Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5. Untuk Rekanan/Penyedia Pengadaan Barang/Jasa

Transkripsi

1 Petunjuk Operasional Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5 Untuk Rekanan/Penyedia Pengadaan Barang/Jasa

2 KATA PENGANTAR Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan rekanan/penyedia pengadaan barang/jasa di dalam aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk membantu rekanan/penyedia menggunakan aplikasi SPSE Versi 3.5. Diharapkan dengan adanya petunjuk operasional ini, rekanan/penyedia lebih mudah dalam menggunakan aplikasi dan dapat langsung melengkapi data data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE. Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar benar sempurna sehingga mungkin petunjuk operasional ini kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar lebar bagi para pengguna aplikasi untuk melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah dijelaskan dalam petunjuk operasional ini melalui telepon/fax di ataupun di Semoga petunjuk operasional ini cukup membantu memudahkan pekerjaan Anda dalam menggunakan aplikasi SPSE. Jakarta, Januari 2014 Penulis i

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR. i DAFTAR ISI ii PENDAHULUAN. 1 I. Hierarki Pembuatan Kode Akses Ke SPSE. 1 II. Cara Mendaftar di LPSE Kementerian Pertanian. 2 III. Agregasi Data Penyedia (ADP)... 5 IV. Menu Aplikasi di SPSE... 6 A. Home... 7 B. Data Penyedia Identitas Perusahaan... 8 Permasalahan!!! Ijin Usaha Permasalahan!!! Akta Pemilik Pengurus Tenaga Ahli Permasalahan!!! Peralatan Pengalaman Pajak C. Lelang Baru D. Inbox E. Log Akses F. Ganti Password G. Lupa Password H. Logout V. Cara Mengikuti Proses Pengadaan VI. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) ii

4 i. Cara Menggunakan APENDO ii. Lupa Password APENDO iii

5 Pendahuluan Untuk menciptakan proses pengadaan yang bersifat transparan, terbuka, menyatu, bersaing sehat, sesuai aturan dan dapat memudahkan untuk proses pengelolaan pengadaan barang/jasa, sejak tahun 2011 Kementerian Pertanian menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang dikembangkan oleh LKPP. Dengan penggunaan SPSE, pihak rekanan/penyedia barang/jasa harus terdaftar pada setiap SPSE yang akan diikuti proses pengadaannya. I. Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE Berikut merupakan hierarki pembuatan kode akses ke SPSE : Admin PPE (Pusat Pelayanan Elektronik) Admin Agency Verifikator Auditor Helpdesk (PUSDATIN) (Biro Keuangan dan (Itjen, BPK, dll) (PUSDATIN) Perlengkapan) Panitia (Pokja ULP Instansi) PPK (PPK Instansi) Rekanan / Penyedia Pengadaan Barang / Jasa Gbr 1. Hierarki Pembuatan Kode Akses Rekanan/Penyedia Khusus untuk rekanan/penyedia, proses pembuatan kode akses berhubungan dengan Verifikator yang berada di Biro Keuangan dan Perlengkapan untuk melakukan proses verifikasi. 1

6 II. Cara Mendaftar di LPSE Kementerian Pertanian 1) Pada halaman utama website LPSE di klik mendaftar sebagai penyedia barang/jasa. Gbr Halaman Utama Website LPSE 2) Isikan alamat e mail pada form kemudian klik tombol. Sebaiknya e mail yang digunakan mendaftar adalah e mail resmi perusahaan yang akan dipergunakan seterusnya dalam proses pelelangan, bukan e mail pribadi milik staf perusahaan. Alamat e mail ini akan dijadikan penghubung antara LPSE dengan perusahaan. 2

7 Gbr Formulir Pendaftaran 1 3) Setelah meng klik tombol maka sistem akan mengirimkan secara otomatis e mail dengan subject Konfirmasi Rekanan. Di dalam e mail tersebut terdapat link. Klik link tersebut. Apabila e mail konfirmasi dengan subject Konfirmasi Rekanan tersebut tidak terdapat di inbox (kotak masuk) mohon diperiksa pada folder spam atau junk mail. Gbr E mail Konfirmasi Pendaftaran 3

8 4) Dari link tersebut perusahaan diarahkan ke halaman formulir data perusahaan dan diwajibkan mengisi formulir tersebut. Bila formulir sudah selesai diisi kemudian klik tombol. Gbr Formulir Pendaftaran 2 5) Proses selanjutnya adalah proses verifikasi yang dilakukan secara manual yaitu Rekanan/Penyedia datang ke LPSE Kementerian Pertanian dengan membawa dokumen persyaratan verifikasi ke Verifikator LPSE Kementerian Pertanian. Jadwal Verifikasi: Setiap Hari Senin Jum at, Pukul ~

