Modul ke: 09 Fakultas PSIKOLOGI Program Studi PSIKOLOGI PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN BAB IX METODE PELATIHAN ON THE JOB TRAINING Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Definisi On the Job Training Method Pendekatan pelatihan untuk melatih seseorang mempelajari suatu pekerjaan sambil mengerjakannya. Misal : Coaching atau understudy, pelatihan magang (apprenticeship training), dan lainlain.
Menurut Saks and Haccoun (2008), On the Job Training Method( OJT) dibedakan atas 6 (enam) jenis: 1. Job instruction training: pendekatan OJT yang bersifat sistemik, terstruktur dan formal 2. Performance aids : pendekatan OJT yang membantu karyawan menunjukkan kinerja baik dalam pekerjaannya 3. Job Rotation : pendekatan OJT dimana karyawan dilatih terlibat dalam banyak fungsi dalam lingkup organisasi agar mampu beradaptasi dan mengembangkan potensi untuk kepentingan organisasi
4. Apprenticeship program : pendekatan OJT yang mengkombinasikan n OJT dengan menggunakan model instruksi di kelas (in class room instruction) 5. Coaching : pendekatan OJT dimana karyawan yang sudah berpengalaman mengarahkan karyawan lainnya untuk mengembangkan pemahaman, motivasi, keterampilan, dan memberikan dukungan melalui umpan balik dan pemerkuatan 6. Mentoring: pendekatan OJT dimana karyawan senior dalam sebuah organisasi membimbing orang-orang yang berbakat dalam pengembangan karir karyawan junior.
Langkah-langkah dalam OJT adalah berikut ini: 1. Persiapan untuk peserta belajar 2. Penyajian operasi 3. Uji coba kinerja 4. Tindak lanjut.
Keunggulan OJT : Keunggulannya adalah dalam bidang ekonomi, perusahaan tidak perlu menyediakan fasilitas untuk pelatihan, biaya untuk pelatih pun tidak perlu dikeluarkan karena dapat menggunakan supervisor. Akan terjadi positive transfer karena pelatihan dilakukan dalam lapangan kerja yang sebenarnya. Karyawan baru juga akan dapat mengetahui hasil latihannya saat itu juga, sedikit kesalahan dapat membuat kerusakan dalam produktivitas.
Kerugian OJT Kerugian ekonomi: Karyawan lama atau supervisor harus mengambil waktu kerja mereka untuk melatih karyawan baru, maka akan ada pengurangan produktivitas, bahkan kerusakan alat-alat kerja pun tidak dapat dihindari. (Metode ini dianggap sebagai metode termurah karena biaya yang digunakan untuk metode ini tidak terlihat)
Pendekatan-pendekatan dalam On the Job Training Method 1. On -the-spot lecture : mengumpulkan para trainee ke dalam kelompokkelompok dan mengatakan kepada mereka bagaimana melakukan pekerjaan 2. Viewed performance/ : memperhatikan orang - orang dalam bekerja dan memberi 3. Feedback Following : supervisor melatih karyawan senior, yang selanjutnya akan melatih karyawan baru (menunjukkanadanya ikatan) 4. Job-aid approach : suatu bantuan pekerjaan (instruksi langkah demi langkah atau video) diikuti, sementara itu trainer memonitor kinerja trainee 5. The training step : trainer secara sistematis memperkenalkan tugas-tugas 6. Sequence : mengikuti urutan tugas yang direncanakan Seperti dalam on-the-spot lecture: mulai dari mengum[pulkan para trainee dalam kelompok-kelompok dan selanjutnya mengatakan kepada mereka
Teknk-teknik dalam On the Job Training Method 1. Job instruction training 2. Performance aids 3. Job Rotation 4. Apprenticeship Program 5. Coaching 6. Mentoring
1. Job instruction training 1. Teknik OJT yang bersifat sistemik, terstruktur dan formal Bentuk pelatihan dengan mendaftarkan masing-masing tugas dasar jabatan, bersama dengan titik-titik kunci untuk memberikan pelatihan langkah demi langkah kepada karyawan. Ada beberapa job instruction training, diantaranya: 1. Programmed Instruction(PI). PI terdiri atas satu urutan langkah yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau suatu kelompok tugas pekerjaan. 2. Computer-Assisted Instruction (CAI) Bentuk pelatihan dengan cara menggunakan sebuah sistem berdasarkan bantuan komputer untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta.
2. Performance aids Teknik OJT yang membantu karyawan menunjukkan kinerja baik dalam pekerjaannya. Bantuan kinerja dapat menjadi sebuah petunjuk; bantuantrouble shooting (ex. red light), instruksi secara berurutan, alat-alat khusus, flash card untuk membantu membimbing klien, gambar, poster, atau checklist
3. Job Rotation teknik OJT dimana karyawan dilatih terlibat dalam banyak fungsi dalam lingkup organisasi agar mampu beradaptasi dan mengembangkan potensi untuk kepentingan organisasi Job Rotation merupakan sebuah teknik pelatihan yang cukup populer dengan cara menunjukkan pada peserta latihan beberapa pekerjaan dan depatemen yang berbeda dalam suatu organisasi untuk memperkenalkan mereka pada dunia kerja.
4. Apprenticeship Program teknik OJT yang mengkombinasikan OJT dengan menggunakan model instruksi di kelas (in clas room instruction) Metode ini dapat disebut dalam istilah magang atau pekerjaan dengan kontrak.
5. Coaching Teknik OJT dimana karyawan yang sudah berpengalaman mengarahkan karyawan lainnya untuk mengembangkan pemahaman, motivasi, keterampilan, dan memberikan dukungan melalui umpan balik dan pemerkuatan Tujuannya adalah untuk melatih para tenaga kerja sehingga tidak ada tekanan dalam produksi. Karyawan baru juga tidak perlu takut akan merusak alat-alat pekerjaan atau menghambat produktivitas perusahaan, sehingga mereka dapat fockus untuk memperdalam keterampilannya.
6. Mentoring Teknik OJT dimana karyawan senior dalam sebuah organisasi membimbing orang-orang yang berbakat dalam pengembangan karir karyawan junior. Aktivitas mentoring mencakup coaching, sponsorship, exposure, visibilitas, perlindungan, dan memberikan penugasan yang menantang serta umpan balik, dan role model untuk berhasil dalam pekerjaan.
Perencanaan manajemen proyek mencakup: 1. Identifikasi pembelajaran dan kebutuhan tertentu 2. Kepuasan bahwa pelajar mempunyai keterampilan dan/atau pengalaman yang memadai yang memungkinkan mereka untuk melaksanakan proyek dan belajar dari pengalaman 3. Identifikasi proyek yang sesuai 4. Diskusi dan kesepakatan tentang proyek dan kegiatan manajemennya serta sasaran dengan pembelajaran
5. Diskusi tentang metode dan pendekatan dengan manajer proyek yang didelegasikan, yang memberikan saran suportif sebagaimana diperlukan 6. Tingkat kewenangan dan tanggung jawab yang disepakati dimana tim proyek terlibat, manajer yang menguasai tanggung jawab akhir untuk kesuksesan proyek 7. Tanggal mulai dan akhir yang disepakati; tanggal review sementara; dan tanggal review final serta pelaporan pada akhir proyek 8. Diskusi tentang pembelajaran yang dicapai dengan kejadian dan pertimbangan untuk langkah ke depan.
Jenis-jenis Pelatihan (Dessler (1998)) 1. Pelatihan Nilai. Jenis pelatihan dengan cara mendidik karyawan tentang nilai-nilai yang dianut perusahaan dan diharapkan bahwa nilai-nilai itu akan diyakini oleh para karyawan. 2. Pelatihan Keanekaragaman. Jenis pelatihan untuk menciptakan suatu kepekaan silang-budaya yang lebih baik dengan tujuan menciptakan hubungan kerja yang tinggi harmonis dikalangan karyawan perusahaan. 3. Pelatihan Layanan Pelanggan (Costomer Service). Jenis pelatihan dengan cara melatih para karyawan untuk memperlakukan karyawan dengan cara yang ramah dan sopan serta mengutamakan kepentingan pelanggan. 4. Program Keterlibatan Karyawan. Jenis pelatihan atau program yang bertujuan mendorong efektivitas organisasi dengan membuat karyawan berpartisipasi dalam perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan pekerjaan.
Outbound Management Training Outbound merupakan singkatan dari out of boundaries, yang apabila diterjemahkan bebas menjadi menembus batas. Adapula yang mendefinisikan secara per kata yaitu dari kata out yang artinya keluar, dan bond yang artinya ikatan, sehingga defenisi outbound ialah keluar menuju alam bebas dan saling punya keterikatan, baik dengan alam maupun rekan dalam satu tim (Islahulben, 2012). Outbound training adalah kegiatan pelatihan sekaligus rekreasi yang dilaksanakan di alam terbuka, yang terdiri dari serangkaian permainan dan tantangan. Masing-masing permainan memiliki tujuan tertentu dengan tahapan sebagai berikut (Boyett & Boyett, dalam Ancok, 2006):: Pembentukan pengalaman Perenungan pengalaman Pembentukan konsep Pengujian konsep
Menurut Ancok (2006), ada berbagai alasan mengapa metode OMT dipakai, antara lain: 1. Metode ini adalah sebuah simulasi kehidupan yang komplek yang dibuat menjadi sederhana 2. Metode ini menggunakan pendekatan metode belajar melalui pengalaman (experiential learning) 3. Metode ini penuh kegembiraan karena dilakukan dengan permainan
Manfaat dan Tujuan Outbound Kegiatan belajar di alam terbuka (outbound) bermanfaat untuk meningkatkan keberanian dalam bertindak maupun berpendapat.kegiatan outbound membentuk pola pikir yang kreatif, serta meningkatkan kecerdasan emosional dan spiritual dalam berinteraksi. Kegiatan ini akan menambah pengalaman hidup seseorang menuju sebuah pendewasaan diri. Pengalaman dalam kegiatan outbound memberikan masukan yang positif dalam perkembangan kedewasaan seseorang. Pengalaman itu mulai dari pembentukan kelompok. Kemudian setiap kelompok akan menghadapi bagaimana cara bekerja sama. Bersama-sama mengambil keputusan dan keberanian untuk mengambil risiko. Setiap kelompok akan menghadapi tantangan dalam memikul tanggung yang harus dilalui.
