BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah singkat perusahaan PT. Cipta Selera Semesta adalah sebuah perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT) dan berlokasi di Jl. Swatantra Raya No. 8 Pekayon- Bekasi Barat. Perusahaan ini dimiliki oleh OEY HIM TJAY dan diberikan kepada Factory Manager untuk dikelola dengan baik. PT. Cipta Selera Semesta ini sengaja didirikan mengingat sangat perlunya pembagian-pembagian tugas produksi dalam suatu perusahaan besar yang memiliki anak perusahaan yang banyak dan tersebar di manamana. Sehingga pada tahun 1998 didirikanlah perusahaan ini yang memiliki tugas untuk membantu penyaluran bahan baku pembuatan produk dari perusahaan lain terutama dalam bidang essence atau rasa. Perusahaan ini mulai dibangun sejak tahun 1998 dan memiliki jenis usaha perdagangan umum, serta memiliki surat domisili usaha dengan nomor C.184 Th.01.01 8 Januari. PT. Cipta Selera Semesta memiliki luas bangunan sebesar 10000 m 2 dan memiliki listrik dengan daya 350 kva, dan beberapa line telepon. PT. Cipta Selera Semesta ini terletak di daerah kawasan industri yang berada di Batuceper. Daerah ini merupakan daerah di mana berbagai jenis pabrik didirikan. PT. Cipta Selera Semesta merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi semua hal yang berhubungan dengan rasa atau 64
65 essence, di mana produksi dilakukan setiap ada permintaan dari perusahaan yang lain. Hasil produksi akan dikirim sesuai permintaan dari customer dengan jangka waktu tertentu. Perusahaan ini hanya bertugas untuk membuat atau memproduksi bahan baku essence atau rasa bagi produksi perusahaan lain yang menjadi customer perusahaan ini, dimana dari bahan baku yang dibuat oleh PT. Cipta Selera Semesta dapat dibuat berbagai jenis makanan biscuit, permen, dan lain-lain. 3.1.2 Visi dan misi perusahaan Dalam menjalankan proses bisnisnya PT. Cipta Selera Semesta memiliki visi dan misi, yakni : Visi : - Menjadi salah satu perusahaan pembuat bahan baku essence atau rasa yang lengkap, terpercaya dan bertanggung jawab. Misi : - Meningkatkan kualitas pelayanan guna tercapainya kepuasan customer. - Meningkatkan kinerja dari setiap karyawan pada semua bagian. 3.1.3 Kegiatan bisnis utama Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya pada bagian sejarah perusahaan bahwa PT. Cipta Selera Semesta adalah perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan bahan baku essence atau rasa pada makanan kemasan sehingga kegiatan bisnis utamanya adalah memproduksi berbagai
66 macam bahan baku essence atau rasa makanan kemasan sesuai dengan permintaan dari customer. 3.1.4 Struktur organisasi perusahaan Agar dapat melaksanakan kegiatan operasionalnya dengan baik, PT. Cipta Selera Semesta membentuk suatu struktur organisasi dan manajemen perusahaan. Dimana dengan manajemen yang baik dan ditunjang dari setiap bagian yang berhubungan dan telah terspesifik secara tepat pembagian kerja diantara pegawai perusahaan, serta telah memahami segala kegiatan dan arah perusahaan maka tujuan perusahaan akan tercapai. Suatu perusahaan akan berkembang menjadi besar apabila memiliki pola manajemen dan struktur organisasi yang baik, disamping faktor modal dan tenaga kerja lainnya. Keberhasilan dari suatu perusahaan sangat bergantung pada kemampuan manajemen dalam melaksanakan tugas disetiap tahapan operasional. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Cipta Selera Semesta yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal pemimpin dan bawahan serta karyawannya.