9 Verifikator: Koordinator Verifikator : Ir. Teguh Munajat, MM Verifikator : Meista Bastian Rifa i, I Putu Dodi Sindunata, Julianto Sugeng Pambudi Tempat: Biro Keuangan dan Perlengkapan Gedung A, Lantai 7 Jl. Harsono RM No.3 Ragunan ~ Jakarta Selatan Telp : 021~ Dokumen Persyaratan Verifikasi (Wajib): 1. Lembar Formulir Keikutsertaan yang sudah ditandatangani Direktur, di cap basah perusahaan dan bermaterai Rp.6000, ; 2. Lembar Formulir Pendaftaran ; 3. Surat Kuasa bagi pembawa dokumen selain direktur. Surat tersebut sudah ditandatangani Direktur, di cap basah perusahaan dan bermaterai Rp.6000, ; 4. KTP Direktur (Asli dan Copy); 5. KTP Penerima Kuasa (Asli dan Copy); 6. NPWP Perusahaan (Asli dan Copy); 7. SIUP (Asli dan Copy); 8. Akte Pendirian sampai perubahan terakhir (Asli dan Copy); 9. TDP (Asli dan Copy); 10. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (Asli dan Copy); 11. SIUJK dan SBUJK (khusus penyedia jasa konstruksi). III. Agregasi Data Penyedia (ADP) Implementasi ADP memungkinkan satu penyedia yang terdaftar di satu LPSE dapat mengikuti lelang di LPSE lain tanpa melakukan registrasi dan verifikasi ulang. Aktivasi ADP cukup dilakukan satu kali untuk setiap User ID di website LPSE tempat penyedia melakukan pendaftaran. Form aktivasi ADP terdapat di halaman setelah penyedia login. Daftar LPSE dengan status 5

10 agregasi aktif dan penjelasan lebih lengkap mengenai ADP dapat dilihat pada website Gbr 3.1 Alur Agregasi Data Penyedia IV. Menu di Aplikasi SPSE Setelah rekanan/penyedia login, rekanan/penyedia dapat mengakses menu menu yang ada di dalam aplikasi yang dapat membantu untuk proses pengadaan barang/jasa. Proses pengadaan barang/jasa dapat diakses di 6

11 A. Home Gbr 4.1 Halaman Menu Home Keterangan gambar 1. Identitas Digital Anda : kode digital yang berisi data perusahaan. Identitas digital ini nantinya akan dipergunakan saat rekanan/penyedia menggunakan aplikasi APENDO. 2. Inbox e mail : berisi data e mail yang dikirimkan oleh aplikasi kepada rekanan/penyedia. E mail yang dikirimkan antara lain pemberitahuan mengenai perubahan jadwal, pengumuman pemenang pengadaan barang/jasa yang rekanan/penyedia ikuti, dan notifikasi keberhasilan unggah dokumen pengadaan. 3. Status Lelang yang Anda Ikuti : merupakan data pengadaan yang rekanan/penyedia ikuti baik yang masih berjalan maupun yang sudah selesai. Informasi yang tertera adalah Kode Lelang, Lelang (Nama Lelang), dan Tahap. 4. Menu Search : digunakan untuk mencari pengadaan tertentu dengan cara mengetikkan nama pengadaan yang ingin dicari pada kolom kemudian klik tombol. 7

12 B. Data Penyedia Untuk menu, sebaiknya langsung diinputkan oleh rekanan/pengguna sebelum mengikuti proses pengadaan. Ada 9 (sembilan) data penyedia yang harus dilengkapi oleh rekanan/penyedia, yaitu: 1. Identitas Perusahaan Data identitas perusahaan sudah diinputkan pertama kali saat rekanan/penyedia mendaftar di LPSE. Identitas penyedia yang kurang lengkap dapat dilengkapi pada menu ini. Keterangan gambar Gbr Halaman Identitas Perusahaan a) Kode penyedia barang/jasa : kode penyedia diberikan secara otomatis melalui aplikasi. 8

13 b) User ID : sudah ada karena diinputkan pada awal rekanan/penyedia mendaftar di LPSE. c) Nama Perusahaan : diisi dengan nama perusahaan yang akan di daftarkan di LPSE. d) NPWP : sudah ada karena diinputkan diawal pendaftaran rekanan/penyedia di LPSE. e) Nomor Pengukuhan PKP : diisi dengan nomor pengukuhan PKP. f) Bentuk usaha : dapat dipilih sesuai dengan bentuk perusahaan rekanan/penyedia. g) Alamat : diisi dengan alamat perusahaan rekanan/penyedia. h) Propinsi : diisi sesuai dengan domisili perusahaan. i) Kabupaten / kota : diisi sesuai dengan domisili perusahaan. j) Telepon : diisi dengan nomor telepon kantor perusahaan. k) Fax : diisi dengan nomor fax perusahaan. l) Mobile phone : diisi dengan nomor telepon genggam admin rekanan/penyedia yang mengoperasikan aplikasi. m) Kode pos : diisi dengan kode pos sesuai domisili perusahaan. n) sudah otomatis terisi karena diinputkan saat rekanan/penyedia mendaftar pertama kali di aplikasi. o) Website : diisi dengan alamat website perusahaan. p) Kantor cabang : dipilih salah satu dengan keadaan yang paling sesuai. Bila memang kantor yang didaftarkan merupakan kantor pusat, rekanan/penyedia dapat memilih kemudian klik tombol. Tetapi bila perusahaan yang didaftarkan merupakan kantor cabang maka pilih kemudian lengkapi data kantor pusat seperti alamat, telepon, fax dan kantor pusat kemudian klik tombol. 9

