PEMERINTAH KABUPATEN SUMBA TENGAH LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Kompleks Perkantoran Makatul No : - Telp : -- W A I B A K U L SOP LPSE PEMERINTAH KABUPATEN SUMBA TENGAH Nomor : Pemb.500/195.1/53.17/VII/2013 I. TUJUAN 1. Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses verifikasi calon penyedia untuk menjadi rekanan di LPSE Kabupaten Sumba Tengah. 2. Menentukan kelayakan (Eligibility) penyedia LPSE Kabupaten Sumba Tengah melalui mekanisme kontrol atas registrasi/pendaftaran calon penyedia. II. III. RUANG LINGKUP 1. Verifikasi administrasi. 2. Memberikan kode akses (User ID dan Pasword) kepada Penyedia. KETENTUAN UMUM 1. Verifikasi Administrasi dilakukan oleh verifikator yang telah ditunjuk dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Bupati Sumba Tengah. 2. Penunjukan verifikator didasarkan atas berbagai pertimbangan dalam bidang Pengadaan, pengetahuan yang cukup atas ketentuan pengadaan barang/jasa Pemerintah serta Regulasi yang terkait dan integritas personil. 3. Data calon penyedia yang diverifikasi adalah data penyedia yang telah : a. Melakukan registrasi online pada website LPSE Kabupaten Sumba Tengah. b. Telah mengunduh (download) dan mengisi formulir pendaftaran dan keikutsertaan. c. Telah menyiapkan dokumen penunjang serta menggandakan dokumen dimaksud sebagaimana dipersyaratkan. d. Membawa formulir pendaftaran, formulir keikutsertaan dan dokumen penunjang ke LPSE Kabupaten Sumba Tengah. 4. Proses verifikasi dilakukan oleh pimpinan perusahaan dan atau wakil perusahaan yang dibuktikan dengan surat kuasa dari pimpinan perusahaan untuk keperluan tersebut. 5. Jika berdasarkan hasil verifikasi memperlihatkan ketidakbenaran/ ketidaksesuaian antara dokumen penunjang dengan data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang dimasukkan ke dalam portal LPSE oleh calon penyedia, maka verifikator LPSE Kabupaten Sumba Tegah dapat meminta calon penyedia untuk melakukan pembetulan/penyesuaian data tersebut. 6. Penyampaian kode akses (user ID dan pasword) oleh verifikator LPSE Kabupaten Sumba Tengah kepada penyedia akan dilakukan setelah petugas verifikator LPSE Kabupaten Sumba Tengah menyatakan setuju, yang berarti bahwa dokumen penunjang sesuai dengan data perusahaan yang dimasukkan ke dalam portal LPSE Kabupaten Sumba Tengah.
IV. PROSEDUR PENDAFTARAN 1. Calon penyedia datang ke LPSE Kabupaten Sumba Tengah dengan membawa berkas : a. Formulir pendaftaran b. Formulir keikutsertaan c. Dokumen Penunjang yang terdiri dari : 1) Asli dan salinan KTP direktur / pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di Perusahaan. 2) Asli dan salinan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan. 3) Asli dan salinan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/ Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)/ sertifikat Badan Usaha (SBU)/Ijin Usaha sesuai bidang masing-masing serta Tanda Daftar Perusahaan (TDP). 4) Asli dan salinan Akta Pendirian Perusahaan dan Akta Perubahan (Bila Ada). 5) Asli dan salinan surat pengukuhan kena pajak. 6) Asli dan salinan Surat Ijin Gangguan/SITU/Surat Keterangan Domisili. 2. Berkas diatas oleh penyedia dimasukkan dalam map yang berbeda yaitu : a. Map pertama, berisi formulir pendaftaran (harus sudah diisi), formulir keikutsertaan (harus sudah diisi), Surat perrnyataan kebenaran dokumen ( harus diisi dan bermeterai), salinan dokumen penunjang, Asli surat kuasa (jika yang menyerahkan selain pemilik perusahaan) b. Map kedua, berisi asli dokumen penunjang. 3. Jika calon penyedia (pimpinan Perusahaan) tidak dapat hadir maka calon penyedia dapat menunjuk orang lain (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan proses verifikasi ke LPSE Kabupaten Sumba Tengah dengan disertai surat kuasa kepada orang lain tersebut (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan perbuatan hadir di LPSE, membawa dan menunjukkan berkas sebagaimana disebutkan pada angka 1 kepada verifikator LPSE Kabupaten Sumba Tengah. 