DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU) Microsoft Access MODUL FORM dan REPORT Oleh: Khamami Herusantoso KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM JAKARTA 2015
IDENTITAS MODUL Judul Modul: Form dan Report Penulis: Khamami Herusantoso Digunakan untuk Diklat: Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access Pusdiklat Keuangan Umum Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Kementerian Keuangan Republik Indonesia Cetakan Pertama: 2015 ii
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat-nya sehingga penyusunan Modul Form dan Report untuk Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access ini dapat diselesaikan dengan baik. Modul ini digunakan sebagai acuan atau pedoman bagi pengajar, peserta, dan pihak penyelenggara diklat agar tujuan pembelajaran dapat tercapai secara sistematis dan efektif, baik dengan metode classical maupun e-learning. Modul Form dan Report disusun oleh Saudara Khamami Herusantoso berdasarkan Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Nomor KEP- 370/PP.7/2015 tanggal 4 November 2015 tentang Pembentukan Tim Penyusunan Modul Diklat di Lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Tahun Anggaran 2015. Modul ini membantu peserta untuk meningkatkan kompetensi dalam menjelaskan mengenai DNS dan Web Server serta troubleshooting-nya. Penyusunan modul ini mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, antara lain unit pengguna, narasumber, widyaiswara, dan pejabat struktural di lingkungan Pusdiklat Keuangan Umum. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan modul ini. Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi kesempurnaan modul ini. Semoga modul ini bermanfaat bagi peserta, pengajar, panitia diklat, dan pembaca lainnya. Jakarta, Desember 2015 Kepala Pusdiklat Keuangan Umum ttd Syamsu Syakbani NIP 195902241980031001 iii
DAFTAR ISI DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i IDENTITAS MODUL... ii KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR... v A. PENDAHULUAN... 1 1. Deskripsi Singkat... 1 2. Prasyarat Kompetensi... 1 3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD)... 1 4. Relevansi Modul... 1 B. KEGIATAN BELAJAR... 2 1. Kegiatan Belajar 1 Pengoperasian Form... 2 a. Penggunaan Form... 2 b. Latihan dan Studi Kasus... 24 c. Rangkuman... 25 d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1... 25 e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut... 26 2. Kegiatan Belajar 2 Pengoperasian Report... 27 a. Penggunaan Report... 27 b. Latihan dan Studi Kasus... 34 c. Rangkuman... 35 d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 3... 35 e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut... 36 TES SUMATIF... 38 DAFTAR ISTILAH... 47 DAFTAR PUSTAKA... 48 iv
DAFTAR GAMBAR GAMBAR 1. 1 HASIL FORM WIZARD... 6 GAMBAR 1. 2 TOMBOL NAVIGASI... 7 GAMBAR 1. 3 ICON PADA GROUP CONTROLS... 8 GAMBAR 1. 4 BUTTON WIZARD... 8 GAMBAR 1. 5 CONTOH TAMPILAN FORM YANG TELAH DIMODIFIKASI... 9 GAMBAR 1. 6 HASIL FORM WIZARD... 13 GAMBAR 1. 7 XXXX... 15 GAMBAR 1. 8 XXX... 17 GAMBAR 2. 1 TAMPILAN REPORT WIZARD... 28 GAMBAR 2. 2 HASIL AKHIR SEBUAH REPORT... 30 GAMBAR 2. 3 CONTOH TEMPLATE REPORT... 31 v
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Modul Form dan Report merupakan satu dari 5 modul yang saling melengkapi pada Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access dengan alur penggunaan modul sebagai berikut. DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU) MICROSOFT ACCESS Aplikasi Terintegrasi Form dan Report Table dan Query Desain Database Konsep Database vi