14 Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana bila ingin merubah data NPWP dan e mail rekanan/penyedia? Jawab : Rekanan/penyedia dapat mengirimkan surat resmi (kop surat perusahaan) yang ditujukan kepada Ketua LPSE mengenai perubahan yang diinginkan dengan menyertakan informasi data lama serta data perubahan terbaru (lampirkan NPWP terbaru). Surat resmi tersebut harus diberi materai, ditanda tangani oleh direktur perusahaan dan di cap basah kemudia dikirimkan melalui e mail ke lpse@pertanian.go.id. Tanya : Bolehkah data identitas perusahaan tidak diinputkan secara lengkap? Jawab : Boleh saja, tetapi semakin lengkap data rekanan/penyedia akan memudahkan panitia saat mengundang untuk proses pembuktian kualifikasi. 2. Ijin Usaha Data ijin usaha harus diinputkan pada halaman Ijin Usaha > Edit seperti gbr dengan cara mengklik tombol sehingga data yang diinput masuk ke dalam aplikasi seperti gbr Setelah data lengkap dimasukkan kemudian klik tombol. Gbr Halaman Ijin Usaha 10

15 Gbr Halaman Edit Ijin Usaha Keterangan gambar a) Jenis Ijin : diisi dengan jenis ijin yang ingin dimasukkan, seperti SIUP, TDP, dll. b) Nomor Surat : diisi dengan nomor surat ijin. c) Berlaku sampai : diisi dengan tanggal masa berlaku surat ijin dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. d) Instansi pemberi : diisi dengan nama instansi yang mengeluarkan ijin usaha tersebut. e) Kualifikasi : dipilih sesuai dengan kualifikasi perusahaan. f) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil scan dokumen ijin usaha dengan cara mengklik tombol. Khusus untuk menu ini tidak perlu digunakan oleh rekanan/penyedia karena data yang dilampirkan tidak akan dapat diakses oleh panitia pengadaan barang/jasa. g) Klasifikasi : diisi dengan klasifikasi yang sesuai dengan ijin usaha. 11

16 Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana bila data ijin usaha tidak terdapat masa berlaku (ijin usaha berlaku selamanya)? Jawab : Pada bagian Berlaku sampai diisi dengan masa berlaku sepuluh tahun dari tanggal saat penginputan data. Tanya : Bagaimana cara menghapus data yang salah pada menu Ijin Usaha? Jawab : Untuk menghapusnya, centang pada data yang ingin dihapus kemudian klik tombol. 3. Akta Pada menu akta yang dimasukkan adalah data akta pendirian perusahaan dan data akta perubahan terakhir bila ada. Data yang wajib diisi adalah data akta pendirian. Setelah data diisi, kemudian klik tombol. Gbr Halaman Menu Akta Pendirian 12

17 Keterangan gambar a) Nomor : diisi dengan nomor akta pendirian perusahaan. b) Tanggal surat : diisi dengan tanggal surat akta pendirian perusahaan diresmikan dengan mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. c) Notaris : diisi dengan nama notaris yang menangani akta pendirian perusahaan. h) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil scan dokumen akta pendirian perusahaan dengan cara mengklik tombol. Khusus untuk menu ini tidak perlu digunakan oleh rekanan/penyedia karena data yang dilampirkan tidak akan dapat diakses oleh panitia pengadaan barang/jasa. 4. Pemilik Menu ini diisi dengan data pemilik perusahaan yang terdapat pada akta pendirian perusahaan. Data dimasukkan dengan cara mengklik tombol setelah seluruh data dimasukkan, kemudian klik tombol. Gbr Halaman Edit Pemilik 13

18 Keterangan gambar a) Nama : diisi dengan nama pemilik perusahaan yang terdapat pada akta pendirian perusahaan. b) No KTP : diisi dengan no KTP pemilik perusahaan. c) Alamat : diisi dengan alamat pemilik sesuai dengan KTP. d) Saham : diisi dengan jumlah saham yang dimiliki oleh pemilik perusahaan. Bila pemilik perusahaan tidak memiliki saham, maka diisi dengan angka nol (0). 5. Pengurus Menu ini diisi dengan data pengurus perusahaan. Data dimasukkan dengan cara mengklik tombol setelah seluruh data dimasukkan, kemudian klik tombol. Gbr Halaman Pengurus Perusahaan 14

19 Keterangan gambar a) Nama : diisi nama pengurus perusahaan. b) No KTP : diisi dengan no KTP pengurus perusahaan. c) Alamat : diisi dengan alamat pengurus sesuai dengan KTP. d) Jabatan : diisi dengan jabatan pengurus perusahaan. e) Menjabat sejak : diisi dengan tanggal pengurus perusahaan mulai menjabat sampai tanggal yang ditentukan dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. Bila pengurus masih menjabat maka tanggal terakhir menjadi pengurus perusahaan dikosongkan saja. 6. Tenaga Ahli Data tenaga ahli dimasukkan oleh admin rekanan/perusahaan ke dalam aplikasi dengan cara mengisi form edit tenaga ahli kemudian klik tombol. Gbr Halaman Menu Tenaga Ahli 15

20 Gbr Halaman Edit Tenaga Ahli Keterangan gambar a) Nama : diisi dengan nama tenaga ahli. b) Tanggal lahir : diisi dengan tanggal lahir tenaga ahli ditentukan dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. 16

