gereja Mawar Sharon 2014 Divisi Usher. 04

STRUCTURE Detail struktur dan nomor handphone Ketua Ibadah dan Supervisor lapangan. POSISI NAMA NO HP KETUA PEOPLE Yonathan 087852115114 Ketua Usher Yonathan 087852115114 Ketua Usher Natal 1 Franky Lorentz 081216941850 Ketua Usher Luar Natal 1 Subiantoro 0818324453 Supervisor Parkir Natal 1 Buana Heksa 08123252647 Supervisor Drop Off Natal 1 Andri Ong 085785181979 Supervisor Crowd Natal 1 Yunus 08123544664 Ketua Usher Dalam Natal 1 Franky Lorentz 081216941850 Supervisor Blok A Natal 1 David Limanto 087853284099 Supervisor Blok B Natal 1 Hery S 0811375880 Supervisor Blok C Natal 1 Hendy 081332001006 Ketua Usher Natal 2 Hendri Sutiono 0811307300 Ketua Usher Luar Natal 2 Heru 0811325090 Supervisor Parkir Natal 2 Peter Liem 0818300969 Supervisor Drop Off Natal 2 Andri Ong 085785181979 Supervisor Crowd Natal 2 Hendy 081332001006 Ketua Usher Dalam Natal 2 Hendra Gunawan 0811370887 Supervisor Blok A Natal 2 Ayoung 0818336020 Supervisor Blok B Natal 2 Hok Siong 08123195589 Supervisor Blok C Natal 2 Yulius 08123028486 Ketua Usher Natal 3 Robert Tantry 081216631891 Ketua Usher Luar Natal 3 Robert Tantry 081216631891 Supervisor Parkir Natal 3 Soehariono yacob 081703227688 Supervisor Drop Off Natal 3 Hendrata Poernomo 081703569078 Supervisor Crowd Natal 3 Andre Yusdianto 085733120594 Ketua Usher Dalam Natal 3 Jhune 081703389276 Supervisor Blok A Natal 3 Melia Kartika sari 085933713208 Supervisor Blok B Natal 3 Ryan Christian W 089646465130 Supervisor Blok C Natal 3 Liliana Gunawan 08885798838 Ketua Usher Natal 4 Welly Soedjono 08123036767 Ketua Usher Luar Natal 4 Robert Tantry 081216631891 Supervisor Parkir Natal 4 Soehariono yacob 081703227688 Supervisor Drop Off Natal 4 Jhune 081703389276 Supervisor Crowd Natal 4 Hardy Tanujaya 0818325720 Ketua Usher Dalam Natal 4 Santoso Narpati 0811314669 Supervisor Blok A Natal 4 Deni Wijaya 081259529979 Supervisor Blok B Natal 4 Budiharto 081330400800 Supervisor Blok C Natal 4 Rudianto 081332541321 Ketua Pendoa Ferywati 08121716892 Ketua Pendoa Natal 1 Hwie Chien 087751143397 Supervisor Doa Atmosfer N1 Ferywati 08121716892 Supervisor Doa Altar Call N1 Hwie Chien 087751143397 Ketua Pendoa Natal 2 Hwie Chien 087751143397 Supervisor Doa Atmosfer N2 Ferywati 08121716892 Supervisor Doa Altar Call N2 Hwie Chien 087751143397 Ketua Pendoa Natal 3 Ferywati 08121716892 Supervisor Doa Atmosfer N3 Tjendera Dewi 08165414198 Supervisor Doa Altar Call N3 Dendy Lifton 083856555737 Ketua Pendoa Natal 4 Ferywati 08121716892 Supervisor Doa Atmosfer Na4 Steven Ngui 081931525369 Supervisor Doa Altar Call N4 Dendy Lifton 083856555737 05 2

TICKET JENIS TIKET Natal 1 sampai Natal 4 Memiliki warna tiket yang berbeda. Di tiap ibadah dibedakan antara tiket jemaat dan tiket undangan. Total ada 8 Jenis tiket. PEMBAGIAN TIKET Tiket dibagikan di 7 Ibadah (AOG, ProM, Umum 1, Umum 2, Umum 3, Umum 4, Satelit) Dilakukan sebanyak 5 Batch: 22 November 2014 29 November 2014 06 Desember 2014 13 Desember 2014 20 Desember 2014 Setiap usher ibadah pada tanggal diatas sepulang ibadah menyediakan 5 orang untuk mengatur flow pengambilan tiket jemaat. ALOKASI PEMBAGIAN TIKET Natal 1 & 2 = NIJ Umum (2 Tiket), NIJ AOG (1 Tiket) Natal 3 & 4 = NIJ Umum (3 Tiket), NIJ AOG (2 Tiket) KTP berlaku mulai minggu ke 3, 4. Lajang = 1 Tiket Menikah = 2 Tiket Duda / Janda = 2 Tiket 06