Modul ini terdiri dari dua kegiatan belajar (KB), yaitu Operasi Form dan Operasi Report. Anda diharuskan untuk membaca sesuai dengan urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah dipahami. Untuk dapat memahami isi modul, Anda harus mempersiapkan dan melakukan hal-hal sebagai berikut. 1. Pahami indikator yang hendak dicapai pada setiap kegiatan belajar; 2. Baca modul baik-baik dan pelajarilah dengan teliti semua topik terkait dengan Kegiatan Belajar yang Anda baca; 3. Kerjakan latihan yang tersedia; 4. Baca kembali Rangkuman yang tersedia untuk lebih meningkatkan pemahaman; 5. Kerjakan Tes Formatif yang tersedia dan selanjutnya pergunakan Umpan Balik dan Tindak Lanjut untuk mengukur kemampuan yang telah Anda kuasai; 6. Apabila nilai Anda masih kurang, pelajari kembali Kegiatan Belajar tersebut sebelum menuju ke Kegiatan Belajar selanjutnya; 7. Diskusikan Latihan yang tersedia dengan teman Anda agar pemahaman tentang materi menjadi lebih baik; 8. Kerjakan Tes Sumatif untuk mengetahui tingkat kompetensi yang telah Anda miliki secara keseluruhan; 9. Cobalah untuk referensi terkait yang disebutkan dalam Daftar Pustaka untuk memperkaya pemahaman Anda; 10. Apabila terdapat kesulitan, pengajar siap membantu Anda dalam mencapai pembelajaran yang efektif; Selamat belajar dan semoga sukses. vii
PETA KONSEP MODUL Microsoft Acces Form Report viii
A. PENDAHULUAN 1. Deskripsi Singkat Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak dimanfaatkan untuk mendukung penyelesaian tugas-tugas perkantoran terutama yang terkait dengan database. Mata pelajaran ini membahas Form dan Report meliputi pengoperasian fungsi Form dan Report di Microsoft Access. 2. Prasyarat Kompetensi Untuk dapat mempelajari modul ini dengan efektif, pembaca diharapkan sudah memiliki kemampuan mengoperasikan Form dan Report yang baik dan tepat. 3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) a. Standar Kompetensi (SK) Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu melakukan mengoperasikan fungsi Form dan Report dengan baik. b. Kompetensi Dasar (KD) Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu: 1) membuat Form dengan baik 2) membuat Report dengan baik 4. Relevansi Modul Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta dapat mengaplikasikan ke dalam pekerjaan yang menjadi tugas pokok dan fungsinya sebagai pengembang database. Peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan pengertian Form dan Report dengan baik. Peserta diharapkan juga dapat membuat Form dan Report dengan baik dan tepat sesuai dengan apa yang dibutuhkan guna mendukung penyelesaian tugas di unit kerjanya masing-masing. 1
B. KEGIATAN BELAJAR 1. Kegiatan Belajar 1 Pengoperasian Form PENGOPERASIAN FORM Indikator : Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu: membuat form dengan berbagai cara dengan baik melakukan modifikasi pada form dengan baik menggunakan fasilitas kontrol dengan baik memasukkan foto pada form dengan baik membuat form entri dengan baik membuat sub form pada form yang telah dibuat a. Pengoperasian Form Pembuatan Form Form adalah tampilan layar berfungsi untuk memudahkan kita memasukkan data pada table, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data, dan mencetak data yang diinginkan. 2
Ada beberapa cara untuk membuat Form di Access 2010, yaitu: a) Create - Form Pilihan ini memungkinkan untuk membuat Form secara cepat dari Table/ Query yang sudah dipilih terlebih dahulu. b) Create - Form Wizard Pilihan ini memungkinkan untuk membuat Form dengan hasil jawaban anda saat komputer memberikan pertanyaan. c) Create Form Design d) Create Form Disamping itu ada pilihan untuk memebuat bentuk Form lainnya seperti Form Navigasi dan Form lainnya. Sebelum membuat Form, terlebih dahulu kita harus mempersiapkan data table yang akan dibuat Form-nya. Untuk itu bukalah file database Kepegawaian, table Pegawai pada Modul Table dan Query. Cara Membuat Form dengan Create - Form Wizard a) Klik icon tombol Form Wizard pada tab Create di dalam group Forms. b) Kotak dialog Form Wizard akan tampil, seleksilah field yang ada dan klik tombol Next untuk pindah ke tahap berikutnya. 3
4
c) Pilihlah layout Columnar dan klik Next. d) Masukkan nama Form yang diinginkan dan klik Finish. 5