4. Verifikator LPSE Kabupaten Sumba Tengah menerima map pertama dan map kedua dari calon penyedia/kuasanya serta mencetak data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan ke dalam portal LPSE Kabupaten Sumba Tengah oleh calon penyedia. 5. Verifikator memastikan dan memeriksa kelengkapan, validitas, kesesuaian berkas (map pertama dan map kedua) sesuai tersebut pada angka 2. 6. Jika berkas (map pertama dan map kedua) tidak lengkap dan/atau tidak valid dan/atau tidak sesuai, maka verifikator wajib menghentikan proses verifikasi dan mengembalikan map pertama dan map kedua kepada calon penyedia/kuasanya tersebut. 7. Verifikator LPSE Kabupaten Sumba Tengah harus menjelaskan kepada calon penyedia/kuasanya mengenai ketidaklengkapan dan/atau tidak sesuainya berkas tersebut dan meminta calon penyedia untuk melengkapi dan/atau memperbaharui dan/atau menyesuaikan berkas dan/atau data registrasinya. 8. Jika berkas yang diberikan oleh calon penyedia/kuasanya lengkap, valid dan sesuai, maka verifikator wajib segera memberikan pesetujuan kepada penyedia tersebut dan mengembalikan Map kedua serta map pertama disimpan oleh verifikator sebagai arsip.
9. Selanjutnya verifikator meminta persetujuan Kabag Pembangunan melalui Kasubag Pengendalian selaku Ketua dan/atau Sekretaris LPSE Kabupaten Sumba Tengah untuk memberikan kode akses (user ID dan Pasword) kepada penyedia (dalam portal LPSE, verifikator melakukan proses persetujuan verifikasi dan pada saat itu juga portal LPSE akan megirimkan email yang berisi kode akses kepada penyedia). V. PROSEDUR MENGIKUTI LELANG 1. Penyedia yang akan mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik di Kabupaten Sumba Tengah, mengecek terlebih dahulu apakah terdaftar di LPSE Inaproc. Apabila sudah terdaftar di salah satu LPSE yang terhubung dengan sistem Inaproc, maka penyedia dapat melakukan aktivasi melalui login LPSE tempatnya terdaftar. Adapun proses aktivasi bagi penyedia adalah sebagai berikut : a. SPSE yang telah terhubung dengan LPSE Inaproc serta memiliki fasilitas aktivasi minimal SPSE versi 3.0. b. Setelah penyedia melakukan login, dapat melakukan aktivasi yang terdapat pada menu HOME. c. Pada saat aktivasi, system inaproc melakukan identifikasi terhadap duplikasi data (userid, email, NPWP, dan identitas perusahaan lain) di semua LPSE yang tergabung dalam system Inaproc. d. Jika terdapat duplikasi data yang ditemukan oleh system data inaproc, dilakukan hal-hal sebagai berikut : NO JENIS DUPLIKASI 1 Dua atau lebih UserID yang sama digunakan oleh penyedia yang berbeda 2 1 penyedia telah terdaftar di 2 LPSE atau lebih dengan email dan NPWP yang sama 3 1 penyedia yang telah terdaftar di 2 LPSE atau lebih dengan NPWP yang sama namun memiliki email dan alamat yang berbeda KETERANGAN Semua Penyedia harus mengganti UserID Penyedia memilih salah satu LPSE, sebaiknya memilih LPSE yang memiliki paket paling banyak diikuti oleh penyedia tersebut. userid dan Pasword pada LPSE terpilih akan menjadi UserID dan Pasword tunggal. UserID dan Pasword pada LPSE lain (yang tidak terpilih) tidak dapat digunakan di LPSE lain yang telah terdaftar dalam Inaproc. Berdasarkan alamat perusahaan, administrator LPSE Inaproc menentukan apakah 2 akun atau lebih (userid dan Pasword) yang terdaftar sebagai 1 cabang/perusahaan atau tidak. 2 akun atau lebih yang memiliki NPWP sama namun memiliki alamat yang berbeda akan dianggap sebagai perusahaan/kantor cabang yang berbeda. System Inaproc salah satu LPSE yang memiliki paket paling banyak diikuti oleh penyedia tersebut. UserId dan Pasword pada LPSE terpilih akan menjadi UserId dan Pasword tunggal. UserId dan Pasword di luar LPSE terpilih akan digantikan dengan UserID dan Pasword tersebut ketika melakukan aktivasi di masing-masing LPSE.
