Auditor. Pendahuluan

Transkripsi

1

2 Daftar Isi Pendahuluan Auditor... 2 Memulai Aplikasi Akses ke dalam SPSE... 3 Penjelasan Fungsi dan Fitur Menu Home Menu Log Akses Menu Ganti Password Mengakhiri Aplikasi Lupa Password Proses Audit Mencetak Summary Lelang Melihat Jadwal Lelang Melihat Data Pejelasan Lelang (Aanwijzing) Membuka Dokumen Kualifikasi Membuka Dokumen Penawaran, Metode Pascakualifikasi Satu File Membuka Dokumen Penawaran, Metode Prakualifikasi Dua File i

3 4.7. Menggunakan APENDO Panitia Melihat Hasil Evaluasi Lelang Melihat Data Evaluasi Lelang Mengunduh (Download) Berita Acara Hasil Pelelangan Melihat Data Sanggahan Lelang Penutup ii

4 Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket paket pekerjaan. Selain itu dalam Perpres 54 Tahun 2010 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara 1

5 e Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara e Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e Audit), Katalog Elektronik (e Catalogue) yang merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah dan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik (e Purchasing). Sebagai pedoman bagi ULP (pokja/panitia pengadaan) atau pejabat pengadaan dalam menyusun dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik LKPP akan segera merilis Standar Dokumen Pengadaan (SDP e Procurement) dengan tujuan agar Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan K/L/D/I yang dilakukan secara elektronik berjalan sesuai dengan prinsip prinsip dan etika pengadaan Auditor Aktivitas yang dapat dilakukan oleh Auditor dalam SPSE, yaitu mengaudit paket paket lelang sesuai dengan surat tugas yang diberikan dari Lembaga Audit. 2

6 emulai Aplikasi 2.1. Akses ke dalam SPSE Auditor mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam SPSE dari pengelolaa LPSE dengan menunjukkan surat tugas sebagai Auditor. Gambar 1 Halaman Utama LPSE 3

7 Berikut adalah cara login Auditor. Pada halaman utama SPSE klik tombol. Kemudian akan tampil halaman Login. Ketikkan User Id dan Password pada halaman tersebut, lalau klik tombol. Gambar 2 Halaman Login Setelah berhasil login makaa akan tampil halaman yang berisi menu menu khusus sesuai dengan hak akses Pengguna. 4

8 njelasan Fungsi dan Fitur elah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu menu khusus untuk Adminn Agency. Klik tab menu tersebut uk masuk ke dalam menu tertentu Menu Home Halaman Home (Beranda) berisikan pilihan surat tugas auditor dan masa berlaku surat tugas tersebut. Gambar 3 Halaman Utama (Home) Admin Agency Untuk menampilkan daftar lelang yang akan diaudit, pilih nomor surat tugas. Daftar paket lelang yangg ditampilkan pada halaman ini, adalah daftar nama paket lelang yang sesuai dengan surat tugas.. 5

9 Buku petunjuk penggunaan sebagai Auditor dapat langsung diunduh (download) oleh pengguna dengan cara klik tautan (link). Klik pada Kode Lelang untuk memilih paket lelang yang akan diaudit. d Gambar 4 Daftar Paket Lelang yang akan diaudit 6

10 Kemudian akan tampil halaman View Lelang. Gambar 5 Halaman View Lelang a.1 7

11 Gambar 6 Halaman View Lelang a.2 8

12 Gambar 7 Halaman View Lelang a.3 9

13 Gambar 8 Halaman View Lelang a.4 10

14 3.2. Menu Log Akses Menu ini berisi informasi catatan aktivitas login dan logout pengguna kedalam SPSE. Gambar 9 Halaman Log Akses Sistem akan mencatat kapan user melakukan login, kapan user melakukan logout, dan dari IP berapa user melakukan login/logout ke dalam sistem. 11

15 3.3. Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan sistem. Jika pada halaman log akses ditemukan aktivitas login/logout dari komputer yang tidak anda kenali,, maka segera lakukan perubahan password. Gambar 10 Halaman Ganti Password 12

16 Berikut adalah form isian pada halaman ganti password, Password Lama, adalah password lamaa dari akses login Admin Agency; Password Baru, adalah password baru yang diinginkan; Ulangi Password, adalah untuk memastikan password baru yang diinginkan. Klik tombol untuk proses mengganti password Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi (keluar dari aplikasi). Gambar 11 Mengakhiri Aplikasi 13

17 3.5. Lupa Password Jika Auditor lupa terhadap password yang dimiliki, Auditor segera melapor ke pengelola LPSE setempat yang akan membuatkan password baru. 14

18 oses Audit 4.1. Mencetak Summary Lelang Klik link pada halaman View Lelang. Gambar 12 Halaman View Lelang 15

