MODUL PERKULIAHAN Komunikasi Efektif Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ekonomi dan Bisnis Akuntansi 05 MK90004 Abstract Manusia adalah makhluk sosial. Sebagai makhluk sosial, manusia akan berinteraksi dengan orang lain. Dalam berinteraksi tersebut terjadi komunikasi. Komunikasi yang baik (efektif) akan menghasilkan saling pengertian dan terjadilah hubungan sosial sebagaimana diharapkan. Kompetensi Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian komunikasi dan unsur komunikasi, mengetahui cara-cara berkomunikasi, memahami bahasa tubuh, dan mampu melakukan komunikasi yang efektif.
PENGANTAR: Perspektif Teoretis Komunikasi acapkali didesain untuk menghasilkan efek tertentu. Efek komunikasi didefinisikan sebagai segala perubahan yang terjadi di pihak komunikan sebagai akibat diterimanya suatu pesan oleh komunikan. Perubahan tersebut bisa meliputi: perubahan pandangan, sikap, pendapat, tingkah laku, prestise, prestasi, harga diri, dan perubahan lainlain yang terjadi pada komunikan (Satropoetro, 1990:1). Pada sisi lain, komunikasi efektif berkorelasi dengan fungsi komunikasi dalam lingkup kehidupan manusia. Manusia atau individu melakukan komunikasi paling tidak berfungsi untuk: 1. Memahami diri sendiri 2. Memapankan hubungan yang bermakna 3. Mengubah sikap perilaku (Mutmainah dan Ahmad Fauzi, 2005:1.4). Memahami diri sendiri Thomas Hora pernah berujar: Untuk memahami dirinya sendiri seseorang butuh untuk dipahami orang lain. Agar bisa dipahami orang lain ia butuh untuk memahami orang lain. Kesadaran akan diri kita seringkali kita dapati melalui orang lain. Kita setiap saat membutuhkan feedback (umpan balik) dari orang lain, dan sebaliknya orang lain pun membutuhkan feedback dari kita. Melalui proses yang bersifat timbal balik itulah kita akan mengetahui siapa kita yang sesunguhnya. Memapankan hubungan yang bermakna Manusia diciptakan bukan saja sebagai makhluk individual, melainkan pula sebagai makhluk sosial, yaitu makhluk yang membutuhkan kehadiran orang lain dalam memenuhi kebutuhan jasmani maupun ruhaninya. Komunikasi menawarkan kita kesempatan untuk memuaskan apa yang disebut William Schutz sebagai kebutuhan kita untuk inklusi (diterima), kontrol dan afeksi (kasih sayang). Kebutuhan inklusi adalah kebutuhan kita untuk bersama orang lain, kebutuhan terhadap kontak sosial, kita senang bahwa orang lain menerima kita, dan kita merasa ingin 2
menjadi mitra yang utuh dalam menjalin hubungan. Kebutuhan kontrol adalah kebutuhan untuk merasa bahwa kita mampu bertanggung jawab, bahwa kita mampu untuk bekerja sama dan mengelola lingkungan kita. Kita senang bahwa kita bisa mempengaruhi orang lain. Sedangkan kebutuhan afeksi adalah kebutuhan kita untuk menyatakan dan menerima cinta. Komunikasi memungkinkan kebutuhan cinta tersebut dipertemukan. Perasaan dicintai, disukai, dan dibutuhkan merupakan aktulisasi dari afeksi tersebut. Mengubah sikap Dalam setiap bentuk/konteks komunikasi, individu memiliki kemampuan untuk mempengaruhi maupun dipengaruhi orang lain. Kita akan merasa senang apabila orang lain bertingkah lakju dan bertindak seperti yang kita harapkan. Dalam konmteks komunikasi antarpribadi, pesan yang disampaikan lebih banyak ditujukan untuk mempengaruhi sikap ketimbang pengetahuan. Apabila setelah komunikasi berlangsung didapati perubahan yang signifikan pada diri komunikan, maka komunikasi dapat dikatakan efektif. Efektivitas secara etimologis diamabil dari akar kata efektif yang dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia diartikan (1) mempunyai efek, pengaruh atau akibat, (2) memberikan hasil yang memuaskan, dan (3) berhasil guna (Badudu-Zain, 1994:371). Efek dalam komunikasi bersifat psikologis, artinya kemauan orang-orang, khalayak atau komunikan dalam menjalankan apa yang dikehendaki oleh komunikator. Misalnya, seorang kiyai pada sebuah acara Isra Mi'raj menerangkan tata cara shalat dan sekaligus meminta jamaah (khalayak) untuk mengamalkannya setiap hari. Setelah acara Isra Mi'raj tersebut orang-orang yang hadir dengan "sukarela" menjalankan ibadah shalat. Maka dengan demikian pesan kiyai yang disampaikan dalam acara Isra Mi'raj tersebut efektif. Contoh lain misalnya, jika seorang dosen menyuruh memotong rambut mahasiswanya (laki-laki) yang panjang, kemudian keesokannya mahasiswa tersebut memotong rambutnya. Maka komunikasi tersebut (antara dosen dengan mahasiswa berambut panjang tersebut) berjalan dengan efektif. Jika komunikasi yang dilakukan diharapkan berjalan secara efektif, maka mau tida mau partisipan komunikasi (orang-orang yang terlibat dalam komunikasi) harus memperhatikan faktor-faktor psikologis kedua belah pihak. Sekali lagi harus ditekankan, bahwa komunikasi pada dasarnya proses penyampaian pesan yang berjalan secara psikologis. 3