TICKET Jatah tiket natal GMS 2014 per ibadah Ibadah Jumlah Eagle Kidz Bagi Alokasi TIKET TOTAL % Kehadiran AS ST V TIKET N1 N2 N3 N4 Umum 1 1665 67 60 99 1891 2423 2650 1325 663 265 397 Umum 2 2486 105 90 147 2828 3624 3800 1140 1900 380 380 Umum 3 2083 77 71 83 2314 2965 3200 640 640 480 1440 Umum 4 1203 44 38 1285 1647 1800 360 360 270 810 AOG Teen 1530 1530 1961 1600 160 160 1040 240 AOG Youth 1870 1870 2396 1900 190 190 1330 190 Pro M 800 37 28 865 1109 1000 200 200 400 200 Sat. Revelation 754 56 43 79 932 1194 1100 110 110 275 605 Sat. Unity 365 20 19 72 476 610 600 120 90 60 330 Sat. HOV 156 15 18 22 211 270 300 75 47 50 128 Sat. Sidoarjo 250 80 40 50 80 12912 421 367 502 14202 18200 18200 4400 4400 4600 4800 A (22-23 Nov) B (29-30 Nov) Ibadah N1 N2 N3 N4 N1 N2 N3 N4 7:00 10:30 14:00 17:30 7:00 10:30 14:00 17:30 Umum 1 530 265 106 159 265 133 53 79 Umum 2 456 760 152 152 228 380 76 76 Umum 3 256 256 192 576 128 128 96 288 Umum 4 144 144 108 324 72 72 54 162 AOG Teen 64 64 416 96 32 32 208 48 AOG Youth 76 76 532 76 38 38 266 38 Pro M 80 80 160 80 40 40 80 40 Sat. Revelation 44 44 110 242 22 22 55 121 Sat. Unity 48 36 24 132 24 18 12 66 Sat. HOV 30 19 20 51 15 9 10 26 Sat. Sidoarjo 32 16 20 32 16 8 10 16 C (6-7 Des) D (13-14 Des) N1 N2 N3 N4 N1 N2 N3 N4 Total 7:00 10:30 14:00 17:30 7:00 10:30 14:00 17:30 N1 N2 N3 N4 331 166 66 99 199 99 40 60 1325 663 265 397 285 475 95 95 171 285 57 57 1140 1900 380 380 160 160 120 360 96 96 72 216 640 640 480 1440 90 90 68 203 54 54 41 122 360 360 270 810 40 40 260 60 24 24 156 36 160 160 1040 240 48 48 333 48 29 29 200 29 190 190 1330 190 50 50 100 50 30 30 60 30 200 200 400 200 28 28 69 151 17 17 41 91 110 110 275 605 30 23 15 83 18 14 9 50 120 90 60 330 19 12 13 32 11 7 8 19 75 47 50 128 20 10 13 20 12 6 8 12 80 40 50 80 4400 4400 4600 4800 07 3

TICKET Jumlah petugas Usher Ticketing Natal GMS 2014 IBADAH 22&23 Nov / 29&30 Nov / 06&07 Des / 13&14 Des Operator Ass. Opr Out Checker Greeter SPV In IT Total Umum 1 8/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 27/24/24/23 Umum 2 8/6/7/5 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 27/25/26/24 Umum 3 8/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 27/24/24/23 Umum 4 5/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 24/23/23/23 AOG Teen 6/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 25/24/24/23 AOG Youth 6/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 25/24/24/23 Pro M 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 23/23/23/23 Revelation Pagi 3/3/0/0 1/1/0/0 1/1/0/0 - - - 1/1/0/0-6/6/0/0 Unity Siang 3/3/0/0 1/1/0/0 1/1/0/0 - - - 1/1/0/0-6/6/0/0 Pagi 3/2/0/0 1/1/0/0 1/1/0/0 - - - 1/1/0/0-6/5/0/0 Siang 3/2/0/0 1/1/0/0 1/1/0/0 - - - 1/1/0/0-6/5/0/0 Sore 2/1/0/0 1/1/0/0 1/1/0/0 - - - 1/1/0/0-5/4/0/0 HOV 2/2/0/0 1/1/0/0 1/1/0/0 - - - 1/1/0/0-5/5/0/0 08 4