19 Gambar 13 Halaman Summary Lelang a.1 16

20 Gambar 14 Halaman Summary Lelang a.2 17

21 Gambar 15 Halaman Summary Lelang a.3 18

22 Gambar 16 Halaman Summary Lelang a.4 19

23 Gambar 17 Halaman Summary Lelang a.5 20

24 4.2. Melihat Jadwal Lelang Klik link yang terdapat pada kolom Tahap Lelang Saat ini pada halaman View Lelang. Gambar 18 Halaman View Lelang 21

25 Lalu akan tampil window baru yang berisi informasi jadwal lelang. Gambar 19 Informasi Jadwal Lelang 22

26 4.3. Melihat Data Pejelasan Lelang (Aanwijzing) Klik link [History Aanwijzing] pada halaman View Lelang. Gambar 20 Halaman View Lelang 23

27 u akan tampil halaman Penjelasan Lelang. Gambar 21 Halaman Penjelasan Lelang 24

28 4.4. Membuka Dokumen Kualifikasi Pada tahapan pembukaan dokumen penwaran, panitia sudah dapat melihat namaa penyedia barang/jasa, dan link Tabel Kualifikasi dan link dokumen Penawaran.rhs sudah aktif dan dapat didownload panitia. Gambar 22 Proses Pembukaan Dokumen Kualifikasi Lalu akan tampil halaman Dokumen Kualifikasi. 25

29 Gambar 23 Halaman Tabel Kualifikasi a.1 26

30 Gambar 24 Halaman Tabel Kualifikasi a.2 27

31 4.5. Membuka Dokumen Penawaran, Metode Pascakualifikasi Satu File Auditor Untuk metode pascakualifikasi satu file, Auditor dapat mengunduh dokumen administrasi, teknis dan penawaran yang dikirim oleh peserta, klik link nama file pada kolom dokumen penawaran untuk setiap peserta pada halaman View Lelang. Gambar 25 Proses Pembukaan Dokumen Penawaran Pascakualifikasi Satu File Download semua dokumen Penawaran.rhs pada halaman View Lelang dan simpan dalam 1 folder. Gunakan Aplikasi Pengaman Dokumen Panitia (Apendo) untuk membuka (dekripsi) dokumenn penawaran peserta (4.5.4). 28

32 4.6. Membuka Dokumen Penawaran, Metode Prakualifikasi Dua File Auditor Pada metode prakualifikasi dua file, dokumen administrasi dan teknis, serta dokumen penawarann yang dikirim oleh peserta dapat diunduh oleh Audior secara terpisah. Berikut tampilan aplikasi pada tahap mengunduh dokumen administrasi dan teknis, serta dokumen penawaran. Gambar 26 Proses Download Dokumen Administrasi & Teknis, Metode Prakualifikasi Dua File 29

33 Unduh Dokumen Administrasi dan Teknis. Klik link nama dokumen yang akan diunduh pada halaman View Lelang padaa kolom Dokumen Penawaran Administrasi & Teknis lalu simpan masing masing dokumen peserta dalam satu folder. Unduh Dokumen Penawaran. Klik link nama dokumen yang akan diunduh pada halaman View Lelang pada kolom Dokumen Penawaran Harga lalu simpan masing masingg dokumen peserta dalam satu folder. Gambar 27 Proses Download Dokumen Penawaran Harga, Metode Prakualifikasi Dua File 30

34 Gunakan Aplikasi Pengaman Dokumen Panitia (Apendo) untuk membuka (dekripsi) dokumen Administrasi dan Teknis.rhs dan dokumen Penawaran Harga.rhs peserta (4.5.4) Menggunakan APENDO Panitia Apendo (Aplikasi Pengaman Dokumen) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Lembaga Sandi Negara yang berfungsi untuk mengamankan dokumen penawaran dalam SPSE. Proses pengamanan dokumen yang dilakukan oleh auditor serupa dengan yang dilakukan oleh panitia lelang yakni dekripsi file berekstensi *.rhs. Auditor dapat mengunduh Apendo Panitia pada halaman View Lelang. 31

35 Gambar 28 Proses Download Apendo 32

36 Apendo hasil download berupa file berekstensi *.zip, gunakan aplikasi kompresi seperti winrar atau winzip untuk mengekstrak Apendo, sehingga Apendo sudah dalam folder. Jalankan file Apendo.exe yang ada di dalam direktori..\apendo_panitia_3.1.2 win32 ( )\bin. Gambar 29 Halaman Login Apendo 33