e) Tampilan Form akan seperti gambar 1.1 berikut ini Modifikasi Form Gambar 1. 1 Hasil Form Wizard Form memiliki tiga mode view yang berbeda, yaitu: a) Layout View adalah view yang memungkinkan anda melihat data sekaligus mengatur field dan Layout Form. b) Design View adalah view untuk mendisain Form secara penuh. Dalam Design View anda tidak akan melihat data. c) Form View adalah view yang menampilkan hasil design. Anda juga dapat menggunakan Form View untuk browse data, membuat perubahan pada data, atau menambahkan record baru. Pada Form View, terdapat tombol navigasi yang dapat digunakan untuk berpindah dari satu record ke record yang lain 6
Gambar 1. 2 Tombol Navigasi Ada beberapa fasilitas menu yang dapat digunakan untuk memodifikasi Form diantaranya : a) Theme berfungsi untuk memilih theme/latar Form. Perintah ini dapat digunakan dengan mengaktifkan Form dalam mode Layout View. Kemudian pilih theme pada bagian AutoFormat di tab Design. Selain menggunakan Theme, anda juga bisa menggunakan gambar sebagai latar Form. Perintah dapat digunakan dengan langkah-langkah berikut ini: a. Ubah tampilan ke mode Design View. b. Double klik pada area Detail sehingga kotak Property Sheet ditampilkan c. Pada bagian Selection Type, pilih Form d. Lalu pilih gambar dengan cara klik tombol Picture yang terdapat di bawah Format. b) Menambahkan Logo. Perintah ini dapat digunakan dengan mengaktifkan Form dalam mode Layout View. Kemudian klik icon Logo pada tab Format di dalam group Header/Footer. c) Title berfungsi untuk menambahkan Judul Form. Perintah ini dapat digunakan dengan mengaktifkan Form dalam mode Layout View. Kemudian klik icon Title pada tab Format di dalam group Header/Footer. d) Icon Stacked berfungsi untuk memisahkan seleksi group agar lebih mudah dalam mengatur field. Perintah ini ada pada tab Arrange. Menambahkan Kontrol a) Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih View dan pilih Design View. b) Pada ribbon Design, perhatikan group Controls. 7
Gambar 1. 3 Icon pada Group Controls c) Pilih control yang hendak ditambahkan ke dalam Form. Sebagai contoh, kita akan menambahkan kontrol Button pada Form yang ada. d) Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul secara otomatis Button Wizard sebagai berikut : Gambar 1. 4 Button Wizard e) Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan pada Action pilih Go to First Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik Next lalu Finish. Jika semua benar maka akan muncul hasil pada Form. Menambahkan Foto a) Bukalah Form dalam mode Form View. b) Klik kanan pada kotak input Foto dan pilih Insert Object. c) Klik Create From File lalu klik Browse 8
d) Carilah foto yang akan digunakan lalu klik OK. Gambar 1. 5 Contoh Tampilan Form yang Telah Dimodifikasi Form Entri Form Entri adalah Form untuk masukan atau input. Form ini merupakan user interface antara user dengan komputer. User menggunakan Form Entri ini untuk memasukkan data ke dalam database. Sebelum membuat Form Entri, kita harus memperhatikan ERD ( Entity Relationship Diagram). Tabel yang masih mempunyai referensi ke Tabel lain jangan dijadikan Form Entri sebelum table yang dijadikan referensi dijadikan Form Entri terlebih dahulu. Dari gambar ERD dapat diambil kesimpulan bahwa Tabel Jabatan dan Tabel Golongan merupakan referensi dari Tabel Gaji Pokok dan Tabel Pegawai. Oleh karena itu Form Entri Jabatan dan Golongan dibuat terlebih dahulu sebelum pembuatan Form Entri Gaji Pokok dan Pegawai. 9
Tabel Lembur, Absen dan Potongan Koperasi mempunyai referensi yaitu Tabel Pegawai. Oleh karena itu sebelum membuat Form Entri Lembur, Absen dan Potongan Koperasi harus dipastikan bahwa For Entri Pegawai telah dibuat terlebih dahulu. Dari paparan di atas maka urutan pembuatan Form Entri adalah sebagai berikut: 1. Form Entri Jabatan 2. Form Entri Golongan 3. Form Entri Gaji Pokok 4. Form Entri Pegawai 5. Form Entri Absen 6. Form Lembur 7. Form Entri Potongan Koperasi Untuk membuat Form Entri maka langkah yang paling cepat adalah dengan menggunakan Wizard seperti yang telah dipaparkan sebelumnya. Sebagai contoh pembuatan Form Entri Jabatan maka langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut: a) Klik icon tombol Form Wizard pada tab Create di dalam group Forms. b) Kotak dialog Form Wizard akan tampil, seleksilah field yang ada dan klik tombol Next untuk pindah ke tahap berikutnya. 10
