PROSEDUR PELAKSANAAN RECEIVING DAN DELIVERY PETIKEMAS DI TERMINAL SERBAGUNA NILAM PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : AULYA RIZQI BANI MABRURROH D1513010 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
ii
iii
iv
MOTTO "Sesuatumungkinmendatangimereka yang maumenunggu, namunhanyadidapatkanolehmereka yang bersemangatmengejarnya" (Abraham Lincoln) Keberhasilanadalahkemampuanuntukmelewatidanmengatasidarisatukegagalanke kegagalanberikutnyatanpakehilangansemangat (Winston Chuchill) Barangsiapabersungguh-sungguh, sesungguhnyakesungguhannyaituadalahuntukdirinyasendiri (Al Ankabut : 6) Jadikanlah kelemahan sebagai kekuatan, karena didalam setiap kelemahan pasti ada kelebihan yang tersembunyi (Penulis) v
PERSEMBAHAN Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Ayah dan Ibu yang selalu menyertakan doanya dalam setiap langkah saya selama ini. 2. Seluruh keluarga yang selalu memberikan dukungan dan sebagai penyemangat. 3. Kawan kawan DIII Jurusan Manajemen Administrasi 2013 Fakultas Ilmu Sosisal Ilmu Politik Universitas Sebelas Surakarta yang selalu memberikan dukungan. vi
KATA PENGANTAR Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Prosedur Pelaksanaan Receiving dan Delivery Petikemas di Terminal Serbaguna Nilam PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya sebagai salah satu syarat mendapatkan gelar Ahli Madya Program Studi Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat saran, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang tidak dapat diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut adalah guru yang terbaik bagi penulis. Oleh karena itu dengan segala hormat dan kerendahan hati perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MHselaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis, memberikan arahan, dan menyempatkan waktunya untuk penulis dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini. 2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan juga selaku penguji yang telah meluangkan waktunya untuk menguji penulis dan memberikan masukan terhadap hasil kerja penulis. 3. Ibu Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Akademik. 5. Bapak dan Ibu Dosen pengajar program studi Manajemen Administrasi yang selama ini telah memberikan ilmunya kepada penulis. vii
6. Ibu Baiq Nurul Hikmawati selaku Asisten Manager Pengembangan SDM PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya yang telah memberikan izin untuk melakukan magang. 7. Ibu Filia selaku staff Pengembangan SDM yang memberikan pengarahan dan membantu proses penulis untuk memperoleh izin melakukan magang di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. 8. Bapak Edi Priyanto selaku Asisten Sekretaris Perusahaan Hubungan Masyarakat yang telah menerima penulis dan mengijinkan penulis untuk melaksanakan kegiatan magang di Sekretaris Perusahaan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. 9. Seluruh karyawan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya dan Terminal Serbaguna Nilam yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang berlangsung, terutama dalam pencarian data-data yang penulis butuhkan. 10. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam memperoleh informasi dan data data guna kepentingan penulisan Tugas Akhir ini. 11. Orang tua, keluarga yang sudah selalu memberikan dukungan dan doanya kepada penulis agar dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini. 12. Kawan kawan Manajemen Administrasi 2013 yang selama ini menemani penulis dan selalu memberikan dukungannya. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan Tugas Akhir ini. Surakarta, 07 Juni 2016 Penulis Aulya Rizqi Bani Mabrurroh D1513010 viii
DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR BAGAN... xiv DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR LAMPIRAN... xvi ABSTRAK... xvii BAB IPENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 6 C. Tujuan Pengamatan... 7 D. Manfaat Pengamatan... 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 10 A. Tinjauan Pustaka... 10 1. Prosedur... 10 a. Definisi Prosedur... 10 b. Unsur Prosedur... 11 ix
c. Jenis Prosedur... 12 d. Tujuan Prosedur... 12 e. Manfaat Prosedur... 13 f. Keterbatasan Prosedur... 14 g. Karakteristik Prosedur... 14 h. Metode Penulisan Prosedur... 15 2. Receiving dan Delivery... 16 a. Pengertian Receiving dan Delivery... 16 b. Pelaksanaan Penerimaan Petikemas (Receiving)... 17 c. Pelaksanaan Pengeluaran Petikemas (Delivery)... 18 3. Petikemas... 18 a. Pengertian Petikemas... 18 b. Jenis Petikemas (Container)... 19 c. Ukuran Petikemas (Container)... 20 d. Tata Cara Peletakan Petikemas (Container)... 21 e. Kategori dan Status Petikemas (Container)... 22 4. Terminal... 23 a. Definisi Terminal... 23 b. Fasilitas Terminal... 23 B. Metode Pengamatan... 25 1. Lokasi Pengamatan... 25 2. Jenis Pengamatan... 26 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data... 27 a. Tehnik Penentuan Sampel : Purposive Sampling... 27 b. Sumber Data... 28 x
