FAIL MEJA NAMA : ALAMAT KOLEJ : PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM (S41) JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA
FAIL MEJA PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM (S41) JABATAN PENDIDIKAN KOLEJ KOMUNITI KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI - 2 -
Disemak oleh:. NAMA : Badarudin bin Kusni JAWATAN : TARIKH : Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat & Korporat Jabatan Pendidikan Kolej Komuniti Diluluskan oleh:... NAMA : Dato Amir bin Md Noor JAWATAN : TARIKH : Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Kolej Komuniti Kementerian Pendidikan Tinggi - 3 -
KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 OBJEKTIF 1.1 Objektif Kolej Komuniti...6 1.2 Objektif Perhubungan Awam Kolej Komuniti...7 1.3 Visi Kolej Komuniti...8 1.4 Misi Kolej Komuniti...9 2.0 CARTA ORGANISASI 2.1 Carta Organisasi Kolej Komuniti......10 2.2 Carta Kedudukan Pegawai...11 3.0 SENARAI TUGAS 3.1 Senarai Tugas...12 3.2 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Dengan Pegawai Lain...14 4.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN...18 5.0 SES KERJA...20 6.0 SENARAI SEMAK...47-4 -
7.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN...57 8.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI...58 9.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN...59 10. SENARAI TUGAS HARIAN...60 11. LAMPIRAN...61-5 -
1.0 OBJEKTIF 1.1 Objektif Kolej Komuniti 1.2 Objektif Perhubungan Awam Kolej Komuniti 1.3 Visi Kolej Komuniti 1.4 Misi Kolej Komuniti - 6 -
1.1 OBJEKTIF KOLEJ KOMUNITI Menyediakan pendidikan yang berkualiti, berteknologi tinggi dan holistik dengan:- Menyediakan laluan alternatif kepada pelajar lepasan menengah dan pelajar yang tercicir daripada pendidikan formal untuk mengikuti latihan dan pengajian dalam bidang-bidang teknikal dan vokasional termasuk perdagangan, pertanian, kesihatan dan lain-lain; Menyediakan pendidikan seumur hidup kepada individu dan masyarakat setempat bagi meningkatkan kualiti kehidupan masyarakat; Membolehkan syarikat-syarikat swasta menggunakan khidmat kolej komuniti untuk memberi latihan kepada pekerja mereka; Mewujudkan kerjasama yang erat di antara ahli masyarakat, kerajaan tempatan dan sektor swasta bagi memajukan kawasan setempat; Menyelaras latihan dan kemahiran yang disediakan oleh pelbagai kementerian supaya dapat memenuhi keperluan pasaran dan penduduk setempat; - 7 -
Memberi peluang kepada masyarakat setempat untuk menggunakan kemudahan yang disediakan kolej komuniti; dan Memberi khidmat nasihat/ kaunseling kepada masyarakat setempat bagi mempertingkatkan tahap pengetahuan dan perkembangan kerjaya mereka minggu selepas semester pengajian berakhir. 1.2 OBJEKTIF PERHUBUNGAN AWAM KOLEJ KOMUNITI Menjaga kepentingan Kolej Komuniti agar pihak-pihak yang terlibat tidak mengambil sebarang tindakan yang boleh menjejaskan imej Kolej Komuniti. Menyampaikan maklumat yang sahih, tepat dan benar kepada kumpulan-kumpulan sasar termasuk media massa. 1.3 VISI KOLEJ KOMUNITI Menjadi peneraju Pendidikan dan Latihan Teknikal dan Vokasional serta Hab Pembelajaran Sepanjang Hayat Menjelang 2025. - 8 -
1.4 MISI KOLEJ KOMUNITI Membangun komuniti setempat sebagai tenaga kerja berpengetahuan dan terlatih untuk memenuhi tuntutan dunia pekerjaan melalui Pendidikan dan Latihan Teknikal dan Vokasional dan Pembelajaran Sepanjang Hayat. - 9 -
2.0 CARTA ORGANISASI 2.1 CARTA ORGANISASI KOLEJ KOMUNITI... PENGARAH DH - 10 -
2.2 CARTA KEDUDUKAN PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM PENGARAH KOLEJ KOMUNITI.. PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM - 11 -
