BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah PT. MEDIHOP PT. MEDIHOP didirikan oleh Dra. Wawan Lukman, MBA pada tahun 2004, yang bertempat di Jl. Garuda No. 79, Jakarta 10610, Indonesia. Perusahaan ini bergerak di bidang pendistribusian produk Healthcaare berupa Surgical Sutures, Surgical Disposables, untuk wilayah Indonesia. PT. MEDIHOP dalam melakukan kegiatan bisnis nya, mempunyai beberapa partner/supplier dalam pengadaan barang untuk siap dijual. Adapun supplier pemasok bagi PT. MEDIHOP adalah perusahaan-perusahaan farmasi dan medis yang berada di luar negeri. Rekan kerja antar perusahaan yang membantu PT. MEDIHOP sampai tahun 2012, diantaranya: P.T. Kebayoran Pharma Pekerjaan yang telah dilakukan PT. MEDIHOP sampai tahun 2011 di antaranya: Melakukan kerjasama dengan RSCM (cipto mangunkusumo) dalam meningkatkan alat-alat yang dipakai dalam praktek. Melakukan pengajaran dan sosialisasi cara pemakaian alat-alat yang diimpor oleh PT Medihop di RS Dr Soetomo 49
50 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi PT.MEDIHOP Adapun Visi PT. MEDIHOP adalah : Mengurangi terjadinya kesalahan dalam proses operasi yang besar. Menaikkan kualitas alata-alat surgical yang digunakan para dokter Menambah jumlah ahli bedah berkualitas yang ada di Indonesia Mengurangi resiko kematian dari penyakit yang dapat diobati 3.2.2 Misi PT.MEDIHOP Adapun Misi PT. MEDIHOP adalah: Untuk menjadi perusahaan yang menjadi pilihan utama dalam menyediakan produk healthcare dan pelayanan yang terbaik untuk customer. Perusahaan akan mencapai misi ini dengan cara : - Diakui sebagai merk nasional terkemuka dalam bisnis ini. - Berkomitmen dalam proses inovasi dan kemitraan dengan customer. - Secara terus-menerus mengevaluasi keuntungan bisnis baru di semua spesialisasi medical dan mengejar orang orang bisnis dimana kami yakin kami dapat mencapai posisi kepemimpinan yang berkelanjutan. 3.3 Moto Perusahaan Adapun moto PT. MEDIHOP adalah kemitraan merupakan jalan untuk menaikkan harapan.
51 3.4 Logo Perusahaan Adapun logo PT. MEDIHOP adalah Logo ini dapat dilihat pada Gambar 3.1. Gambar 3.1 Logo PT.MEDIHOP (Sumber : Bp. Rochmat Sulistyo, Assistant Manager, 2012 ) 3.5 Struktur Organisasi 3.2 Diagram struktur organisasi PT.MEDIHOP dapat dilihat pada Gambar
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT.Medihop (Sumber : Bp. Rochmat Sulistyo, Assistant Manager, 2012) 52
53 3.6 Tugas danwewenang 3.6.1 Director Tugas : o Bertanggung jawab penuh atas perkembangan perusahaan. o Melakukan control secara berkala kepada finance controller dan IT Manager. o Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Wewenang : o Melihat, mengedit, dan menginput database. 3.6.2 Finance Controller Tugas : o Melakukan analisis terhadap laporan keuangan kepada perusahaan. o Menerima pembayaran dari customer atas penjualan produk. o Melakukan pembayaran kepada supplier atas pembelian produk. o Mengawasi dan meneliti penggunaan keuangan dalam perusahaan agar tidak terjadi penyimpanganpenyimpangan dana.
