1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan meningkatnya perkembangan sistem informasi pada era teknologi saat ini, berdampak pada kemajuan dalam perkembangan usaha setiap organisasi. Informasi telah menjadi kebutuhan penting dalam perusahaan untuk mendukung pembuatan keputusan. Informasi yang akurat, tepat dan lengkap akan menentukan keberhasilan dalam kegiatan bisnis dan memberikan solusi dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Persaingan dalam dunia bisnis yang semakin ketat mendorong perusahaan untuk terus meningkatkan penggunaan teknologi dalam menunjang kinerja perusahaan. Perusahaan harus memiliki suatu sistem yang dapat menyimpan dan mengolah data dengan baik karena data penting dalam mendukung perkembangan bisnis di masa datang. PT. Tri Cipta Mandiri adalah perusahaan yang berdiri pada tahun 2002 yang berada dibawah koordinasi Bapak H.Soeradji. PT. Tri Cipta Mandiri bergerak dalam bidang garment terutama pakaian t-shirt. PT. Tri Cipta Mandiri memiliki beberapa customer, salah satunya adalah Borobudur Departement Store. PT. Tri Cipta Mandiri memiliki banyak data-data transaksi mengenai pembelian, persediaan, dan penjualan menyebabkan laporan seringkali tidak sesuai dengan kenyataan yang terjadi di lapangan dikarenakan data yang tidak terintegrasi dengan baik. Konsistensi dan pendokumentasian data yang baik menjadi kebutuhan utama PT. Tri
2 Cipta Mandiri dalam mendukung pengambilan keputusan. Penyimpanan data yang aman juga sangat diperlukan untuk menghindari manipulasi data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Data merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam perusahaan untuk mendapatkan informasi. Data tersebut digunakan sebagai dasar pembuatan laporan. Namun pembuatan laporan secara manual menyebabkan laporan tersebut menjadi tidak akurat dan lambat dalam penyampaiannya kepada pemimpin perusahaan. Data berbentuk dokumentasi atau arsip yang dikerjakan secara manual, menyebabkan banyaknya data berulang (redudansi), kehilangan dan kerusakan data yang berdampak pada lambatnya proses pengolahan data yang dilakukan oleh PT. Tri Cipta Mandiri. Dengan meningkatnya intensitas data, mendorong PT. Tri Cipta Mandiri untuk menggunakan teknologi aplikasi berbasis data untuk mengatasi permasalahanpermasalahan yang dihadapi oleh PT. Tri Cipta Mandiri. 1.2 Ruang Lingkup Sehubungan dengan latar belakang permasalahan yang telah dijelaskan. Adapun ruang lingkup penulisan karya ilmiah ini menitikberatkan pada: 1. Penulisan yang dilakukan terhadap PT. Tri Cipta Mandiri mengenai perancangan aplikasi basis data, meliputi: a. Proses pembelian Purchasing membuat purchase order barang untuk diberikan kepada supplier. Kemudian supplier akan mengirimkan barang dan invoice kepada pihak PT. Tri
3 Cipta Mandiri. Inventory akan membuat penerimaan barang berdasarkan barang yang diterima dari supplier, sedangkan finance membuat tagihan pembelian berdasarkan invoice yang dikirimkan oleh supplier dan melakukan pembayaran pembelian. b. Proses persediaan Inventory staff membuat catatan untuk setiap barang yang masuk dan keluar gudang. Pencatatan stok barang masuk akan dilakukan seuai dengan barang yang diterima dari supplier dan pencatatan stok keluar dilakukan sesuai dengan pesanan customer. c. Proses penjualan PT. Tri Cipta Mandiri mendatangi tempat customer dengan membawa contoh produk berupa baju yang akan dijual. Apabila customer menyetujui contoh produk yang dibawa, customer akan membuat memo pemesanan barang (memo purchase order), yang kemudian memo pemesanan barang akan dikirim ke bagian marketing dari PT. Tri Cipta Mandiri. Inventory akan melakukan pengecekan ketersediaan barang di gudang apabila stok barang yang tersedia di gudang tidak mencukupi maka akan dilakukan proses pembelian. Setelah itu barang akan mulai dibuat sesuai dengan permintaan dari customer dan siap di kirim. Barang yang telah siap akan dikirim beserta dengan surat jalan dan Inventory akan mencatat banyaknya stok barang yang keluar. Kemudian surat jalan ini akan di tukar dengan faktur penagihan.
4 2. Melakukan analisis sistem yang telah tersedia agar sesuai dengan konsep yang akan diimplementasikan ke dalam sistem basis data yang akan kami bangun, agar dapat memberikan kemudahan dalam akses dan manajemen informasi bagi PT. Tri Cipta Mandiri. 3. Melakukan perancangan aplikasi basis data untuk pembelian bahan baku, persediaan bahan baku dan penjualan barang jadi berupa t-shirt. 1.3 Tujuan dan Manfaat Sehubungan dengan permasalahan yang ada, penelitian ini bertujuan untuk: 1. Memberikan solusi atas kesalahan-kesalahan pencatatan secara manual yang dilakukan dalam sistem pembelian, persediaan dan penjualan pada PT. Tri Cipta Mandiri. 2. Memberikan kemudahan bagi PT. Tri Cipta Mandiri dalam melakukan pengolahan data perusahaan. 3. Menghasilkan program aplikasi basis data yang handal, dan mendukung sistem basis data pembelian, persediaan dan penjualan pada PT. Tri Cipta Mandiri. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Membantu dalam pengambilan keputusan PT. Tri Cipta Mandiri berdasarkan laporan yang dihasilkan. 2. Diperoleh informasi yang akurat dari transaksi pembelian, persediaan dan penjualan yang ada pada PT. Tri Cipta Mandiri.
5 3. Dihasilkan rancangan aplikasi basis data yang mendukung transaksi penjualan, persediaan dan penjualan pada PT. Tri Cipta Mandiri. 1.4 Metodologi Data dan informasi yang diperoleh dalam mendukung penulisan skripsi ini, menggunakan beberapa metode penelitian, sebagai berikut : 1. Metode Analisis a. Studi Lapangan - Mempelajari data - data yang digunakan pada PT. Tri Cipta Mandiri berupa faktur-faktur, laporan-laporan dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan fungsi-fungsi bisnis PT. Tri Cipta Mandiri. - Wawancara kepada pimpinan PT. Tri Cipta Mandiri. - Survey langsung ke PT. Tri Cipta Mandiri. b. Studi Kepustakaan - Mencari dan mempelajari berbagai macam buku yang berkaitan dengan perancangan basis data yang akan digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan aplikasi basis data pembelian, persediaan dan penjualan. 2. Metode Perancangan Metode ini menyangkut fase pengembangan dan pemeliharaan dalam rekayasa piranti lunak. Dilakukan setelah terdapat analisis yang lengkap mengenai sistem pada PT. Tri Cipta Mandiri, sehingga dapat ditemukan solusi yang tepat. Adapun tahapannya antara lain:
6 a. Perancangan basis data - Menentukan entity-entity yang terkait dengan PT. Tri Cipta Mandiri - Menentukan relasi antara entity b. Perancangan aplikasi - Merancang desain antarmuka untuk aplikasi sistem basis data PT. Tri Cipta Mandiri c. Pembuatan Program - Pembuatan fungsi database seperti table - Pembuatan antarmuka d. Pengujian dan Analisa Aplikasi - Pengujian aplikasi yang sudah dibuat - Analisa hasil output dari aplikasi - Evaluasi output - Pengambilan kesimpulan dan saran - Merumuskan saran untuk perkembangan PT. Tri Cipta Mandiri 1.5 Sistematika Penulisan Secara garis besar, sistematika penulisan yang digunakan dalam karya ilmiah ini adalah sebagai berikut: Bab 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, dan metodologi yang dilakukan serta sistematika penulisan.
7 Bab 2: LANDASAN TEORI Bab ini berisi uraian teori-teori serta kerangka kerja yang berhubungan dengan perancangan basis data serta teori-teori pendukung lainnya seperti teori pembelian, teori persediaan dan teori penjualan barang. Bab 3: ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini berisi latar belakang perusahaan, struktur organisasi, prosedur sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang dihadapi, pemecahan masalah dan analisis kebutuhan. Bab 4: RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini berisi pembahasan latar belakang sistem basis data perusahaan dan implementasinya. Bab 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan dan saran bagi penelitian yang akan dilakukan di PT. Tri Cipta Mandiri pada masa mendatang.