Rata-rata jumlah event kampus/bulan

Transkripsi

1 UI UNPAD ITB UGM UNAIR UPI UNSOED IPB UNS ITS UNDIP TELKOM BINUS TRISAKTI UNPAR MARANAT BUDI LUHUR AL-AZHAR BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Dalam setiap bulannya perguruan tinggi memiliki berbagai event yang diselenggarakan oleh UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) maupun pihak perguruan tinggi itu sendiri. Untuk mendapatkan pengunjung yang sesuai dengan harapan maka pihak penyelenggara event melakukan promosi, baik itu promosi melalui offline maupun online. Berikut merupakan data jumlah event yang diselenggarakan oleh berbagai perguruan tinggi dalam setiap bulannya. Data ini didapatkan dengan perhitungan manual sesuai poster yang mendaftarkan pada web seputarkampus.com dalam jangka waktu 3 bulan yakni bulan Maret-Mei Rata-rata jumlah event kampus/bulan Gambar I-1 Rata-rata Jumlah Event Dari gambar I.1 diatas menunjukan bahwa rata-rata setiap perguruan tinggi mengadakan event untuk per bulannya diantara 2-8 kali. Menurut Any Noor(2013) Event didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu. Berdasarkan hasil kuesioner yang ditujukan kepada 50 mahasiswa penyelenggara event di berbagai kampus pada tahun 2014, terdapat beberapa masalah dalam 1

2 penyelenggaraan event, diantaranya adalah pencarian dana, pencarian sponsor dan media partner, promosi event, pencarian lokasi, pencarian peserta event dan pencarian pengisi event. Di bawah ini terdapat grafik yang menunjukan presentase tiap masalah pada penyelenggara event. Kesulitan dalam penyelenggaraan sebuah event Pencarian dana 7% 5% 3% 10% 13% 28% 34% Sponsor dan media partner Promosi Pencarian lokasi Peserta event Pengisi acara Gambar I-2 Kesulitan Dalam Penyelenggaraan Event Hasil survey pada gambar I.2 menunjukan bahwa sebanyak 34% masalah terbesar yang dihadapi oleh penyelenggara event adalah pencarian dana. Sedangkan dalam promosi/publikasi event menempati posisi ke-3, hal ini menunjukan bahwa promosi merupakan permasalahan yang cukup sering dialami oleh penyelenggara event. Menurut Any Noor(2013), biaya paling besar dalam pemasaran produk yang dikelola secara profesional adalah biaya tenaga pemasar itu sendiri. Hampir setiap event organizer besar memiliki tim atau koordinator pemasaran. Biaya yang dikeluarkan oleh staf pemasaran biasanya terdiri dari biaya percetakan, pemasaran langsung, pembayaran advertensi, bentuk kunjungan langsung ke target pasar, pembuatan website, pembayaran untuk tamu VIP, dan press kits. Untuk melakukan publikasi event dapat dilakukan oleh berbagai media seperti media cetak, media sosial, website event, dan lain-lain. Dibawah ini terdapat grafik bagaimana perbandingan jumlah media yang digunakan untuk melakukan publikasi. 2

3 Media untuk publikasi event di kampus sendiri 16% 6% 44% 34% Media cetak Media sosial Website event dll Gambar I-3 Media Untuk Publikasi Event di Perguruan Tinggi Sendiri Media untuk publikasi di kampus lain 16% 3% 37% Media cetak Media sosial 44% Website event dll Gambar I-4 Media Untuk Publikasi Event di Perguruan Tinggi Lain Hasil kedua survey pada gambar I-3 dan I-4 menunjukan bahwa media sosial merupakan media yang paling banyak digunakan untuk melakukan publikasi event, sedangkan apabila dengan menggunakan website event terbilang masih cukup rendah yakni 16%. Setiap event pasti memiliki target peserta yang cukup besar demi terselenggaranya event dengan sukses. Target peserta pun tidak hanya dari pihak perguruan tinggi sendiri, terkadang penyelenggara event menginginkan peserta event dari perguruan tinggi lain juga. Seperti terlihat pada gambar I-5 dibawah ini merupakan grafik perbandingan target antara peserta dari perguruan tinggi lain dan perguruan tinggi sendiri. 3

