PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 2013 TIM PROTOKOLER ITB

Transkripsi

1 PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 TIM PROTOKOLER ITB

2 TUGAS UMUM (Pra Wisuda). PERSIAPAN UMUM Pendataan petugas, Pembagian tugas, Pemahaman tugas. Print label kursi wisudawan, Print tiket toilet.. GLADI WISUDAWAN (Kamis, Juli 0. Pukul SEMUA PETUGAS) Membagikan nama wisudawan JUMAT General Manager : Baskoro Lokahita Manajer SB : Reyhan Manajer SB : Adri Nora Manajer SB Tengah : Nisa Aulia Floor Manager : Sheyka Revisi nama untuk wisudawan Membantu latihan salaman. GLADI PETUGAS (Kamis, Juli 0. Pukul 5.00 untuk petugas JUMAT) atau SABTU General Manager : Yusuf Bachtiar Manajer SB : Verry Anggara Manajer SB : Nugroho Haryoputro Manajer SB Tengah : Hanna Floor Manager : Miskatyas (Miska) (Jumat, Juli 0. Pukul 5.00 untuk petugas SABTU) Briefing akhir Simulasi dan latihan (bila perlu) Meminta daftar petugas kepada unit PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

3 TUGAS UMUM WISUDA dan PASCA WISUDA WISUDA JUMAT Jumlah wisudawan: 750 orang Wisudawan S 9 orang Wisudawan S WISUDA SABTU Jumlah wisudawan: 0 orang Wisudawan S Kumpul Pagi Pukul Kumpul Pagi Pukul 06.0 EVALUASI (Wajib) Ingatlah semua kejadian yang teman-teman hadapi saat bertugas, SMS ke Manajer masing-masing saat selesai acara sebagai evaluasi. PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

4 RUNDOWN JUMAT, Juli Prosesi Rektor, Anggota Majlis Wali Amanat, Senat Akademik, Majelis Guru Besar serta pimpinan ITB memasuki ruang upacara diiringi MARS ITB SIDANG TERBUKA ITB Pembukaan Sidang 08.0 Lagu Kebangsaan INDONESIA RAYA Mengheningkan Cipta 08.0 Pengambilan janji wisudawan 08.5 Pelantikan Sarjana Magister Doktor Baru 08.0 Lagu Bagimu Negeri 08.5 Pidato Rektor ITB 08.5 Hymne ITB PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI Pengumuman wisudawan yang lulus Cum laude Pemberian ucapan selamat kepada seluruh wisudawan 0.00 Kata perpisahan wakil wisudawan 0.0 Lagu Perpisahan (tanpa announcement MC) 0.5 Pembacaan doa 0.5 Penutupan sidang 0.0 Prosesi Pimpinan,Majelis Wali Amanat, Senat Akademik, dan Majelis Guru Besar ITB meninggalkan ruang upacara. 0.0 Ramah tamah dan Foto bersama tiap Prodi dengan Kaprodi, Dekan dan Rektor

5 RUNDOWN SABTU, Juli Prosesi Rektor, Anggota Majlis Wali Amanat, Senat Akademik, Majelis Guru Besar serta pimpinan ITB memasuki ruang upacara diiringi MARS ITB SIDANG TERBUKA ITB Pembukaan Sidang 09.0 Lagu Kebangsaan INDONESIA RAYA Mengheningkan Cipta 09.0 Pengambilan janji wisudawan 09.5 Pelantikan Sarjana Magister Doktor Baru 09.0 Lagu Bagimu Negeri 09.5 Pidato Rektor ITB 09.5 Hymne ITB PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI Pengumuman wisudawan yang lulus Cum laude 0.00 Pemberian ucapan selamat kepada seluruh wisudawan.0 Kata perpisahan wakil wisudawan.0 Lagu Perpisahan (tanpa announcement MC).5 Pembacaan doa.5 Penutupan sidang.0 Prosesi Pimpinan,Majelis Wali Amanat, Senat Akademik, dan Majelis Guru Besar ITB meninggalkan ruang upacara..0 Ramah tamah dan Foto bersama tiap Prodi dengan Kaprodi, Dekan dan Rektor

6 JALUR KOMUNIKASI Tim protokol dan menwa akan bekerja sebagai tim dengan jalur komunikasi sebagai berikut: GM General Manager Baskoro PJ Spot Manager SB Reyhan SB General Manager : Baskoro Lokahita Manajer SB : Reyhan Manajer SB : Adri Nora Manajer SB Tengah : Nisa Aulia Floor Manager : Sheyka SBT Manager Tengah Nisa Aulia FM Floor Manager Sheyka SB Manager SB Olla PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 6 JUMAT JULI 0

7 JALUR KOMUNIKASI Tim protokol dan menwa akan bekerja sebagai tim dengan jalur komunikasi sebagai berikut: GM General Manager Yusuf Bachtiar PJ Spot Manager SB Verry SB General Manager : Yusuf Bachtiar Manajer SB : Verry Anggara Manajer SB : Nugroho Haryoputro Manajer SB Tengah : Hanna Floor Manager : Miskatyas (Miska) SBT Manager Tengah Hanna FM PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 7 Floor Manager Miska SB Manager SB Nugroho Haryoputro JUMAT JULI 0

