PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI CAFÉ VERSI 1.0 JAKARTA, MEI 2011 i
DAFTAR ISI MEMULAI APLIKASI... 1 LOGIN... 1 MENU APLIKASI... 2 MENGISI MASTER DATA... 4 OUTLET... 4 GROUP ITEM... 5 DETAIL ITEM... 7 PAYMENT TYPE... 8 USER... 10 MEMBER... 12 VOUCHER... 15 DISCOUNT... 17 RESTAURANT TAX... 20 PROSES DATA TRANSAKSI... 22 BOOKING MEJA... 22 INPUT MENU MAKANAN... 26 PEMBAYARAN... 27 MELIHAT DATA... 27 BOOKING MEJA... 29 GROUP ITEM... 29 DETAIL ITEM... 30 PAYMENT TYPE... 30 MEMBER... 31 VOUCHER... 31 DISCOUNT... 32 LAPORAN TRANSAKSI... 33 HARIAN... 34 PER GROUP ITEM... 35 MENU FAVORIT (TOP 10)... 36 UTILITY... 37 REPRINT BILL... 37 KALKULATOR... PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI... TENTANG APLIKASI... ii
MEMULAI APLIKASI Double klik shortcut Aplikasi Cafe di desktop komputer Anda hingga menampilkan menu utama aplikasi. Untuk dapat menggunakan aplikasi Anda diharuskan untuk memiliki User ID dan Password terlebih dahulu. Berikut ini adalah tampilan menu utama aplikasi sekaligus dengan form login setelah Anda mengklik shortcut tersebut. LOGIN Masukkan User ID dan Password Anda kemudian klik tombol OK, untuk membatalkan Anda dapat mengklik tombol CANCEL. Bila User ID dan Password Anda benar maka akan menampilkan pesan berikut ini. Pesan tsb hanya akan tampil sekali saat aplikasi pertama kali digunakan. Hal pertama yang harus Anda lakukan berikutnya adalah mengisi Data Outlet. 1
MENU APLIKASI Berikut ini adalah menu menu dalam Aplikasi Café. 1. Menu Master Data 2. Menu Process 2
3. Menu Data 4. Menu Report 5. Menu Utility 3
MENGISI MASTER DATA OUTLET Sebelum Aplikasi dapat digunakan, Hal pertama yang harus dilakukan adalah mengisi master data outlet Anda. Untuk mengisi Master Data Outlet, Pilih Menu Master Data Outlet. NAMA FIELD Outlet Code Name, Address, Phone Table Number Member Disc (%) Footer1,Footer2, Footer3 KETERANGAN Isi dengan Kode outlet Isi dengan Nama, Alamat dan Telepon outlet Anda. Nama, Alamat dan Nomor Telepon outlet ini nantinya akan tercetak sebagai keterangan header struk Jumlah meja outlet Anda Discount yang diberikan bagi member Keterangan yang akan tercetak sebagai footer struk Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save untuk menyimpan data. Untuk proses perubahan klik tombol Edit (otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), lakukan perubahan data kemudian klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut. 4
GROUP ITEM Untuk mengisi Master Data Group Item, Pilih Menu Master Data Group Item. NAMA FIELD Group Code Name KETERANGAN Isi dengan Kode Group Item, maksimal 6 karakter Isi dengan Nama Group Item, maksimal 50 karakter Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save untuk menyimpan data. 5
Untuk proses perubahan, masukan dahulu Group Code yang akan dirubah kemudian klik tombol Edit (bila data ditemukan otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), lakukan perubahan data kemudian klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut. Bila Group Code yang Anda masukan tidak ada dalam database, maka akan menampilkan pesan berikut ini. Untuk proses penghapusan, masukan dahulu Group Code yang akan dihapus kemudian klik tombol Delete (bila data ditemukan akan menampilkan konfirmasi), Klik tombol OK untuk menghapus data dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan. 6
DETAIL ITEM Untuk mengisi Master Data Detail Item, Pilih Menu Master Data Detail Item. Klik Untuk Memilih Group Item Pilih Group Item yang ada dalam list, isikan data hingga selesai kemudian klik tombol Save untuk menyimpan data. Bila Code Item yang Anda masukan telah ada dalam database maka akan ada pesan berikut ini. Untuk proses perubahan, masukan dahulu Code Item yang akan dirubah kemudian klik tombol Edit (bila data ditemukan otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), lakukan perubahan data kemudian klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut. Bila perubahan berhasil dilakukan akan menampilkan pesan berikut ini. 7