54 Wewenang : o Bertanggung jawab atas pembelian dan penjualan barang dagang/non-dagang. 3.6.2.1 Accounting Tugas : o Membuat laporan keuangan secara periodik agar keugangan perusahaan dapat terpantau dengan baik. o Melakukan perhitungan terhadap rugi-laba perusahaan. o Melakukan perhitungan pajak perusahaan agar dapat terbayar secara teratur. Wewenang : o Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan (neraca, rugi-laba, pajak). 3.6.2.2 Customer Service Tugas : o Melayani keluhan-keluhan dari pelanggan o Menerima saran dan kritik dari pelanggan Wewenang : o Menginput data dan kekuhan dari pelanggan
55 3.6.2.3 Administration Tugas : o Mencatat penjualan yang terjadi dan pembayaran yang diterima. o Mencetak surat-surat yang diperlukan. o Mengkonfirmasi status keuangan pembayaran penjualan yang diterima dari bank dan pelanggan. Wewenang : o Menginput data dan menampilkan surat-surat. 3.6.2.4 Warehouse (Bagian Gudang) Tugas : o Bertanggung jawab atas barang yang masuk maupun barang yang keluar. o Bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di gudang. o Membuat Surat Jalan. o Mengecek LOT barang.. o Menerima kiriman barang. o Membuat Surat Retur. o Mengecek barang retur. Wewenang : o Menginput data dan mencetk surat-surat.
56 3.6.3 Bagian IT Tugas : o Melakukan maintenance dan mengupdate sistem o Mengontrol kinerja sistem o Membantu dalam menginput proses bisnis Wewenang : o Mengakses secara penuh terhadap data data perusahaan o Melakukan perkembangan atau perubahan terhadap system yang dijalankan 3.6.4 Senior Product Tugas : o Menguasai pasar dan mengidentifikasi kebutuhan customer o Menguasai semua produk yang dipasarkan oleh perusahaan o Bertanggung jawab pada strategi pemasaran o Membuat target untuk produk-produk bisnis Wewenang : o Mendapatkan data-data customer o Mengakses data-data produk-produk yang dijual
57 3.6.5 Sales Manager Tugas : o Membuat laporan penjualan. o Melakukan pengecekan terhadap status penjualan barang. o Melakukan penagihan atas semua barang yang terjual berdasarkan invoice, dan tanda terima yang dibuat oleh Administration. Wewenang : o Memasukkan data dan mencetak laporan. 3.7 Sistem Yang Sedang Berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada system informasi pembelian, penjualan, persediaan dan retur pada PT.MEDIHOP adalah sebagai berikut: 3.7.1 Pembelian Perusahaan pada awalnya mengirimkan permintaan akan barang kepada supplier lalu pihak supplier memberikan performa invoice berupa spesifikasi barang, harga barang, timeline, waktu pengiriman dan pembayaran yang kemudian akan ditindak lanjuti dengan pembuatan Purchase Order(PO) oleh P.T Medihop via email..setelah adanya PO,maka barang segera dikirim oleh suppler langsung ke P.T. Medihop. Barang yang dikirim oleh supplier kemudian dicek melalui sampel barang yang ada untuk mencocokkan jenis barang yang dikirim. Setelah
58 itu sebagian besar barang (75%) dikirim ke P.T Kebayoran Pharma sebagai distributor tunggal dari P.T Medihop.Sisa barang (25%) akan di stok di gudang P.T. Medihop untuk menanggulangi kehabisan barang di distributor sekaligus untuk dijual secara umum kepada customer. Pembayaran barang kepada supplier umumnya dibayar secara kredit yaitu pembayaran sebesar 25-30% dari total harga barang yang dibeli oleh P.T. Medihop,sisanya akan dibayar dalam waktu 1 bulan.