TICKET JOB DESCRIPTION 1. Operator - input ke database gms melalui gadget (registrasi) 2. Assisten Operator - Membagikan undangan sesuai dengan jumlah yang diinput oleh operator 3. Gate in - Mengecek kelengkapan persyaratan setiap orang yang akan masuk keantrian - Validasi antrian yang dipilih - Memasang semua papan nama Gate yang akan dipakai - Menutup antrian sesuai jumlah tiket yang tersisa (melihat sisa jumlah di TV) 4. Greeter - memberi info tentang ketentuan dan persyaratan yang berlaku apabila dibutuhkan 5. Checker - Mengecek kelengkapan persyaratan setiap orang yang akan masuk keantrian 6. IT - Menyiapkan dan memastikan system peralatan yang akan dipakai 7. SPV - Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi pembagian, dari persiapan sampai selesai - Membagi orang yang mengambil di meja operator supaya tidak ada penumpukan. - Bertanggung jawab atas jumlah tiket yang diserahterimakan untuk dibagikan - Bertanggung jawab atas open dan close software computer - Memastikan jumlah sisa tiket yang dipegang oleh asisten operator - Memberi informasi sisa jumlah tiket kepada Gate in - Melakukan penghitungan sisa tiket 8. Gate Out - Menjaga pintu keluar agar tidak ada yang masuk melalui pintu keluar - Mengarahkan orang yang akan keluar 09

TICKET Alur Pembagian Ticket Mingguan Natal GMS 2014 10

VENUE MAP USHER USHER 11

PARKING Kapasitas Parkir GMS & Dyandra MOBIL MOTOR GMS DYANDRA GMS DYANDRA GEDUNG GATE C GATE D GATE H GATE I KOMBES TOTAL 423 48 40 47 34 35 627 BASEMENT 700 700 GEDUNG MAWAR 33 MAWAR 41 300 400 100 800 BASEMENT 300 300 SHUTLE KENDARAAN 1. BUS BDI = 24 ORANG 2. GRANDMAX = 12 ORANG 3. Innova = 06 ORANG 4. Innova = 06 ORANG WAITING 1. Gate B dibuka. 2. Area depan kantin diberi beberapa kursi untuk jemaat menunggu kendaraan shutle. FLOW PARKIR MOBIL 1. Urutan Parkir : Dyandra, Kombes, Gedung Parkir GMS, Gate C, Gate D, Gate H, Gate I. 2. Parkir Dyandra, Kombes, Gedung Berbayar. 3. Buka tutup Gate dan menjaga arus oleh security GMS, berkoordinasi dengan Usher. MOTOR 1. Urutan Parkir : Dyandra, Danareksa, Gedung, Mawar 33, Mawar 41. 2. Semua Pelayan Tuhan parkir di gedung parkir motor GMS. 12

EVENT RUNDOWN Rundown Ibadah Natal 1 Gereja Mawar Sharon TIME DUR EVENT PIC NOTES 07.00 15 Praise & Worship Prepare Ye The Way Joy To The World Dari Pulau Dan Benua PAW 07.15 30 Drama Non Musical Drama 6 Session @5Minuttes 07.45 5 Praise & Worship He Will Carry You PAW 07.50 40 Sermon Ps. Philip Tidak ada Altar Call 08.30 20 Praise & Worship Tetap Tersenyum Malam Kudus Ku Bri Yang Terbaik Tak Kan Goyah 08.50 1 Clip Pesan Gembala-Gembala M2M 08.51 4 Praise & Worship Endless Praise We Wish You A Merry Christmas PAW Ku Bri Yang Terbaik persembahan dijalankan. PAW 08.55 5 Doa Berkat Ps.Jusuf Rundown diatas merupakan rundown kasar natal 1. Rundown natal lainnya acara sama persis, tinggal diconvert ke waktu ibadah tersebut. 13

USHER BRIEFING PERSIAPAN 1. Semua pelayan wajib parkir kendaraan di gedung parkir GMS. 2. Usher berkumpul 1,5 jam sebelum ibadah di teras area performer dyandra. 3. Dresscode : Kemeja Merah + Dasi Gold + Jas Hitam + Celana Kain + Sepatu Vantoufel. 4. Setiap usher wajib membawa minimal 3 buah bolpoin. 5. Setiap usher membawa 1 buah senter. PEMBAGIAN TIM Natal 1 = Usher Umum 1 + Pro M + Klampis Natal 2 = Usher Umum 2 + Pro M + Barat + Siwalankerto Natal 3 = Usher AOG + Extend Umum 2 Natal 4 = Usher Umum 3 + Umum 4 + Umum 1 + AOG + Barat JUMLAH USHER TIAP TIM (UPDATED 20 OKTOBER 2014) Ibadah 1 = 50 Orang Ibadah 2 = 30 Orang Ibadah 3 = 20 Orang Ibadah 4 = 25 Orang Pro M = 60 Orang AOG = 140 Orang Klampis = 23 Orang Barat = 60 Orang Siwalankerto = 40 Orang 14