Tujuan outbound secara umum untuk menumbuhkan rasa percaya dalam diri guna memberikan proses terapi diri (bagi mereka yang bekelainan) dalam berkomunikasi, dan menimbulkan adanya saling pengertian, sehingga terciptanya saling percaya antar sesama.
Tujuan utama kegiatan outbound untuk membantu sikap dan perilaku profesionalisme seperti meliputi : 1. Terbentuknya suatu komitmen (commitment) yang utuh dari setiap peserta melalui 4C, yaitu : Peningkatan kompetensi (competency) Pembentukan konsepsi (conception) pemikiran yang komprehensif Terjadinya hubungan (connection) yang semakin erat di antara para bawahannya dan atasan, serta Munculnya keyakinan akan kepercayaan diri (confidence) akan kemampuan masing-masing peserta yang akan berpengaruh dalam membangun rasa memiliki dan bukan sekadar menjadi karyawan. Perubahan ini akan terlihat dari bertumbuh kembangnya rasa tanggung jawab dalam melakukan tugas di unit kerjanya masing-masing.
2. Pola perilaku yang berkarakter dalam melakukan tugastugas kehidupan, berdisiplin, bertanggung jawab, berorientasi ke masa depan, mengutamakan tugas pengabdian, memiliki sikap, etika dan etos kerja yang tinggi. 3. Meningkatkan semangat kerja dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing, serta meningkatkan keberanian peserta dalam mengambil setiap resiko (risk taking) dari setiap tantangan yang dihadapi. 4. Team building yang solid yang didasarkan pada saling pengertian, kerja sama, koordinasi, menghargai perbedaan, sikap mengutamakan tugas daripada kepentingan pribadi. Dan meyakini bahwa keberhasilan merupakan buah dari kerjasama dan kebersamaan.
5. Peningkatan kematangan emotional question (EQ) melalui program olah rasa yang menjadi porsi perhatian outbound bahkan perhatiannya kepada pengembangan spiritual quotation (SQ) akan sangat membantu peserta dalam meningkatkan kematangan kemampuan menghargai berbagai tantangan dan hambatan dalam setiap penyelesaian tugas-tugas yang dihadapi. 6. Pengembangan kepemimpinan (leadership). Sukses sebuah organisasi ditentukan oleh kemampuan si pemimpin dalam menggerakkan seluruh anggota perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi. Pengembangan kepemimpinan adalah suatu usaha untuk membangun ketahanan organisasi (organizational resilience) yang diperlukan untuk menghadapi kejutan masa depan dan memanfaatkan peluang yang timbul.
7. Pengembangan budaya organisasi (culture development). Budaya organisasi adalah perangkat yang penting di dalam peningkatan kinerja organisasi. Secara lebih spesifik, budaya organisasi atau budaya kerja adalah suatu system makna yang terkait dengan kerja, pekerjaan, dan interaksi kerja, yang disepakati bersama dan digunakan di dalam kehidupan kerja sehari-hari. 8. Pengelolaan perubahan (managing change). Untuk menjadi perusahaan yang tumbuh dan berkembang, perusahaan harus melakukan perubahan melalui peninjauan ulang atas semua asumsi dan tata cara kerja perusahaan yang selama ini telah menghantarkan perusahaan pada kemajuan.
9. Perencanaan strategik (strategic planning). Perencanaan strategikbermula dari kegiatan melakukan penelaahan terhadap kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang ada dalam organisasi. 10. Pengembangan diri (self development). Sukses dalam melaksanakan tugas di perusahaan, baik sebagai pemimpin atau anggota organisasi, sangat ditentukan oleh kepercayaan diri, kemampuan mengontrol emosi, dan kemampuan berinteraksi dengan orang lain.
Terima Kasih