37 erid dan Password yang digunakan untuk login di Apendo berbeda dengan userid untuk login di SPSE, erid default Apendo Panitia adalah lpselkpp, dan password default adalah panitialpse. Klik K tombol F1 da keyboard komputer Anda untuk menampilkan petunjuk penggunaan Apendo. Gambar 30 Halaman Setting Userid dan Password Apendo 34

38 Pada halaman Setting Password dan Kunci, terdapat beberapaa field yang arus diisi oleh Auditor yakni sebagai berikut. User Id, adalah isian user id baru yang dikehendaki; Password Lama, adalah isian password lama dari akses login Apendo; Password Baru, adalah isian password baru yang dikehendaki (minimal 8 karakter); Konfirmasi, adalah isian untuk memasukkan ulang password baru. Jika anda lupa Password atau Userid Anda, adalah fasilitas untuk mendapatkan kembali userid & password Apendo. Pilih lengkapi pertanyaan1, pertanyaan2, pertanyaan3 beserta jawabannya untuk mengkonfigurasi lupa userid dan password Apendo. Gambar 31 Halaman Petunjuk Penggunaan Apendo Panitia 35

39 Untuk memulai proses dekripsi file maka panitia memilih file berekstensi *.rhs, klik tombol memilih file. untuk Gambar 32 Proses Memilih File yang akan di Dekripsi 36

40 Gambar 33 Mencari File *.rhs Dalam Komputer 37

41 Dalam Apendo 3.1 panitia dapat melakukan dekripsi lebih dari 1file sekaligus. Seperti Gambar 32, panitia memilih 3 file sekaligus untuk didekripsi. Gambar 34 Mendekripsi File 38

42 Untuk menambahkan file lagi untuk didekripsi, panitia dapat klik tombol. Untuk menghapus file yang akan didekripsi, panitia pilih terlebih dulu file yang akan dihapus, baru kemudiann klik tombol. Klik tombol Dokumen. untuk memulai dekripsi file penawaran. Apendo Panitiaa akan meminta Kunci Private Gambar 35 Memasukan Kunci Private Dokumen 39

43 Salin (copy) kunci private dokumen dari halaman informasi lelang, pada kolom dokumen penawaran dari penyedia. Blok semua kunci private dokumen dan salin (copy). Satu kunci private dokumen bisa digunakan untuk membuka semua penawaran dari lebih dari penyedia barang jasa. Gambar 36 Proses Salin (Copy) Kunci Private Dokumen 40

44 Tempelkan (paste) kuci private dokumen dari SPSE ke dalam window kunci privatee Apendo, kemudian klik tombol. Gambar 37 Menempelkan (Paste) Kunci Private Dokumen di Apendo 41

45 Gambar 38 Window Konfirmasi Dekripsii Dokumen Lelang Gambar 39 Informasi Penyedia yang mengirimkan Dok.Penawaran Setelah proses dekripsi selesai akan tampil tersebut. window informasi peserta yang mengirim dokumen penawaran 42

46 Hasil dekripsi dokumen penawaran akan tersimpan dalam folder di mana file sumber yakni file berekstensi *.rhs disimpan. Gambar 40 Hasil Dekripsi Dokumen Penawaran 43

47 4.8. Melihat Hasil Evaluasi Lelang Klik link [Klik Disini] pada halaman View Lelang. Gambar 41 Halaman View Lelang 44

48 Lalu akan tampil window baru berisi informasi kelulusan peserta lelang. Gambar 42 Informasi Kelulusan Peserta Lelang 45

49 4.9. Melihat Data Evaluasi Lelang Klik link [Evaluasi Lelang] pada halaman View Lelang. Gambar 43 Halaman View Lelang 46

50 Lalu akan tampil halaman Evaluasi Lelang. Gambar 44 Data Evaluasi Lelang a.1 47

51 Gambar 45 Data Evaluasi LElang a.2 48

52 4.10. Mengunduh (Download) Berita Acara Hasil Pelelangann Klik link Berita Acara Hasil Lelang pada halaman View Lelang. Gambar 46 Mendownload Berita Acara Hasil Lelang 49

53 4.11. Melihat Data Sanggahann Lelang Klik link [History Sanggahan] pada halaman View Lelang. Gambar 47 Halaman View Lelang 50

54 Lalu akan tampil halaman Sanggahan Lelang. Gambar 48 Halaman Sanggahan Lelang 51

55 Penutup Auditor Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi SPSE tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, SPSE akan diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi SPSE yang sedang digunakan. Untuk itu, silakan merujuk ke website LPSE untuk mendapatkan petunjuk penggunaan versi terbaru. Jika Anda mendapat kesulitan dalam pengoperasian SPSE, silakan menghubungi alamat dan nomor telepon yang terdapat di website LPSE (halaman Kontak Kami ) yang menyelenggarakan lelang. Disusun oleh: Direktorat e Procurement LKPP 52