ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA KONVEKSI SEIZE THE DAY T-SHIRTING THE WORLD YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Hanung Arif Pamungkas 07.12.2393 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011 1
2
3 Analysis and Design of Ordering Information Systems on convection Seize The Day T-Shirting The World Yogyakarta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan pada Konveksi Seize The Day T-Shirting The World Yogyakarta Hanung Arif Pamungkas Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT All activities will we do need information and can also tell each activity required to produce information. The information is presented quickly, precise, accurate, would make us more easy to take a decision. Computers and technology are the most appropriate tool. To require demands information and use of computers will be more and more encouraging results in information that serve more than making complete. Ordering information systems is to provide ease of data processing that were previously done manually, so it takes much time and energy to enter the data required. Data processing - data transaction ordering convection, which has been processed in a computer-based information systems using a structured database, will produce more accurate and reliable with a faster time than manual processing. To the authors propose to the Seize The Day convection to the construction of ordering-based information system applications that are relevant and accurate data in order facilitate the processing of transaction data which will generate reports reservations information is correct and can save you time and effort in the formulation. Keywords: Information Systems, ordering information systems.
4 1. Pendahuluan Konvesksi Seize The Day adalah sebuah bidang usaha yang bergerak dalam bidang pembuatan serta pemesanan t-shirt, Seize The Day merupakan salah satu bentuk industri kecil menengah yang bergerak di bidang konveksi. Adapun sistem usahanya mengkhususkan diri pada bentuk made by order dalam arti Seize The Day tidak memproduksi barang untuk dijual tetapi hanya memproduksi jikalau ada pesanan. Semua kegiatan yang akan kita lakukan membutuhkan informasi dan bisa juga dikatakan setiap kegiatan dituntut untuk menghasilkan informasi. Informasi yang disajikan secara akurat, relevan, dan tepat waktu akan membuat kita semakin mudah untuk mengambil sebuah keputusan. Pengambilan keputusan yang tepat merupakan hal yang sangat penting dalam persaingan antar perusahaan. Sedangkan kualitas dari keputusan yang diambil sangat tergantung pada informasi yang tersedia. Jika sebuah perusahaan salah mengambil keputusan maka dimungkinkan terjadinya penurunan daya saing yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Oleh karena informasi yang menjadi sumber utama dalam mengambil keputusan, maka informasi yang diperlukan juga beragam jenisnya baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Konveksi Seize The Day dalam melakukan pengolahan data pemesanan saat ini masih menggunakan sistem manual, sehingga pelaksanaannya masih terdapat kendala. Kendala yang timbul misalnya dari segi pencatatan dan waktu dalam pemesanan order yang secara tidak langsung mengurangi kualitas informasi yang seharusnya lebih akurat, relevan dan tepat waktu dalam proses operasional.konveksi Seize The Day perlu mengadakan perubahan dalam hal pengolahan data pemesanan dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi, sehingga menjadi lebih praktis, cepat, dan mudah dalam menyajikan laporan sehinga dalam proses pengambilan keputusan lebih cepat. 2. LandasanTeori 2.1 Definisi Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut beberapa definisi tentang sistem: Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai suatu tujuan (Goal) yang sama.. Sistem adalah suatu kumpulan
5 komponen komponen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan yang komplek di dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum. Secara abstrak sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan interaksi dari komponen komponen yang saling beroperasi di dalam suatu batasan sistem. Batasan sistem akan menyaring tipe dan tingkat arus dari input serta output diantara sistem dengan lingkunganya.. Dari beberapa definisi di atas bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa unsur atau komponen yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya sehingga akan membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Dan data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian yang menggambarkan suatu kejadian kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kelangsungan hidup dalam suatu organisasi sangat bergantung pada kelancaran informasi yang diperoleh. Semakin banyak informasi yang diperoleh, maka semakin organisasi tersebut dapat semakin berkembang. 2.3 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu sistem organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan. 2.3.1 Komponen Sistem Informasi 1. Blok masukan ( Input Block ) Input pada pada informasi dapat berupa dokumen dokumen dasar. Input merupakan metode metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan. 2. Blok Model ( Model Block) Blok model dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik adalah informasi yang akan dimanipulasi data input dan data yang tersimpan pada basis data.