c) Pilihlah layout Columnar dan klik Next. 11
d) Masukkan nama Form yang diinginkan dan klik Finish. e) Tampilan Form akan seperti gambar 1.6 berikut ini 12
Gambar 1. 6 Hasil Form Wizard Langkah selanjutnya adalah menambahkan Tombol Navigasi yaitu Awal, Sebelum, Sesudah dan Akhir. Untuk Form Entri Jabatan maka langkah-langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut: a. Bukalah Form dalam mode Form View. b. Aktifkan tombol Control Wizard c. Aktifkan command Button d. Klik pada Form maka akan muncul Command Button Wizard seperti dibawah ini. 13
e. Pilih OptionButton Text, kemudian ketikkan kata: &Sebelum dilanjutkan dengan menekan tombol Next f. Ketikkan kata cmdsebelum. Kemudian klik tombol Finish 14
Selanjutnya buatlah Tombol Awal, Sesudah dan Akhir seperti dapat dilihat di Gambar 1.7 berikut ini. Gambar 1. 7 xxxx Langkah selanjutnya adalah menambahkan Tombol untuk Editing yaitu Tambah, edit, Hapus, Simpan dan Keluar. Untuk Form Entri Jabatan maka langkah-langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut: 15
a) Bukalah Form dalam mode Form View. b) Aktifkan tombol Control Wizard c) Aktifkan command Button d) Klik pada Form maka akan muncul Command Button Wizard seperti dibawah ini. Pilih Add New Record lalu klik Next. e) Pilih OptionButton Text, kemudian ketikkan kata: &Tambah dilanjutkan dengan menekan tombol Next f) Ketikkan kata cmdsebelum. Kemudian klik tombol Finish 16
Selanjutnya buatlah Tombol Edit, Hapus, Simpan dan Keluar seperti dapat dilihat di Gambar 1.8 berikut ini. Gambar 1. 8 xxx Secara default record-record di Form dapat diedit yang mengakibatkan adanya risiko kehilangan data. Untuk menghindari risiko tersebut maka kita 17
menambahkan kode sehingga sebuah Form tidak dapat diedit kecuali untuk menambah record baru atau mengklik tombol Edit. Langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut: a. Bukalah Form dalam mode Form View. b. Masuk ke Property Sheet dan pilihlah Form di Selection Type, lalu di Event Current pilihlah Event Procedure. Lalu klik tanda untuk menambahkan kode. c. Tambahkan kode berikut ini d. Nonaktifkan tombol Control Wizard e. Aktifkan command Button f. Tambahkan tombol Edit dengan Name cmdedit g. Masuk ke Property Sheet dan pilihlah cmdedit di Selection Type, lalu di Event On Click pilihlah Event Procedure. Lalu klik tanda untuk menambahkan kode. h. Tambahkan kode berikut ini i. Lalu simpan Form tersebut. 18
SubForm dan Form Multi Tabel SubForm merupakan Form di dalam Form. Form Utama sering disebut sebagai Main Form. Antara Main Form dan Sub Form biasanya memiliki hubungan one to many. Sebagai contoh hungan antara Tabel Jabatan dan Tabel Pegawai. Satu Jabatan dapat dimiliki oleh beberapa pegawai. Oleh karena itu Main Form berasal dari Tabel Jabatan sedangkan SubForm berasal dari Tabel Pegawai. Langkah-langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut: a) Membuat SubForm dari Tabel Pegawai dengan menggunakan Create More Forms- Datasheet b) Simpan SubForm dengan nama SubF_Pegawai c) Membuat Main Form dari Tabel Jabatan dengan menggunakan Create Form Design d) Buka Property Sheet dan Pilih Record Source menjadi jabatan e) Tambahkan Combo Box dengan cara mengaktifkan tombol Combo Box. Lalu akan muncul jendela Combo Box Wizard. Pilih pilihan ketiga. Klik Next. 19
f) Pilih kd_jabatan. Klik Next 20
g) Klik Next. h) Simpan label dengan nama kd_jabatan 21
i) Tambahkan Text Box dengan Control Source nm_jabatan. j) Tambahkan SubForm dengan cara mengaktifkan tombol SubForm. Lalu akan muncul jendela SubForm Wizard. Pilih pilihan kedua dan gunakan SubForm SubF_Pegawai. Klik Next. k) Pilih Choose from a list. Klik Next 22
l) Secara default record-record di SubForm dapat diedit yang mengakibatkan adanya risiko kehilangan data. Untuk menghindari risiko tersebut maka kita perlu mengedit Property Sheet. Pilihlah SubForm SubF_Pegawai lalu di Data Locked pilih Yes. 23
m) Simpan MainForm dengan nama MainF_Jabatan g. Latihan dan Studi Kasus Untuk mengetahui penguasaan materi Form yang telah dibahas pada Kegiatan Belajar 1, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama teman. 1) Buatlah Form Entri dari Tabel Golongan, Gaji Pokok, Pegawai, Absen, Lembur dan Potongan Koperasi dengan ketentuan Format yang sama dengan Form Entri Jabatan. 2) Buatlah SubForm dan Form dari Tabel Golongan dan Pegawai serta Pegawai dan Absen. 24
h. Rangkuman Form adalah sarana untuk menampilkan, memasukkan, dan memodifikasi data dengan desain sesuai keinginan. Pembuatan Form di Microsoft Access dapat dilakukan melalui beberapa cara diantaranya yaitu menu Create - Form Design dan menu Create Form WIzard Di dalam sebuah Form dapat dibuat sebuah Sub Form yang mempunyai hubungan one-to many dengan Form Utamanya. i. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1 Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit. 1) B - S Fungsi utama Form adalah memudahkan memasukan, menampilkan dan memodifikasi data. 2) B - S Cara paling cepat untuk membuat Form dengan mamasukkan semua field adalah dengan menu Create - Form Wizard. 3) B - S Untuk melihat tampilan Form yang telah diisi dan dimodifikasi adalah Design View. 4) B - S Cara paling cepat untuk membuat Form dengan memilih field yang akan ditampilkan sesuai kebutuhan adalah dengan menu Create - Form Wizard. 5) B - S Tombol control yang berfungsi untuk menampung objek yang berupa gambar adalah Logo 25
j. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test Formatif KB 1. Hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi. Rumus = Jumlah jawaban yang benar Jumlah semua soal X 100% Penjelasan tingkat penguasaan 0 60,99 % = Amat Kurang 61 70,99 % = Kurang 71 80,99% = Cukup 81 90,99% = Baik 91 100% = Amat Baik Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Anda dapat memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami sarankan Anda mengulangi materi pada KB 1, terutama materi yang Anda belum kuasai. 26
2. Kegiatan Belajar 2 Pengoperasian Report PENGOPERASIAN REPORT Indikator : Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu: membuat report dengan berbagai cara dengan baik melakukan modifikasi pada report dengan baik membuat template report mengintegrasikan form dan report dengan baik a. Pengoperasian Report Pembuatan Report Report adalah fasilitas pembuatan laporan dengan cara menampilkan informasi dengan format tertentu. Sebagai contoh laporan untuk menampilkan dafatr pegawai berdasarkan jabatannya. Ada beberapa cara untuk membuat Report di Access 2010, yaitu: 1) Create - Report Pilihan ini memungkinkan untuk membuat Form secara cepat dari Table/ Query yang sudah dipilih terlebih dahulu. 2) Create - Report Wizard Pilihan ini memungkinkan untuk membuat Report dengan hasil jawaban anda saat komputer memberikan pertanyaan. 27
3) Create Report Design 4) Create Blank Report Disamping itu ada pilihan untuk memebuat bentuk Form lainnya seperti Form Navigasi dan Form lainnya. Cara Membuat Report dengan Create - Report Wizard a) Buka jendela database yang akan dibuat Report (misalnya database kepegawaian). b) Klik icon Report Wizard pada tab Create di dalam group Reports. c) Kotak dialog Report Wizard akan tampil Pilih Tabel/Query yang dibutuhkan Gambar 2. 1 Tampilan Report Wizard d) Seleksilah field yang akan ditampilkan dalam Report. Misalnya untuk latihan ini pilihlah data-data berikut: (1) Field bulan dan nip dari table Absen (2) Field nama dari table Pegawai 28