Untuk proses penghapusan, masukan dahulu Code Item yang akan dihapus kemudian klik tombol Delete (bila data ditemukan akan menampilkan konfirmasi), Klik tombol OK untuk menghapus data dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan. PAYMENT TYPE Payment Type merupakan jenis pembayaran yang dapat dipergunakan pelanggan saat transaksi pembayaran. Untuk mengisi Master Data Payment Type, Pilih Menu Master Data Payment Type. NAMA FIELD KETERANGAN Payment Code Isi dengan Kode Pembayaran, maksimal 2 karakter Description Isi dengan Deskripsi Pembayaran, maksimal 30 karakter 8
Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save untuk menyimpan data. Bila Payment Code yang Anda masukan telah ada dalam database maka akan menampilkan pesan berikut ini. Untuk proses perubahan, masukan dahulu Payment Code yang akan dirubah kemudian klik tombol Edit (bila data ditemukan otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), lakukan perubahan data kemudian klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut. Bila perubahan berhasil dilakukan akan menampilkan pesan berikut ini. Untuk proses penghapusan, masukan dahulu Payment Code yang akan dihapus kemudian klik tombol Delete (bila data ditemukan akan menampilkan konfirmasi), Klik tombol OK untuk menghapus data dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan. 9
USER Dalam menu ini Anda dapat membuat user yang akan menggunakan Aplikasi, pembuatan user hanya bisa dilakukan oleh user dengan Level 1 (Admin). Untuk mengisi Master Data User, Pilih Menu Master Data User. User ID Otomatis dibuat Aplikasi NAMA FIELD User ID User Name Password Level KETERANGAN ID User, terdiri dari 4 angka yang otomatis dibuat Aplikasi Isi dengan nama User atau kasir Anda, nama ini nantinya akan tampil pada struk pembayaran Isi dengan kata kunci dari User ID tersebut Isi dengan Level user Anda, ada dua pilihan Level, Level 1 adalah Admin dimana semua menu akan ditampilkan dan Level 2 untuk Kasir dimana hanya menu proses yang ditampilkan Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save lalu klik tombol OK untuk menyimpan data tersebut serta klik tombol Cancel untuk membatalkan penyimpanan. 10
Untuk proses perubahan, klik tombol Edit lalu masukan User ID yang akan diubah kemudian klik tombol Edit (bila data ditemukan otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), lakukan perubahan data kemudian klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut. Bila perubahan berhasil dilakukan akan menampilkan pesan berikut ini. Untuk proses penghapusan, masukan dahulu User ID yang akan dihapus kemudian klik tombol Delete (bila data ditemukan akan ditampilkan dalam keadaan disabled), Klik tombol Delete! untuk menghapus data dan klik tombol Exit untuk membatalkan penghapusan. 11
MEMBER Dalam menu ini Anda dapat mendaftarkan member member café Anda, keuntungan menjadi member adalah akan mendapatkan potongan harga tambahan dari total bayar. Untuk mengisi Master Data Member, Pilih Menu Master Data Member. Member ID Otomatis dibuat Aplikasi NAMA FIELD Member ID Name Identity Number KETERANGAN ID Member yg terdiri dari 6 karakter otomatis dibuat Aplikasi Isi dengan nama member Isi dengan identitas member (KTP, SIM atau Identitas lain) 12
Address Gender Isi dengan alamat member Isi dengan jenis kelamin member Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save lalu klik tombol OK untuk menyimpan data tersebut serta klik tombol Cancel untuk membatalkan penyimpanan. Untuk proses perubahan, klik dahulu tombol Edit lalu masukan Member ID yang akan diubah kemudian klik tombol Edit (bila data ditemukan otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), lakukan perubahan data kemudian klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut. Bila perubahan berhasil dilakukan akan menampilkan pesan berikut ini. 13
Untuk proses penghapusan, masukan dahulu Member ID yang akan dihapus kemudian klik tombol Delete (bila data ditemukan akan ditampilkan konfirmasi), Klik tombol OK untuk menghapus data dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan. Bila Member ID yang Anda masukan tidak ditemukan dalam database maka akan menampilkan pesan berikut ini. 14