67 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cipta Selera Semesta 3.1.5 Tugas dan wewenang Penjelasan mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang bagianbagian yang ada dalam bidang PT. Cipta Selera Semesta adalah sebagai berikut : 1. Manajer Pabrik / Factory Manager Mengepalai bagian produksi yang menjalankan proses pembuatan produk untuk para pelanggan. Menjamin kegiatan operasional dan memastikannya agar sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Memantau perkembangan perusahaan. Menilai dan menganalisis semua laporan yang diterima. Memeriksa dan menyetujui rencana kegiatan dan anggaran perusahaan.
68 2. Manajer Umum / Manager Produksi Mengepalai sebagian besar divisi yang berada di perusahaan tersebut. Memantau dan mengawasi kinerja pimpinan-pimpinan divisi di bawahnya termasuk anak buah dari divisi-divisi tersebut. Memberikan pengarahan kepada divisi yang dipimpinnya agar proses kerja seimbang dan tidak keluar jalur. Bertanggung jawab kepada Manajer Pabrik atas semua kegiatan operasional perusahaan tersebut. 3. Bagian Keuangan Bertanggung jawab dalam menjalankan kegiatan keuangan perusahaan seperti pembayaran gaji, pembayaran hutang kepada pemasok dan penagihan piutang kepada pelanggan. Melakukan pencatatan dan pembuatan faktur tagihan dan tanda terima pembayaran. Mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada perusahaan. Bertanggung jawab atas semua transaksi yang terjadi. Mengatur pemberian pembatasan kredit pada pelanggan. Membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi dan laporan perubahan modal secara berkala untuk diserahkan kepada pimpinan perusahaan.
69 Berwenang untuk menentukan harga pembelian pokok atau bahan baku dan harga jual barang. 4. Kepala Proyek Mengawasi dan bertanggung jawab penuh atas kegiatan produksi makanan seperti beng-beng, permen, biskuit, dll yang sedan g berlangsung. Melaporkan semua hasil kegiatan produksi yang berlangsung kepada manajer umum. 5. Kepala Umum Membantu kegiatan-kegiatan operasional yang berlangsung di perusahaan seperti fotocopy, kebersihan perusahaan, dan pesuruh kantor. Membantu hal-hal umum yang dibutuhkan oleh seluruh pegawai kantor. Bertanggung jawab penuh atas kebersihan dan operasional pendukung perusahaan. 6. Bagian Produksi atau Flavour 1. Staff Penanggung Jawab Produksi Melaksanakan proses produksi. Mengkoordinasikan kegiatan produksi dari setiap unit produksi.
70 Bertanggung jawab terhadap hasil produksi yang telah dihasilkan. Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya. 2. Staff Penanggung Jawab Quality Control Memeriksa kualitas dari produksi yang telah dihasilkan. Bertanggung jawab atas pemriksaan hasil produksi dan menjaga kualitas produk. Bertanggung jawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya. 7. Kepala Tehnik Bertanggung jawab atas hal-hal yang berbau teknik di dalam perusahaan, seperti perbaikan hal-hal atau peralatan yang berhubungan dengan teknologi informasi seperti komputer, mesin fax, fotokopi, telepon, dll. Mengepalai juga bagian keamanan, dimana para security kantor atau perusahaan bertanggung jawab penuh atas keamanan dan sesekali bertugas untuk memperhatikan kegiatan operasional dan lingkungan kerja di sekitar pabrik atau perusahaan tersebut.
71 8. Personalia Mengepalai bagian yang bertanggung jawab atas semua masalah kepegawaian dari PT. Cipta Selera Semesta Semesta. Bertanggung jawab atas masalah perekrutan karyawan baru atau pemberhentian karyawan yang bermasalah. Memberikan uang atau penghasilan setiap bulannya kepada semua karyawan atau pekerja di perusahaan tersebut. Bagian ini membawahi hampir semua bagian atau divisi yang mengatur mengenai para pegawai di PT. Cipta Selera Semesta. 9. Driver Melakukan tugas pengiriman barang maupun dokumen dari perusahaan ke tempat tujuan. Melakukan tugas antar jemput pimpinan dan karyawan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan tersebut.
