ORGANIZATION THEORY AND DESIGN Modul ke: Fakultas Pasca Sarjana Definisi efktivitas organisasi Ukuran-ukuran efektivitas organisasi Pentingnya efektivitas organisasi Efektivitas organisasi dan pemuasan para pemangku kepentingan Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Program Studi Magister Management http://mercubuana.ac.id
Efktivitas Organisasi Definisi efktivitas organisasi Ukuran-ukuran efektivitas organisasi Pentingnya efektivitas organisasi Efektivitas organisasi dan pemuasan para pemangku kepentingan
Definisi efktivitas organisasi
EFEKTIVITAS ORGANISASI Efektivitas adalah keberhasilan mencapai tujuan organisasi. organisasi yang efektif adalah orgnaisasi yang mencapai tujuan. efektivitas sebagai tingkat pencapaian organisasi dalam jangka pendek dan jangka panjang. Organisasi dapat disebut efektif ketika dapat melaksanakan kewajibannya dalam memenuhi: 1.kepuasan pelanggan, 2. mencapai visi organisasi, 3. pemenuhan aspirasi, 4. menghasilkan keuntungan bagi organisasi, 5. pengembangan sumber daya manusia organisasi, dan 6. aspirasi yang dimiliki, serta memberikan dampak positif bagi masyarakat di luar organisasi.
EFEKTIVITAS ORGANISASI Efektivitas dapat didefinisikan dengan empat hal yang menggambarkan tentang efektivitas, yaitu : 1) Mengerjakan hal-hal yang benar, dimana sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya. 2) Mencapai tingkat diatas pesaing, dimana mampu menjadi yang terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik. 3) Membawa hasil, dimana apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang bermanfaat. 4) Menangani tantangan masa depan Efektivitas pada dasarnya mengacu pada sebuah keberhasilan atau pencapaian tujuan. 5)
EFEKTIVITAS ORGANISASI Karakteristik Efektivitas Organisasi Efektivitas juga dapat diartikan sebagai penggambaran siklus input dan proses output. Petters dan Waterman mengemukakan tentang karakteristik umum dari perusahaanperusahaan efektif, yaitu : Mempunyai bias terhadap setiap tindakan dan penyelesaian pekerjaan yang dilakukan. Selalu dekat dengan para pelanggan agar dapat mengerti secara penuh apa yang dibutuhkan oleh para pelanggan. Memberikan tingkat otonomi yang tinggi pada para pegawai serta memupuk semangat kewirausahaan pegawai tersebut. Berusaha untuk meningkatkan produktivitas lewat partisipasi para pegawai perusahaan. Para pegawai telah mengetahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh perusahaan dan para manajer perusahaan terlibat secara aktif pada masalah disetiap tingkatan. Selalu berdekatan dengan usaha yang diketahui dan dipahami oleh pegawai perusahaan. Memiliki struktur organisasi yang bersifat luwes dan sederhana, dengan jumlah individuindividu yang minimal dalam aktivitas staf yang mendukung bidangnya. Menggabungkan kontrol yang sifatnya ketat dan desentralisasi yang bertujuan mengamankan nilai-nilai inti perusahaan dengan kontrol yang longgar pada bagian-bagian lain untuk mendorong pengambilan resiko serta inovasi.
EFEKTIVITAS ORGANISASI Pendekatan Efektivitas 1. Pendekatan sumber (resource approach) yakni mengukur efektivitas dari input. Pendekatan mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh sumber daya, baik fisik maupun non fisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. 2. Pendekatan proses (process approach) adalah untuk melihat sejauh mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi. 3. Pendekatan sasaran (goals approach) dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana. Steers mengemukakan bahwa efektivitas bersifat abstrak, oleh karena itu hendaknya efektivitas tidak dipandang sebagai keadaan akhir akan tetapi merupakan proses yang berkesinambungan dan perlu dipahami bahwa komponen dalam suatu program saling berhubungan satu sama lain dan bagaimana berbagai komponen ini memperbesar kemungkinan berhasilnya program.
Ukuran-ukuran efektivitas organisasi
Pengukuran Efektifitas Organisasi Pendekatan sasaran (goal approach) dalam pengukuran pengukuran efektifitas organisasi memusatkan perhatian terhadap aspek output, yaitu mengukur keberhasilan dalam usaha mencapai tingkatan output yang direncanakan. Pendekatan sumber (sytem resources approach) mencoba mengukur efektifitas dari sisi input, yaitu dengan mengukur keberhasilan organisasi dalam usaha memperoleh berbagai sumber yang dibutuhkan, untuk mencapai performansi yang baik. Sasaran (Goal) Organisasi Sasaran (goal) organisasi adalah suatu keadaan atau kondidi yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. Berbagai jenis sasaran dalam organisasi: Organisasi bisa mempunyai sasaran lebih dari satu. Organisasi dimungkinkan mempunyai sasaran yang berlawanan. Sasaran saling berkaitan satu sama lain. Ada berbeda pandanga terhadap sasaran yang akan ditetapkan.
