SISTEM PENGARSIPAN PADA PT. ASURANSI STACO MANDIRI CABANG MEDAN KERTAS KARYA Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Disusun Oleh : NAMA : RISNAWATI NIM : 112201007 PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2014
LEMBAR PERSETUJUAN Judul Kertas Karya : Sistem Pengarsipan Pada PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan Oleh : Risnawati Nim : 112201007 Dosen Pembimbing : Hotlan Siahaan,S.Sos,M.I.Kom NIP : 19780331 200501 2 003 Tanda Tangan : Tanggal : Dosen Pembaca : Laila Hadri Nasution,S.Sos.,M.P NIP : 197208252006042001 Tanda Tangan : Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN Judul Kertas Karya : Sistem Pengarsipan Pada PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan Oleh : Risnawati Nim : 112201007 PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd NIP : 19570407 198603 2 001 Tanda Tangan : Tanggal : FAKULTAS ILMU BUDAYA Dekan : Dr.Syahron Lubis,M.A NIP : 195110131976031001 Tanda Tangan : Tanggal :
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Allah S.W.T atas berkat, rahmat dan kurnia-nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan judul SISTEM PENGARSIPAN PADA PT. ASURANSI STACO MANDIRI CABANG MEDAN kertas karya ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan program studi D-III Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda IdrisSiregar dan Ibunda tersayang Jamilah, yang begitu banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan doa yang telah bersusah payah mengasuh membesarkan penulis dengan rasa penuh kasih sayang yang tidak terbalas, dan seluruh keluarga penulis makcik, kakak, abang, dan adik, yang selalu member semangat kepada penulis. Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada : 1. IbuHotlanSiahaan, S.Sos.,M.I.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberikan arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai. 2. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos.,M.P, selaku dosen pembaca kertas karya ini. 3. Ibu Zurni Zahara Samosir,Dra.,M.Si, selaku dosen pembimbing Akademik 4. Bapak Dr.Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya. 5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D- III Perpustakaan. 6. Staf pengajar program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya. 7. Bapak Uningo Prabowo ST.AAIK, selaku Branch Manajer PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan.
8. Bapak Ashadi Zulkarnain, selaku Accounting pada PT. Asuransi Staco Mandiri yang telah membantu penulis dalam penyediaan data yang penulis butuhkan dalam menyusun kertas karya ini. 9. Bapak yudi purnama yang telah mengajari dan membantu penulis dalam pengenalan dan tata cara pengarsipan pada PT. Asuransi Staco Mandiri. 10. Seluruh staf PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan. 11. Makcik, Kakak, abang dan adek penulis (Nurhayati, Desma, Eli, Laili, Rina, Sukron, dan Andre) yang telah memberi semangat dan dukungan kepada penulis. 12. Kakak Senior S1 Perpustakaan (Muswita Widya Rahma, S.Sos) yang memberikan dukungan, bantuan dan semangat buat penulis. 13. Teman-teman penulis Tuti, Marhamah, Rere, Adi, Dina, Nisya, Dewi,, Eko yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Kertas Karya ini. 14. Seluruh Teman-teman Stambuk 0 11 yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terima kasih untuk kebersamaannya selama ini. Penulis hanya dapat berdo a kepada Tuhan Yang Maha Kuasa agar mereka selalu dilimpahi rahmatnya. Akhir kata, kiranya kertas karya ini bermanfaat bagi yang membacanya, dan dapat mendorong penulis untuk meningkatkan pengetahuan dalam bidang kearsipan. Medan, Juli 2014 Penulis RISNAWATI NIM 112201007
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.i DAFTAR ISI...ii DAFTAR GAMBAR iii DAFTAR TABEL..... iv BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang dan Masalah........1 1.2. Rumusan Masalah.......3 1.3. Tujuan Penulisan...... 3 1.4. Ruang Lingkup........3 1.5. Metode Pengumpulan Data......3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Arsip.......5 2.1.1. Fungsi Arsip............6 2.1.2. Peranan Arsip........6 2.1.3. Tujuan Arsip...........7 2.2. Pengolahan Arsip.............8 2.2.1. Tahap Penciptaan Arsip.........8 2.2.2. Tahap Pengurusan Dan Pengendalian Surat.......8 2.2.3. Tahap Referensi...... 9 2.3. Sistem Penataan Arsip...........9 2.4. Temu Kembali Arsip..........12 2.5. Pemeliharaan Arsip............ 13 2.6. Pencegahan Kerusakan Arsip.............14 2.7. Tahap Penyusutan.....16 2.8. Tahap Pemusnahan. 16 BAB III HASIL DAN PEMBAHASA 3.1. Sejarah PT. Asuransi Staco Mandiri......18 3.1.1. Visi Dan Misi.........19 3.1.2. Produk Yang Ditawarkan.....19 3.1.3. Struktur Organisasi PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan22 3.1.4. Nilai-Nilai Perusahaan.....24 3.2. Proses Penciptaan dan Pengendalian Surat Pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan.......25 3.2.1. TahapPenciptaan Polis Asuransi.. 25 3.2.2. Proses Pengurusan Surat..26 3.3. Sistem Penyimpanan Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan...30 3.4. Sistem Temu Kembali Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan.....34 3.5. Pemeliharaan Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan....36 3.6. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan.......37
3.6.1. Tahap Penyusutan........37 3.6.2. Tahap Pemusnahan...39 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan...40 4.2. Saran..........41 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Gambar 2 Gambar 3 Gambar 4 Gambar 5 Gambar 6 Gambar 7 Gambar 8 Gambar 9 Gambar 10 Gambar 11 Gambar 12 Gambar 13 Gambar 14 Gambar 15 Gambar 16 Gambar 17 Gambar 18 : Sistem Abjad/Alphabetical Filling System.. 10 : Sistem Masalah/perihal (Subject Filling System)...10 : Sistem Nomor (Numerical Filing Sistem)...11 : Sistem Tanggal/Urutan Waktu. 12 : Sistem Wilayah/Daerah 12 : Bagan Struktur Organisasi PT. Asuransi Staco Mandiri..23 : Indicator usaha PT. Asuransi Staco Mandiri 2008-2012 dalam jutaan rupiah........24 : Alur Pengolahan Surat Masuk.....27 : Filing Cabinet...30 : Tab Guide (petunjukatausekat/pemisah).....31 : Rak Arsip tempat penyimpanan arsip system geografi....32 : Pembagian polis pada setiap instansi dan daerah.32 : Tempat penyimpanan Polis untuk system nomor......33 : Map gantungbeserta label pada map gantung.. 34 : Tampilan GIS (General Information System)..35 : Tahap 1 penyusutan Arsip 37 : Tahap 2 Penyusutan Arsip...38 : Tahap 3 Penyusutan Arsip... 39
DAFTAR TABEL Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 : Contoh Agenda Surat Masuk...26 : Contoh Agenda Surat Masuk....27 :Contoh Agenda Ekspedisi....28