72 3.2 Tata laksana / prosedur yang sedang berjalan Sistem yang sedang berjalan di PT.Cipta Selera Semesta masih menggunakan cara manual menggunakan kertas sebagai media pengarsipan sehingga terkadang hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan. Adapun sistem tersebut dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu sistem pembelian, sistem penjualan, serta sistem persediaan barang. 3.2.1 Sistem pembelian Sistem pembelian yang dilakukan oleh PT. Cipta Selera Semesta adalah pembelian bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi. Sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : bagian gudang melaporkan kepada bagian pembelian mengenai jumlah persediaan bahan baku. Dan setelah menerima laporan dari bagian gudang, bagian pembelian akan melakukan pemesanan dan pembelian bahan baku kepada supplier apabila menerima laporan bahwa stok bahan baku tertentu sudah dibawah angka minimum atau ketika mendapat permintaan atau pesanan barang jenis baru dari customer perusahaan tersebut dan juga ketika bagian produksi yang membutuhkan bahan baku yang lebih banyak untuk produksi jenis barang tertentu dan jumlah persediaan bahan baku yang tersimpan di gudang tidak mencukupi untuk produksi yang selanjutnya.
73 Pembelian Gudang B Menerima dokumen bahan baku Memesan bahan baku ya Supplier baru? Menginput data supplier baru tidak Mengeluarkan PO C Dokumen PO Menerima dokumen bahan baku yang dibeli Gambar 3.2 DAD Pembelian
74 3.2.2 Sistem penjualan Penjualan yang dilakukan oleh PT. Cipta Selera Semesta adalah penjualan produk yang dihasilkan dari proses produksi. Sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut. Bagian penjualan akan melakukan penjualan apabila menerima pesanan dari pelanggan. Pelanggan disini berupa pabrik-pabrik makanan ringan. Setelah menerima pesanan, bagian penjualan akan membuat Sales Order dan mengirimkannya ke pelanggan yang bersangkutan. Apabila stok produk yang dipesan pelanggan tidak mencukupi maka bagian penjualan akan mengirimkan permintaan berupa laporan permintaan barang ke bagian produksi untuk memproduksi produk yang dipesan oleh pelanggan.
75 Produksi Penjualan Gudang Men gecek stok gud ang Menerima dokumen SO start D Stok cukup? TIDAK YA Menge luarkan d okumen permintaan komponen Customer baru? ya Meng input data Custo mer tidak Meneri ma doku men permintaan ko mp onen Membuat doku men pen gelua ra n ko mp onen Mel akukan proses produksi Mengel uarkan Sales Order A Dokumen SO Dokumen permintaan komponen Meng eluarkan dokumen simpan pack Me laakukan packing Dokumen komponen keluar Do ku me n simpan pack Meneri ma doku men simpan pack Membuat surat jalan Surat Jalan Mengi rim ba rang jadi + surat jalan end Gambar 3.3 DAD Penjualan
76 3.2.3 Sistem persediaan barang Sistem yang berjalan pada perusahaan ini adalah menyediakan persediaan jumlah stok barang produksi yang sudah jadi ataupun produksi barang mentah yang masih ada di pabrik tersebut dan selalu memberitahukan secara berkala dan teratur tentang jumlah stok barang yang tersisa dan tersedia di dalam gudang kepada bagian produksi dan bagian penjualan. Dan apabila stok di gudang tidak mencukupi, maka kepala bagian gudang akan mengirimkan laporan permintaan penambahan persediaan untuk barang-barang yang stoknya sudah menipis dan dibawah stok minimum kepada bagian produksi dan pembelian.