8 PK LSS PSM KPA A B LSS DD PSM KPA Guru Besar Rektor, Senat, Advisory Board PINTU A PINTU WISUDAWAN SB S (8) VIP S (0) S (5) VIP S (6) S (6) PINTU B PINTU WISUDAWAN SB A VIP K B PINTU A PINTU UNDANGAN SB PEMBAGIAN UMUM LFM Foto Studio VIP PINTU UTAMA PINTU VIP & K PINTU B PINTU UNDANGAN SB 8

9 LSS DD PSM KPA Guru Besar Rektor, Senat, Advisory Board S (8) VIP S (0) S (5) VIP S (6) S (6) VIP K Jalur Masuk

10 ATURAN MASUK PINTU WISUDAWAN Pintu paling luar dibuka pukul 06.0, pintu dalam pukul 06.0* FILTER WISUDAWAN ) HANYA WISUDAWAN YANG DIPERBOLEHKAN MASUK ) WISUDAWAN HARUS DICEK KELENGKAPAN WISUDANYA (TOGA, MEDALI, DST) ) WISUDAWAN DILARANG MEMAKAI ATRIBUT LAIN SELAIN YANG DITENTUKAN ) APABILA MEMAKAI ATRIBUT KUMPULKAN KE LO, DAPAT DIGUNAKAN SETELAH SIDANG TERBUKA 5) JANGAN LUPA MEMBAWA KUPON TIKET BUKU WISUDAWAN *) Jam yang digunakan mengikuti acara hari Jumat PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 0

11 TAMAN ATURAN MASUK PINTU A/B CEK UV ( BUAH) PEMBATAS LINE RAPIHKAN BARISAN SELASAR LUAR LOBBY SABUGA ROBEK TIKET DAN ARGUMEN MENWA SATPAM 5 FILTER : ) TIKET, SEMUA YANG MASUK HARUS PUNYA UNDANGAN ) UV, TIKET DAN TANDA KHUSUS TAMAN PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 PJ SPOT

12 TAMAN ATURAN MASUK PINTU A/B SELASAR LUAR LOBBY SABUGA 5 MENWA SATPAM PERLU DIPERHATIKAN ) HARUS ADA UNDANGAN (TIKET) ) BAGIAN TIKET WISUDAWAN DIBAWA WISUDAWAN ) PASTIKAN SUDAH MAKAN SEBELUM MASUK ) PINTU DITUTUP PUKUL 07.5, TAPI DIUMUMKAN TUTUP PUKUL 07.0 TAMAN PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 PJ SPOT

13 ATURAN MASUK PINTU A/B AUDITORIUM SABUGA FILTER : ) CEK TIKET ) ROBEK TIKET LOBBY SABUGA MENWA PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

14 TIKET ORANG TUA ROBEK SAAT FILTER ROBEK SAAT FILTER PASTIKAN BAGIAN INI SUDAH DIBAWA WISUDAWAN PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

15 PINTU VIP / UNDANGAN PINTU MAIN ENTRANCE LOBBY SABUGA SELASAR SABUGA FILTER (PINTU DALAM) HANYA YANG MEMILIKI UNDANGAN YANG BISA MASUK. KURSI RODA MASUK LEWAT PINTU INI. FILTER (PINTU DALAM) BERITAHU TEMPAT DUDUK AKAN DITUNJUKAN DI DALAM PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 5

16 LSS DD PSM KPA Guru Besar Rektor, Senat, Advisory Board VIP STEI S (9) VIP FTMD VIP K Pembagian Tempat Duduk Wisuda S dan S, JUMAT Juli 0 6

17 LSS DD PSM KPA Guru Besar Rektor, Senat, Advisory Board VIP VIP STEI FTMD VIP K Pembagian Tempat Duduk Wisuda S, Sabtu Juli 0 7

18 Pembagian Tempat Duduk Denah VIP dan K 8

19 07.5 PINTU DITUTUP *) PINTU DIUMUMKAN DITUTUP PUKUL 07.0 TAPI 07.5 BARU BENAR BENAR DITUTUP PADA SAAT ITU: ) WISUDAWAN TETAP PERSILAHKAN MASUK, MINTA UNTUK PERCEPAT GERAKAN ) ORANG TUA TAHAN DI PINTU MASING MASING ) VIP TETAP PERSILAHKAN MASUK MELALUI PINTU TENGAH SAMPAI 7.50 PUKUL 08.0 APABILA KONDISI DI DALAM MASIH MEMUNGKINKAN PINTU ORANG TUA AKAN DIBUKA UNTUK MEMASUKAN YANG MENUNGGU DI PINTU (PALING LAMA 5 MENIT), KEMUDIAN ORANG TUA TETAP TAHAN DI PINTU A HINGGA DAPAT MASUK BERGILIRAN (SAAT PIDATO REKTOR). SUDAH ADA INFO DI DALAM PENUH ATAU NGGA, JANGAN DIKASI TAU SEBELUMNYA KECUALI ADA PERINTAH PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 9