3.0 SENARAI TUGAS 3.1 SENARAI TUGAS PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM S41 Nama: Jawatan: Pegawai Perhubungan Awam Bertanggungjawab Kepada: Pengarah Kolej Komuniti SENARAI TUGAS PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM S41 1. Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia. 2. Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia. 3. Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. 4. Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif. 5. Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik. - 12 -
6. Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu membina hubungan dan kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh. 7. Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti. 8. Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan. 9. Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh. 10. Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa. - 13 -
3.2 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANG DIBERIKAN TUGAS PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN 1. PENGARAH Semua perkara mengenai pengurusan pentadbiran, kewangan dan pelaksanaan Kolej Komuniti. Pelaksanaan promosi dan publisiti aktivitiaktiviti Kolej Komuniti, Jabatan dan Unit. 1. Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia. 2. Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia. Menerima dan menyemak dokumen rahsia dan sulit dari semua agensi. Menggunakan semua fail rahsia dan sulit. Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit 3. Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit - 14 -
serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. 4. Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif. 5. Mengurus aduan/maklum balas berhubung isuisu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik. 6. Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit Pengarah, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit/JK Penerbitan - 15 -
membina hubungan dan kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh. 7. Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti. 8. Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan. 9. Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit/JK Program Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit/JK Program Pengarah, JPKK, KJPSH/ KJKK/Program/ Ketua Unit/JK Program - 16 -
dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh. 10. Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa. - 17 -
4.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Bil. Proses/Aktiviti Peraturan Pentadbiran 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia. Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia. Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif. Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik. Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu membina hubungan dan Garis Panduan Peningkatan Amalan Perhubungan Awam Kerajaan Perintah Am Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987 Arahan Perkhidmatan - 18 -
kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh. 7. 8. 9. 10. Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti. Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan. Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh. Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa. - 19 -
5.0 SES KERJA Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undang-undang/ Peraturan 1. Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia. 2. Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia. 3. Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. 4. Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan Pengarah KK KJKK KJPSH Pegawai berkenaan Akta Hak Cipta 1987 Akta Hasutan 1948 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Keselamatan Dalam Negeri 1960 Perlembagaan Malaysia Akta Mesin cetak dan Penerbitan (Pindaan)1987 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/1993 Peraturan Perolehan Percetakan Kerajaan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1985 Penyataan Awam oleh Pegawai-pegawai Awam - 20 -
membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif. 5. Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan imej Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik. 6. Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan merupakan media cetak yang mampu membina hubungan dan kepercayaan antara organisasi dengan pemegang taruh. 7. Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti. 8. Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat - 21 -
memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan. 9. Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh. 10. Menjalankan tugas dalam bidang perhubungan awam dan media yang diarahkan dari semasa ke semasa. - 22 -
SES KERJA 5.1: Menguruskan media dan publisiti bagi mempromosi dan menaikkan nama dan jenama Kolej Komuniti Malaysia. BIL. SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKSYEN UNDANG-UNDANG/ PERATURAN 1. 2. Menerima arahan daripada pengurusan atasan. Menyediakan pelan publisiti sebulan dari tarikh program. Pengarah/JPKK Garis Panduan Peningkatan Amalan Perhubungan Awam Kerajaan Perintah Am 3. 4. 5. Mendapatkan input daripada bahagianbahagian yang terlibat di Jabatan. Menyediakan draf Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media. Mendapatkan kelulusan daripada Pengarah/pengurusan atasan. Pengarah / JPKK/ Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 6. Menghantar Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media. Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987-23 -
7. Membuat susulan publisiti melalui telefon untuk memastikan siaran publisiti. Arahan Perkhidmatan 8. Menyelia dan memantau bahan-bahan publisiti yang disiarkan. 9. Membuat laporan pemantauan bahan publisiti. 10. Merekod dalam fail. - 24 -
CARTA ALIR MULA Terima arahan daripada pengurusan atasan. Sediakan rangka pelan publisiti sebulan dari tarikh program.. Sediakan draf Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media. Dapatkan kelulusan draf daripada pihak pengurusan atasan. Buat semula Tidak Ya Hantar Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/Jemputan Media. Buat susulan publisiti melalui telefon untuk memastikan siaran publisiti. Selia dan pantau siaran bahanbahan publisiti. Buat laporan pemantauan bahan publisiti. Rekod. TAMAT - 25 -
SES KERJA 5.2: Menguruskan media sosial rasmi sebagai usaha untuk memperkukuhkan strategi mempromosi dan penyampaian info terkini Kolej Komuniti Malaysia. BIL. SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menerima arahan daripada pengurusan atasan. Sebarkan di media sosial kolej komuniti. Guna ayat yang jelas maksudnya. Memantau komen, pernyataan atau maklumat agar tidak menjejaskan imej Kerajaan. Muat naik hebahan rasmi Kolej Komuniti/JPKK/KPT dan agensi luar dalam tempoh satu hari bekerja. Muat naik sekurangkurangnya lima keping gambar atau video yang berkualiti dan bersesuaian. Pengarah/JPKK Pengarah / JPKK/ Garis Panduan Peningkatan Amalan Perhubungan Awam Kerajaan Perintah Am Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 7. Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan Akta Mesin Cetak dan Penerbitan - 26 -
publisiti yang disiarkan. 1984 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987 Arahan Perkhidmatan - 27 -
CARTA ALIR MULA Terima arahan daripada pengurusan atasan. Sebarkan di media sosial kolej komuniti. Guna ayat yang jelas maksudnya. Pantau komen, pernyataan atau maklumat agar tidak menjejaskan imej Kerajaan. Sekat Tidak Ya Muat naik hebahan rasmi Kolej Komuniti/JPKK/KPT dan agensi luar dalam tempoh satu hari bekerja. Muat naik sekurang-kurangnya lima keping gambar atau video yang berkualiti dan sesuai.nanggungan Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan publisiti yang disiarkan. TAMAT - 28 -