6 3. Blok keluaran ( Output Block ) Produk dari sistem informasi adalah keluaaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi ( Technology Block ) Digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan serta mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian darisistem secara keseluruhan. 5. Blok Basis Data ( Database Block ) Data yang terdapat didalam basis data perlu diorganisasikan dengan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Basis data akses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS ( Data Base Management System ), kumpulan dari data yang saling berhununga antara satu dengan yang lainya, tersimpan perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunal untuk memanipulasi merupakan blok basis data. 6. Blok Kendali ( Control Block ) Membantu pengendalian sistem operasional agar dapat mencegah terjadinya kesalahan sistem. 2.4 Definisi Pemesanan Pemesanan merupakan tindakan memesan suatu barang yang dilakukan oleh seseorang (calon pembeli) kepada perusahaan, baik secara langsung maupun melalui pramuniaga. Pemesanan dilakukan oleh konsumen. Adanya pemesanan membantu penjual menentukan jumlah produksi. 3. Analisis 3.1 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detil apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detil bagaimana bagian-bagian dari sistem yang diimplementasikan. Sehingga analisa dan desain sistem bisa mendefinisikan sebagai : proses organisasional kompleks dimana sistem diimplementasikan. Perancangan sistem didefinisikan sebagai proses kreatif untuk menjalankan
7 suatu ide yang inovatif sehingga menjadi aransemen yang baik, ekonomis serta dapat diterima. Dengan kata lain perancangan sistem adalah suatu proses pembuatan struktur bangun yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan fungsional sistem serta melakukan proses konfigurasi hardware dan software yang digunakan (kebutuhan non fungsional). Pada dasarnya tujuan perancangan sistem secara umum yaitu untuk mengidentifikasi komponen-komponen sistem yang akan dibuat secara rinci. Atau bisa diringkas analisis mendefinisikan masalah (Form requitments to specification) dan desain memecahkan masalah Form specification of implementation). 3.2Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). Analisis PIECES juga digunakan sebagai alat ukur dalam menentukan sistem baru layak atau tidak, karena 6 aspek itu harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama. a. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Performance dapat diukur dengan jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time) dari sistem. Pada system lama kinerja memerlukan banyak waktu dan lambatnya proses yang dilakukan, misalnya dalam proses pencatatan data pemesanan membutuhkan waktu 10 sampai 15 menit. Sedangkan dari segi waktu tanggap pemrosesan data memerlukan banyak waktu karena kegiatan pencatatan masih dilakukan secara manual, dalam pencarian data juga masih memerlukan waktu yang lama karena harus mencari data data pada arsip yang masih berupa kertas kertas. Analisis kinerja sistem lama :
8 - Pelayanan transaksi pemesanan memerlukan rata-rata selama 10-15 menit yang dirasa masih sangat lama. - Pembuatan laporan secara manual memakan waktu 1-2 hari penuh dirasa sangat lama dan rawan kesalahan. b. Analisis Informasi (Information) Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi akan menimbulkan masalah baru. Maka dari itu digunakan parameter sebagai berikut : - Informasi tidak akurat : Informasi yang disampaikan masih memiliki tingkat kesalahan yang besar, karena masih diperoses secara manual. Di dalam pencatatannya banyak coretan coretan. - Informasi tidak relevan : Misalnnya informasi yang disajikan berupa laporan pemesanan, maka harus menyalin dari arsip-arsip (data) yang ada. - Informasi tidak tepat waktu : Waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan laporan memerlukan waktu 1-2 hari terhitung dari saat laporan diminta. c. Analisis Ekonomi (Economic) Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauh mana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial perusahaan. Adanya pemborosan waktu dan alat-alat maka otomatis terjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. Analisis ekonomi sistem lama : - Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk proses pengolahan data dan laporan serta penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan diharuskan mengganti dengan yang baru. Karena tidak dapat di preview dulu. Biaya yang digunakan tiap bulannya kisaran Rp 200,000. d. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau
9 kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. Analisis kendali sistem lama : - Kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan dan kesalahan data khususnya dalam pendataan (penulisan data). - Dengan keseluruhan proses yang masih manual, maka tingkat kesalahan operasi masih sangat besar. e. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang akan di gunakan seminimal mungkin guna menghindari pemborosan. Atau menyangkut bagaimana caranya agar menghasilkan suatu output sebanyak banyaknya dengan iput sekecil mungkin. Analisis efisiensi sistem lama : - Apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi pemesanan maka petugas harus menulis kembali dari awal, hal itu menjadikan pemborosan dari segi waktu yang seharusnya selesai dalam waktu kisaran 10 menit maka harus di ulang lagi dari awal maka waktu yang di gunakan dapat 2 kali lipatnya. f. Analisis Pelayanan (Service) Pada sistem lama, pelayanan dari segi proses pemesanan dirasakan masih kurang dan cenderung lama, berikut ini analisisnya : Analisis pelayanan sistem lama : - Para pelanggan harus menunggu lama dalam proses transaksi yang mereka lakukan, dikarenakan pendataan transaksi baik penulisan dan penghitungan biaya masih bersifat manual oleh petugas, kisaran waktu yang di perlukan antara 10-15 menit. 3.3Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai penerapan sistem pemesanan yang sudah terkomputerisasi dianggap layak atau tidak.