21 c) Jenis Kelamin : diisi dengan jenis kelamin tenaga ahli dengan memilih salah satu radio button. d) Alamat : diisi dengan alamat tenaga ahli. e) Pendidikan terakhir : diisi dengan data pendidikan terakhir milik tenaga ahli. f) Kewarganegaraan : diisi dengan kewarganegaraan tenaga ahli. g) Jabatan : diisi dengan jabatan tenaga ahli. h) Pengalaman kerja (tahun) : diisi dengan tahun pengalaman berkerja. i) diisi dengan tenaga kerja. j) Status Kepegawaian : diisi dengan status kepegawaian tenaga ahli dalam perusahaan tersebut dengan memilih salah satu radio button. k) Profesi/Keahlian : diisi dengan keahlian tenaga ahli. Curriculum Vitae 1. Pengalaman Tahun : diisi dengan penulisan tahun dengan format penulisan 4 digit (contoh : 2010). Uraian : diisi dengan pengalaman sesuai tahun yang dimasukkan minimum sebanyak 4 karakter. 2. Pendidikan Tahun : diisi dengan penulisan tahun dengan format penulisan 4 digit (contoh : 2010). Uraian : diisi dengan pengalaman sesuai tahun yang dimasukkan minimum sebanyak 4 karakter. 3. Sertifikat Tahun : diisi dengan penulisan tahun dengan format penulisan 4 digit (contoh : 2010). Uraian : diisi dengan pengalaman sesuai tahun yang dimasukkan minimum sebanyak 4 karakter. 17

22 4. Bahasa Uraian : diisi dengan kemampuan bahasa yang dimiliki oleh tenaga ahli. Permasalahan!!! Tanya : Bagaimana bila setelah diinputkan ternyata ada salah satu bagian dari curriculum vitae yang ingin dihapus? Jawab : pilih data curriculum vitae yang ingin dihapus dengan cara mencentang yang terdapat dibagian menu tahun kemudian klik tombol. Tanya : Bagaimana bila masih banyak data curriculum vitae yang ingin dimasukkan? Jawab : Masukkan data sesuai baris yang disediakan (sebanyak dua baris) kemudian klik tombol kemudian pilih kembali nama tenaga ahli yang akan ditambahkan datanya. 7. Peralatan Data peralatan yang digunakan oleh perusahaan diinventarisir kemudian dimasukkan ke dalam aplikasi dengan cara mengklik tombol setelah seluruh data dimasukkan, kemudian klik tombol. Gbr Halaman Menu Peralatan 18

23 Gbr Halaman Edit Peralatan Keterangan gambar a) Nama Alat : diisi dengan nama alat yang dimiliki perusahaan. b) Jumlah : diisi dengan jumlah alat yang dimiliki oleh perusahaan. c) Kapasitas : diisi dengan kapasitas alat yang dimiliki oleh perusahaan. d) Merk/Tipe : diisi dengan merk/tipe alat yang dimiliki oleh perusahaan. e) Tahun Pembuatan : diisi dengan tahun pembuatan alat yang dimiliki oleh perusahaan. f) Kondisi : disii sesuai dengan kondisi alat dengan memilih tombol radio button. g) Lokasi Sekarang : diisi dengan lokasi alat tersebut berada. h) Status Kepemilikan : diisi dengan status kepemilikan alat tersebut. i) Bukti Kepemilikan : diisi dengan bukti kepemilikan alat tersebut. 8. Pengalaman Data pengalaman perusahaan dimasukkan ke dalam aplikasi dengan cara mengklik tombol setelah seluruh data dimasukkan pada halaman edit pengalaman, kemudian klik tombol. 19

24 Gbr Halaman Menu Pengalaman Gbr Halaman Edit Pengalaman 20

25 Keterangan gambar a) Nama kontrak : diisi dengan nama kontrak sesuai dengan nama pekerjaan. b) Lokasi : diisi dengan lokasi pekerjaan. c) Instansi : diisi dengan nama instansi yang memberikan pekerjaan. d) Alamat : diisi dengan alamat instansi yang memberikan pekerjaan. e) Telepon : diisi dengan nomor telepon instansi yang memberikan pekerjaan. f) Nomor Kontrak : diisi dengan nomor kontrak pekerjaan. g) Nilai Kontrak : diisi dengan nilai kontrak pekerjaan. Nilai kontrak pekerjaan yang dapat diinputkan dalam mata uang IDR (Rupiah). h) Tanggal Pelaksanaan : diisi dengan tanggal pelaksanaan pekerjaan kontrak dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. i) Prosentasi pelaksanaan : diisi dengan prosentase pelaksanaan pekerjaan. Jika nilai prosentase di bawah 100% maka dianggap pekerjaan tersebut belum selesai. j) Selesai Kontrak : diisi dengan tanggal penyelesaian pekerjaan kontrak dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. k) Tanggal Serah Terima : diisi dengan tanggal serah terima pekerjaan dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. l) Keterangan : diisi dengan informasi mengenai pekerjaan. 9. Pajak Data pajak perusahaan dimasukkan ke dalam aplikasi dengan cara mengklik tombol setelah seluruh data dimasukkan pada halaman edit pajak, kemudian klik tombol. 21

