BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah PT Astra Otoparts memiliki departemen Quality Assurance (QA) yang berada dibawah divisi Logistic & Procurement yang memiliki fungsi utama yaitu menjamin kualitas barang sesuai spesifikasi & terjaga kualitasnya sampai ditangan customer. Dalam menjalankan fungsinya, dept QA ini memiliki 2 sub dept utama yaitu : Quality Control & Claim Handling. Kedua sub dept tersebut menjalankan tugasnya masing-masing untuk melaksanakan fungsi utama dari dept QA. Departemen Quality Assurance Quality Control Claim Handling Gambar 1. Struktur organisasi Departemen Quality Assurance 1
2 Tugas dari Quality Control (QC) adalah mengkontrol atau memastikan kualitas barang dari setiap pengiriman dari vendor sesuai dengan spesifikasi. Dalam menjalankan tugasnya, ada 2 cara untuk mengkontrol kualitas barang, yaitu : sampling barang & cek 100 %. Metode sampling digunakan berdasarkan banyaknya Quantity barang & hanya diperlakukan untuk barang lokal. Sedangkan metode cek 100 % digunakan hanya untuk pengecekan barang import, hal tersebut dilakukan untuk memastikan barang kiriman dari import tidak memiliki cacat produk (NG). Jika tim QC menemukan NG pada barang import, maka akan dipertimbangkan untuk re-eksport kembali. Keputusan re-eksport juga harus dilihat pada jumlah barang NG, jangan sampai biaya transportasinya lebih mahal daripada harga barangnya. Sedangkan tugas dari Claim Handling (CH) adalah menseleksi & memberi keputusan barang klaim yang dikirimkan dari customer melalui Main Dealer diterima atau tidak. CH harus bisa memutuskan klaim tersebut dikarenakan kesalahan dari pengguna atau kesalahan dari pabrik. Jika kesalahan pengguna maka akan dikembalikan ke Main Dealer, sedangkan kesalahan pabrik akan dikembalikan ke vendor bersangkutan. Metode pengecekan yang digunakan adalah cek 100 %, hal tersebut dilakukan karena tim CH harus memastikan seluruh barang klaim memiliki keputusan. Dept. QA memiliki tantangan utama dalam menjalankan fungsinya yaitu mengendalikan barang yang tidak sesuai spesifikasi (unspec) & klaim yang dikirimkan oleh customer. Barang yang unspec ini acap kali tidak terkendali. Bagaimana tidak, setiap pengiriman barang baru dari vendor hampir tidak pernah mencapai 100 % OK, hanya vendor tertentu yang bisa mencapainya. Begitu pula
3 klaim dari Customer, setiap hari ada klaim yang harus diputuskan diterima atau ditolak. Data berikut ini bisa menjelaskan bagaimana tantangan yang dihadapi oleh tim QA di PT Astra Otoparts : Data resume klaim penerimaan barang tahun 2013 : Tabel 1. Data resume klaim penerimaan barang tahun 2013 Data resume klaim customer dari Main Dealer tahun 2013 : Tabel 2. Data resume klaim customer tahun 2013 Kategori Sales UoM Claim UoM Claim rate Allowance Battery2W 7,561,430 21,930 0.29% 0,45% Battery4W 2,988,195 15,026 0.50% 0,65% SP 42,508,652 14,868 0.03% 0,10% Tire & Tube 12,090,514 3,378 0.03% 0,10% Oil 37,180-0.00% 0,10% Berdasarkan data tersebut, Dept QA PT Astra Otoparts harus bisa melakukan perbaikan untuk mengurangi klaim barang reject terutama untuk area penerimaan barang. Untuk klaim dari customer masih dalam toleransi yang telah ditentukan, sehingga tidak perlu dilakukan perbaikan. Hanya perlu menjaga konsistensi saja. Dari latar belakang permasalahan diatas, maka dalam penelitian ini masalah yang harus diselesaikan adalah bagaimana cara untuk mengendalikan nilai barang reject yang terjadi di area penerimaan barang di gudang PT Astra
4 Otoparts Tbk. Menurut penelitian sebelumnya, ada beberapa cara atau tools yang digunakan untuk menangani barang reject. Penelitian tersebut adalah sebagai berikut : Tabel 3. Contoh beberapa penelitian untuk mengendalikan barang reject No Nama Penelitian Metode Institusi Tahun 1 Gigih Harjuna PENGENDALIAN KUALITAS DEFECT CAP DECO Six Sigma DMAIC Universitas 2015 Pujangga PU LEAKAGE DENGAN METODE SIX SIGMA DI Mercubuana PT. LG ELECTRONICS INDONESIA 2 Dias Ardha PENGENDALIAN KUALITAS PADA PROSES Peta Kendali U ITS Surabaya 2014 Pradita PEMBUATAN PLAT BAJA DI PT. GUNAWAN DIANJAYA STEEL TBK DENGAN MENGGUNAKAN PETA KENDALI U 3 Ferdinand Indra PERANCANGAN PROTOTIPE OTOMASI SISTEM Statistical Process Control ITB Bandung 2004 Andhita PENGENDALIAN KUALITAS PROSES PENGISIAN (SPC) MINUMAN RINGAN Dari penelitian diatas, penulis memutuskan untuk menggunakan tools Histogram & PICA untuk mengendalikan nilai barang reject. Keputusan ini diambil karena PT. Astra Otoparts bergerak di bisnis trading/dagang yang mana barang diterima sudah siap untuk dijual (Finish Good), sedang proses produksi dilakukan di Supplier yang bekerja sama. Sehingga tim Quality Assurance hanya perlu verifikasi ulang kualitas barang yang dikirimkan oleh Supplier tanpa melihat bagaimana proses produksinya. Berbeda dengan penelitian diatas yang dilakukan didalam proses produksi pada sebuah perusahaan. Dimana pengendalian cacat/reject dilakukan pada setiap proses, sehingga saat barang sudah jadi tidak ada cacat dan siap dijual. Teori dasar & penggunaan tools Histogram & PICA dalam mengendalikan barang reject akan jelaskan secara detail pada bab berikutnya.