VOUCHER Dalam menu ini Anda dapat membuat voucher sebagai alat pembayaran yang sah dengan jumlah dan nominal sesuai yang Anda inginkan. Untuk mengisi Master Data Voucher, Pilih Menu Master Data Voucher. Voucher Code Otomatis dibuat Aplikasi NAMA FIELD Voucher Code Voucher QTY Amount Expire Date Notes KETERANGAN Kode Voucher berupa angka otomatis yang dibuat Aplikasi Isi dengan jumlah voucher yang akan dibuat Isi dengan nominal untuk per 1(satu) lembar voucher Isi dengan batas masa berlaku voucher Isi dengan keterangan Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save (Konfirmasi ditampilkan) lalu klik tombol OK untuk menyimpan data serta klik tombol Cancel untuk membatalkan penyimpanan. Untuk proses perubahan, klik dahulu tombol Edit lalu masukan Voucher Code yang akan diubah kemudian klik tombol Edit (bila data ditemukan otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), lakukan perubahan data (Amount, 15
Expire Date, Notes) kemudian klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut. Bila perubahan berhasil dilakukan akan menampilkan pesan berikut ini. Untuk proses penghapusan, masukan dahulu Voucher Code yang akan dihapus kemudian klik tombol Delete (bila data ditemukan tombol berubah menjadi tombol Delete! dengan data disabled), Klik tombol Delete! (Konfirmasi ditampilkan) lalu klik OK untuk menghapus data dan klik Cancel untuk membatalkan penghapusan. 16
DISCOUNT Dalam menu ini Anda dapat membuat discount untuk item yang Anda jual. Untuk mengisi Master Data Discount, Pilih Menu Master Data Discount. NAMA FIELD KETERANGAN Per Data Ada 2 pilihan : 1. Discount Per Group Items, Discount untuk semua Item yang Ada dalam group tersebut, misalnya Group Items Jus maka semua Jus akan didiscount 2. Discount Per Detail Items, Discount hanya untuk Item yang dipilih Items Pilih item yang di discount Disc (%) Isi dengan nilai discount item 17
Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save untuk menyimpan data. Aplikasi menampilkan Informasi bahwa data telah sukses disimpan. Untuk proses perubahan, klik tombol Edit, Aplikasi menampilkan daftar Item yang didiscount, Klik Kanan Code dan klik Edit Discount. Kemudian masukan discount yang diinginkan, bila sudah selesai klik tombol Update untuk menyimpan perubahan tersebut dan klik tombol Exit untuk membatalkan perubahan. 18
Untuk proses penghapusan, klik tombol Delete, Aplikasi menampilkan daftar Item yang didiscount, Klik Kanan Code dan klik Delete Discount. Konfirmasi penghapusan ditampilkan, klik OK untuk menghapus discount dan klik tombol cancel untuk membatalkan penghapusan data discount. 19
RESTAURANT TAX Dalam menu ini Anda dapat menyeting pajak restoran atau PPN sesuai ketentuan yang berlaku. Untuk mengisi Master Data Restaurant Tax, Pilih Menu Master Data Restaurant Tax. Setelah Tax Amount Anda isi, klik tombol Save untuk menyimpan data dan klik tombol Exit untuk membatalkan penyimpanan data. Informasi bahwa penyimpanan data telah berhasil dilakukan. Untuk proses perubahan, klik tombol Edit (otomatis tombol berubah menjadi tombol Update), masukan Tax Amount yang diinginkan kemudian klik tombol 20
Update untuk menyimpan perubahan tersebut dan klik tombol Exit untuk membatalkan perubahan. 21
PROSES DATA TRANSAKSI TABLE BOOKING Pelanggan dapat membooking meja terlebih dahulu sebelum datang ke café. Untuk proses booking meja, Pilih Process Table Booking. Kode Booking Yang Otomatis Dibuat Aplikasi, dan Harus Diinformasikan ke Pelanggan NAMA FIELD KETERANGAN Table Number Isi dengan nomor meja yang dibooking Customer Type Ada 2(dua) jenis pelanggan : 1. Member (Masukan Member ID kemudian Tekan Enter) 2. Reguler (Masukan Nama Pelanggan) Booking Date Isi dengan tanggal booking Booking For Isi dengan tanggal kapan meja tersebut digunakan Notes Isi dengan keterangan Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save (konfirmasi penyimpanan data ditampilkan), Klik OK untuk menyimpan data dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penyimpanan. 22