SES KERJA 5.3: Menguruskan temu bual dan hebahan di media cetak dan elektronik serta menyampaikan info terkini kolej komuniti kepada orang awam. BIL SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. 2. Menerima arahan Pengarah/JPKK untuk mengendalikan sesi temu bual. Menghubungi pihak media bagi mendapatkan persetujuan. Pengarah KK/ JPKK Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Perintah Am 3. Mengeluarkan surat rasmi untuk menempah tarikh temu bual. 4. Mendapatkan maklumat daripada pegawai berkenaan. & Pegawai berkenaan 5. Menyediakan soalan dan jawapan (Q&A). 6. Mendapatkan kelulusan Pengarah/JPKK. Pengarah/JPKK 7. Menghantar Q&A kepada pihak media. 8. Memastikan jurucakap merupakan Ketua Pengarah atau Pengarah Kolej Komuniti. KP/Pengarah 9. Memantau sesi temu bual - 29 -
CARTA ALIR MULA Terima arahan Pengarah/JPKK untuk adakan sesi temu bual. Hubungi pihak media bagi Mendapatkan persetujuan Keluarkan surat rasmi untuk tempah tarikh temu bual. Dapatkan maklumat daripada pegawai berkenaan. Sediakan Q&A. Dapatkan kelulusan Pengarah/ JPKK. Hantar Q&A kepada pihak media. Pastikan jurucakap merupakan Ketua Pengarah/Pengarah. Memantau sesi temu bual. TAMAT - 30 -
SES KERJA 5.4: Menguruskan isu dan memantau liputan berita bagi meningkatkan imej jabatan dan membetulkan salah liputan dan tanggapan secara efektif. BIL SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. 2. 3. 4. Memantau dan membaca surat khabar/ berita online/ blog/ laman sosial/sesawang artikel yang berkaitan dengan kolej komuniti. Kenal pasti jenis berita positif/ negatif/neutral. Sekiranya positif, kongsi di laman sosial/ laman sesawang kolej Sekiranya negatif, maklumkan dan rujuk kepada pengarah. /Pengarah Arahan Perkhidmatan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Perintah Am 5. Menyalurkan khabar/isu berkenaan kepada pegawai berkaitan untuk mendapatkan maklum balas. /Pegawai berkaitan 6. Mengumpulkan maklum balas daripada pegawai bertanggungjawab. 7. Menyediakan draf surat maklum balas untuk disemak dan mendapatkan kelulusan /Pengarah - 31 -
Pengarah 8. 9. 10. Membetulkan salah liputan dan tanggapan di laman sosial. Bagi aduan surat khabar (Surat Kepada Pengarang) perlu dijawab dalam tempoh 24 jam Dokumentasikan isu dan melakukan keratan akhbar. /Pengarah - 32 -
CARTA ALIR a MULA Pantau surat khabar/ berita online/ blog/ laman sosial/ sesawang, artikel yang berkaitan dengan kolej komuniti Kenal pasti jenis berita positif/ negatif/neutral Sekiranya positif, kongsi di laman sosial/ laman sesawang kolej Dapatkan maklum balas pegawai berkaitan TINDAKAN Sekiranya negatif, maklumkan dan rujuk kepada Pengarah. Kumpul maklum balas Draf maklum balas untuk disemak dan dapatkan kelulusan Dokumentasikan isu dan melakukan keratan akhbar Betulkan salah liputan dan tanggapan di laman sosial/ sesawang & surat khabar TAMAT Bagi aduan surat khabar (SKP) perlu dijawab dalam tempoh 24 jam - 33 -
SES KERJA 5.5: Mengurus aduan/maklum balas berhubung isu-isu yang melibatkan Kolej Komuniti Malaysia secara telus, cekap dan bersistematik. BIL SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. 2. 3. 4. Menerima aduan daripada orang awam dan pemegang taruh melalui surat/borang maklum balas/telefon/e-mel. Mengenal pasti maklum balas sahih atau tidak sahih. Sekiranya sahih mulakan siasatan. Keluarkan surat akuan terima dalam tempoh satu (1) hari bekerja. Merujuk kepada Pengarah dan memaklumkan status semasa aduan awam di Mesyuarat Pengurusan. Pengarah/KJ/ /KU Pengarah/ Arahan Perkhidmatan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2009 Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam Perintah Am 5. Menyalurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas. / Pegawai berkenaan 6. Mengumpulkan maklum balas untuk respons - 34 -
status tindakan kepada pengadu/pelanggan. 7. 8. Mengeluarkan surat makluman status maklum balas yang diluluskan oleh Pengarah dalam tempoh 14 hari bekerja. Menyimpan rekod semua aduan diterima, tarikh aduan diterima, tarikh surat akuan dikeluarkan, kedudukan terkini, keputusan Mesyuarat Pengurusan dan tindakan susulan yang diperlukan. - 35 -
CARTA ALIR MULA TINDAKAN TIDAK YA Mulakan siasatan Terima aduan daripada orang awam/pemegang taruh. Kenal pasti maklum balas sahih atau tidak sahih. Sekiranya sahih mulakan siasatan. Keluarkan surat akuan terima dalam tempoh 1 hari bekerja. Rujuk Pengarah dan maklumkan status semasa aduan awam di Mesyuarat Pengurusan. Salurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas Kumpulkan maklum balas berkenaan untuk respons status tindakan kepada pengadu/pelanggan. Keluarkan surat makluman status maklum balas yang diluluskan oleh Pengarah dalam tempoh 14 hari bekerja. TAMAT Rekod semua aduan, tarikh aduan, tarikh surat akuan dikeluarkan, kedudukan terkini, keputusan Mesyuarat Pengurusan dan tindakan susulan. - 36 -
SES KERJA 5.6: Menguruskan penerbitan seperti buletin dan laporan tahunan. BIL SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. 2. 3. 4. Mengenal pasti jenis penerbitan bagi tujuan promosi kolej. Mengumpulkan artikel/laporan daripada unit atau Urus Setia Program. Mengurus dan menyelia proses penyuntingan laporan tersebut. Membuat tawaran kepada pihak pencetak untuk mencetak penerbitan. Pengarah & & KU/Urus Setia Program & Sidang Redaksi Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam. Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan 2012) Akta Hak Cipta 1987 5. Mohon pencetak menyediakan beberapa dummy untuk dipilih oleh Pengarah. 6. Semak dummy dan dapatkan kelulusan Pengarah sebelum cetakan. & Sidang Redaksi 7. Hantar untuk cetakan. 8. Pastikan buku siap mengikut masa yang ditetapkan. & Sidang redaksi 9. Edarkan ke pihak pengurusan & - 37 -
JPKK, pengurusan dalaman dan seterusnya kepada senarai pemegang taruh yang lain. Pentadbiran - 38 -
CARTA ALIR MULA Kenal pasti jenis penerbitan bagi tujuan promosi kolej. Kumpulkan artikel/laporan daripada unit atau Urus Setia Program. Urus dan selia proses penyuntingan laporan tersebut. Buat tawaran kepada pihak pencetak untuk mencetak penerbitan. Mohon pencetak menyediakan beberapa dummy untuk dipilih oleh Pengarah. Semak dummy dan dapatkan kelulusan Pengarah sebelum cetakan. Hantar untuk cetakan. Pastikan buku siap mengikut masa yang ditetapkan. Edarkan ke pihak pengurusan JPKK, pengurusan dalaman dan pemegang taruh yang lain. TAMAT - 39 -
SES KERJA 5.7: Menjadi penasihat pengurusan majlis/program agar berjalan dengan cekap, lancar dan teratur bagi memperkasa kolej komuniti. BIL SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. 2. Menerima arahan Pengarah/JPKK. Terlibat dalam Mesyuarat Pelaksanaan atau Pengurusan sesuatu program atau majlis. 1. Pengarah/ 2. JPKK JK Program Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Perintah Am 3. Menjadi penasihat terutama dalam hal ehwal yang melibatkan protokol, hubungan VIP/VVIP dan media dan publisiti. JK Program 4. Mengetuai Jawatankuasa Media & Publisiti program/majlis. Bendahari 5. Menguruskan media dan publisiti. 6. Memastikan program/aktiviti yang berimapak tinggi mendapat liputan media. 7. Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti disediakan urus setia. & Urus Setia - 40 -
CARTA ALIR MULA Terima arahan Pengarah/JPKK. Menjadi anggota Mesyuarat Pelaksanaan/Pengurusan Majlis atau Program Penasihat mesyuarat berkaitan protokol, hubungan VIP/VVIP, media & publisiti Ketuai Jawatankuasa Media & Publisiti Uruskan media & publisiti Pastikan program berimpak tinggi mendapat liputan media Nilai keberkesanan program yang dijalankan. TAMAT - 41 -