(3) Field nm_jabatan dan tj_jabatan dari table Jabatan (4) Field jam_lembur dari table Lembur (5) Field gpo dari table Gaji_Pokok (6) Field jum_pot dari table Koperasi e) Klik tombol Next untuk pindah ke tahap berikutnya sebanyak 2 kali. f) Pilihlah layout Columnar dan klik Next. g) Masukkan nama Report yang diinginkan dan klik Finish. Modifikasi Report Saat bekerja dengan Report, ada empat mode tampilan Report yang tersedia, antara lain: a) Report View, tampilan Report yang tidak dapat disunting, namun teks-teks yang ada pada Report tersebut dapat diseleksi dan disalin untuk kemudian di-paste di tempat lain. b) Print Preview, menampilkan preview Report untuk keperluan pencetakan Report. c) Layout View, mirip dengan Report View, namun objek-objek yang terdapat pada Report dapat disunting. Mode ini digunakan pada saat membuat Report yang bersifat Automatic Generated. d) Design View, melakukan desain Report dengan Report Designer. Mengolah Report tidak jauh berbeda dengan Form, hanya saja karena Report berfungsi sebagai laporan, maka tampilannya lebih sederhana. Pada Report, kita juga dapat menambahkan beberapa field baru yang menggunakan rumus. Misalnya dalam latihan ini, kita akan menambahkan field uang_lembur dan gaji_bersih dengan ketentuan berikut: a) uang_lembur diperoleh dari 2% x gaji pokok x jam lembur b) gaji_bersih diperoleh dari (gaji pokok + tunjangan + uang lembur) (jumlah potongan) Untuk menyelesaikan kasus di atas, lakukan langkah-langkah berikut ini: a) Bukalah Report dalam tampilan mode Design View. 29
b) Pada ribbon Design, perhatikan group Controls. Pilihlah icon Text Box. c) Buatlah field pada bagian Detail Report. d) Ganti kata Text dengan Uang Lembur e) Pada kotak Unbound, ketik rumus uang lembur berikut ini =0,02*[gpo]*[jam_lembur] f) Lalu tekan Enter Jika setelah menekan Enter, muncul kotak dialog berarti rumus yang anda buat salah. Jika tidak muncul kotak dialog berarti rumus anda benar. Selanjutnya buatlah field gaji_bersih dengan rumus berikut ini =([gpo]+[tj_jabatan]+0,02*[gpo]*[jam_lembur])-[jum_pot] Gambar 2. 2 Hasil Akhir Sebuah Report 30
Membuat Template Report Seringkali kita membuat Report dengan format yang sama misalkan tampilan latar belakang dengan gambar yang sama. Access 2010 menyediakan sarana berupa Template Report yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan kita. Langkah-langkah pembuatanya adalah sebagai berikut: a) Buatlah Report dengan cara mengklik Create Black Report b) Klik Property Sheet c) Ubahlah Property Sheet sesuai dengan kebutuhan kita. Misalkan menambahkan latar belakang berupa picture. d) Simpan Report tersebut dengan nama Normal. Gambar 2. 3 Contoh Template Report Setelah Template Record dibuat, maka untuk selanjutnya setiap kali kita membuat Report Formatnya akan sesuai dengan Format dari Template Report. Integrasi Form dan Report Untuk pelaporan seringkali dibutuhkan suatu penggabungan antara Form dan Report. Misalnya adalah laporan pegawai per jabatan maka Form diperlukan untuk memilih jabatan apa yang akan ditampilkan di Report. 31
Langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut: a) Buatlah Form dengan menggunakan Form Design dan simpan Form dengan nama FR_JabPeg. Adapun untuk Combo Box Kode Jabatan diberikan nama cmbkd_jabatan. b) Buatlah Query dengan Query Design yang menampilkan data pegawai dengan criteria pada field kd_jabatan adalah [Form]![FR_JabPeg]![cmbKd_Jabatan]. Simpan Query dengan nama QFR_JabPeg. c) Membuat Report dari Query QFR_JabPeg dengan menggunakan Query Wizard. d) Integrasi Form dan Query dengan cara menambahkan tombol Preview Report dan Close Form ke dalam Form FR_JabPeg. 32
Tombol Preview Report dibuat dengan menggunakan Command Button Wizard dengan pilihan Categories Report Operations dan pilihan Actions Preview Report. Tombol Close Form dibuat dengan menggunakan Command Button Wizard dengan pilihan Categories Form Operations dan pilihan Actions Close Form. 33