e. Penggantian UserID dan Pasword dapat dilakukan di situs LPSE Inaproc. f. Identitas Penyedia, data kualifikasi dan proses pengadaan : 1) Identitas penyedia (nama, alamat, telepon, email, dll) dapat diedit disetiap LPSE Inaproc. Perubahan terhadap identitas penyedia ini akan dapat dilihat di semua LPSE Inaproc. 2) Data Kualifikasi (ijin usaha, tenaga ahli, pengalaman, neraca, dan sejenisnya) disimpan di LPSE Inaproc tempat penyedia mengisi dan mengedit. Perubahan di 1 LPSE Inaproc tidak mengubah data kualifikasi LPSE di LPSE Inaproc lain. 3) Di LPSE non Inaproc (yang belum menerapkan Inaproc) UserID, pasword, identitas perusahaan dan data kualifikasi tersimpan dan berlaku hanya di LPSE tersebut. 4) Proses pengadaan, pengisian data kualifikasi dan upload dokumen penawaran berlangsung di masing-masing LPSE (Inaproc maupun non-inaproc). Data-data tersebut disimpan di masing-masing LPSE. 2. Bagi penyedia yang sudah memiliki UserID dan Pasword yang terdaftar pada LPSE Kabupaten Sumba Tengah/LPSE Lain yang sudah terhubung dengan system Inaproc. a. Bila sudah memiliki fasilitas internet, harus secara rutin mengecek pengumuman pelelangan yang terdapat pada aplikasi SPSE. b. Apabila terdapat pengumuman pelelangan yang sekiranya dapat diikuti, maka dapat langsung mengikuti proses pelelangan selanjutnya. c. Bila tidak memiliki fasilitas internet, dapat menggunakan fasilitas hotspot pada LPSE Kabupaten Sumba Tengah dengan membawa laptop pribadi. 3. Bagi penyedia yang belum memiliki UserId dan Pasword yang terdaftar pada LPSE Kabupaten Sumba Tengah/LPSE Lain yang sudah teragregasi secara nasional yang tergabung dalam system Inaproc, maka diwajibkan untuk mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : a. Pendaftaran awal secara online : 1) Membuka alamat website LPSE (lpse.sumbatengahkab.go.id) serta mengklik link mendaftar sebagai penyedia barang/jasa 2) Mengisi alamat email yang valid dan alamat tersebut akan digunakan untuk proses pengadaan barang/jasa elektronik selanjutnya. 3) Mendownload formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan (diisi dan dicetak untuk keperluan verifikasi). 4) Mengklik tombol mendaftar 5) Penyedia mengecek email yang dikirim oleh SPSE yang berisi konfirmasi pendaftaran rekanan. 6) Mengklik link yang ada pada email konfirmasi tersebut, yang selanjutnya akan membuka menu formulir pendaftaran secara online. 7) Mengisi formulir pendaftaran secara online (userid, pasword, dll). Pasword HARAP diingat untuk proses selanjutnya. 8) Mengklik tombol mendaftar sampai kembali kehalaman awal. 9) Penyedia mengecek email yang dikirimkan SPSE yang berisi UserID.