SES KERJA 5.8: Menguruskan program khas yang melibatkan penyertaan awam agar dapat memberikan impak yang tinggi nilai dan menaikkan imej jabatan. BIL SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. Menerima arahan Pengarah/JPKK. 1. Pengarah/ 2. JPKK Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam 2. Menentukan tarikh, masa, tempat dan tempat program. JK Program Perintah Am 3. Memastikan persiapan tempat & logistik. JK Program 4. Pengurusan bajet/kewangan. Bendahari 5. Menguruskan media dan publisiti. 6. Pelaksanaan program/aktiviti. 7. Memastikan laporan disediakan urus setia. & Urus Setia - 42 -
CARTA ALIR MULA Terima arahan Pengarah/JPKK. Tentukan tarikh, masa, tempat dan tempat program Persiapan tempat & logistik Pengurusan bajet/kewangan Media & Publisiti Pelaksanaan aktiviti/program Memastikan laporan disediakan urus setia TAMAT - 43 -
SES KERJA 5.9: Menguruskan pameran interaktif dalam menyampaikan informasi berkenaan kolej komuniti dan mengukuhkan hubungan dengan pemegang taruh. BIL SES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK SEKSYEN UNDANG- UNDANG/ PERATURAN 1. 2. Menerima surat jemputan daripada Pengurusan JPKK/ jabatan & agensi luar. Menyemak tarikh, masa, tempat dan keluasan booth yang diberikan oleh penganjur. Pengurusan JPKK/ Pengarah Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam. 3. Memberi persetujuan dan mendapatkan maklumat daripada pihak penganjur. Pengarah & 4. Menyelaras aktiviti dan petugas untuk ke pameran interaktif. & Petugas pameran 6. Menyediakan dan memastikan bahan-bahan promosi adalah mencukupi. 7. Memuat naik gambar aktiviti di media sosial kolej. 8. Membuat pemantauan - 44 -
dengan merekod atau membuat keratan akhbar sekiranya ada. 9. 10. Menyediakan laporan pameran interaktif yang telah disertai. Rekod. - 45 -
CARTA ALIR MULA TIDAK TINDAKAN SETUJU Terima surat jemputan untuk sertai pameran. Semak tarikh, masa, tempat dan keluasan booth pameran. Memberi persetujuan dan dapatkan maklumat daripada penganjur. Selaraskan aktiviti dan petugas ke pameran interaktif. Sediakan dan pastikan bahanbahan promosi mencukupi. Salurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas. Memuat naik gambar aktiviti di media sosial kolej semasa program berjalan. Membuat pemantauan dengan merekod atau membuat keratan akhbar sekiranya ada. Menyediakan laporan pameran interaktif yang telah disertai. Rekod. TAMAT - 46 -
6.0 SENARAI SEMAK 6.1 SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN MEDIA DAN PUBLISITI BAGI MEMMOSI DAN MENAIKKAN NAMA DAN JENAMA KOLEJ KOMUNITI MALAYSIA. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Menerima arahan daripada Pengurusan atasan. 2. Menyediakan pelan publisiti sebulan dari tarikh program. 3. Mendapatkan input daripada bahagianbahagian yang terlibat di Jabatan. 4. Menyediakan draf Kenyataan Media/ Siaran Media/Nota Kepada Pengarang /Jemputan Media. 5. Mendapatkan kelulusan draf daripada pengarah/pengurusan atasan 6. Menghantar Kenyataan Media/Siaran Media/Nota Kepada Pengarang/ Jemputan Media. 7. Membuat susulan publisiti melalui telefon untuk memastikan siaran publisiti. 8. Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan publisiti yang disiarkan. 9. Membuat laporan pemantauan bahan publisiti. 10. Merekod dalam fail. - 47 -
6.2 SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN MEDIA SOSIAL RASMI SEBAGAI USAHA UNTUK MEMPERKUKUHKAN STRATEGI MEMMOSI DAN PENYAMPAIAN INFO TERKINI KOLEJ KOMUNITI MALAYSIA. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Menerima arahan daripada pengurusan atasan. 2. Sebarkan di media sosial kolej komuniti. 3. Guna ayat yang jelas maksudnya. 4. Memantau komen, pernyataan atau maklumat agar tidak menjejaskan imej Kerajaan. 5. Muat naik hebahan rasmi Kolej Komuniti/ JPKK/KPT dan agensi luar dalam tempoh satu hari bekerja. 6. Muat naik sekurang-kurangnya lima keping gambar atau video yang berkualiti dan bersesuaian. 7. Menyelia dan memantau siaran bahan-bahan publisiti yang disiarkan. - 48 -
