19 3.1 Diagram Alir Penelitian BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN MULAI Pengajuan Surat Survei PT. Bangkit Sukses Mandiri (BSM) Diterima? Tidak Ya Observasi Perusahaan Wawancara dengan Direktur PT. BSM Pengamatan perusahaan Perumusan Masalah Informasi penjualan barang dan stok barang tidak jelas. Titik pemesanan barang atau Reorder Point dan jumlah persediaan pengaman tidak diketahui. Konsumen sering menunggu lama karena proses yang tidak efisien. Penentuan Tujuan Merancang sistem informasi penjualan dan persediaan. Memberikan titik pemesanan dan jumlah persediaan pengaman hasil perhitungan. Menerapkan sistem informasi sebagai alat untuk membantu proses bisnis perusahaan dan mengukur peningkatan efisiensi proses menggunakan simulasi. A Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian
20 A Studi Pustaka Peramalan atau Forecasting Model Reorder Point Safety Stock Permodelan Sistem dan Simulasi Perancangan Sistem Informasi Pengumpulan Data Profil perusahaan Data penjualan barang Data barang yang dijual Data waktu kedatangan pelanggan Data waktu proses Data cukup? Tidak Ya Pengolahan Data Membuat pola data permintaan Peramalan permintaan Perhitungan kesalahan peramalan Perhitungan Reorder Point Perhitungan Safety Stock Simulasi proses menggunakan Arena Analisis dan Pembahasan Analisis pola data permintaan Analisis perbandingan metode peramalan Analisis Reorder Point dan Safety Stock Analisis perbandingan simulasi proses Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kebutuhan Sistem Rancangan Sistem Simpulan dan Saran SELESAI Gambar 3.2 Diagram Alir Penelitian (Lanjutan)
3.2 Langkah-Langkah Penelitian 3.2.1 Pengajuan Surat Survei Tahap awal penelitian dilakukan dengan mengajukan surat survei kepada pihak perusahaan yaitu PT. Bangkit Sukses Mandiri. Dalam tahap ini, mahasiswa mengajukan surat permohonan ijin untuk melakukan penelitian lebih lanjut pada perusahaan serta masing-masing cabang workshop. Apabila surat diterima maka dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Namun, apabila tidak diterima maka mahasiswa melakukan pengajuan surat ke perusahaan lainnya. 3.2.2 Observasi Perusahaan Tahap selanjutnya yaitu observasi perusahaan yang dilakukan secara umum. Observasi ini dilakukan untuk mengetahui kondisi umum perusahaan tempat penelitian yaitu PT. Bangkit Sukses Mandiri. Observasi dilakukan dengan mewawancarai direktur serta melakukan pengamatan pada perusahaan. Dari observasi perusahaan, akan ditemukan beberapa masalah yang terjadi pada PT. Bangkit Sukses Mandiri. Masalah yang terjadi PT. Bangkit Sukses Mandiri antara lain adalah tidak ada catatan yang lengkap mengenai penjualan sehingga stok barang tidak diketahui dengan jelas. Selain itu, kondisi gudang dan cabang yang kurang diperhatikan menyebabkan sering terjadinya kehabisan stok barang dan lain sebagainya. 3.2.3 Perumusan Masalah Pada tahap ini akan dilakukan pembatasan dan perumusan mengenai masalah yang akan diteliti pada PT. Bangkit Sukses Mandiri. Masalah yang dihadapi perusahaan terkait dengan persediaan barang yaitu tidak mengetahui dengan jelas titik pemesanan barang, informasi stok barang dan tidak efisiennya proses transaksi penjualan barang kepada konsumen. Batasanbatasan yang ditetapkan dalam penelitian ini yaitu, penelitian dilakukan pada ketiga cabang PT. Bangkit Sukses Mandiri pada November 2013 hingga Juni 2014, dan penelitian dilakukan pada area persediaan dan penjualan perusahaan. 3.2.4 Penentuan Tujuan Tahap selanjutnya adalah menentukan tujuan dari penelitian. Penelitian ini dilakukan sebagai persyaratan untuk memenuhi jenjang Strata-1 di Universitas Bina Nusantara. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah memberikan alternatif solusi bagi PT. Bangkit Sukses Mandiri terkait dengan permasalahan yang dihadapi yaitu sebagai berikut: 1. Merancang sistem informasi penjualan dan persediaan. 2. Memberikan titik pemesanan dan jumlah persediaan pengaman hasil perhitungan. 3. Menerapkan sistem informasi sebagai alat untuk membantu proses bisnis perusahaan dan mengukur peningkatan efisiensi proses menggunakan simulasi. 21