4. Tehnik Pengumpulan data... 30 5. Tehnik Analisis Data... 34 BAB III DESKRIPSI INSTANSI... 38 A. Company Profile... 38 B. Logo PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 39 C. Sejarah PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 40 D. Visi dan Misi Perusahaan... 42 1. Visi Perusahaan... 42 2. Misi Perusahaan... 43 E. Struktur Organisasi PT. Pelindo III... 45 F. Job Description... 46 G. Sekretaris Perusahaan... 47 H. Manajemen Sumber Daya Manusia... 51 1. Karir Pegawai... 51 2. Pengadaan Pegawai (Recruitment)... 52 3. Pendidikan dan Pelatihan Pegawai... 53 4. Penggajian Pegawai... 54 I. Kinerja... 55 1. Jumlah Pegawai... 55 2. Jam Kerja... 57 3. Penilaian Kinerja... 57 4. Reward and Punishment... 57 J. ISO (International Standar for Organization)... 58 K. GCG (Tata Kelola Perusahaan)... 59 L. Manajemen Resiko... 61 xi
M. Pengawasan... 67 N. CSR (Corporate Social Responsibility)... 68 BAB IV HASIL PENGAMATAN... 70 A. Perencanaan Kegiatan Receiving dan Delivery Petikemas... 71 B. Administrasi Pelayanan Receiving dan Delivery Petikemas... 74 1. Administrasi Pelayanan Receiving Petikemas... 74 2. Administrasi Pelayanan Delivery Petikemas... 77 C. Pelaksanaan KegiatanReceiving dan Delivery Petikemas... 79 1. Pelaksanaan KegiatanReceiving Petikemas... 80 2. Pelaksanaan KegiatanDelivery Petikemas... 81 D. Monitoring Kegiatan Receiving dan Delivery Petikemas... 83 E. Laporan Akhir Kegiatan Receiving dan Delivery Petikemas... 85 BAB VPENUTUP... 87 A. Kesimpulan... 87 B. Saran... 87 DAFTAR PUSTAKA... LAMPIRAN... xii
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Tabel 1.2 Tabel 2.1 Tabel 3.1 Tabel 3.2 Tabel 3.3 : Jumlah Barang Dimuat / Tahun : Mapping Prasarana Transportasi : Ukuran Petikemas : Komposisi Pegawai Per Cabang PT. Pelindo III : Komposisi Pegawai Berdasarkan Pendidikan : Komposisi Pegawai Berdasarkan Usia xiii
DAFTAR BAGAN Bagan 1.1 Bagan 2.1 Bagan 4.1 Bagan 4.2 : Pergerakan Petikemas : Proses Analisis Interaktif : Prosedur Kegiatan Receiving dan Delivery : Administrasi Pelayanan Receiving dan Delivery xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 3.1 Gambar 3.2 : Pelaksanaan Penerimaan Petikemas (Receiving) : Pelaksanaan Pengeluaran Petikemas (Delivey) : Jenis Petikemas : Lapangan Penumpukan Petikemas Nampak Atas : Lapanagn Penumpukan Petikemas Nampak Samping : Logo PT. Pelindo III Surabaya : Struktur Organisasi PT. Pelindo III Surabaya xv
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Tugas Magang Manajemen Administrasi FISIP UNS 2. Surat Keterangan Selesai Magang Manajemen Administrasi FISIP UNS 3. Form Penilaian Magang 4. Form Monitoring Magang 5. Form Daftar Absensi Magang 6. Operation Plan 7. Form Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) 8. Form Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhanan (BPJK) 9. Dokumen Booking Slot 10. Dokumen Delivery Order 11. Job Order Receiving 12. Job Order Delivery 13. Dokumen Pranota 14. Yard Alocation CY xvi
ABSTRAK AULYA RIZQI BANI MABRURROH D1513010, PROSEDUR PELAKSANAAN RECEIVING DAN DELIVERY PETIKEMAS DI TERMINAL SERBAGUNA NILAM PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 87 Halaman. Kegiatan receiving dan delivery petikemas merupakan salah satu bentuk jasa kepelabuhanan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya di Terminal Serbaguna Nilam untuk memindahkan barang dari timbunan atau tempat penumpukan di gudang atau lapangan penumpukan dan menyerahkan sampai tersusun di atas kendaraan di pintu gudang atau lapangan penumpukan atau sebaliknya. Adanya kegiatan ini penting untuk mendukung kelancaran kegiatan bongkar muat petikemas, jika kegiatan receiving dan delivery mengalami hambatan maka akan berakibat pada terhambatnya kegiatan bongkar muat. Pengamatan ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui gambaran jelas tentang prosedur pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery di Terminal Serbaguna Nilam PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Landasan teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini menggunakan referensi dari buku. Pengamatan dilakukan di Kantor PT. Pelabuhan Indonesia III dan Terminal Serbaguna Nilam. Dalam penulisan ini, jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah deskriptif kualitatif dengan pengamatan observasi berperan aktif. Teknik penentuan sampel yang digunakan penulis adalah purposive sampling. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah pengumpulan data, reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan dan verifikasi. Hasil pengamatan yang diperoleh penulis adalah prosedur pelaksanaanreceiving dan delivery petikemas di Terminal Serbaguna Nilam PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya sesuai dengan SOP yang diatur dalam Peraturan Direksi yang kemudian dikembangkan sesuai dengan keadaan terminal. Prosedur pelaksanaanreceiving dan delivery meliputi beberapa tahap yaitu : (1) perencanaan kegiatan receiving dan delivery, (2) administrasi kegiatan receiving dan delivery, (3) pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery, (4) monitoring pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery, (5) laporan akhir kegiatan receiving dan delivery. Kesimpulan yang diperoleh penulis yaitu bahwa dalam pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery, Terminal Serbaguna Nilam mengembangkan SOP berdasarkan Peraturan General Manager yang kemudian disesuaikan dengan keadaan Terminal Serbaguna Nilam. Pelaksanaan kegiatan receiving dan delivery di Terminal Serbaguna Nilam sudah berjalan dengan efektif. Kata Kunci : Receiving dan Delivery Petikemas xvii