6.3 SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN TEMU BUAL DAN HEBAHAN DI MEDIA CETAK DAN ELEKTRONIK SERTA MENYAMPAIKAN INFO TERKINI KOLEJ KOMUNITI KEPADA ORANG AWAM. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Menerima arahan Pengarah/JPKK untuk mengendalikan sesi temu bual. 2. Menghubungi pihak media bagi mendapatkan persetujuan. 3. Mengeluarkan surat rasmi untuk menempah tarikh temu bual. 4. Mendapatkan maklumat daripada pegawai berkenaan. 5. Menyediakan soalan dan jawapan (Q&A). 6. Mendapatkan kelulusan Pengarah/JPKK. 7. Menghantar Q&A kepada pihak media. 8. Memastikan jurucakap merupakan Ketua Pengarah atau Pengarah Kolej Komuniti. 9. Memantau sesi temu bual. - 49 -
6.4 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGURUSKAN ISU DAN MEMANTAU LIPUTAN BERITA BAGI MENINGKATKAN IMEJ JABATAN DAN MEMBETULKAN SALAH LIPUTAN DAN TANGGAPAN SECARA EFEKTIF. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Memantau dan membaca surat khabar/ berita online/ blog/ laman sosial/sesawang artikel yang berkaitan dengan kolej komuniti. 2. Kenal pasti jenis berita positif/ negatif/neutral. 3. Sekiranya positif, kongsi di laman sosial/ laman sesawang kolej 4. Sekiranya negatif, maklumkan dan rujuk kepada pengarah. 5. Menyalurkan khabar/isu berkenaan kepada pegawai berkaitan untuk mendapatkan maklum balas. 6. Mengumpulkan maklum balas daripada pegawai bertanggungjawab. 7. Menyediakan draf surat maklum balas untuk disemak dan mendapatkan kelulusan Pengarah 8. Membetulkan salah liputan dan tanggapan di laman sosial. 9. Bagi aduan surat khabar (Surat Kepada Pengarang) perlu dijawab dalam tempoh 24 jam 10. Dokumentasikan isu dan melakukan keratan akhbar. - 50 -
6.5 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGURUSKAN ADUAN/MAKLUM BALAS BERHUBUNG ISU-ISU YANG MELIBATKAN IMEJ KOLEJ KOMUNITI MALAYSIA SECARA TELUS, CEKAP DAN BERSISTEMATIK BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Menerima aduan daripada orang awam dan pemegang taruh melalui surat/borang maklum balas/telefon/e-mel. 2. Mengenal pasti maklum balas sahih atau tidak sahih. Sekiranya sahih mulakan siasatan. 3. Keluarkan surat akuan terima dalam tempoh satu (1) hari bekerja. 4. Merujuk kepada Pengarah dan memaklumkan status semasa aduan awam di Mesyuarat Pengurusan. 5. Menyalurkan aduan kepada pegawai berkenaan untuk mendapatkan maklum balas. 6. Mengumpulkan maklum balas untuk respons status tindakan kepada pengadu/pelanggan. 7. Mengeluarkan surat makluman status maklum balas yang diluluskan oleh Pengarah dalam tempoh 14 hari bekerja. 8. Menyimpan rekod semua aduan diterima, tarikh aduan diterima, tarikh surat akuan dikeluarkan, kedudukan terkini, - 51 -
keputusan Mesyuarat Pengurusan dan tindakan susulan yang diperlukan. - 52 -
6.6 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGURUSKAN PENERBITAN SEPERTI BULETIN DAN LAPORAN TAHUNAN. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Mengenal pasti jenis penerbitan bagi tujuan promosi kolej. 2. Mengumpulkan artikel/laporan daripada unit atau Urus Setia Program. 3. Mengurus dan menyelia proses penyuntingan laporan tersebut. 4. Membuat tawaran kepada pihak pencetak untuk mencetak penerbitan. 5. Mohon pencetak menyediakan beberapa dummy untuk dipilih oleh Pengarah. 6. Semak dummy dan dapatkan kelulusan Pengarah sebelum cetakan. 7. Hantar untuk cetakan. 8. Pastikan buku siap mengikut masa yang ditetapkan. 9. Edarkan ke pihak pengurusan JPKK, pengurusan dalaman dan seterusnya kepada senarai pemegang taruh yang lain. - 53 -
6.7 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS SEBAGAI PENASIHAT PENGURUSAN MAJLIS/GRAM AGAR BERJALAN DENGAN CEKAP, LANCAR DAN TERATUR BAGI MEMPERKASA KOLEJ KOMUNITI. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Menerima arahan Pengarah/JPKK. 2. Terlibat dalam Mesyuarat Pelaksanaan atau Pengurusan sesuatu program atau majlis. 3. Menjadi penasihat terutama dalam hal ehwal yang melibatkan protokol, hubungan VIP/VVIP dan media dan publisiti. 4. Mengetuai Jawatankuasa Media & Publisiti program/majlis. 5. Menguruskan media dan publisiti. 6. Memastikan program/aktiviti yang berimapak tinggi mendapat liputan media. 7. Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti disediakan urus setia. - 54 -
6.8 SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGURUSKAN GRAM KHAS YANG MELIBATKAN PENYERTAAN AWAM AGAR DAPAT MEMBERIKAN IMPAK YANG TINGGI NILAI DAN MENAIKKAN IMEJ JABATAN. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Menerima arahan Pengarah/JPKK. 2. Menentukan tarikh, masa, dan tempat program 3. Memastikan persiapan tempat & logistik. 4. Pengurusan bajet/kewangan. 5. Menguruskan media dan publisiti. 6. Pelaksanaan program/aktiviti. 7. Memastikan laporan disediakan urus setia. - 55 -
6.9 SENARAI SEMAK BAGI MENGURUSKAN PAMERAN INTERAKTIF DALAM MENYAMPAIKAN INFORMASI BERKENAAN KOLEJ KOMUNITI DAN MENGUKUHKAN HUBUNGAN DENGAN PEMEGANG TARUH. BIL. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Menerima surat jemputan daripada Pengurusan JPKK/ jabatan & agensi luar. 2. Menyemak tarikh, masa, tempat dan keluasan booth yang diberikan oleh penganjur. 3. Memberi persetujuan dan mendapatkan maklumat daripada pihak penganjur. 4. Menyelaras aktiviti dan petugas untuk ke pameran interaktif. 5. Menyediakan dan memastikan bahan-bahan promosi adalah mencukupi. 6. Memuat naik gambar aktiviti di media sosial kolej. 7. Membuat pemantauan dengan merekod atau membuat keratan akhbar sekiranya ada. 8. Menyediakan laporan pameran interaktif yang telah disertai. 9. Rekod - 56 -
7.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN 7.1 Akta Hak Cipta 1987. 7.2 Akta Hasutan 1948. 7.3 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1948. 7.4 Akta Keselamatan Dalam Negeri 1960. 7.5 Akta Komunikasi dan Multimedia 1998 7.6 Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1988 7.7 Perlembagaan Malaysia. 7.8 Akta Mesin Cetak dan Penerbitan (Pindaan)1987. 7.9 Surat pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/1993 Peraturan perolehan Percetakan Kerajaan. 7.10 Pekeliling perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1985 Penyataan Awam oleh pegawai-pegawai Awam. 7.11 Perintah Am 7.12 Peraturan Pentadbiran 7.13 Peraturan pejabat - 57 -
8. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI BIL. NAMA MESYUARAT KEKERAPAN JENIS KEANGGOTAAN 1. Mesyuarat Pengurusan 4 kali setahun Ahli 2. Mesyuarat Pengurusan 2 kali setahun Ahli Aduan, Kementerian Pendidikan Tinggi 3. Mesyuarat Pegawai Perhubungan Awam Kolej Komuniti Malaysia 2 kali setahun Ahli - 58 -
9. SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN (Sila lampirkan borang-borang yang berkaitan bidang tugas dan tanggungjawab dalam perkhidmatan awam.) Borang cuti gantian/bersalin Borang penghantaran faks Borang keluar pejabat pada waktu bekerja Borang laporan kerosakan kolej komuniti Borang permohonan kenderaan jabatan Boring tuntutan elaun perjalanan dalam negeri/luar negara Borang bertugas luar kawasan/stesen Contoh memo berkaitan Borang maklum balas pelanggan/aduan Contoh Nota Kepada Pengarang Contoh kenyataan akhbar Borang permohonan pesanan tempatan Borang permohonan stok - 59 -
10. SENARAI TUGAS HARIAN NAMA : JAWATAN : PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM TARIKH : BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN - 60 -
11. LAMPIRAN 11.1 Borang-borang yang digunakan - 61 -