26 Gbr Halaman Menu Pajak Gbr Halaman Edit Menu Keterangan gambar a) Jenis Pajak : diisi dengan data jenis pajak yang ingin dimasukkan. b) Masa Pajak : diisi dengan memilih data pajak yang diinputkan data bulanan atau tahunan dengan memilih radio button. Bila memilih masa pajak bulan, maka data di 22

27 bagian bawah dipilih kembali untuk keterangan pajak di bulan apa ( ) c) Nomor Bukti Penerimaan Surat : diisi dengan nomor bukti penerimaan pajak. d) Tanggal Bukti Penerimaan Surat : diisi dengan tanggal bukti penerimaan pajak dengan cara mengklik tombol dan pilih tanggal yang sesuai. i) Dokumen : digunakan bila rekanan/penyedia ingin melampirkan hasil scan dokumen pajak perusahaan dengan cara mengklik tombol. Khusus untuk menu ini tidak perlu digunakan oleh rekanan/penyedia karena data yang dilampirkan tidak akan dapat diakses oleh panitia pengadaan barang/jasa. C. Lelang Baru Rekanan/penyedia ingin melihat seluruh data pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan di Kementerian Pertanian, rekanan/penyedia dapat mengakses menu. Gbr 4.3 Halaman Menu Lelang Baru Bila rekanan/penyedia ingin melihat secara rinci pengadaan yang dilaksanakan, rekanan/penyedia dapat mengklik nama pengadaan sehingga keluar halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran. 23

28 Gbr 4.4 Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran Keterangan gambar a) Kode lelang : terisi kode lelang dari pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti. b) Nama Paket : terisi nama pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti. 24

29 c) ID Peserta : merupakan kode ID peserta yang secara otomatis akan dibuat setelah rekanan/penyedia menekan tombol. d) Tahap Lelang Saat Ini : merupakan informasi tahapan proses pengadaan. e) Agency : merupakan informasi instansi tempat pengadaan berlangsung. f) Satuan Kerja : merupakan informasi panitia yang melaksanakan pengadaan barang/jasa. g) Kategori : merupakan informasi mengenai kategori pengadaan barang/jasa. h) Metode Pengadaan : merupakan informasi mengenai metode pengadaan barang/jasa yang akan dipergunakan. i) Metode Dokumen : merupakan informasi mengenai metode dokumen pengadaan barang/jasa yang akan dipergunakan. j) Metode Kualifikasi : merupakan informasi mengenai metode kualifikasi pengadaan barang/jasa yang akan dipergunakan. k) Metode Evaluasi : merupakan informasi mengenai metode evaluasi pengadaan barang/jasa yang akan dipergunakan. l) Jenis Kontrak : merupakan informasi mengenai Cara Pembayaran, Pembebanan Tahun Anggaran, Sumber Pendanaan. m) Anggaran : merupakan informasi mengenai sumber anggaran yang digunakan. n) Nilai Pagu Paket : merupakan informasi mengenai nilai pagu pengadaan barang/jasa. o) Nilai HPS Paket : merupakan informasi mengenai nilai HPS pengadaan barang/jasa. p) Tanggal Pendaftaran : merupakan informasi mengenai tanggal rekanan/penyedia mendaftar mengikuti pengadaan barang/jasa. Tanggal akan secara otomatis muncul bila rekanan/penyedia mendaftar dalam suatu proses pengadaan barang/jasa. q) Kualifikasi Usaha : merupakan informasi mengenai kualifikasi perusahaan yang diperbolehkan untuk mengikuti proses pengadaan barang/jasa. r) Syarat Kualifikasi : merupakan informasi mengenai kualifikasi perusahaan yang nantinya harus dapat dibuktikan oleh rekanan/penyedia saat tahapan 25

30 pembuktian kualifikasi bila rekanan/penyedia tersebut lolos hingga tahapan Pembuktian dan Evaluasi Kualifikasi. s) Dokumen Lelang : merupakan informasi dokumen lelang atau RKS yang dapat didownload bila rekanan/penyedia sudah mendaftar di suatu pengadaan barang/jasa dan bila sudah pada tahapan Download Dokumen Lelang. t) Dokumen Berita Acara : merupakan informasi mengenai dokumen berita acara dan dokumen lain terkait dengan pengadaan barang/jasa. Bila rekanan/penyedia ingin mengikuti proses pengadaan, rekanan/penyedia dapat mengklik tombol untuk mendaftar pengadaan atau menekan tombol untuk batal mengkuti pengadaan. D. Inbox Menu ini berisi data yang dikirimkan secara otomatis oleh aplikasi seperti notifikasi mengena perubahan jadwal, notifikasi pengiriman adendum, notifikasi keberhasilan proses unggah dokumen penawaran, dll. Notifikasi ini selain dikirimkan ke menu inbox juga dikirimkan ke alamat e mail yang digunakan saat pertama kali mendaftar. Untuk melihat isi notifikasi, rekanan/penyedia dapat mengklik subject. Gbr 4.5 Halaman Menu Inbox 26

31 E. Log Akses Menu merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna. Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP. Gbr 4.6 Halaman Menu Log Akses Menu log akses ini tidak dapat diubah oleh pengguna dan secara otomatis dilakukan oleh sistem. Sebaiknya menu ini diakses secara rutin, jika pengguna merasa tidak pernah login seperti yang tercatat pada menu log akses, kemungkinan ada orang lain yang menggunakan password pengguna sehingga disarankan agar pengguna segera mengganti password awal. F. Ganti Password Bila pengguna ingin mengubah password awal, penguna dapat menggunakan menu. Pengguna harus menginputkan password lama, password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik tombol. 27

32 Gbr 4.7 Halaman Menu Ganti Password Keterangan : 1. Password Lama : ketikkan password awal yang diberikan oleh Admin Agency. 2. Password Baru : ketikkan password baru yang diinginkan oleh pengguna dengan panjang password minimal 6 karakter. 3. Ulangi Password : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna. Tips membuat password yang aman: 1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal p455w0rd 4dm1n. 2. Jangan gunakan informasi pribadi seperti nama anak, nama pasangan, tahun lahir, dll untuk password Anda. 3. Ubah password secara berkala, misal password diubah setiap 6 bulan sekali. 4. Jangan samakan password dengan user ID Anda. 28

33 G. Lupa Password Bila rekanan/penyedia lupa password, untuk mendapatkan password baru dapat mengklik menu lupa password di halaman awal sebelum rekanan/penyedia ingin login. Setelah mengklik lupa password akan keluar form lupa password yang akan meminta rekanan/penyedia memasukkan data User ID dan e mail yang digunakan saat mendaftar pertama kali di LPSE kemudian klik tombol. Gbr 4.8 Halaman Menu Lupa Password Bila rekanan/penyedia sudah mengklik tombol, aplikasi secara otomatis akan mengirimkan e mail berisi password default yang harus diinputkan oleh rekanan/penyedia. Setalah rekanan/penyedia berhasil login dengan menggunakan password default, rekanan/penyedia dapat mengubah password pada menu. 29

34 H. Logout Menu digunakan bila pengguna sudah selesai melakukan proses yang dilakukannya. Sebaiknya menu tetap dipergunakan meskipun komputer yang digunakan komputer pribadi untuk melindungi keamanan data. V. Cara Mengikuti Proses Pengadaan 1) Login ke dalam aplikasi untuk mengikuti proses pengadaan barang/jasa. Gbr Halaman Login 2) Klik Menu» Pilih Subject pengadaan barang/jasa yang ingin diikuti. 30

35 Gbr Halaman Menu Lelang Baru 3) Pada halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran, bila rekanan/penyedia ingin mengikuti pengadaan barang/jasa dapat mengklik tombol. Gbr Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran 31

36 4) Setelah mengklik tombol, pengadaan yang ada pada menu Yang Anda Ikuti. akan pindah ke halaman menu pada bagian Status Lelang Gambar Halaman Menu Home Halaman kerja rekanan/penyedia setelah pengguna menyetujui untuk mengikuti lelang adalah halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran. Pada halaman ini rekanan/penyedia melakukan proses aanwidjzing, mengirimkan data kualifikasi, mengirimkan dokumen penawaran, mengakses berita acara, memantau pengumuman pemenang lelang dan melakukan proses sanggah. 32

37 Gambar Halaman Informasi Lelang dan Status Penawaran 5) Unduh Dokumen Lelang (RKS) pada tahapan Download Dokumen Penawaran. Pada menu Dokumen Lelang klik nama RKS untuk mengunduh dokumen lelang. 33

38 Gbr Halaman Download Dokumen Penawaran 6) Pada tahap Pemberian Penjelasan (Aanwidjzing) yang dilakukan selama ± 2 jam digunakan rekanan/penyedia untuk melakukan proses tanya jawab dengan panitia pengadaan barang/jasa dengan mengklik [Kirim Pertanyaan] untuk masuk ke dalam menu 34

39 Gbr Halaman Menu Penjelasan Untuk mengirimkan pertanyaan dari halaman menu penjelasan, rekanan/penyedia menekan tombol kemudian Formulir Kirim Pertanyaan diisi lengkap. Bila rekanan/penyedia ingin melampirkan data pendukung, pengguna dapat melampirkan data dengan menekan tombol kemudian tekan tombol. 35

40 Gbr Halaman Formulir Kirim Pertanyaan Semua pertanyaan dari peserta pengadaan akan muncul dibagian Pertanyaan Peserta dan Jawaban dari panitia pengadaan barang/jasa akan muncul di bagian Penjelasan Panitia / Pokja ULP. Sebelum menjawab pertanyaan, panitia pengadaan barang/jasa akan menuliskan kode pengirim terlebih dahulu. Melalui informasi kode pengirim inilah rekanan/penyedia mengetahui panitia pengadaan barang/jasa menjawab pertanyaan dari rekanan/penyedia mana. 36

41 Pertanyaan rekanan Jawaban panitia Gbr Halaman Kumpulan Pertanyaan dan Jawaban Pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara elektronik tidak memerlukan berita acara aanwidjzing yang membutuhkan tanda tangan panitia seperti aanwidjzing manual. Seluruh pertanyaan dan jawaban yang tercatat di aplikasi merupakan berita acara. Dan tombol sudah berakhir. akan secara otomatis menghilang bila waktu aanwidjzing 7) Kirim data kualifikasi pada tahapan Upload Dokumen Penawaran. Proses ini dapat dilakukan oleh rekanan/penyedia berkali kali selama masih dalam tahapan tersebut. Yang harus diingat oleh rekanan/penyedia adalah data yang diterima oleh panitia adalah data yang dikirimkan terakhir kali oleh rekanan/penyedia. Pada menu Penawaran Anda di bagian Kualifikasi terdapat informasi mengenai status data. Sebelum data dikirimkan, status yang tertulis adalah Belum Terkirim dan informasi jangka waktu pengiriman data kualifikasi pun diinformasikan. 37