b. Latihan dan Studi Kasus Untuk mengetahui penguasaan materi Report yang telah dibahas pada Kegiatan Belajar 2, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama teman. 1) Buatlah Laporan Pegawai per Golongan dengan mengintegrasikan Form dan Report 2) Buatlah Laporan Pegawai berdasarkan selang Tanggal Lahir 3) Buatlah Laporan Gaji Pokok Pegawai berdasarkan NIP 4) Buatlah Laporan Tunjangan Pegawai berdasarkan NIP 5) Buatlah Laporan Penghasilan Pegawai berdasarkan NIP 34
c. Rangkuman Report adalah sarana untuk menampilka infromasi dengan Format tertentu Pembuatan Report di Microsoft Access dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain Report Design dan Report Wizard Integrasi antara Form dan Report memungkinkan pembuatan Report yang interaktif sesuai dengan kebutuhan. d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 2 Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit. 1) B - S Report adalah salah satu objek database Access yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai dengan ketentuan yang pernah diberikan. 2) B - S Cara yang mudah untuk membuat Report yaitu dengan cara Create Report by using chart wizard 3) B - S Untuk melihat tampilan Report yang telah diisi dan dimodifikasi adalah Report View 4) B - S Untuk memodifikasi tampilan Report dengan menambahkan Header dan Footer dapat menggunakan Layout view 5) B - S Langkah pembuatan Report paling cepat dengan menampilkan semua field dan Record dari Table dan Form adalah dengan menggunakan menu Create Report Wizard 35
e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test Formatif KB 2. Hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi. Rumus = Jumlah jawaban yang benar Jumlah semua soal X 100% Penjelasan tingkat penguasaan 0 60,99 % = Amat Kurang 61 70,99 % = Kurang 71 80,99% = Cukup 81 90,99% = Baik 91 100% = Amat Baik Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Anda dapat memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami sarankan Anda mengulangi materi pada KB 2, terutama materi yang Anda belum kuasai. 36
ENUTUP Rangkaian materi dalam modul ini disusun dengan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca modul ini. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti tersebut, didukung juga dengan ilustrasi-ilustrasi dan gambar-gambar berwarna yang akan semakin membantu memahami materi di modul ini. Besar harapan kami, hanya dengan membaca modul ini, pembaca dapat membuat Form dan Report di Microsoft Access dengan baik. Kami sangat menyadari bahwa materi dalam modul ini belum sempurna. Oleh karena itu perbaikan secara terus-menerus akan kami lakukan agar materi di modul ini menjadi sumber pengetahuan yang sangat berguna bagi pembacanya. 37
TES SUMATIF Lingkarilah jawaban yang paling benar. Waktu pengerjaan 20 menit. 1) Untuk pembuatan Form dengan penempatan table sumber berada dibawahnya adalah. a. Create - More Forms - Split Form e) Create Form Wizard f) Create Form g) Create- Form Design h) Create - Blank Form 2. Tombol navigasi pada Form Wizard yang digunakan untuk memasukan Field dari kolom Available Field ke dalam kolom Selected Field secara bersamaan adalah. a) > b) >> c) < d) << e) Next 3. Tombol navigasi pada Form Wizard yang digunakan untuk memasukan Field dari kolom Selected Field ke dalam kolom Available Field secara satu persatu adalah.. a) > b) >> c) < d) << e) Cancel 38
4. Form Wizard yang digunakan untuk memilih layout berupa Colom adalah. a) Columnar b) Tabular c) Datasheet d) Justified e) Pivot Table 5. Untuk mengakhiri dan memberikan nama Form yang dibuat adalah a) Cancel b) Back c) Next d) Finish e) Exit 6. Pada tampilan Form berikut ini Fungsi gambar yang dilingkari adalah. a. Pindah ke data akhir b. Tambah halaman Form c. Jumlah Form 15 d. Jumlah Form 1 e. Form 1 dari 15 Form yang terisi 7. Pada tampilan Form berikut ini Fungsi gambar yang dilingkari adalah. a. Kembali ke halaman sebelumnya b. Data yang sedang aktif c. Pindah ke data akhir d. Pindah ke data pertama 39