4 Perbandingan antara peserta umum dengan kampus sendiri 26% 0% 12% 4% 58% 40 (umum) : 60 (lokal) 60 (umum) : 40 (lokal) 50 (umum) : 50 (lokal) 0 (umum) : 100 (lokal) 100 (umum) : 0 (lokal) Gambar I-5 Perbandingan Target Peserta Event Gambar I-5 menunjukan bahwa sebanyak 58% perbandingan target peserta event yang diinginkan adalah 40:60. Dimana 40% menginginkan peserta event dari umum dan 60% menginginkan peserta event dari perguruan tinggi sendiri. Hingga saat ini penyelengaara event masih merasa kesulitan untuk melakukan publikasi event, baik itu publikasi event di perguruan tinggi sendiri maupun di perguruan tinggi lain. Seperti terlihat pada gambar I-6 dan gambar I-7 dibawah ini merupakan grafik mengenai kesulitan untuk melakukan publikasi event. Kesulitan untuk publikasi event di kampus sendiri 40% 60% Ya Tidak Gambar I-6 Kesulitan Untuk Publikasi Event di Perguruan Tinggi Sendiri 4

5 Kesulitan untuk publikasi event di kampus lain 33% 67% Ya Tidak Gambar I-7 Kesulitan Untuk Publikasi Event di Perguruan Tinggi Lain Berdasarkan gambar I-6 dan gambar I-7 menunjukan bahwa sekitar 60% penyelenggara event merasa kesulitan untuk mempublikasikan event, baik di perguruan tinggi sendiri maupun di perguruan tinggi lain. Hal ini dapat disebabkan oleh publikasi yang masih kurang tepat sasaran, sulitnya pemilihan media sosial, sulitnya mencari nomor kontak peserta event, dan lain-lain. Saat ini jumlah pengguna internet di Indonesia dari tahun ke tahun semakin meningkat. Berikut merupakan grafik jumlah pengguna internet di Indonesia dari tahun ke tahun berdasarkan asosiasi penyelenggara jasa internet Indonesia pada gambar I-8. Gambar I-8 Jumlah Pengguna Internet di Indonesia (Sumber: Asosiasi Penelenggara Jasa Internet Indonesia, 2012) Kebutuhan manusia akan informasi semakin meningkat sehingga internet digunakan sebagai media untuk mendapatkan informasi tersebut. Selain dari itu, internet pun dapat dimanfaatkan dalam dunia bisnis baik bisnis yang kecil maupun 5

6 yang besar. Dengan perkembangan jumlah internet di Indonesia yang cukup tinggi maka kesempatan untuk mempubliasikan event melalui website event mempunyai peluang yang cukup besar untuk mendapatkan peserta event yang banyak. Menurut Setiawan (2004 h.15 dikutip dari Adelin Fatmariani, 2012 h.4) web portal merupakan suatu ruang yang dapat menampung informasi dalam jaringan internet pada sebuah web browser, dengan menggunakan kemampuan untuk mengolah kode-kode tertentu secara umum yang dinamakan tag-tag (delimeter) dan kemampuan untuk meloncat (link) dari halaman satu ke halaman yang lainnya. Dengan adanya portal web maka akan memberikan kemudahan kepada penyelenggara event agar data dapat mengakses data dengan mudah dan lebih real time dalam mempublikasikan event. Sudah ada beberapa portal web event perguruan tinggi, diantaranya seputarkampus.com, dan jadwalevent.web.id. Pada tabel I.1 di bawah ini terdapat perbandingan beberapa fitur antara web yang sudah ada dengan portal web yang akan dibuat yakni acarakampus.com.. Tabel I-1 Perbandingan Fitur seputarkampus.com jadwalevent.web.id acarakampus.com Mengetahui jumlah pengunjung yang mendaftarkan X X pada event yang dipublikasikan Upload berkas event/poster Registrasi penyelenggara X Ticketing X X Buat acara Edit acara X X Hapus acara X X 6