42 Gbr Halaman Status Pengiriman Tabel Kualifikasi Untuk mengirimkan kualifikasi, rekanan/pengguna menekan tombol dan pilih data kualifikasi yang akan dikirimkan kepada panitia dengan mencentang kemudian klik tombol. Bila semua data kualifikasi sudah dipilih dan rekanan/penyedia yakin akan mengirimkan data kualifikasi tersebut, pengguna selanjutnya menekan tombol. Tetapi bila masih ada yang ingin diedit sebelum data kualifikasi dikirimkan kepada panitia pengadaan barang/jasa, rekanan/penyedia dapat menekan tombol untuk kembali ke halaman sebelumnya. 38

43 Gbr Salah Satu Halaman Membuat Dokumen Kualifikasi Ada sembilan (9) data kualifikasi yang dimasukkan ke dalam halaman ringkasan data kualifikasi yang dapat dilihat oleh rekanan/penyedia sebelum dikirimkan kepada panitia pengadaan barang/jasa. Bila data dalam ringkasan data kualifikasi sudah benar, rekanan/penyedia tinggal menekan tombol ke panitia pengadaan barang/jasa. untuk mengirimkan data tersebut 39

44 Gbr Halaman Ringkasan Data Kualifikasi Setelah data dikirimkan, status bagian kualifikasi akan berubah dengan informasi waktu pengiriman data kualifikasi. Dan selama waktu upload dokumen penawaran belum berakhir, tombol untuk mengirimkan data kualifikasi akan tetap ada. 40

45 Gbr Halaman Notifikasi Pengiriman Data Kualifikasi Ringkasan data kualifikasi pun dapat dilihat kembali dengan mengklik tulisan Lihat Data Kualifikasi. 8) Setelah mengirimkan data kualifikasi perusahaan, rekanan/penyedia mengirimkan dokumen penawaran pada tahapan Upload Dokumen Penawaran dengan cara : Langkah 1 Melakukan enkripsi dokumen penawaran dengan menggunakan Apendo peserta. Sebelum menggunakan Apendo dokumen penawaran tidak dalam format terkompresi (*.zip, *.rar, dll). (Lihat cara penggunaan APENDO pada bagian i) Cara Menggunakan APENDO) Langkah 2 Bila dokumen penawarwan belum dikirimkan, status dokumen penawaran belum dikirim (gbr Halaman Menu Penawaran Anda). Kirim dokumen penawaran yang sudah terenkripsi (dokumen *.rhs). ukuran dokumen penawaran yang dikirimkan maksimum 500 MB dengan cara menekan tombol kemudian klik tombol. 41

46 Gbr Halaman Menu Penawaran Anda Langkah 3 Bila yakin dengan dokumen penawaran yang akan dikirim, rekanan/penyedia mengirim dokumen penawaran tersebut dengan menekan tombol. Gbr Halaman Konfirmasi Pengiriman 42

47 Setelah menekan tombol berisi informasi waktu pengiriman dokumen penawaran., status pengiriman dokumen penawaran akan Gbr Halaman Status Pengiriman Dokumen Penawaran 9) Untuk tahapan pembuktian kualifikasi akan dilakukan kontak melalui telepon maupun e mail yang dlakukan oleh panitia pengadaan barang/jasa langsung ke rekanan/penyedia yang lulus tahapan evaluasi penawaran. 10) Mengakses berita acara hasil kualifikasi dapat dilakukan setelah proses pembuktian kualifikasi selesai dilakukan. Berita acara dapat di unduh melalui bagian dokumen berita acara dengan cara mengklik nama berita acara tersebut. 11) Bila rekanan ingin menyanggah, proses sanggah dapat dilakukan pada tahapan Masa Sanggah dengan cara mengklik tulisan Lihat Sanggahan dan mengirim dokumen sanggahan dengan mengklik tombol Kirim Sanggahan. Proses pengiriman sanggahan hanya dapat dilakukan sebanyak satu (1) kali oleh rekanan/penyedia. Proses sanggah banding dikirimkan notifikasinya melalui aplikasi tetapi proses pelaksanaannya tetap secara manual. 43

48 12) Bila rekanan/penyedia memenangkan pengadaan, rekanan/penyedia akan dikirimkan data SPPBJ dan kontrak tetapi untuk proses penandatanganan tetap dilakukan secara manual antara rekanan/penyedia dan panitia pengadaan barang/jasa. VI. Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) Aplikasi Pengaman Dokumen merupakan produk dari Lembaga Sandi Negara. LKPP bekerjasama dengan Lembaga Sandi Negara untuk mengamankan dokumen penawaran yang dikirimkan oleh rekanan/penyedia kepada panitia pengadaan barang/jasa. i) Cara Menggunakan APENDO 1) Klik menu» Download Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO). Gbr Halaman Menu Home Untuk Unduh APENDO 2) Secara otomatis akan diarahkan ke url : dan pilih APENDO Versi kemudian klik Download. 44