5 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka dalam penelitian ini masalah yang akan dirumuskan adalah bagaimana cara untuk mengendalikan nilai klaim yang terjadi di area penerimaan barang di gudang PT Astra Otoparts Tbk. Beberapa hal yang berkaitan dengan cara mengendalikan nilai klaim tersebut adalah : Bagaimana cara penggunaan alat kendali kualitas Histogram & PICA untuk menyelesaikan klaim yang terjadi?? 1.3 Batasan Masalah 1. Penelitian ini dilakukan pada setiap barang produksi lokal, bukan produksi import. 2. Barang-barang reject yang dikendalikan adalah khusus spareparts non Battery. 3. Data yang digunakan hanya data record barang-barang reject atau NG. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulis melakukan penelitian adalah : 1. Menurunkan nilai barang reject yang ada di setiap pengiriman barang dari supplier ke PT. Astra Otoparts Tbk 2. Menganalisa bagaimana cara untuk mengendalikan nilai klaim yang terjadi.
6 3. Meningkatkan pendapatan yang akan diterima oleh PT. Astra Otoparts Tbk. 1.5 Metodologi Penelitian Untuk mendapatkan informasi dan data-data yang diperlukan dalam pengumpulan data, penulis menggunakan teknik: 1. Analisa lapangan Metode ini dilakukan dengan menganalisa kegiatan yang dilakukan tim QC dalam melakukan pengecekan spesifikasi barang-barang pengiriman dari vendor & kegiatan tim CH dalam menganalisa barang klaim yang dikirimkan dari customer. 2. Gemba ke seluruh supplier Meninjau proses produksi atau Gemba ini dilakukan untuk mempelajari proses produksi setiap supplier yang bekerja sama dengan PT. Astra Otoparts Tbk. Hal ini dilakukan agar penulis mengerti bagaimana sebuah Sparepart itu dibuat. Dengan mengetahui proses produksi, diharapkan penulis bisa mengetahui langkah perbaikan apa saja yang dilakukan untuk menghindari timbulnya reject.
7 3. Wawancara Metode ini dilakukan dengan cara tanya jawab (wawancara) secara langsung kepada seluruh tim Quality Assurance memperoleh informasi mengenai segala hal yang bersangkutan dengan barang-barang klaim & metode yang tepat untuk langkah perbaikan. 4. Studi Kepustakaan Metode yang dilakukan dengan cara membaca atau mencari literatur dan buku-buku untuk memperoleh informasi dasar-dasar teori yang medukung dalam penelitian. 1.6 Sistematika Penulisan 1. BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menjelaskan hal apa saja yang melatar belakangi masalah pada penelitian yang telah dilakukan. Diterangkan juga rumusan masalah, batasan masalah, & tujuan penelitian ini. Metodologi penelitian & sistematika penulisan dijabarkan juga pada bab ini dengan jelas. 2. BAB 2 : LANDASAN TEORI Penelitian ini tentang system penanganan kualitas barang. Sehingga teoriteori yang mendukung penelitian mulai dari teori dasar tentang kualitas,
8 bagaimana teori tentang system kendali, sampai pengendalian barang yang tidak sesuai dijelaskan disini. Diharapkan setiap pembaca bisa memahami apa saja teori dasar yang mendukung penelitian ini. 3. BAB 3 : METODE PENELITIAN Pada bab ini dijelaskan secara detail tindakan apa saja yang dilakukan oleh peneliti dalam melakukan penelitian agar dapat mencapai tujuan yang dicanangkan. Mulai dari mempelajari proses produksi barang sampai penanganan kualitas barang dijelaskan pada tulisan ini. 4. BAB 4 : PENGUMPULAN PENGOLAHAN DATA Bab ini menjelaskan bagaimana penulis mengumpulkan & mengolah data yang dibutuhkan dalam penelitian. Penulis menggunakan beberapa tools pendukung dalam menyajikan data hingga menghasilkan kesimpulan untuk data yang disajikan tersebut. Disampaikan juga hasil penelitian yang dilakukan apakah mencapai tujuan atau tidak. Sehingga penulis mengetahui seberapa jauh keberhasilan penelitian yang dilakukan. 5. BAB 5 : ANALISA HASIL Bab ini untuk menganalisa bagaimana hasil yang didapat atas data yang diolah selama penelitian. Berhasil atau tidaknya penelitian yang dilakukan akan terlihat pada tulisan ini. Hasil yang didapat pada penelitian ini, akan dijabarkan apa saja faktor-faktor penyebab yang menentukan hasil tersebut. Sehingga setiap pembaca & peneliti sendiri mengerti apa yang dihasilkan dari penelitian ini.
9 6. BAB 6 : KESIMPULAN & SARAN Pada bab akhir ini disampaikan apa saja kesimpulan yang didapat pada hasil penelitian. disampaikan juga saran atau masukan dari peneliti untuk mempertahankan ataupun meningkatkan hasil yang didapat setelah penelitian.