20 Orang ditahan Orang ditahan Siapkan Dokdok Bikin Jajar Setelah Pintu Ditutup : Tutup, Buka 5 menit selama prosesi masuk : Pintu ditutup 0

21 FORMASI JAJAR KEHORMATAN AUDITORIUM SABUGA KURSI VIP JUMLAH MENYESUAIKAN LOBBY SABUGA PROTOKOL TIDAK IKUT HORMAT BARIKADE LUAR PEMBERI ABA ABA AUDITORIUM SABUGA LOBBY SABUGA

22 Tahan Tahan Saat acara dimulai : Pintu ditutup

23 TIDAK BOLEH KELUAR MASUK Prosesi Masuk Pembukaan Sidang 08.0 Pengambilan janji wisudawan.5 Penutupan Sidang.0 Selesai Prosesi Keluar * Waktu Tentatif PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

24 Pintu Keluar Tahan Selama Acara Berlaku Shift Sebagian jaga pintu toilet dan koridor Sebagian ambil konsumsi Harus ada yang menjaga pintu dan koridor : Pintu ditutup

25 TOILET PRIA & WANITA PINTU A PINTU B TOILET PRIA & WANITA PINTU TENGAH KHUSUS VIP TOILET PRIA & WANITA ARAHKAN KE SELATAN TOILET WANITA PINTU TOILET 5 : Pintu ditutup

26 Prosesi Salaman 6

27 Meja Ijazah LSS DD PSM KPA Guru Besar Rektor, Senat, Advisory Board Keluar VIP VIP Masuk VIP K Prosesi Salaman ANTRIAN TENGAH KIRI 7

28 Meja Ijazah LSS DD PSM KPA Guru Besar Rektor, Senat, Advisory Board VIP VIP Keluar Masuk VIP K Prosesi Salaman ANTRIAN TENGAH KANAN 8

29 Meja Ijazah LSS DD PSM KPA Guru Besar Rektor, Senat, Advisory Board Masuk VIP VIP Keluar VIP K Prosesi Salaman ANTRIAN SAYAP KANAN 9

30 Meja Ijazah LSS DD PSM KPA Guru Besar Masuk Rektor, Senat, Advisory Board Keluar VIP VIP VIP K Prosesi Salaman ANTRIAN SAYAP KIRI 0

31 PERLU DIPERHATIKAN ) SEMUA PINTU (YANG TIDAK TERKUNCI) TETAP ADA YANG MENJAGA DARI AWAL HINGGA AKHIR ) JANGAN ADA WISUDAWAN DAN ORANGTUA BERKELIARAN ) JANGAN ADA WISUDAWAN, ORANG TUA / LO YANG KE STAND LFM PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

32 ACARA SELESAI ) SAAT BERDOA SIAP MEMBUAT BARIKADE SEPERTI AWAL. ) JANGAN ADA KELUAR MASUK RUANGAN LAGI ) PINTU TETAP DIJAGA ACARA SELESAI = SETELAH REKTOR MASUK RUANG VIP: ) PROTOKOL DAN MENWA DAPAT MENINGGALKAN TEMPAT TUGAS MENUJU RUANG PRASMANAN ) SERAHKAN SEMUA PINTU KEPADA SATGAS DAN SATPAM (PINTU LOADING DOCK, MAIN ENTRANCE) ) MELALUI PINTU BELAKANG (BELAKANG MEJA IJAZAH) AKAN MASUK LO HIMPUNAN (SEKITAR 60 ORANG) YANG MENGGUNAKAN NAMETAG PENGENAL. PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

33 PERHATIAN UMUM ) LO DIMINTA LEBIH MEMPERHATIKAN KEBUTUHAN ORANGTUA, SEHINGGA APABILA TERJADI SESUATU DAPAT MUDAH DIHUBUNGI ) PREPARE FOR THE WORST :D PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

34 SERAGAM PETUGAS Protokoler LAKI LAKI ) JAS HITAM ) KEMEJA PUTIH ) CELANA PANJANG HITAN ) DASI HITAM Perempuan ) BLAZER HITAM ) KEMEJA PUTIH ) CELANA / ROK PANJANG HITAM ) (KERUDUNG ABU ABU) JANGAN LUPA PIN PROTOKOLER! PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0

35 TIPS SUKSES BERTUGAS: ) Pahami Acara: Aturan, Rundown, Tempat ) Pahami Tugas: Pada saat ini saya harus kemana? ) Pelajari masalah di tempat terkait ) Komunikasi dan Koordinasi: Pastikan komunikasi berjalan baik ) Jangan Lupa isi ABSEN! PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 5

36 PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 6

37 PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 7

38 ADA PERTANYAAN? CONTACT PERSON YUSUF : BASKORO : DISCLAIMER: Beberapa foto yang digunakan dalam slide ini adalah foto dokumentasi sosial milik Liga Film Mahasiswa ITB, digunakan tanpa kepentingan komersial. PETUNJUK PELAKSANAAN WISUDA JULI 0 8