b. Pendaftaran secara offline : 1) Penyedia yang sudah melakukan pendaftaran secara online sesuai dengan point 3.a diatas, maka diwajibkan mengisi formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan yang telah didownload pada tahapan 3.a.3). 2) Mendownload syarat verifikasi pada alamat website LPSE (lpse.sumbatengahkab.go.id) pada kolom special content. 3) Melengkapi syarat verifikasi sebagaimana yang tertulis pada point IV.1 di atas. 4) Bagi penyedia yang memiliki Kantor Cabang : a) Menyerahkan semua dokumen yang dipersyaratkan untuk proses verifikasi baik kantor pusat maupun kantor cabang. b) Apabila yang melakukan proses registrasi adalah Direktur Utama, cukup memberikan surat keikutsertaan dan surat penunjukan admin. c) Direktur Utama dapat menunjuk seseorang yang dikuasakan untuk melakukan proses registrasi dengan melengkapi Surat Kuasa. d) Kepala Cabang dapat menanda tangani surat keikutsertaan, surat kuasa, dan surat penunjukan admin dengan syarat menunjukkan SK pengangkatan dan Surat Penugasan dari Direktur Utama untuk mengikuti proses registrasi LPSE setempat. 5) Perusahaan asing yang akan mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik, wajib melakukan registrasi dengan membawa persyaratan sebagaimana point IV.1 6) Persyaratan tambahan untuk penyedia dengan beberapa bidang usaha tertentu antara lain : a) Kepariwisataan : SIPUK ( Surat Ijin Penyelenggaraan Usaha Kepariwisataan. b) Asuransi : Surat Ijin dari Kementerian Keuangan. c) Alat Kesehatan : Surat Ijin PAK (Penyalur Alat Kesehatan) dan Sub PAK. d) Farmasi : Surat Ijin PBF ( Pedagang Besar Farmasi) e) Security : Surat Ijin dari Kepolisian RI. f) Percetakan : TDI (Tanda Daftar Industri) Dinas terkait di Tingkat Provinsi untuk perusahaan kecil dan IUI (Ijin Usaha Industri) dari kementerian Perindustrian untuk Perusahaan non kecil. g) Tenaga Kerja : Surat Ijin dari Kementerian Tenaga Kerja h) Tata Lingkungan/Pengeboran/Pemanfaatan Air Tanah: SIPPAT (Surat Ijin Pengusahaan Pengeboran Air Bawah Tanah). i) Dan seterusnya sesuai ketentuan yang berlaku. 7) Perusahaan yang telah melakukan pergantian nama setelah terdaftar dalam LPSE Kabupaten maupun Inaproc maka harus melakukan verifikasi ulang dengan persyaratan tambahan membawa akta pergantian nama perusahaan. VI. PROSEDUR UPLOAD DATA PENYEDIA 1. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam mengisi/upload data penyedia. 2. Apabila penyedia masih mengalami kesulitan, maka helpdesk dapat meminta penyedia untuk logout dan kemudian dapat login kembali ke portal LPSE.