ini: Menurut Rakhmat (1994:12), komunikasi yang efektif ditandai oleh lima hal berikut 1. Pengertian, artinya penerimaan yang cermat dari isi stimuli seperti yang dimaksud oleh komunikator. Persan yang disampaikan oleh partisipan komunikasi harsu benarbenar dapat dipahami oleh kedua belah pihak. Kegagalan dalam memhami pesan ini disebut kegagalan komunikasi primer (primary breakdown in communication). 2. Kesenangan, artinya komunikasi yang dilakukan oleh kedua belah pihak diharapkan menimbulkan rasa hangat, akrab, dan menyenangkan. Pada konteks ini tidak semua komunikasi ditujukan untuk menyampaikan informasi, tetapi komunikasi bisa ditujukan untuk membangun hubungan insani. Perasaan senang dalam komunikasi dapat disimpulkan dalam ungkapan "Saya Ok Kamu Ok". 3. Mempengaruhi sikap, artinya komunikasi yang dijalin ditujukan untuk mempengaruhi orang lain. Strategi mempengaruhi orang lain dalam komunikasi dilakukan dengan cara persuasi, yaitu proses mempengaruhi pendapat, sikap, dan tindakan orang dengan menggunakan manipulasi psikologis sehingga orang tersebut bertindak seperti atas kehendaknya sehndiri. Berbagai kegiatan politik, terutama pada saat kampanye adalah contoh konkret komunikasi persuasi dengan tujuan mempengaruhi masyarakat (pemilih) untuk memilih partai atau orang tertentu sebagai calon legislatif diberbagai tingkatan. 4. Hubungan Sosial yang baik, artinya komunikasi yang dilakukan lebih diorientasikan kepada penciptaan hubungan sosial yang baik. Komunikasi ineterpesonal (antarpribadi) secara lebih khusus berupaya membangun hubungan yang baik (human relation). Pada sisi ini tidak dapat dipungkiri bahwa komunikasi menjadi penting sebagai jembatan yang menghubungkan antarindividu dalam menciptakan hubungan sosial yang baik. Manusia adalah makhluk sosial, di mana manusia mau tidak mau membutuhkan kehadiran orang lain dalam hidupnya. 5. Tidakan, artinya efektivitas komunikasi diukur dari sejauhmana kesedian orangorang yang diajak berkomunikasi mau bertindak sesuai dengan pesan yang disampaikan komunikator. Pada komunikasi yang berujung melahirkan tindakan ini seorang komunikator haruslah orang yang pandai mempengaruhi, mempersuasi, dan sekaligus meyakinkan komunikan. Proses ini tidaklah gampang. Tidak semua orang memiliki kemampuan dalam mempengaruhi orang lain. Seorang komunikator yang mampu mempengaruhi orang lain adalah mereka-mereka yang memiliki kredibilitas sehingga komunikan percaya kepada pesan yang disampaikannya. 4
Ditinjau dari sisi komunikan, sutu komunikasi dapat berjalan efektif jika terdapat kondisi sebagai berikut: 1. Ia dapat benar-benar mengerti pesan komunikasi 2. Pada saat ia mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu sesuai dengan tujuannya. 3. Pada saat ia mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu bersangkutan dengan kepentingan pribadinya. 4. Ia mampu untuk menepatinya baik secara mental maupun secara fisik. Sedangkan dari sisi komunikator, komunikasi akan berjalan secara efektif jika terdapaf dua faktor yang melekat pada diri komunkator, yaitu kepercyaan kepada komunikator (source credibility) dan daya tarik komunikator (source attractiveness). Kepercayaan terhadap komunikator merupaskan faktor penting dalam komunikasi, dengan kepercayaan tersebut akan menimbulkan komunikan merasa percaya dengan apa yang dikatakannya. Daya tarik komunikator pun menjadi sangat penting, karena daya tarik akan mempengaruhi kognitif dan psikologis komunikator sehingga pesan-pesan yang disampaikan komuikator menjadi mengena pada diri komunikan. Selain istilah efektif, dalam komunikasi pun dikenal istilah gagal atau komunikasi yang gagal. Kegagalam komunikasi dapat dilihat dari dua sudut pandang: Pertama, kegagalan komunikasi primer (primary breakdown in communication), yaitu terjadi apabila pesan yang kita komunikasikan tidak diterima dengan cermat oleh lawan interaksi kita. Kedua, kegagalan komunikasi sekunder (secondary breakdown in communication), yaitu terjadi apabila komunikasi gagal menghasilkan suatu hubungan sosial yang baik (Mutmainah dan Ahmad Fauzi, 2005:1.11). Dalam konteks psikologi komunikasi, kita tidak akan membicarakan mengenai gagalnya komunikasi, melainkan mencoba menelusuri dimensi psikologis peserta komunikasi sehingga menimbulkan kegagalan. Di samping itu, komunikasi merupakan peristiwa sosial peristiwa yang terjadi ketika manusia berinteraksi dengan manusia lain. Mencoba menganalisis peristiwa sosial secara psikologis, membawa kita pada ranah psikologi sosial. Oleh karena itu, pendekatan psikologi sosial juga merupakan pendekatan psikologi komunikasi (Sobur, 2003:69). 5