77 Pembelian Produksi Gudang Penjualan Gambar 3.4 DAD Persediaan
78 3.3 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi adalah sistem penjualan barang produksi yang masih menggunakan pencatatan secara manual yang hanya menggunakan draft dalam bentuk Microsoft Excel yang kemudian di print, dan draft tersebut digunakan berkali-kali dalam melakukan setiap transaksi penjualan secara berulang, sehingga tidaklah efektif dan tingkat terjadinya kesalahan juga sangat tinggi. Selain cara manual yang dapat menyebabkan tingkat kesalahan yang tinggi, cara ini juga memakan waktu yang lama dan tidak efisien. Cara ini juga sangat tidak terorganisir, karena memakan banyak halaman di tiap-tiap lembarnya dalam laporan pembukuan. Pemilik perusahaan sangat kewalahan saat melihat laporan persediaan barang, pembelian dan penjualan barang dengan cara manual yang berupa print-out setiap bulannya. Yang paling tidak efektif dalam sistem ini adalah pada saat pencarian barang, karena sangat memakan waktu yang lama dan perlu ketelitian yang tinggi. Ditambah dengan penggabungan inputan persediaan, pembelian dan penjualan barang dimana tidak tercantum kapan PT. Cipta Selera Semesta membeli baran g untuk keperluan persediaan barangnya. Karyawan atau staff-staff juga terpaksa kerja lembur untuk menginput data-data penjualan, pembelian, persediaan baran g atau memeriksa kesalahan-kesalahan yang terjadi pada laporan persediaan, penjualan dan pembelian barang. Dengan kata lain karyawan dan staff pun kewalahan dengan cara manual (memeriksa print-out) seperti ini.
79 3.4 Usulan pemecahan masalah Dengan adanya permasalahan seperti diatas, diantaranya tidak efisien, tingkat kesalahan tinggi, tidak terorganisir, dan lain-lain. Maka usulan pemecahan masalah yang paling baik adalah menerapkan sistem basis data untuk menggantikan sistem manual yang berjalan saat ini. Dan sistem basis data ini berperan untuk memudahkan proses pembelian, penjualan dan persediaan barang, sehingga diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi dan sistem ini dimaksudkan agar informasi yang diterima dan dalam pencatatan transaksi lebih akurat dan hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. Dan sistem basis data yang dimaksudkan penuli adalah untuk mendukung proses pembelian bahan baku modul-modul yang diperlukan, yaitu : Manage (insert, update, delete) data supplier, Manage (insert, update) data stok gudang, Manage (insert) data pembelian bahan baku. Sedangkan untuk proses penjualan produksi modul-modul yang diperlukan, yaitu : Manage (insert, update, delete) data customer, Manage (insert) data penjualan, Manage (update) data stok barang serta data-data persediaan barang lebih terorganisir sehingga pemilik perusahaan dapat melihat langsung data-data yang dimiliki oleh perusahaan PT Cipta Selera Semesta. Selain itu dengan menggunakan sistem basis data, perusahaan dapat menghemat waktu untuk mengetahui informasi penjualan, persediaan dan pembelian barang dan dapat diketahui dengan jelas. Ditambah lagi, sistem ini akan memudahkan staff-staff dalam bekerja sehingga tidak perlu lagi sering bekerja lembur untuk penginputan barang-barang atau pemeriksaan kesalahan-kesalahan data seperti yang dilakukan dengan cara manual terdahulu.
80 Kami juga akan menerapkan konsep atomic transaction, dimana saat karyawan sedang melakukan manipulasi data (insert,update,delete) untuk proses pembelian, penjualan dan persediaan, dan pada saat tersebut terjadi pemadaman lampu secara mendadak, data yang sedang dalam pemrosesan tidak akan ter-update sama sekali, sehingga pada saat lampu tersebut kembali menyala, para karyawan akan kembali melakukan proses manipulasi data (insert, update, delete) ulang pada proses pembelian, penjualan dan persediaan dari awal lagi, sehingga tidak terdapat data ganda pada database perusahaan tersebut, dan tidak ada karyawan yang sama dalam melakukan proses manipulasi data. Bila karyawan yang satu sedang mengupdate suatu data, karyawan yang lain tidak dapat melakukan update dengan data yang sama.