3. Jika setelah melakukan tahapan VI.2 masih mengalami kesulitan, maka helpdesk dapat meminta penyedia untuk mengirimkan email yang berisi pesan error yang muncul di sertai UserID dan Pasword ke email helpdesk. 4. Helpdesk akan meneruskan email tersebut pada point VI.3 kepada administrator LPSE Kabupaten Sumba Tengah untuk ditindaklanjuti permasalahannya. 5. Jika setelah melakukan point VI.2 tidak lagi mengalami kesulitan, maka penyedia dapat melanjutkan proses pengisian/upload data penyedia. VII. PROSEDUR UPLOAD DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA 1. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam mengisi/upload Dokumen Penawaran. 2. Penyedia harus mengupload Dokumen Penawaran dalam Format file berekstensi.rhs. 3. Apabila dokumen penawaran sudah berekstensi.rhs, maka penyedia dapat mencoba kembali proses upload. 4. Apabila file Dokumen Penawaran belum berekstensi.rhs, maka helpdesk meminta penyedia untuk mengubah file menjadi.rhs terlebih dahulu dengan menggunakan aplikasi APENDO dan dilanjutkan untuk proses upload kembali. 5. Jika Dokumen Penawaran sudah berekstensi.rhs masih belum berhasil di upload, penyedia dapat mencoba untuk logout dan login kembali yang selanjutnya mencoba untuk proses upload kembali. 6. Jika ternyata masih belum berhasil, maka helpdesk dapat meminta penyedia untuk mengirimkan email yang berisi pesan error yang muncul di sertai UserID dan pasword ke email helpdesk. 7. Helpdesk akan meneruskan email tersebut pada point VII.6 kepada administrator LPSE Kabupaten Sumba Tengah untuk ditindaklanjuti permasalahannya. VIII. PROSEDUR PEMANFATAAN BIDDING ROOM 1. Bagi penyedia yang akan mengikuti lelang secara elektronik, diperbolehkan datang ke Bidding Room LPSE Kabupaten Sumba Tengah. 2. Apabila penyedia membawa laptop sendiri, dapat menggunakan fasilitas hotspot yang tersedia. 3. Jika tidak membawa laptop sendiri, dapat memanfaatkan sarana komputer desktop yang tersedia pada bidding room bagi penyedia selama jam kerja LPSE Kabupaten Sumba Tengah. 4. Untuk kenyamanan Bidding Room, para penyedia yang memanfaatkan harus mematuhi peraturan yang berlaku. 5. Apabila penyedia menemui kesulitan dalam menggunakan aplikasi SPSE, dapat meminta bantuan helpdesk. IX. PROSEDUR MERUBAH ALAMAT EMAIL PENYEDIA 1. Penyedia yang ingin melakukan perubahan alamat email dapat login terlebih dahulu pada website LPSE Kabupaten Sumba Tengah. 2. Apabila berhasil, maka penyedia dapat langsung mengubah alamat email di data penyedia. 3. Apabila tidak berhasil, maka penyedia harus datang ke helpdesk LPSE Kabupaten Sumba Tengah dengan membawa : a. Surat pernyataan untuk mengubah alamat email lama menjadi alamat email baru dilengkapi materai Rp. 6.000 yang ditanda tangani oleh direktur utama dan dicap perusahaan.
b. KTP Direktur Utama (asli). c. Akta Pendirian Terakhir (asli). 4. Helpdesk akan mengecek kelengkapan pada point 3 di atas. Apabila dokumen sudah lengkap maka akan diteruskan ke verifikator untuk selanjutnya akan dibuatkan nota persetujuan keabsahan dokumen. 5. Helpdesk menerima nota persetujuan keabsahan dokumen dari verifikator untuk selanjutnya diserahkan kepada admin LPSE untuk dilakukan perubahan alamat email. 6. Helpdesk menginformasikan kepada penyedia untuk masuk ke menu Lupa Pasword pada account penyedia. 7. Setelah diklik menu Lupa Pasword, penyedia memasukkan userid dan Alamat email baru. 8. Setelah berhasil, penyedia dapat mengecek email yang baru. X. PROSEDUR LUPA UserID 1. Apabila penyedia lupa UserID, maka dapat mengirimkan pertanyaan melalui email atau fitur tanya jawab pada portal LPSE Kabupaten Sumba Tengah. 