BRIEFING USHER BEFORE SERVICE 1. Semua Usher wajib berkumpul di Teras area performer 1,5 jam sebelum pelayanan. 2. Semua Tools (Keplek, Amplop Persembahan, kantong kresek) dibagikan saat briefing. 3. Gate selalu terbuka, Open Pintu 45 Menit sebelum ibadah dimulai, All usher Standby gate T-1 jam. Untuk Ibadah 3, Open Pintu 30 Menit sebelum ibadah mulai. 4. Gate D untuk Tamu Undangan, Gate C untuk jemaat bertiket, Gate B & A disegel dahulu. 5. Setelah 30 menit acara mulai, Gate C & D ditutup, pindah ke Gate B baik yang memiliki tiket, maupun Undangan, dan juga yang tidak memiliki tiket. 6. Apabila ada masalah terkait dengan undangan, langsung dihubungkan pada tim hospitality di booth hospitality dekat pintu 5. 7. Tamu undangan dari Gate D langsung akan diterima oleh tim hospitality dan dibawa ke hospitality desk untuk diberi gelang, konsumsi, dan dimasukkan melalui pintu 5. 8. 45 menit sebelum acara mulai, sampai 30 menit setelah acara mulai, jemaat akan masuk melalui pintu 3 & pintu 4. 9. Pintu 3 & Pintu 4 dijaga masing-masing 2 usher untuk memastikan semua jemaat yang masuk sudah memakai gelang. 10. Setelah 30 menit acara mulai, Pintu 3 & Pintu 4 akan ditutup, dan hanya dibuka pintu 1 saja. 11. Jemaat yang membutuhkan alat penerjemah dapat diambil di Interpreter Booth disebelah Pintu 2. 12. Toilet seberang Pintu 5 hanya untuk wanita saja, Toilet Pria menggunakan lantai bawah dan lantai atas. 13. Blok B1 & Blok C1, 6 baris paling depan untuk undangan, total sebanyak 270 kursi. 14. Sudah ada usher Hospitality yang akan jaga kursi undangan, tapi persembahan masih dicover oleh usher kita. 15. Flow Parkir akan dibantu oleh pihak dyandra sekitar 3 personel. 15

BRIEFING USHER ON SERVICE 1. Bila ruangan penuh, bila ada jemaat yang ketoilet akan diberi sticker di gelang, agar dapat kembali ketempat duduk mereka. 2. Menit ke 90, pada saat lagu Ku Bri Yang Terbaik persembahan dijalankan. 3. Perhitungan Jumlah jemaat akan dilakukan di menit ke 45 saat lagu He Will Carry You. Perhitungan dilakukan oleh tiap usher blok. 4. Perhitungan yang dilakukan meliputi : Jumlah Kursi, Jumlah Kursi Kosong, Jumlah Jemaat, perhitungan dilakukan oleh dua orang yang berbeda untuk crosscheck hasil. 5. Tidak Ada Altar Call. AFTER SERVICE 1. Selesai Ibadah, semua usher membersihkan sampah dibloknya masingmasing menggunakan kantong kresek yang sudah diberikan saat briefing. 2. Usher Luar kembali bertugas dan mengatur flow kepulangan jemaat. 3. Semua Usher kembali ke area Teras Performer area untuk evaluasi, menyerahkan jumlah jemaat, dan mengembalikan keplek. 4. Jumlah Jemaat dilaporkan oleh ketua ibadah di group whats app, berupa jumlah kursi, jumlah kursi kosong dan jumlah jemaat dari total Blok A, Blok B, dan Blok C saja. 5. Semua usher menyampaikan masalah / kendala yang terjadi kepada masingmasing ketua blok dan akan dicatat secara tertulis. 6. Ketua Ibadah, Ketua usher luar dan dalam, koordinator blok, menunggu tim berikutnya datang, menyampaikan kendala yang terjadi, menyerahkan keplek, baru dapat meninggalkan lokasi. 7. Setiap keplek yang hilang, maka ketua ibadah akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,- 16

SCHEDULE 17

CONTACT ME For more information, suggestion, and critics, please contact me : Pdp. Yonathan, S.Kom Army Of God - Mawar Sharon Youth Pastor Office +6231-5451335 ext 123 Phone +6287852115114 BBM 5175166D Email Yonathan@gms.or.id 18 15 19