EVENT MANAGEMENT Timeline dan Action Plan Modul ke: SUHENDRA, S.E., M.Ikom Fakultas Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi Periklanan dan Komunikasi Pemasaran www.mercubuana.ac.id
1. Perencanaan Event Merencanakan kegiatan event merupakan keharusan dalam penyelenggaraan event. Proses perencanaan merupakan kunci untuk terselenggaranya sebuah event. Dalam mempersiapkan rencana, harus sudah dipastikan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan. Misalnya pameran, workshop, konser, dll. Proses perencanaan event dimulai dengan menentukan tujuan yang dapat diterima dengan jelas oleh setiap anggota tim yang akan terlibat dalam pelaksanaan event.
2. Event Timeline Jaso (1996) menyebut event timeline sebagai Action Plan Check List (APCL). Event timeline merupakan rencana rangkaian kegiatan penyelenggaraan event, mulai dari persiapan (pre-event), pelaksanaan (event), paska event (post-event). Event timeline memuat secara ringkas rencana kerja, kapan setiap pekerjaan akan dimulai dan selesai dilakukan tahap demi tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya sebuah event.
2. Event Timeline Event Timeline harus berisi informasi tentang pekerjaan pokok, dan jadwal pelaksanaannya. Pertimbangan waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan menjadi prioritas utama dalam menyusun timeline. Perhitungan waktu yang tidak tepat, akan mengganggu keseluruhan kegiatan. Event timeline juga harus disusun secara berurut, tahap demi tahap, agar dapat terkontrol progress dari kegiatan tersebut.
2. Event Timeline Ketika menyusun event timeline, maka harus memperhatikan; Unsur-unsur pokok yang akan dihadirkan dalam event. Kebutuhan fisiknya apa saja, teknis operasionalnya bagaimana? Daftar prioritas pekerjaan. Mana yang harus dilakukan lebih awal? Menghitung berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan/tahapan tersebut. Menyusun tugas/ pekerjaan secara berurut step by step, dengan menghitung mundur dari D- Day (hari H ).
2. Teknik Menyusun Event Timeline Menyusun event timeline tidak ada aturan yang baku, sesuai dengan event yang diselengarakan. Bentuknya pun bervariasi. Namun yang pasti sama adalah tahapannya, yaitu selalu dimulai dari Pra-event, event, dan Paska-event.
2. Teknik Menyusun Event Timeline A. Tahap Pra-event Pada tahap pra-event berisi kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama mempersiapkan event. Penetapan Tujuan Event Perencanaan awal Rencana Keuangan Rencana Operasional Rencana Pemasaran Penandatanganan kontrak dan legalitas event Rapat koordinasi dengan seluruh tim event management tentang persiapan pelaksaan event
2. Teknik Menyusun Event Timeline B. Tahap Event Tahap event meliputi dua tahap, yaitu : a) Tahap I Database Terkini Realisasi Pemasaran Realisasi Layanan Exhibitor Realisasi Peserta. Realisasi Promosi dan Publikasi Realisasi Pengisi Acara. Technical Meeting Tahap Event Rundown Acara/ Kegiatan
2. Teknik Menyusun Event Timeline B. Tahap Event Tahap event meliputi dua tahap, yaitu : b) Tahap II Rentang waktu tahap kedua ini jauh lebih singkat dari tahap pertama, dan terpusat di venue acara. Misalnya 3 hari pembangunan stage dan backdrop workshop/ seminar, stand, pemasangan aneka fasilitas indoor dan outdoor, 1 hari event dan 1 hari pembongkaran stand/ stage.
2. Teknik Menyusun Event Timeline B. Tahap Event b) Tahap II Checklist Peralatan dan kegiatan Pengorganisasian Petugas Lapangan Layanan Exhibitor Marking Pembangunan set, stage, stand, dan fasilitas lainnya Jadwal Pemasukan dan display barang sert perlengkapan lainnya Pengaturan Arus Pengunjung/ Peserta Rundown Acara/ Kegiatan Realisasi ACARA
2. Teknik Menyusun Event Timeline C. Tahap Post-Event Tahap terakhir ini meliputi ; a) Evaluasi Evaluasi merupakan kegiatan mencocokkan antara realisasi dengan target di setiap bidang, sehingga dapat ditarik eksimpulan apakah event yang diselenggarakan sukses atau gagal mencapai target.
2. Teknik Menyusun Event Timeline C. Tahap Post-Event b) Laporan Akhir Laporan akhir adalah pernyataan resmi atas hasil pelaksanaan kegiatan yang disertai penjelasan berbagai hal penting secara kronologis dan sistematis disertai dengan dokumentasi. Laporan akhir dilakukan untuk kepentingan internal dan eksternal kepada pihak-pihak terkait langsung. Khusus laporan kepada sponsor, mencakup banyak hal terperinci mengenai pelaksanaan komitmen sponsorship disertai dokumentasi bukti berikut penjelasnnya.
2. Teknik Menyusun Event Timeline Contoh Event Timeline
3. Action Plan Action Plan sebuah event adalah urutan langkahlangkah yang harus diambil, atau kegiatan yang harus dilakukan dengan baik, untuk mencapai keberhasil pelaksanaan event. Action Plan memiliki tiga unsur utama, yaitu ; a) Aktivitas : apa yang akan dilakukan dan oleh siapa. b) Waktu : kapan akan dilakukan. c) Bagaimana perkembangannya.
3. Action Plan Contoh Action Plan
Daftar Pustaka Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung. Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta. Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas Gramedia,Jakarta. Thesis : http://library.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab2html/20122010 28MCBab2002/page1.html
Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom