BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Koperasi 3.1.1 Sejarah Singkat Koperasi Koperasi Buana Indonesia adalah Koperasi yang berikrar pada tanggal 15 Januari 2010, dengan Akta Pendirian Koperasi No. 44 dan mendapat pengesahan dari Departemen Koperasi pada tanggal 22 Februari 2010. Koperasi Buana Indonesia bermula dari komitmen beberapa orang yang memiliki visi dan misi yang sama untuk meningkatkan kesejahteraan bersama, menciptakan lapangan pekerjaan baru, dan membangun perekonomian para anggota sehingga pada akhirnya dapat memberikan kontribusi bagi pembangunan masyarakat untuk menuju masyarakat yang mandiri. Koperasi Buana Indonesia bergerak di beberapa bidang usaha, salah satu bidang usaha yang sedang berjalan di Koperasi Buana Indonesia adalah bidang usaha simpan pinjam. Koperasi Buana Indonesia yang berjalan saat ini memiliki anggota sebanyak 445 orang. Anggota Koperasi Buana Indonesia adalah para karyawan PT. Bank UOB Indonesia serta masyarakat umum yang memiliki minat untuk melakukan investasi pada koperasi. Koperasi Buana Indonesia memberikan beberapa penawaran fasilitas kredit kepada para anggotanya, yaitu : personal loan (PL), kredit multi guna
64 (KMG), kredit multi guna ekslusif (KMGE). Personal loan (PL) adalah fasilitas kredit yang diberikan kepada para anggota dengan batas maksimal kredit sebesar Rp. 5.000.000,- dengan jangka waktu maksimal 1 tahun. Kredit multi guna (KMG) adalah fasilitas kredit yang diberikan kepada para anggota dengan batas kredit sebesar Rp. 5.000.000,- sampai dengan Rp. 20.000.000,- dengan jangka waktu maksimal 2 tahun. Kredit multi guna eksklusif (KMGE) adalah fasilitas kredit yang diberikan kepada para anggota dengan batas kredit lebih dari Rp. 20.000.000,- dengan jangka waktu maksimal 3 tahun. 3.1.2 Bidang Usaha Koperasi Bank Buana Indonesia memiliki beberapa bidang usaha, yaitu : unit simpan pinjam, unit UMKM (Usaha Mikro Kecil dan Menengah), dan unit perdagangan umum. 3.1.3 Visi dan Misi Koperasi Koperasi Buana Indonesia memiliki visi, yaitu : meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Dalam rangka untuk mencapai visi tersebut koperasi ini mempunyai misi, yaitu : menjadi gerakan ekonomi rakyat serta ikut membangun tatanan perekonomian Nasional. 3.1.4 Struktur Organisasi Koperasi Struktur Organisasi Koperasi Buana Indonesia secara umum:
65 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi Buana Indonesia Sumber : KBI Struktur Organisasi Koperasi Buana Indonesia Unit Simpan Pinjam (KSP): Gambar 3.2 Struktur Organisasi Koperasi Buana Indonesia Unit Simpan Pinjam Sumber : KBI
66 3.1.5 Tugas dan Wewenang 1. Rapat Anggota a. Memilih, mengangkat dan memberhentikan anggota pengurus dan pengawas b. Membuat kebijakan umum dibidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi c. Membuat anggaran dasar koperasi d. Membuat rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi e. Mengesahkan laporan keuangan koperasi f. Menetapkan pembagian sisa hasil usaha g. Mengesahkan pertanggungjawaban pengurus dan pelaksanaan tugasnya h. Menetapkan penggabungan, peleburan, pembagian, dan pembubaran koperasi 2. Pengawas a. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya c. Menilai kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh pengurus d. Melakukan tugas audit sesuai dengan penugasan yang diberikan oleh rapat anggota
67 e. Meneliti catatan yang ada pada koperasi f. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan terkait dengan proses bisnis yang berjalan dalam koperasi g. Meminta jasa audit dari akuntan publik apabila terjadi masalah keuangan di dalam koperasi 3. Pengurus a. Bagian Administrasi 1) Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar 2) Memelihara daftar buku anggota dan pengurus 3) Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan hal hal administratif di dalam koperasi, seperti pendaftaran anggota, permohonan kredit anggota beserta persyaratan kredit, penerimaan penyerahan jaminan, pengembalian jaminan kepada anggota, penerimaan pembayaran angsuran kredit serta penerimaan pelunasan kredit anggota. 4) Melakukan kegiatan pengarsipan atas dokumen resmi koperasi, seperti form pendaftaran anggota. 5) Menyiapkan rapat bulanan pengurus, rapat koordinasi pengurus dan pengawas, serta rapat tahunan anggota. b. Bagian Operasional