LIMA HUKUM KOMUNIKASI EFEKTIF Banyak ahli komunikasi yang memiliki kesamaan pandangan mengenai hubungan antara proses ko-munikasi dan kinerja perkantoran. Mereka bersepakat bahwa komunikasi efektif dan tingkat kinerja perkantoran berhubungan secara signifikan. Memperbaiki komunikasi perkantoran berarti memperbaiki kinerja perkantoran perkantoran. Perkantoran yang berfungsi baik, ditandai oleh adanya kerjasama secara sinergis dan harmonis dari berbagai komponen. Senantiasa terjadi komunikasi, kerjasama, saling koreksi, dan terdapat sistem pembagian tugas antarkomponen tersebut. Suatu perkantoran dikonstruksi dan dipelihara dengan komunikasi. Artinya, ketika proses komunikasi antarkomponen tersebut dapat dise-lenggarakan secara harmonis, maka perkantoran tersebut semakin kokoh dan kinerja perkantoran akan meningkat. Lima (5) Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) dikembangkan dan dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. Hukum # 1: Respect Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim. Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan 6
tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa "Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai." Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya. Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager. Hukum # 2: Empathy Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer's behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, 7
maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam timkita.rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan. Hukum # 3: Audible Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan. Dari sisi delivery channel, penggunaan teknologi bisa membantu melipatgandakan pancaran sinyal pesan yang ingin disampaikan sehingga bisa diterima oleh jauh lebih banyak orang. Ini yang disebut sebagai kerjacerdas. Misalnya saja, dengan menggunakan 8
media Internet, kita bisa berkomunikasi dengan sangat mudah dan murah kepada banyak orang. Pendeknya High Tech namun tetap High Touch. Hukum # 4: Clarity Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita. Hukum # 5: Humble Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap Rendah Hati pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar. Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan. Pendapat lain mengemukakan, bahwa untuk membangun komunkasi yang efektif perlu memperhatikan hal-hal berikut: 9
1. Kontak Mata Hal pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara. Usahakan mempertahankan kontak mata sepanjang pembicaraan, agar lawan bicara Anda tak merasa diabaikan. 2. Ekspresi Wajah Wajah merupakan cermin kepribadian individual. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang. Sebagi contoh: sebuah senyum mengungkap keramah-tamahan dan kasih-sayang;mengangkat alis mata menunjukan ekpresi heran; Mengernyitkan dahi menyampaikan ketakutan dan kegelisahan. Semua emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. Jadi saat melakukan komunikasi tunjukan ekspresi bahwa Anda tertarik dengan bahan pembicaraan. 3. Postur Tubuh Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dengan kekuatan meyakinkan dari Anda. Mereka bisa jadi semacam tambahan untuk cara efektif yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal. Sebagai contoh: menundukan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan; mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan; Terlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. Untuk itu perhatikan gerak-gerik Anda saat melakukan komunikasi dengan lawan bicara. 4. Selera Berbusana Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan. Orang yang berbusana sesuai dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik. Penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan membuat dampak pasti pada proses komunikasi. Kita semua berbusana dan mungkin banyak diantara kita tak terlalu memperhatikan, namun hal kecil ini memiliki peran untuk sebuah efektif. Jika kita memperhatikan bagaimana cara berbusana, hal itu akan memperbaiki kemampun komunikasi kita. 10
Daftar Pustaka Calhoun, James F., and Joan Ross Acocella, 1990. Psychology of Adjusment and Human Relatipon, Third Editionship. New York: McGraw-Hill Publishing Company. Hamersma, Harry, 1981. Pintu Masuk ke Dunia Filsafat. Yogyakarta: Kanisius. Irawati, Dewi, 2003. Pengembangan Diri. Bandung: Akademi Sekretaris dan Manajemen Ariyanti. Muslimin, 2004. Hubungan Masyarakat dan Konsep Kepribadian. Malang: UMM Press. Sarwono, Sarlito Wirawan, 1997. Psikologi Sosial, Individu dan Teori-Teori Psikologi Sosial. Jakarta: Balai Pustaka. Sobur, Alex, 2003. Psikologi Umum. Bandung:Pustaka Setia. Supratiknya, A., 1995. Komunikasi Antarpribadi Tinjauan Psikologis. Yogyakarta: Kanisius. Syam, Nina Winangsih, 2004. Sosiologi Komunikasi. Bandung: Humaniora. Triwidodi, Titiek & Djoko Kristanto, 2004. Pengembangan Kepribadian Sekretaris. Jakarta:Grasindo. 11