Pengukuran Efektifitas Organisasi Sasaran (Goal) Organisasi dan Pengukuran Efektifitas Sasaran ataupun tujuan merupakan alasan bagi eksistensi organisasi. Sasaran ataupun tujuan sangat penting bagi proses manajemen yang dijalankan dalam suatu organisasi. Memberi pengakuan, Arah bagi organisasi, pengukuran organisasi, mengurangi ketidakpastian. Jenis-jenis Sasaran Organisasi Sasaran Resmi (Official goal) Sasaran yang sebenarnya diinginkan (Operative goal) Penanganan berbagai sasaran yang saling berlawanan Menerima performansi yang secukupnya (satisficing) Perhatian bertahap (sequential attention) Preferensi sasaran (preference ordering) Perubahan sasaran (goal changes)
Pengukuran Efektifitas Organisasi Pihak yang menetapkan sasaran Organisasi Pemimpin Tunggal, terjadi pada perusahaan berukuran kecil dimana pemimpin dipegang oleh pemilik. Koalisi Kelompok Pimpinan, terjadi pada organisasi besar. Pendekatan Integratif dalam pengukuran Efektifitas Organisasi Pendekatan Contsituenci, sesuai untuk pengukuran efektifitas organisasi kecil. Pendekatan bidang sasaran (goal domains), Bidang sasaran organisasi:
Pengukuran Efektifitas Organisasi EFISIENSI Perhatian pada: Output/Input Ukuran: Jumlah produksi/jam Internal kerja Tingkat keuntungan EFISIENSI Perhatian pada: kekuatan dalam lingkungan Ukuran: Eksternal Jumlah produksi/jam kerja Tingkat keuntungan EFEKTIFITAS INTERNAL Perhatian pada: kepuasan karyawan Ukuran: Turnover rate Sikap karyawan EFEKTIFITAS Perhatian pada: kepuasan contituency Ukuran: Kepuasan lingkungan organisasi
Pengukuran Efektifitas Organisasi Dalam pengukuran efektivitas, menyangkut didalamnya : Organization Climate, menurut Taiguri dan G.Irwin (1990 :25) adalah : Iklim perusahaan adalah kualitas kerelatifan tujuan dari lingkungan internal suatu perusahaan yang merupakan pengalaman dari para anggotanya, dipengaruhi perilaku, dapat dibedakan kedalam istilah dari nilai suatu kumpulan fakta dari karakteristik (dari sikap) suatu perusahaan. Job Design. Pada dimensi ini, efektivitas diukur dengan melihat perencanaan suatu pekerjaan. Dimana desain pekerjaan harus memperhitungkan factor produktivitas dan kepuasan karyawannya. Leadership. Pada dimensi ini melihat sampai sejauh mana peran kepemimpinan atasan langsung (supervisor) dalam kaitannya dengan efektivitas. Work Group yaitu melihat hubungan karyawan dengan karyawan lainnya dalam suatu kelompok kerja Behavioral Outcome. Pada dimensi ini melihat perilaku-perilaku yang merupakan hasil dari dimensi sebelumnya. Hal ini berkaitan dengan efektivitas dari segi organisasi dan para karyawan.
Pentingnya efktivitas organisasi
5 kriteria efektivitas oleh Gibson : 1. Produksi. Produksi merupakan kriteria efektivitas yang mengacu pada ukuran keluaran utama dari organisasi. Ukuran dari produksi mencakup tentang keuntungan, penjualan, pangsa pasar, dokumen yang diproses, rekanan yang dilayani, dan sebagainya. Ukuran tersebut memiliki hubungan secarqa langsung dengan pelanggan dan rekanan organisasi yang bersangkutan. 2 Efisiensi. Efisiensi merupakan kriteria efektivitas mengacu pada ukuran penggunaan sumber daya yang langka oleh organisasi. Efisiensi merupakan perbandingan antara keluaran dan masukan. Ukuran efisiensi terdiri dari keuntungan dan modal, biaya per unit, pemborosan, waktu terluang, biaya per orang, dan sebagainya. Efisiensi diukur berdasarkan rasio antara keuntungan dengan biaya atau waktu yang digunakan. 3. Kepuasan. Kepuasan merupakan kriteria efektivitas yang mengacu pada keberhasilan organisasi dalam memenuhi kebutuhan karyawan dan anggotaanggota perusahaan tersebut. Ukuran dari kepuasan meliputi sikap karyawan, penggantian karyawan, absensi, kelambanan, keluhan, kesejahteraan dan sebagainya.
5 kriteria efektivitas oleh Gibson : 4. Keadaptasian. Keadaptasian merupakan kriteria efektivitas yang mengacu pada tanggapan organisasi terhadap perubahan eksternal dan internal. Perubahanperubahan eksternal seperti persaingan, keinginan para pelanggan, kualitas produk, dan sebagainya serta perubahan internal seperti ketidakefisienan, ketidakpuasan, dan sebagainya merupakan adaptasi terhadap lingkungan. 5. Kelangsungan hidup. Kelangsungan hidup merupakan kriteria efektivitas mengacu pada tanggung jawab organisasi atau perusahaan dalam usaha memperbesar kapasitas dan potensinya untuk dapat berkembang. Indikatorindikator yang digunakan ialah produktivitas, efisiensi, kecelakaan, pergantian pegawai, absensi, kualitas, tingkat keuntungan, moral, dan kepuasan karyawan atau anggota perusahaan.
References : 1. Daft RL. 2007. Understanding the Theory and Design of Organization. Thompson. Southwesyern 2. Jones, Gareth. 2004. Organization Theory, Design, and Change. Upper Saddle River (New Jersey). Pearson Education Inc. 3. Robbins, Stephen P. 2002. Organization Theory, Concept, and Cases. French Forest (New South Wales). Pearson Education Australia.
Wassalamu alaikum, Wr, Wb Gambar 1. Investasi Modal Teknologi Sistem Informasi