68 1) Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi sesuai dengan tanggung jawabnya dan keputusan rapat anggota 2) Mengelola koperasi dan usahanya 3) Mengusulkan kebijakan kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan usaha koperasi 4) Melakukan pengawasan terhadap bidang usaha yang dijalankan 5) Mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan 6) Menyelenggarakan rapat anggota c. Bagian Kredit 1) Mengelola dana yang ada di koperasi untuk pemberian kredit kepada para anggota sesuai dengan peraturan yang ada di koperasi 2) Memproses permohonan kredit anggota koperasi 3) Melakukan analisa kredit atas permohonan kredit yang telah diajukan oleh anggota beserta jaminan yang diajukan 4) Melakukan analisa kredit atas permohonan penambahan nilai kredit yang diajukan oleh anggota 5) Memberikan persetujuan atau penolakan atas pemberian kredit pinjaman kepada anggota d. Bagian Akuntansi 1) Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib
69 2) Melakukan pencatatan seluruh transaksi simpan pinjam yang berlangsung di dalam koperasi terutama kredit pinjaman anggota koperasi 3) Membuat laporan keuangan koperasi 4) Melakukan pengarsipan atas dokumen dokumen keuangan koperasi 5) Menyiapkan data data keuangan yang diperlukan oleh pengawas e. Bagian Keuangan 1) Mengajukan rancangan anggaran pendapatan dan belanja tahunan koperasi 2) Melakukan pembayaran kepada anggota atas kredit yang telah disetujui oleh bagian kredit berupa tunai atau transfer ke rekening anggota tersebut 3) Melakukan penagihan kepada anggota atas angsuran kredit yang harus dibayarkan sesuai dengan periode kredit yang ditentukan 4) Melakukan pengecekan terhadap bukti pembayaran angsuran maupun bukti pelunasan kredit yang dilakukan oleh anggota 5) Melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap kondisi kas baik kas masuk maupun kas keluar koperasi 6) Melakukan analisa atas hasil laporan keuangan
70 7) Mengajukan laporan keuangan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada pihak yang berkepentingan, seperti : pengawas dan rapat anggota 3.2 Gambaran Sistem Yang Berjalan 3.2.1 Dokumen dokumen Yang Digunakan 1. Form Pendaftaran Anggota (FPA), merupakan dokumen yang berisi data - data mengenai anggota yang dibuat oleh bagian administrasi untuk memproses pendaftaran anggota baru. 2. Form Permohonan Kredit (FMK), merupakan dokumen yang berisi data - data mengenai permohonan kredit yang diajukan oleh anggota dimana dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi untuk memproses pengajuan permohonan kredit anggota. 3. Form Persyaratan Kredit (FSB), merupakan dokumen yang berisi berkas persyaratan kredit yang harus diserahkan oleh anggota dimana dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi untuk memproses pengajuan permohonan kredit anggota. 4. Form Penyerahan Jaminan (FSJ), merupakan dokumen yang berisi berkas jaminan yang harus diserahkan oleh anggota dimana dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi untuk memproses pengajuan permohonan kredit anggota.
71 5. Form Analisa Kredit (FAE), merupakan dokumen dibuat oleh bagian kredit untuk melakukan analisa kredit melalui pembuatan data umum, analisa keuangan kredit anggota (kemampuan membayar bunga dan pokok, jangka waktu pengembalian kredit, aspek, disposisi dan tanggapan, pengajuan persetujuan kredit), serta check list kebenaran data anggota berdasarkan berkas permohonan kredit, persyaratan kredit, penyerahan jaminan yang diserahkan oleh bagian administrasi. 6. Form Persetujuan Kredit (FSK), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian kredit (manajer kredit maupun komite kredit) sebagai tanda persetujuan kredit atas analisa kredit yang telah dilakukan oleh bagian kredit untuk memproses permohonan kredit anggota. 7. Form Pencairan Kredit (FCK), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian kredit sebagai tanda pencairan kredit kepada anggota. 8. Form Pengembalian Jaminan (FKJ), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian operasional sebagai tanda pengembalian jaminan kepada anggota karena permohonan kredit yang diajukan tidak disetujui. 9. Form Pembayaran Angsuran (FBA), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian administrasi (kasir) sebagai tanda pembayaran angsuran yang telah dilakukan oleh anggota. 10. Form Pelunasan Kredit (FBL), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian administrasi (kasir) sebagai tanda pelunasan kredit serta bukti pengembalian jaminan kepada anggota.