2. Helpdesk akan mengecek email yang masuk untuk selanjutnya akan melakukan pengecekan UserID penyedia yang bersangkutan pada aplikasi SMART REPORT. 3. Helpdesk akan menginformasikan UserID tersebut kepada penyedia. XI. LAIN LAIN 1. Admin Agency a. Calon Administrator Agency mengirimkan surat permohonan menjadi Administrator Agency yang ditujukan kepada Administrator LPSE disertai surat tugas yang ditanda tangani oleh PA/KPA masing-masing SKPD. b. Data Administrator Agency dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh Administrator LPSE yang selanjutnya dibuatkan UserID dan Pasword Admin. 2. Auditor a. Auditor menyerahkan kepada administrator LPSE, foto copy surat tugas/perintah inspektur untuk mengaudit paket pengadaan tertentu b. Data auditor dimasukkan ke dalam aplikasi SPSE oleh Administrator LPSE yang selanjutnya dibuatkan UserID dan Pasword Auditor. 3. Error Handling (Penanganan Masalah) a. LPSE Kabupaten Sumba Tengah akan menangani kendala teknis yang terjadi dalam penyelenggaraan SPSE. b. LPSE Kabupaten Sumba Tengah menjadi saksi dalam hal dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka oleh ULP/Panitia Pengadaan dan menuangkannya dalam Berita Acara Kesaksian. c. LPSE Kabupaten Sumba Tengah dapat meneruskan kendala teknis ke LKPP apabila berkaitan dengan permasalahan aplikasi SPSE yang tidak dapat diselesaikan oleh LPSE Kabupaten Sumba Tengah dan Permasalahan yang belum tercakup dalam aplikasi SPSE. 4. Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE a. LPSE Kabupaten Sumba Tengah melakukan monitoring harian terhadap kondisi dan kapasitas harddisk dan memory serta melakukan penggantian/penambahan apabila komponen tersebut mengalami kondisi kritis. b. LPSE Kabupaten Sumba Tengah melakukan pemantauan terhadap koneksi internet server SPSE dan segera mengambil langkah yang diperlukan jika terjadi gangguan koneksi.
c. LPSE Kabupaten Sumba Tengah memberikan pengumuman apabila sedang melakukan proses pemeliharaan server SPSE dan/atau perangkat lain. d. LPSE Kabupaten Sumba Tengah memantau kinerja piranti lunak, piranti keras dan jaringan, serta melakukan peningkatan/ penggantian/penambahan apabila diperlukan. e. LPSE Kabupaten Sumba Tengah memberikan akses kepada LKPP untuk melakukan monitoring server SPSE. 5. Pengarsipan Dokumen Elektronik a. LPSE Kabupaten Sumba Tengah melakukan backup terhadap file system dan database SPSE. b. Backup harus disimpan dalam media penyimpanan yang mudah dipindah (portable) dan diletakkan di suatu tempat yang aman serta terpisah dari ruang server. c. Ketentuan pengarsipan dokumen elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 6. Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen terlampir. 7. Diagram Alur Prosedur Pendaftaran bagi penyedia terlampir XII. PENUTUP Demikian Standar Operating Prosedur (SOP) LPSE Kabupaten Sumba Tengah di buat untuk di pergunakan sebagaimana mestinya. Waibakul, 19 Juli 2013
PEMERINTAH KABUPATEN SUMBA TENGAH LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Kompleks Perkantoran Makatul No : - Telp : -- W A I B A K U L SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN Yang bertanda tangan di bawah ini, saya : Nama : Alamat : Jabatan : Perusahaan : Bersama ini saya menyatakan bahwa berkas dan foto yang saya kirim ke LPSE Kabupaten Sumba Tengah sebagai syarat registrasi untuk menjadi calon rekanan LPSE Kabupaten Sumba Tengah adalah benar. Apabila dikemudian hari, data yang saya kirimkan adalah tidak benar maka saya yang bertindak atas nama sendiri dan/atau perusahaan, siap diberikan sanksi sesuai peraturan yang berlaku. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari pihak manapun. Yang membuat pernyataan (Bermaterai, di tandatangani Dan di cap perusahaan) (nama terang)