e. Tambah halaman Form 8. Untuk memodifikasi Form dengan menambahkan Header, Footer, Image, Label adalah a) Home View Form View b) Home Layout View c) Home View More Form d) Home View Design View e) Home View Print Preview 9. Tombol control yang berfungsi untuk menampung objek yang berupa gambar adalah. a) Logo b) Label c) Text Box d) Title e) Page Number 10. Tombol control yang berfungsi untuk membuat label pada Design Form adalah. a) Logo b) Label c) Text Box d) Title e) Page Number 11. Bidang yang digunakan untuk pembuatan Header pada Design View Form adalah. a) Klik+drag Form Header b) Klik+drag Form Footer c) Klik+drag Detail d) Copy+paste Header 40
e) Copy+paste Footer 12. Bidang yang digunakan untuk pembuatan Footer pada Design View Form adalah. a) Klik+drag Form Header b) Klik+drag Form Footer c) Klik+drag Detail d) Copy+paste Header e) Copy+paste Footer 13. Langkah Pembuatan Report dengan menampilkan semua field dan Record dari Table dan Form secara cepat adalah a) Create Report b) Create Report Wizard c) Report Design d) Blank Report e) Label 14. Report Wizard yang digunakan untuk pengurutan data kecil ke besar adalah.. a) Portrait b) Justifield c) Landscape d) Ascending e) Descending 15. Report Wizard yang digunakan untuk pengurutan data besar ke kecil adalah.. a) Portrait b) Justifield c) Landscape d) Ascending e) Descending 41
16. Report Wizard untuk mengatur posisi kertas memanjang/mendatar adalah. a) Portrait b) Justifield c) Landscape d) Ascending e) Descending 17. Untuk melihat batas pencetakan dokumen pada Report Wizard adalah a) Report View b) Design View c) Layout view d) Print Preview e) Design View 18. Untuk melihat tampilan Report yang telah diisi dan dimodifikasi adalah.. a) Report View b) Design View c) Layout view d) Print Preview e) Design View 19. Untuk melihat Layout Report bilamana ada modifikasi adalah.. a) Report View b) Design View c) Layout view d) Print Preview e) Design View 20. Untuk memodifikasi tampilan Report dengan menambahkan Header, Footer, Image adalah.. 42
a) Report View b) Design View c) Layout view d) Print Preview e) Design View 21. Tombol control untuk menggagalkan perintah pada Form Wizard adalah.. a) Back b) Next c) Finish d) Close e) Cancel 22. Tombol control untuk kembali ke perintah sebelumnya pada Form Wizard adalah.. a) Back b) Next c) Finish d) Close e) Cancel 23. Tombol control untuk melanjutkan perintah pada Form Wizard adalah.. a) Back b) Next c) Finish d) Close e) Cancel 24. Tombol control untuk mengakhiri perintah pada Form Wizard adalah.. a) Back b) Next c) Finish 43
d) Close e) Cancel 25. Untuk menyimpan data yang telah dibuat bilamana tidak ada perubahan nama file adalah. a) File open b) New c) Exit d) Save As e) Save 44
KUNCI JAWABA TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 1 1. B 2. B 3. B 4. B 5. B TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 2 1. B 2. B 3. B 4. S 5. S TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 3 1. B 2. B 3. B 4. S 5. S TES SUMATIF 1. a 2. a 3. c 4. a 5. b 6. a 14. c 15. c 16. c 17. a 18. b 19. c 45
7. a 8. a 9. a 10. a 11. a 12. a 20. c 21. c 22. c 23. c 24. c 25. c 13. a 46
E ERD... 9 Entity Relationship Diagram yang menggambarkan hubungan antar table di dalam sebuah database F Field... 3 Kumpulan data dalam satu kolom yang mempunyai tipe data yang sama Form... 2 Tampilan layar berfungsi untuk memudahkan kita memasukkan data pada table, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data, dan mencetak data yang diinginkan Q Query... 3 Bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan berbagai alur yang berbeda R Record... 6 Kumpulan data yang membentuk informasi dalam satu baris Report... 27 Fasilitas pembuatan laporan dengan cara menampilkan informasi dengan format tertentu T Table... 2 Kumpulan data atau record yang berhubungan dengan field tertentu 47
DAFTAR PUSTAKA Alexander Mangkulo H., 2005. Bank Soal Access, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta Haryanto I., 2009. Membuat Database dengan Microsoft Office Access, Penerbit InFormatika, Bandung 48