72 3.2.2 Prosedur Pendaftaran Anggota Prosedur pendaftaran anggota yang berjalan di koperasi adalah sebagai berikut: 1. Calon anggota datang ke koperasi dan ingin melakukan pendaftaran sebagai anggota koperasi. 2. Bagian administrasi menjelaskan informasi pendaftaran anggota serta peraturan yang harus dipatuhi ketika menjadi anggota koperasi, dan memberikan Form Pendaftaran Anggota (FPA) kepada calon anggota. 3. Calon anggota mengisi Form Pendaftaran Anggota dan mengembalikannya kepada bagian administrasi. 4. Bagian administrasi memproses pendaftaran anggota serta membuat Kartu Anggota berdasarkan Form Pendaftaran Anggota (FPA) kemudian memberikannya kepada calon anggota sebagai tanda keanggotaan koperasi, setelah itu Form Pendaftaran Anggota (FPA) akan disimpan oleh bagian administrasi sebagai arsip berdasarkan nomor urut dokumen. 3.2.3 Prosedur Pemberian Kredit Prosedur pemberian kredit yang berjalan di koperasi adalah sebagai berikut: 1. Anggota datang ke koperasi dan mengajukan permohonan kredit. 2. Bagian administrasi menjelaskan informasi mengenai prosedur permohonan kredit kepada anggota.
73 3. Bagian administrasi memberikan Form Permohonan Kredit (FMK), Form Persyaratan Kredit (FSB) serta Form Penyerahan Jaminan (FSJ) kepada anggota. 4. Anggota mengisi Form Permohonan Kredit (FMK) serta memenuhi berkas berkas yang tercantum dalam Form Persyaratan Kredit (FSB) dan Form Penyerahan Jaminan (FSJ). 5. Anggota menyerahkan Form Permohonan Kredit (FMK) beserta kelengkapan berkas yang tercantum dalam Form Persyaratan Kredit (FSB) dan Form Penyerahan Jaminan (FSJ) kepada bagian administrasi. 6. Bagian administrasi memeriksa kelengkapan Form Permohonan Kredit (FMK) beserta berkas berkas yang tercantum dalam Form Persyaratan Kredit (FSB) dan Form Penyerahan Jaminan (FSJ). 7. Setelah Form Permohonan Kredit (FMK) beserta berkas berkas yang tercantum dalam Form Persyaratan Kredit (FSB) dan Form Penyerahan Jaminan (FSJ) dinyatakan lengkap oleh bagian administrasi, maka bagian administrasi akan menyerahkan Form Permohonan Kredit (FMK), Form Persyaratan Kredit (FSB), dan Form Penyerahan Jaminan (FSJ) beserta kelengkapan berkasnya kepada bagian kredit. 3.2.4 Prosedur Analisis Kredit Prosedur analisis kredit yang berjalan di koperasi adalah sebagai berikut:
74 1. Staf kredit menerima Form Permohonan Kredit (FMK), form Persyaratan Kredit (FSB), Form Penyerahan Jaminan (FSJ) beserta kelengkapan berkasnya dari bagian administrasi. 2. Staf kredit memproses dan memeriksa Form Permohonan Kredit Anggota (FMK), Form Persyaratan Kredit (FSB), Form Penyerahan Jaminan (FSJ) beserta kelengkapan berkasnya yang diserahkan oleh bagian administrasi. 3. Staf kredit membuat Form Analisa Kredit (FAE) dengan menggunakan Microsoft excel untuk melakukan analisa kredit melalui pembuatan data umum, analisa keuangan kredit anggota (kemampuan membayar bunga dan pokok, jangka waktu pengembalian kredit, aspek, disposisi dan tanggapan, pengajuan persetujuan kredit), serta check list kebenaran data anggota berdasarkan Form Permohonan Kredit Anggota (FMK), Form Persyaratan Kredit (FSB), Form Penyerahan Jaminan (FSJ) beserta kelengkapan berkasnya. 4. Manajer kredit memeriksa serta memproses Form Analisa Kredit (FAE) yang dibuat oleh staf kredit, melakukan proses konfirmasi kebenaran permohonan kredit yang diajukan oleh anggota melalui survei permohonan kredit anggota. 5. Manajer kredit membuat Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap dua apabila permohonan kredit anggota telah disetujui dan mengarsip Form Analisa Kredit (FAE) berdasarkan nomor urut dokumen untuk
75 permohonan kredit yang disetujui maupun yang ditolak. Apabila manajer kredit belum dapat memutuskan permohonan kredit tersebut disetujui atau ditolak, maka manajer kredit akan mengajukan pembahasan analisa komite kredit pada saat rapat komite kredit. 6. Komite kredit melakukan pembahasan analisa komite kredit bersama dengan manajer kredit untuk membahas permohonan kredit anggota yang memerlukan saran dari komite kredit untuk menyetujui atau menolak permohonan kredit anggota. 7. Manajer kredit memberikan Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap dua yang sudah di otorisasi kepada staf kredit untuk diberikan kepada bagian administrasi serta menyerahkan Form Penyerahan Jaminan (FSJ) yang sudah diperiksa kepada bagian operasional. Staf kredit juga akan mengarsip Form Permohonan Kredit (FMK), Form Persyaratan Kredit (FSB) untuk permohonan kredit yang sudah disetujui oleh manajer kredit maupun persetujuan kredit dengan saran komite kredit berdasarkan nomor urut dokumen. 8. Apabila manajer kredit menolak permohonan kredit anggota, maka staf kredit akan memberitahukan kepada bagian operasional untuk membuat Form Pengembalian Jaminan (FKJ) sebagai bukti pengembalian jaminan kepada anggota berdasarkan Form Penyerahan Jaminan (FSJ), dan bagian operasional akan mengarsip Form Penyerahan Jaminan (FSJ) berdasarkan nomor urut dokumen. Staf kredit juga akan
76 mengarsip Form Permohonan Kredit (FMK), Form Persyaratan Kredit (FSB) untuk permohonan kredit yang tidak disetujui atau ditolak oleh manajer kredit maupun komite kredit berdasarkan nomor urut dokumen. 9. Bagian operasional memberitahukan kepada bagian administrasi untuk menghubungi anggota untuk menginformasikan mengenai penolakan kredit dan pengembalian jaminan anggota serta meminta anggota datang ke koperasi untuk mengambil jaminan yang telah diserahkan oleh anggota. 10. Anggota datang ke koperasi dan mengambil kembali jaminan yang telah diserahkan serta menandatangani Form Pengembalian Jaminan (FKJ) yang telah diotorisasi oleh bagian operasional sebagai bukti jaminan telah dikembalikan. Kemudian bagian operasional akan mengarsip Form Pengembalian Jaminan (FKJ) yang telah ditandatangani oleh anggota berdasarkan nomor urut dokumen. 3.2.5 Prosedur Pelepasan (Dropping) Kredit Prosedur pelepasan (dropping) kredit yang berjalan di koperasi meliputi: 1. Bagian administrasi menerima Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap dua yang telah disetujui oleh bagian kredit. 2. Bagian administrasi menghubungi anggota untuk memberitahukan bahwa permohonan kredit telah disetujui dan meminta anggota untuk datang ke koperasi.
77 3. Bagian administrasi menjelaskan kepada anggota mengenai peraturan persetujuan kredit yang diterima anggota, prosedur pembayaran angsuran kredit maupun pelunasan kredit yang harus dilakukan oleh anggota. 4. Anggota menyetujui dan menandatangani Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap dua kemudian bagian administrasi menyerahkan Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap dua ke bagian kredit. 5. Bagian kredit akan memproses Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap dua, dimana Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap satu akan diberikan ke bagian keuangan serta Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap dua akan diarsipkan oleh bagian kredit berdasarkan nomor urut dokumen, membuat simulasi kredit anggota per bulan dan meminta bagian keuangan untuk mencairkan dana untuk persetujuan kredit kepada anggota. 6. Bagian keuangan akan memeriksa kebenaran isi Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap satu yang diberikan oleh bagian kredit, kemudian mencairkan dana untuk persetujuan kredit kepada anggota melalui tunai atau transfer ke rekening anggota. 7. Bagian keuangan akan memberikan konfirmasi kepada bagian administrasi apabila pencairan dana kredit anggota telah sukses dilakukan, kemudian bagian administrasi akan mengkonfirmasi pencairan dana kredit yang telah sukses dilakukan kepada anggota.
78 8. Bagian keuangan menyerahkan Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap satu yang telah diotorisasi ke bagian akuntansi, kemudian bagian akuntansi akan melakukan pencatatan akuntansi berdasarkan Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap satu yang diberikan oleh bagian keuangan dan mengarsip Form Persetujuan Kredit (FSK) rangkap satu berdasarkan nomor urut dokumen. 3.2.6 Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit Prosedur pembayaran angsuran kredit yang berjalan di koperasi meliputi: 1. Bagian keuangan melakukan penagihan kepada anggota melalui telepon untuk mengingatkan anggota mengenai jumlah tagihan pembayaran angsuran dan tanggal jatuh tempo pembayaran angsuran kredit yang harus dibayar oleh anggota. 2. Anggota melakukan konfirmasi pembayaran angsuran ke bagian administrasi serta membawa uang tunai pembayaran angsuran untuk pembayaran angsuran berupa uang tunai atau bukti transfer pembayaran angsuran untuk pembayaran angsuran berupa transfer. 3. Bagian administrasi membuat Form Pembayaran Angsuran (FBA) rangkap dua berdasarkan simulasi kredit anggota per bulan yang diperoleh dari bagian kredit beserta uang pembayaran angsuran atau bukti transfer pembayaran angsuran yang diterima dari anggota.
79 4. Bagian administrasi memberikan Form Pembayaran Angsuran (FBA) rangkap satu kepada anggota sebagai bukti pembayaran angsuran anggota. 5. Bagian administrasi menyerahkan Form Pembayaran Angsuran (FBA) rangkap dua, uang pembayaran angsuran atau bukti transfer pembayaran angsuran ke bagian keuangan. 6. Bagian keuangan memeriksa Form Pembayaran Angsuran (FBA) rangkap dua, uang pembayaran angsuran atau bukti transfer pembayaran angsuran yang diberikan oleh bagian administrasi. 7. Untuk pembayaran angsuran berupa uang tunai, bagian keuangan akan menyetorkan uang pembayaran angsuran ke Bank dan memperoleh bukti setoran tunai dari Bank. 8. Bagian keuangan menyerahkan Form Pembayaran Angsuran (FBA) rangkap dua, bukti transfer pembayaran angsuran atau bukti setoran tunai dari Bank ke bagian akuntansi. 9. Bagian akuntansi melakukan pencatatan akuntansi berdasarkan Form Pembayaran Angsuran (FBA) rangkap dua, bukti transfer pembayaran angsuran atau bukti setoran tunai dari Bank yang diberikan oleh bagian keuangan. Kemudian bagian akuntansi mengarsip Form Pembayaran Angsuran (FBA) rangkap dua, bukti transfer pembayaran angsuran atau bukti setoran tunai dari Bank berdasarkan nomor urut dokumen. 3.2.7 Prosedur Pelunasan Kredit
80 Prosedur pelunasan kredit yang berjalan di koperasi adalah sebagai berikut: 1. Anggota datang ke bagian administrasi untuk melunasi kredit. 2. Bagian administrasi akan mengecek simulasi kredit anggota per bulan yang diperoleh dari bagian kredit untuk memproses pelunasan kredit anggota. 3. Bagian administrasi akan menagih kepada anggota sisa pokok kredit yang harus dilunasi oleh anggota berdasarkan jumlah sisa pokok kredit pada simulasi kredit anggota per bulan. 4. Anggota melakukan pembayaran pelunasan kredit kemudian bagian administrasi membuat Form Pelunasan Kredit (FBL) rangkap dua berdasarkan uang pelunasan kredit atau bukti transfer pelunasan kredit yang diterima dari anggota. 5. Bagian administrasi akan menghubungi bagian operasional untuk memproses pengembalian jaminan anggota dan bagian operasional akan memproses pengembalian jaminan anggota berdasarkan Form Penyerahan Jaminan (FSJ). 6. Bagian administrasi memberikan Form Pelunasan Kredit (FBL) rangkap satu kepada anggota sebagai bukti pelunasan kredit serta bukti pengembalian jaminan kepada anggota.
81 7. Bagian administrasi menyerahkan Form Pelunasan Kredit (FBL) rangkap dua, uang pelunasan kredit atau bukti transfer pelunasan kredit ke bagian keuangan. 8. Bagian keuangan memeriksa Form Pelunasan Kredit (FBL) rangkap dua, uang pelunasan kredit atau bukti transfer pelunasan kredit yang diterima dari bagian administrasi. 9. Untuk pelunasan kredit berupa uang tunai, bagian keuangan akan menyetorkan uang pelunasan kredit ke Bank dan memperoleh bukti setoran tunai dari Bank. 10. Bagian keuangan menyerahkan Form Pelunasan Kredit (FBL) rangkap dua, bukti transfer pelunasan kredit atau bukti setoran tunai dari Bank ke bagian akuntansi. 10. Bagian akuntansi melakukan pencatatan akuntansi berdasarkan Form Pelunasan kredit (FBL) rangkap dua, bukti transfer pelunasan kredit atau bukti setoran tunai dari Bank yang diberikan oleh bagian keuangan. Kemudian bagian akuntansi mengarsip Form Pelunasan Kredit (FBL) rangkap dua, bukti transfer pelunasan kredit atau bukti setoran tunai dari Bank berdasarkan nomor urut dokumen. 3.3 Rich Picture Sistem Yang Berjalan Rich picture sistem yang berjalan pada Koperasi Buana Indonesia antara lain: 3.3.1 Rich Picture Prosedur Pendaftaran Anggota
82 Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Pendaftaran Anggota 3.3.2 Rich Picture Prosedur Pemberian Kredit Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Pemberian Kredit 3.3.3 Rich Picture Prosedur Analisis Kredit
83 Gambar 3.5 Rich Picture Prosedur Analisis Kredit 3.3.4 Rich Picture Prosedur Pelepasan (Dropping) Kredit
84 Gambar 3.6 Rich Picture Prosedur Pelepasan (Dropping) Kredit 3.3.5 Rich Picture Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit Gambar 3.7 Rich Picture Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit 3.3.6 Rich Picture Prosedur Pelunasan Kredit
85 Gambar 3.8 Rich Picture Prosedur Pelunasan Kredit 3.4 Flowchart Sistem Yang Berjalan Flowchart sistem yang berjalan pada Koperasi Buana Indonesia antara lain: 3.4.1 Flowchart Prosedur Pendaftaran Anggota
86 Gambar 3.9 Flowchart Prosedur Pendaftaran Anggota 3.4.2 Flowchart Prosedur Pemberian Kredit
Gambar 3.10 Flowchart Prosedur Pemberian Kredit 87
88 3.4.3 Flowchart Prosedur Analisis Kredit Gambar 3.11 (a) Flowchart Prosedur Analisis kredit
89 Gambar 3.11 (b) Flowchart Prosedur Analisis kredit (lanjutan) 3.4.4 Flowchart Prosedur Pelepasan (Dropping) Kredit
90 Gambar 3.12 Flowchart Prosedur Pelepasan (Dropping) Kredit 3.4.5 Flowchart Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit
91 Gambar 3.13 Flowchart Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit 3.4.6 Flowchart Prosedur Pelunasan Kredit
92 Gambar 3.14 Flowchart Prosedur Pelunasan Kredit 3.5 Temuan Masalah dan Rekomendasi Perbaikan
93 Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi siklus kredit pinjaman pada Koperasi Buana Indonesia, yaitu: 1. Proses analisa kredit yang dilakukan oleh bagian kredit memerlukan waktu yang cukup lama dalam memberikan keputusan mengenai persetujuan atau penolakan kredit terhadap permohonan kredit yang diajukan oleh anggota. Proses analisa kredit yang dilakukan oleh bagian kredit membutuhkan waktu yang cukup lama karena bagian kredit harus melakukan analisa kredit dari berbagai aspek, seperti pembuatan data umum anggota, analisa keuangan kredit anggota yang meliputi kemampuan membayar bunga dan pokok, jangka waktu pengembalian kredit, aspek, disposisi dan tanggapan, pengajuan persetujuan kredit, serta check list kebenaran data anggota. Selain itu dalam melakukan proses analisa kredit, bagian kredit juga harus melakukan beberapa konfirmasi kebenaran mengenai data anggota seperti kondisi keuangan anggota, kinerja pekerjaan anggota, serta kebenaran jaminan yang akan dijaminkan oleh anggota. Rekomendasi: bagian kredit melakukan proses analisa kredit dengan menggunakan sistem informasi akuntansi siklus kredit pinjaman melalui penggunaan Form Analisa Kredit 6C s serta Form Analisa Komite Kredit untuk membantu kinerja bagian kredit dalam
94 melakukan proses analisa kredit serta dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam pengambilan keputusan mengenai persetujuan atau penolakan kredit terhadap permohonan kredit yang diajukan oleh anggota. 2. Tidak adanya batasan yang jelas dalam pemberian otorisasi untuk persetujuan atau penolakan kredit. Dalam proses otorisasi pengambilan keputusan untuk persetujuan atau penolakan kredit terdapat beberapa batasan yang kurang jelas untuk melakukan pembuatan keputusan, seperti sampai tahap mana otorisasi manajer kredit dalam memberikan persetujuan atau penolakan kredit atau sampai tahap mana pesetujuan atau penolakan kredit harus di otorisasi oleh komite kredit sehingga hal ini dapat memperlambat kinerja bagian kredit serta membuat anggota yang melakukan permohonan kredit menunggu hasil persetujuan atau penolakan kredit dalam waktu yang cukup lama. Rekomendasi: pengawas dan pengurus melakukan rapat koordinasi antara pengawas dan pengurus untuk membahas mengenai batasan serta aturan yang berkaitan dengan wewenang otorisasi manajer kredit maupun komite kredit untuk melakukan persetujuan atau penolakan kredit, serta membuat batasan dalam pemberian otorisasi manajer kredit seperti penggunaan Form Analisa Kredit 6C s untuk persetujuan atau penolakan kredit yang diotorisasi oleh manajer
95 kredit serta penggunaan Form Analisa Komite Kredit untuk persetujuan atau penolakan kredit yang di otorisasi oleh komite kredit. 3. Kurangnya kebijakan mengenai penentuan batasan limit kredit dalam pemberian kredit pinjaman yang dilakukan oleh bagian kredit. Dalam penentuan batasan limit kredit untuk pemberian kredit pinjaman terdapat beberapa hal yang kurang diperhatikan secara seksama oleh bagian kredit seperti jumlah gaji bersih anggota, ada atau tidaknya pinjaman anggota di tempat lain, ada atau tidaknya jaminan, serta kemampuan pembayaran angsuran anggota. Hal ini perlu diperhatikan dalam penentuan batasan limit kredit untuk meminimalisasi terjadinya kredit macet yang disebabkan karena ketidakmampuan anggota dalam melakukan pembayaran bunga, pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit. Rekomendasi: untuk menentukan limit pinjaman yang sesuai dengan kemampuan anggota yang melakukan permohonan kredit maka bagian kredit harus melakukan analisa kredit terhadap permohonan kredit anggota dengan menggunakan Form Analisa Kredit 6C s untuk mengetahui kondisi keuangan serta kemampuan pembayaran angsuran anggota. 4. Terjadinya kesalahan dalam pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh bidang akuntansi.
96 Dalam pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian akuntansi terjadi beberapa kesalahan pencatatan akuntansi yang menyebabkan hasil laporan keuangan yang dibuat oleh bagian akuntansi tidak valid sehingga kurang memberikan informasi yang akurat terutama dalam penyajian laporan keuangan ketika rapat anggota berlangsung. Rekomendasi: bagian akuntansi melakukan pencatatan akuntansi di dalam koperasi khususnya yang berkaitan dengan siklus kredit pinjaman secara terkomputerisasi serta memberlakukan proses otorisasi oleh manajer akuntansi berdasarkan kebijakan rapat koordinasi pengawas serta pengurus dan melakukan pemeriksaan secara berkala untuk memeriksa kinerja bagian akuntansi. 5. Adanya pekerjaan rangkap yang dikerjakan oleh bagian administrasi yang bertugas untuk menerima permohonan kredit anggota, pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit anggota. Adanya pekerjaan rangkap yang dikerjakan oleh bagian administrasi yang bertugas untuk menerima permohonan kredit anggota, pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit anggota. Hal ini terjadi karena tidak ada batasan yang jelas mengenai pemisahan tugas antara bagian administrasi yang bertugas untuk menerima permohonan kredit anggota, pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit anggota.
97 Rekomendasi: pengawas dan pengurus mengadakan rapat koordinasi pengawas dan pengurus untuk membuat aturan yang tegas mengenai pemisahan tugas serta pembagian tugas yang jelas antara bagian administrasi yang menangani permohonan kredit anggota serta bagian administrasi (kasir) yang menangani penerimaan pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit anggota agar kedua tugas tersebut tidak dikerjakan oleh satu orang yang sama. Hal ini harus dilakukan untuk mencegah terjadinya fraud. 6. Tidak adanya batasan yang jelas dalam melakukan otorisasi untuk pemberian penambahan nilai kredit pinjaman anggota. Dalam otorisasi pemberian penambahan nilai kredit pinjaman anggota belum ada batasan yang jelas, sehingga hal ini menyebabkan bagian kredit mengalami kesulitan untuk memproses penambahan nilai kredit pinjaman anggota. Rekomendasi: pengawas dan pengurus melakukan rapat koordinasi antara pengawas dan pengurus untuk membahas mengenai aturan yang berkaitan dengan penambahan nilai kredit pinjaman anggota serta meningkatkan kinerja bagian kredit untuk memproses penambahan nilai kredit pinjaman anggota dengan menggunakan sistem informasi akuntansi siklus kredit pinjaman melalui penggunaan Form Penambahan Nilai Kredit.
98 7. Bagian keuangan melakukan penagihan pembayaran angsuran anggota hanya melalui telepon tanpa mengirimkan form penagihan tertulis kepada anggota. Penagihan pembayaran angsuran melalui telepon yang dilakukan oleh bagian keuangan kurang efisien karena penagihan melalui telepon dapat meningkatkan biaya bagi koperasi. Sebaiknya penagihan pembayaran angsuran dilakukan dengan mengirimkan Form Penagihan tertulis melalui pengiriman Form Penagihan via e- mail kepada anggota. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi serta memberikan konfirmasi penagihan yang jelas kepada anggota terkait dengan pemberitahuan mengenai tanggal jatuh tempo serta jumlah tagihan pembayaran angsuran yang harus dibayar oleh anggota. Rekomendasi: bagian keuangan melakukan penagihan kepada anggota melalui pengiriman Form Penagihan via e-mail serta melakukan konfirmasi pembayaran melalui telepon ketika anggota belum melakukan pembayaran angsuran pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran angsuran. Hal ini dilakukan untuk mempermudah monitoring pembayaran angsuran yang dilakukan oleh setiap anggota. 8. Adanya keterlambatan dalam proses konfirmasi pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit anggota sehingga mempersulit bagian keuangan untuk mengetahui anggota yang membayar angsuran tepat
99 waktu serta anggota yang belum melakukan pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit. Adanya keterlambatan dalam proses konfirmasi pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit setiap anggota yang mengakibatkan bagian keuangan mengalami kesulitan untuk mengetahui anggota yang membayar angsuran tepat waktu serta anggota yang belum melakukan pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit. Hal ini dapat mempersulit kinerja bagian keuangan untuk melakukan follow-up penagihan anggota serta monitoring pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit yang dilakukan oleh setiap anggota. Rekomendasi: pembuatan kode pembayaran yang bersifat unik Pada Form Pembayaran Angsuran serta Form Pelunasan Kredit agar dapat lebih mudah untuk memproses konfirmasi pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit anggota sehingga dapat meningkatkan efisiensi kinerja bagian keuangan untuk mengetahui anggota yang membayar angsuran tepat waktu serta anggota yang belum melakukan pembayaran angsuran maupun pelunasan kredit.