7 Pada table I.1 menunjukan bahwa portal web yang sudah ada saat ini hanya terdapat fitur upload poster, registrasi penyelenggara, dan membuat acara. Menurut hasil kuesioner yang diajukan kepada penyelenggara event bahwa diperlukan beberapa fitur tambahan yang diharapkan dapat menbantu dalam publikasi event seperti fitur ticketing, fitur payment, serta fitur view yang dapat menampilkan jumlah peserta event yang telah mendaftar. Saat ini dibutuhkan web portal crowdsourcing event khusunya event perguruan tinggi karena untuk publikasi melalui web masih terbilang cukup kurang. Dengan adanya web portal khusus event ini, dapat membantu penyelenggara event sebagai wadah publikasi event secara mudah sehingga memperoleh peserta event lebih banyak. Oleh karena itu, perlu dikembangkan aplikasi portal web berbasis crowdsourcing khusus event perguruan tinggi dengan metode iterative incremental I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka permasalahan pada penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana merancang portal web event perguruan tinggi untuk membantu penyelenggara dalam mempublikasikan event perguruan tinggi? 2. Bagaimana merancang portal web event perguruan tinggi untuk membantu penyelenggara dalam menjual tiket? 3. Bagaimana cara agar penyelenggara mendapatkan jumlah peserta event yang sesuai dengan harapan? I.3 Tujuan Penelitian Setelah merumuskan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Dapat membantu penyelenggara event perguruan tinggi dalam hal publikasi dengan merancang fitur portal web crowdsourcing event perguruan tinggi. 7

8 2. Dengan adanya fitur ticketing, sehingga memudahkan penyelenggara untuk menjual tiket. 3. Penyelengara mendapatkan jumlah peserta yang sesuai dengan harapan. I.4 Batasan Penelitian Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Event-event yang sering diadakan oleh perguruan tinggi seperti lomba, seminar, workshop, kegiatan keagamaan, kegiatan sosial, hiburan (konser musik, pasar seni), dan olahraga. 2. Event yang dipublikasi tidak mengandung unsur negatif. 3. Responden event berdasarkan berbagai perguruan tinggi. 4. Pengujian dilakukan hanya untuk perguruan tinggi di Bandung. 5. Penjualan tiket yang dilakukan oleh penyelenggara dapat berupa tiket berbayar atau gratis. 6. Penyelenggara hanya dapat memasukan 4(empat) jenis tiket untuk setiap event. I.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini dapat dibagi menjadi dua kategori yakni, kategori teoritis dan praktis. Untuk manfaat teoritis dari penelitian ini adalah: 1. Pengimplementasian teori mengenai portal web crowdsourcing yang diterapkan pada web event kampus. Adapun manfaat praktis yang diperoleh, yakni: 1. Bagi penyelenggara event dapat mempublikasikan event dengan mudah dan memperoleh peserta event lebih banyak. 2. Bagi peserta event dapat memperoleh informasi event kampus secara mudah.dan dapat mendaftarkan diri pada event. I.6 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan pada buku tugas akhir ini antara lain: 1. Bab I Pendahuluan 8

9 Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. 2. Bab II Tinjauan Pustaka Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan dibahas pula hasil-hasil penelitian terdahulu. Bagian kedua membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian dan uraian kontribusi penelitian. 3. Bab III Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan hipotesis, dan mengembangkan model penelitian, mengidentifikasi dan melakukan operasionalisasi variabel penelitian, menyusun kuesioner penelitian, merancang pengumpulan dan pengolahan data, melakukan uji instrumen, merancang analisis pengolahan data 4. Bab IV Analisis dan Perancangan Pada bab ini dijelaskan mengenai analisis serta perancangan untuk pembuatan aplikasi yang meliputi tahap inception dan tahap elaboration. Dimana tahap inception menjelaskan mengenai business modelling dan requirement analysis. Sedangkan pada tahap elaboration berisi mengenai conceptual data model (CDM), physical data model (PDM), class diagram, dan sequence diagram. 5. Bab V Pengujian dan Implementasi Pada bab ini dijelaskan mengenai pembuatan serta pengujian aplikasi yang meliputi tahap construction dan tahap transition. Dimana pada tahap construction menjelaskan mengenai deployment diagram dan implementasi komponen. Sedangkan pada tahap transition menjelaskan mengenai pengujian aplikasi serta feedback dari user. 6. Bab VI Penutup Pada bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian ini serta saran yang diajukan untuk penelitian selanjutnya agar dapat lebih baik lagi. 9