59 Gambar 3.3 FlowChart Pembelian PT. Medihop 3.7.2 Penjualan Sistem penjualan yang sedang berjalan saat ini adalah mulanya berasal dari customer, Customer yang akan membeli barang akan
60 mengirimkan permintaan kepada PT. Medihop dan akan ditindak lanjuti bila barang tersedia dan akan segera dikirim kepada customer disertai dengan delivery order dan invoice customer yang berisi rincian barang yang dibeli customer dan harga barang tersebut. Penjualan barang dilakukan secara titip jual atau congeation, barang yang sudah laku akan dibayarkan dalam waktu 1 bulan kepada P.T Medihop. Setelah barang di cek ulang, maka P.T Medihop akan membuatkan invoice yang berangkap tiga, rangkap satu diberikan kepada customer, rangkap dua diberikan kepada bagian finance P.T Medihop, dan rangkap tiga akan diberikan kepada bagian gudang P.T Medihop. Customer akan membayar uang pembelian barang kepada bagian finance yang kemudian akan dibuatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran.
61 Penjualan Warehouse Distributor Customer Mencek Barang OK? Tidak Ya Membuat Surat Jalan Menerima barang Cacat? Tidak Ya Menerima transaksi penjualan Retur Jual Gambar 3.4 FlowChart Penjualan PT. Medihop
62 3.7.3 Persediaan Dalam proses persediaan, untuk menambah jumlah barang yang siap untuk dijual, maka bagian gudang P.T Medihop akan meminta barang kepada supplier melalui email. Setelah permintaan diterima, maka pihak supplier akan mengirimkan barang kepada P.T Medihop yang diterima oleh bagian gudang guna menambah stok barang.
63 Persediaan Supplier Finance Warehouse Membuat PO Menyetujui PO Mengirim Barang Membuat terima_barang Konfirmasi Terima_Barang Membuat Surat Jalan Gambar 3.5 FlowChart Persediaan PT. Medihop 3.7.4 Retur Sistem retur barang yang sedang berjalan saat ini berawal Apabila ada barang yang rusak, maka customer akan membuat surat retur untuk diberikan
64 kepada bagian gudang P.T Medihop, kemudian jika surat retur telah diterima oleh bagian gudang, maka barang yang rusak akan di cek dan bagian gudang akan membuat surat retur yang ditujukan kepada supplier untuk mengganti barang yang rusak dengan barang yang baru. Gambar 3.6 FlowChart Retur Jual PT. Medihop
65 Retur Beli Finance Warehouse Supplier Membuat surat retur beli Mengepak barang Mengirim barang Menerima barang Gambar 3.7 FlowChart Retur Beli PT. Medihop
66 3.8 Diagram Aliran Dokumen 3.8.1 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem secara garis besar. Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Medihop. Gambar 3.8 Diagram Konteks PT. Medihop 3.8.2 Diagram Nol Diagram nol merupakan proses-proses utama yang ada pada sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan atau organisasi. Berikut ini
adalah gambaran dari diagram nol yang sedang berjalan pada PT. Medihop. 67
68 Gambar 3.9 Diagram Nol PT. Medihop 3.9 Analisis Data Nama dokumen Atribut Deskripsi Form Daftar Barang yang Dibeli Form Performance Invoice Rincian Pajak Surat Jalan Kode Form Beli Tanggal Form Beli Nama Barang Jumlah Beli No Invoice Tanggal Invoice Kode Barang Nama Barang Unit/Pcs No Rincian Tanggal Rincian Perhitungan Pajak No Surat Tanggal Surat Deskripsi Unit/Pcs Nama Barang Masih di tulis tangan dengan memakai bon, Kemudian di masukkan ke MYOB Ditulis tangan dengan menggunakan bon, kemudian dimasukkan ke MYOB Form pajak ditambahkan ke Performance Invoice, untuk kemudian dihitung manual. Form Surat Jalan masih ditulis tangan dan menggunakan bon. Daftar Barang Kode Barang Menggunakan Katalog
69 Nama Barang Barang dari supplier. Form Pembayaran Daftar Penjualan Harga Barang Harga Dibayar Tanggal Pembayaran Nama Supplier Total Penjualan Nama Barang Unit/Pcs Pembayaran menggunakan bon yang ditulis tangan, beserta tanda tangan. Menerima laporan Penjualan Dari Distributor Partner, Kemudian dimasukkan ke MYOB. 3.10 Kebutuhan informasi N Deskripsi Kapan Bagian yang Kondisi saat ini o kebutuhan dibutuhkan membutuhkan 1 Pembelian ke Saat Sales, admin, Pada saat akan supplier melakukan Finance melakukan pemesanan order kepada supplier Finance Pemesanan mengirim Barang Melalui email ke Supplier.
70 2 Konfirmasi Saat barang Warehouse, Pada saat barang Barang yang dipesan Finance, sampai ke gudang, Diterima sampai ke Distributor staff akan Gudang mencocokan barang yang masuk dengan kopian daftar barang yang dipesan. 3 Penghitungan Saat Finance, Sales, Menghitung Bon satu Penjualan Menerima Director per satu, sambil daftar memasukkan hasil Penjualan penjualan ke MYOB dari distributor 4 Daftar Saat akan Sales, Warehouse, Pada saat akan Barang memesan, Finance memesan barang ke menjual dan Supplier, Sales, akan meretur mendata barang yang Barang dipesan katalog disediakan supplier. Finance membuat melalui yang dari Kemudian akan Form
71 Pemesanan berdasarkan data dari Sales. 5 Melakukann Pada saat Sales, Finance Pada saat akan Pembayaran akan melakukan melakukan pembayaran, finance pembayaran ke supplier akan membayar secara tunai ke supplier sebanyak 25-30% dari transaksi yang dilakukan. 3.11 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi pada PT. MEDIHOP adalah sebagai berikut: 1. Sering terjadi data barang yang masuk menimpa data barang yang lama sehingga mengakibatkan resiko kehilangan data. 2. Data-data tentang penjualan, pembelian, dan persediaan barang belum terintegrasi dengan baik antara pihak gudang dan pihak sales/marketing sehingga untuk memproses data-data tentang penjualan, pembelian, persediaan barang terkadang mengalami masalah dalam pengadaan data yang akurat. 3. Pihak direktur menuntut adanya report yang lengkap dan mudah dimengerti agar setiap proses bisnis di dalam perusahaan dapat terpantau dengan baik.
72 3.12 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah untuk masalah-masalah yang sedang dihadapi PT. MEDIHOP adalah dengan merancang suatu sistem basis data yang membuat suatu data terintegrasi dengan baik dan tersimpan dengan baik, serta terkomputerisasi dengan baik agar data-data penting perusahaan terjamin keamanannya. Pemecahan masalahnya antara lain: 1. Merancang sebuah database yang terintegrasi dengan baik pada proses penjualan, pembelian, retur dan persediaan barang yang dapat membantu penyimpanan data penjualan, pembelian, dan persediaan barang pada PT. MEDIHOP. Dengan adanya database yang terintegrasi diharapkan alur data-data dapat terpantau dengan baik sehingga data barang up to date. 2. Membuat sistem informasi dan aplikasi yang user friendly agar setiap pegawai perusahaan dan atasan dapat menggunakan sistem dengan baik. Fitur-fitur user friendly yang dimaksud, seperti fitur autogenerate kode barang yang dapat membantu pegawai perusahaan dalam pemasukan data-data barang yang akan dijual dan data barang yang akan masuk ke gudang, fitur search untuk memudahkan pencarian data dengan cepat, fitur reminder stok barang yang dapat memberikan peringatan terhadap stok barang yang akan habis di gudang, fitur reminder piutang jatuh tempo sehingga piutang dapat ditagihkan tepat waktu.
73 3. Membuat aplikasi yang menyediakan laporan pembelian, penjualan, dan persediaan barang setiap akhir bulan agar proses bisnis PT.MEDIHOP dapat terpantau dengan baik oleh pimpinan agar dapat diambil sebuah keputusan untuk pengembangan perusahaan kedepannya.