22 3.2.5 Studi Pustaka Setelah menentukan topik yang sesuai dengan fokus penelitian, dilakukan studi pustaka berdasarkan referensi baik dari sumber literatur maupun media lainnya. Studi pustaka ini ditujukan untuk memberikan pemahaman yang lebih jelas mengenai topik yang telah ditentukan untuk penelitian. Referensi yang diambil berasal dari buku, jurnal, maupun artikel terkait yang berhubungan dengan topik yang telah diambil. Studi pustaka diambil dari kedua tinjauan yaitu dari sisi Teknik Industri dan Sistem Informasi. Dari ilmu Teknik Industri diterapkan teori mengenai peramalan, model Reorder Point, Safety Stock serta penggunaan permodelan sistem untuk simulasi dan dari ilmu Sistem Informasi mengenai metode pengembangan sistem dan diagram Unified Modeling Language (UML) yang akan digunakan. Selain itu, digunakan pula software Arena untuk mensimulasikan sistem. 3.2.6 Pengumpulan Data Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini yaitu profil perusahaan, data mengenai penjualan, jenis-jenis barang yang dijual termasuk dengan harga jual, jumlah stok, lead time untuk setiap jenis barang serta supplier penyedia barang tersebut. Data penjualan diambil dari bulan Maret 2013 hingga Februari 2014. Pengambilan data penjualan dilakukan selama 1 tahun agar hasil pola data lebih stabil dan terpercaya. Selain itu untuk mengantisipasi apabila pola data merupakan pola musiman. Data waktu setiap proses sebelum dan setelah menggunakan sistem juga dibutuhkan untuk menilai efisiensi sistem informasi yang diterapkan. Data kedatangan customer dikumpulkan untuk memprediksikan distribusi kedatangan customer. Penelitian yang dilakukan tidak menggunakan sampling sehingga kecukupan data hanya dinilai berdasarkan produk tertentu saja. Adapun diambil sebanyak 30 data untuk data waktu proses dan data waktu kedatangan dikarenakan pengambilan data dilakukan dalam 1 hari kerja sehingga data dianggap cukup untuk merepresentasikan sistem berjalan sampai stabil. 3.2.7 Pengolahan Data Setelah data yang dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan, maka selanjutnya dilakukan pengolahan data secara matematis. Berdasarkan data penjualan beberapa produk yang paling sering terjual selama bulan Maret 2013 hingga Februari 2014, akan dibuat pola datanya terlebih dahulu. Pola data tersebut kemudian diolah menggunakan rumus peramalan untuk menentukan jumlah permintaan di bulan Maret 2014. Metode peramalan yang digunakan adalah metode Three-Month Moving Average, Weighted Moving Average dan Exponential Smoothing. Kemudian dihitung tingkat kesalahannya menggunakan beberapa kriteria yaitu Mean Absolute Deviation (MAD), Mean Square of Error (MSE), dan Mean Absolute Percentage of Error (MAPE). Hasil peramalan dengan MSE, MAD, MAPE yang terbaik akan dipilih dan hasil perhitungannya akan digunakan untuk menghitung titik pemesanan atau Reorder Point. Setelah itu, dihitung hasil Safety Stock yang kemudian akan ditambahkan dengan Reorder Point. Hasil yang didapatkan akan digunakan dalam perancangan sistem informasi. Setelah itu, dilakukan simulasi terhadap kondisi sebelum dan setelah pemakaian sistem menggunakan software Arena.
23 3.2.8 Analisis dan Pembahasan Analisis dilakukan untuk menjelaskan hasil dari pengolahan data yang telah dilakukan. Beberapa analisis yang dilakukan adalah analisis pola data permintaan dan hubungannya dengan pemilihan metode peramalan yang digunakan, analisis perbandingan hasil peramalan dari hasil kesalahan peramalan, analisis reorder point dan safety stock, dan analisis perbandingan proses sebelum dan sesudah menggunakan sistem informasi hasil simulasi. 3.2.9 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perancangan sistem informasi persediaan barang berbasis web dibuat dengan menggunakan persamaan Reorder Point yang telah dianalisis sebelumnya. Perancangan yang dilakukan dibagi menjadi dua tahap yaitu analisis kebutuhan sistem informasi dan perancangan sistem infomasi. Pada tahap ini digunakan diagram-diagram UML. Pada tahap ini juga dijelaskan deskripsi serta fungsi sistem informasi yang dirancang. 3.2.10 Simpulan dan Saran Tahap terakhir penelitian adalah menuliskan simpulan sebagai ringkasan dari perolehan hasil yang diperoleh selama penelitian dan akan menjawab permasalahan yang terjadi pada PT. Bangkit Sukses Mandiri. Dijabarkan pula saran yang bertujuan untuk menyampaikan usulan perbaikan kepada PT. Bangkit Sukses Mandiri beserta setiap cabang untuk jangka waktu ke depannya.