10 3.4 Analisis Kebutuhan Fungsional Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan perkembangan diwaktu yang akan datang, Konveksi seize the day memerlukan peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan datanya. Informasi sangatlah penting untuk kelangsungan hidup sebuah organisasi. Saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai sarana informasi merupakan cara yang sangat efektif dalam proses penanganan data. Konveksi seize the day membutuhkan sistem baru untuk membantu kegiatan pencatatan data pemesanan setiap harinya. Yang dibutuhkan ini adalah sistem pengolahan data yang sudah terkomputerisasi. Dengan ini dapat diusulkan rancangan sistem baru yang diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi serta bisa meningkatkan pelayanan dan produktifitas kerja Konveksi seize the day untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut : 1. Sistem harus bisa membatasi hak akses pengguna sesuai dengan status diperusahaan. Admin a. Mengolah data bahan b. Mengolah data katalog c. Mengolah data petugas d. Mengolah data member e. Mengolah data transaksi Petugas a. Mengolah data transaksi pemesanan b. Mengolah data member c. 2. System harus bisa melakukan entri data master. Katalog a. Admin dapat menambah katalog dengan cara memasukan katalog, bahan, harga, keterangan. b. Admin dapat mengupdate semua isi dari katalog jika terjadi perubahan. 3. Sistem dapat mendata semua transaksi yang berkaitan dengan pemesanan Pemesanan
11 a. Petugas dapat menginputkan data transaksi pemesanan yang terjadi sesuai dengan masukan nama member, tanggal transaksi, total pemesanan, jumlah pemesanan dan sub total pembayaran. b. Petugas dapat melihat transaksi pemesanan yang terjadi dari laporan pemesanan. Petugas dapat menampilkan semua transaksi pemesanan yang terjadi berdasarkan tanggal pemesanan. 3.5 Analisis Kebutuhan Non Fungonal Analisis ini meliputi kebutuhan-kebutuhan pendukung untuk menjalankan aplikasi tersebut, diantaranya : 1. Kebutuhan Perangkat Keras Adapun perangkat keras yang digunakan penulis dalam mengembangan Aplikasi adalah, Sistem Operasi yang digunakan Windows XP SP 2, Prosesor yang digunakan AMD Athlon(tm) X2 DualCore QL-66 (2CPUs) 2,2 Ghz, RAM yang dipakai 2048 MB. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak Adapun perangkat lunak yang digunakan penulis dalam mengembangan Aplikasi adalah, Visual Basic 6.0 sebagai program editor, MySQL 5.5.8 sebagai database, PhpMyAdmin 3.3.9 sebagai database editor. 3.6 Perancangan Proses Tujuan dari perancangan proses adalah untuk memberikan gambaran secara umum sistem yang baru. Pada tahap perancangan proses, komponenkomponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada pengguna bukan untuk pemrogram. Adapun rancangan model sistem yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
viii A. Flowchart 4. Pembahasan 4.1 Pemrograman Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh programmer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem. Sedangkan pengetesan program merupakan kegiatan yang dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan program dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output data yang dihasilkan. Disamping itu, pengetesan program dimaksudkan pula untuk mengetahui lebih jauh masih adakah kesalahan-
ix kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang akan mungkin terjadi. Pada proses pemrograman ini aan di Lampirkan di bagian lampiran. 4.2 Pengetesan Program Sebelum program diterapkan maka program harus bebes telebih dahuludari kesalahan. Program ditest untuk setiap modul dan di lanjutkan dengn pengetesan untuk setiap modul yang telah dirangkai. Kesalahn dalam pemrograman dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu sebgai berikut ini. 1. Kesalahan bahasa (sintax error) merupakan kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah ditentukan. Berikut adalah contoh tampilan pada kesalahan bahasa. Kesalahan ini relatip udah di temukan dan di perbaiki, karena kompailer akan memberitahukan letak dan sebab kesalahannya. Kemudian klik OK maka kompailer akan menunjukan kesalahan yang timbul. 2. Kesalahan sewaktu proses (Run Time Error) merupakan kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, kerana compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahan.
x Klik Debug maka kompailer juga akan menunjukan letak kesalahan pemrogramannya. 3. Kesalahan logika (Logical Error) merupakan kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program. Kesalahan seperti ini merupakn kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah menyesatkan bagi yang menggunakan. 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang telah penyusun lakukan di Konveksi Seize The Day Yogyakarta maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Pengolahan data dengan hasil informasi berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe perusahaan guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran. 2. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari pada sistem sebelumnya karena segala hal pencatatan transaksi pemesanan digantikan dengan memasukkan datanya pada program aplikasi ini. 3. Dengan adanya program khusus yang sudah terkomputerisasi untuk pengolahan data sirkulasi ini, pada dasarnya akan memberikan kenyamanan untuk seluruh pihak yang terkait. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan dikonveksi tersebut antara lain: a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. c. Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat. 5. Dengan adanya sistem baru ini secara otomatis akan meningkatkan keefisienan dan keefektifan dalam mengolah data. 6. Sistem yang diberikan penulis sudah layak dipakai meskipun masih sederhana tetapi dapat meningkatkan kinerja konveksi seiz the day.
xi DAFTAR PUSTAKA Winarno. Sigit dan Ismaya. Sujana. Kamus Besar Ekonomi. Bandung :Pustaka Grafika.. Nugroho. Bunafit.2004.PHP & MySQL dengan editor Dreamware MX. Yogyakarta: Andi Jugiyanto,H.M. 1990. Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis Fatta, A.H. 2007 Anaalisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarata : Penerbit Andi Offset. Kusrini M. Kom dan Koniyo, Andri. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit CV. Andi Offset. Sunyoto.Andi.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Micsrosoft SQL Server. Yogyakarta :Penerbit CV. Andi Offset.