Untuk proses perubahan, klik tombol Edit (form Edit Booking ditampilkan), lalu masukan Booking Code yang akan dirubah kemudian enter 2(dua) kali. Bila Booking Code yang dimasukan tidak ada dalam database maka akan menampilkan informasi berikut ini. Bila Booking Code ada dalam database maka tombol Edit berubah menjadi tombol Update, lakukan perubahan data dan klik tombol Update untuk 23
menyimpan perubahan tersebut atau klik tombol Exit untuk membatalkan perubahan. Informasi perubahan data booking yang telah berhasil dilakukan. Untuk proses penghapusan, klik tombol Cancel (form Cancel Booking ditampilkan), lalu masukan Booking Code yang akan dihapus kemudian enter 2(dua) kali. 24
Bila Booking Code ada dalam database maka konfirmasi penghapusan data ditampilkan, klik tombol OK untuk menghapus data dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penghapusan. 25
INPUT MENU MAKANAN Menu ini digunakan untuk memasukan data makanan / konsumsi pelanggan. Untuk proses Input Menu Makanan, Pilih Process Dish Input. Klik untuk memilih meja yang telah dibooking Klik untuk memilih Daftar Item Double klik untuk memilih Item Code NAMA FIELD KETERANGAN Table Number Ada 2(dua) pilihan untuk memilih meja : 1. Langsung dari daftar Table Number 2. Mengklik daftar meja yang telah dibooking sebelumnya Item Code Item Code bisa diketik langsung atau dengan double klik dalam Daftar Item, kemudian Enter agar posisi kursor berpindah ke QTY QTY Isi dengan QTY Item, Untuk diperhatikan : - QTY dikosongkan, otomatis diisi 1 - Bila Item Code tidak ada dalam database, posisi kursor akan tetap di QTY - Tekan Enter untuk memasukan Item Kedalam Daftar Menu Searching Menampilkan data item, atau Anda bisa memilih All Items untuk menampilkan semua Item yang ada Bila salah memasukan Item dlm daftar menu, Anda dapat menghapusnya dengan 2(dua) cara : 1. Klik Item kemudian klik tombol Void. 2. Klik Item kemudian tekan tombol Del di keyboard Anda. 26
Bila Anda telah selesai mengisi datanya, klik tombol Save (konfirmasi penyimpanan data ditampilkan), Klik OK untuk menyimpan data dan klik tombol Cancel untuk membatalkan penyimpanan. PEMBAYARAN Untuk proses Pembayaran, Pilih Process Payment. Ada 5 (lima) proses yang dapat dilakukan dalam menu pembayaran ini : 1. Refresh, memperbaharui data dalam list pembayaran dengan mengklik tombol Refresh. 2. Paid, klik Nomor Tabel Paid, pilih jenis pembayaran dan masukan nominalnya hingga mencukupi total bayar. Klik tombol SAVE untuk menyimpan sekaligus mencetak struk pelanggan dan klik tombol CANCEL untuk membatalkan pembayaran. 3. Cancel Paid, klik Nomor Tabel Cancel Paid, digunakan untuk membatalkan pembayaran. 4. Set Member (Optional), dilakukan sebelum payment agar pelanggan tersebut mendapat potongan harga dari total bayar, klik tombol Set Member. 27
5. Re Print Bill, untuk keperluan tertentu Struk dapat dicetak ulang dengan memasukan nomor struk yang diinginkan, klik tombol Re Print Bill. 28
MELIHAT DATA Dalam menu ini Anda dapat melihat data data sebagai referensi. BOOKING MEJA Untuk melihat data Booking, Pilih Data Booking. GROUP ITEM Untuk melihat data Group Item, Pilih Data Group Item. 29
DETAIL ITEM Untuk melihat data Detail Item, Pilih Data Detail Item. PAYMENT TYPE Untuk melihat data Payment Type, Pilih Data Payment Type. 30
MEMBER Untuk melihat data Member, Pilih Data Member. VOUCHER Untuk melihat data Voucher, Pilih Data Voucher. 31
DISCOUNT Untuk melihat data Discount, Pilih Data Discount. 32
LAPORAN TRANSAKSI Saat ini adal 3(tiga) Laporan yang tersedia yaitu : 1. Laporan Transaksi Harian 2. Laporan Per Group Item 3. Laporan Menu Favorit (Top 10) Adapun cara penggunaannya adalah dari Menu Utama Aplikasi, Klik Report dan Pilih Laporan yang diinginkan, Masukan Parameter Tanggal kemudian klik tombol Print untuk mencetak atau klik tombol Exit untuk menutup form laporan. Khusus untuk Laporan Menu Favorit (Top 10), data ditampilkan dalam bentuk grafik (Bar dan Pie). 33
CONTOH REPORT TRANSAKSI HARIAN 34
CONTOH REPORT PER GROUP ITEM 35
CONTOH REPORT MENU FAVORIT (TOP 10). 36
UTILITY RE PRINT BILL CONTOH CETAKAN STRUK DAN RE STRUK 37