49 Klik Download Gbr Halaman Download APENDO 3) Hasil unduh APENDO adalah folder yang terkompresi dengan nama apendo_peserta _ Buka Folder tersebut, pilih folder bin, pilih file apendo dengan tipe exe (application). Klik Apendo.exe Gbr Halaman Folder Apendo 45

50 4) Bila saat apendo.exe diklik dua (2) kali keluar permintaan untuk melakukan extract, silahkan extract terlebih dahulu dengan menekan tombol dan pilih lokasi tempat menyimpan folder hasil extract diletakkan dengan menekan tombol kemudian klik tombol. Gbr Proses Extract Apendo Selanjutnya pilih folder hasil extract, pilih folder bin, pilih apendo dengan logo. 46

51 Gbr Proses Menggunakan Apendo 5) Login ke dalam aplikasi dengan menggunakan user id default APENDO :lpselkpp dengan password : rekananlpse kemudian klik tombol. 1. Isi User ID & Password 2. Klik Login Gbr Halaman Utama APENDO 47

52 6) Klik tombol untuk mengisi profil perusahaan dan setelah semua data terisi, klik tombol. Gbr Halaman Setting Pengisian Profil Perusahaan Keterangan gambar a) Identitas Digital Perusahaan : diambil dari halaman SPSE. Identitas digital perusahaan pada SPSE di block (select all) kemudian di copy dan di paste pada aplikasi APENDO. b) User ID LPSE : diisi dengan User ID SPSE yang digunakan saat login ke dalam SPSE. 7) Selanjutnya ganti User ID dan password default APENDO dengan mengklik. 48

53 Gbr Halaman Setting Password dan Kunci Keterangan gambar a) User ID : diisi dengan user id yang diinginkan. Dapat diisi sama dengan user id SPSE. b) Password Lama : diisi dengan password default APENDO. c) Password Baru : diisi dengan password baru yang diinginkan. Syarat password baru : 49

54 Password harus kombinasi antara huruf angka, angka tanda baca, atau huruf tanda baca. Tidak mengandung user ID dan kata kata: root, admin, password dan tidak mengandung kata kata yang sama dengan user id. Panjang password minimal 5 karakter. d) Konfirmasi : ketik ulang password baru. e) Jika anda lupa Password atau User ID Anda : centang untuk dapat mengisi tiga (3) pertanyaan. Pertanyaan ini akan digunakan saat pengguna mengakses menu lupa password APENDO f) Pertanyaan 1, 2, 3 : pertanyaan dapat dipilih dengan mengklik tombol. g) Jawaban : merupakan jawaban dari pertanyaan 1,2, 3 yang sudah dipilih sebelumnya. Setelah semua isian form dilengkapi, klik tombol dan klik tombol pada notifikasi penggantian password. Gbr Notifikasi Penggantian Password Kemudian klik tombol untuk menutup halaman setting. pada halaman setting password dan kunci 50

55 8) Pada halaman utama APENDO dilakukan proses enkripsi dokumen penawaran rekanan/penyedia yang sudah dikumpulkan dalam satu folder. Rekanan/penyedia mengklik tombol aplikasi. untuk melampirkan dokumen penawaran ke dalam Gbr Halaman Utama APENDO Keterangan gambar a) Enkripsi data : digunakan untuk mengenkripsi dokumen penawaran yang akan dikirimkan ke panitia pengadaan barang/jasa. b) Pilih folder : digunakan untuk memilih folder tempat dokumen penawaran disimpan. c) Hapus daftar : digunakan untuk menghapus daftar file yang akan dienkripsi. d) Setting : digunakan untuk mengubah password. e) Logout : digunakan untuk keluar dari aplikasi APENDO. 51

56 1. Copy Kunci Publik Dokumen 2. Paste Kunci Publik Dokumen 3. Klik Tombol OK 52

57 4. Klik Tombol OK 5. Hasil enkripsi dokumen Gbr Halaman Proses Enkripsi Dokumen Penawaran Keterangan gambar a) Kunci Publik Dokumen : masukkan kunci publik dokumen dari SPSE. Block (select all) dan copy kunci publik dokumen selanjutnya klik tombol pada APENDO dan klik tombol. b) Catatan proses : berisi hasil enkripsi yang dilakukan APENDO. 53

58 Untuk mengenkripsi dokumen, setelah memasukkan kunci private dokumen klik tombol dan pilih lokasi folder dokumen enkripsi akan diletakkan. Dokumen enkripsi yang dihasilkan oleh APENDO ada tiga macam yaitu dokumen dalam bentuk folder sesuai dengan nama perusahaan, dokumen dengan ekstensi *.rhs dan *md5. Nantinya dokumen yang dikirimkan adalah dokumen dengan enkripsi *.rhs. ii) Lupa Password APENDO Bila lupa password, silahkan klik tulisan Lupa password? Klik disini pada halaman awal aplikasi APENDO nantinya akan muncul pertanyaan yang harus pengguna jawab sesuai dengan pertanyaan yang sudah diatur oleh pengguna sendiri saat mengaktifkan APENDO. (lw) 54