PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SiAP (Sistem Informasi dan Aplikasi Pengadaan) Modul PPK - OPD Bagian Layanan Pengadaan n Kabupaten Buleleng 2017
Tugas PPK OPD pada SiAP Pada SiAP, PPK OPD memiliki hak akses sebagai berikut a. Mengajukan paket pengadaan dengan cara mengisi formulir yang disediakan b. Mengajukan paket pengadaan c. Mengetahui status pengajuan (Status terima, tolak revisi dan catatan-catatan terkait) d. Mengirim kembali perbaikan pengajuan e. Menerima hasil lelang Login Sistem Pengguna SiAP diwajibkan login terlebih dahulu sebelum memanfaatkan fitur pada SiAP. Username dan Password sudah diberikan sebelumnya atau bisa minta ke BLP Buleleng. Username dan Password HARUS dijaga kerahasiaannya karena segala aktifitas pada SiAP akan terekam dan melekat pada individu masing-masing. Rekaman aktifitas pengguna SiAP ada pada menu Log Activity. 1. Untuk masuk ke aplikasi SiAP, klik website Bagian Layanan Pengadaan Setda Kabupaten Buleleng, http://yanadasetda.bulelengkab.go.id/ atau melalui website LPSE Kab. Buleleng, http://lpse.bulelengkab.go.id/ 2
2 Masukkan username dan password pada form yang sudah disediakan 3 Klik tombol login 4 Tampilan Halaman Beranda Setelah PPK OPD berhasil login ke SiAP, maka akan muncul halaman utama.terdapat menu-menu yang dapat di aksesoleh PPK OPD yang terletak di sebelah kiri dan atas halaman beranda serta tombol seperti terlihat pada gambar dibawah. 1.1. Menu Atas Menu atas difokuskan untuk memfasilitasi pengguna untuk mengetahui notifikasi atau pemberitahuan. Pada sebelah kanan atas, terdapat informasi status login dan menu profil. Berikut ini adalah fungsi dari tombol yang ada pada menu atas. No Tombol Icon Fungsi Tombol 3
No Tombol Icon Fungsi Tombol 1 Digunakan untuk menampilkan notifikasi atau pemberitahuan pengajuan. 2 Berfungsi untuk menampilkan informasi tanggal, bulan dan tahun hari ini. 3 Berfungsi untuk mengubah profil dan memperbaharui data pengguna 4 Digunakan untuk memperkecil tampilan menu kiri yang ada pada halaman. 1.2. FungsiTombol-tombol Tombol-tombol pada halaman utama berfungsi untuk memudahkan pegawai dalam mengakses halaman yang akan sering digunakan seperti halaman untuk melihat profil, halaman untuk melihat semua data pengajuan, halaman untuk melihat pengajuan baru, dan halaman untuk chat dengan BLP. Berikut ini adalah fungsi dari tombol yang harus di perhatikan dan dipahami, seperti terlihat pada tabel berikut. No Tombol Icon Fungsi Tombol 1 Digunakan untuk menampilkan profil 2 3 Berfungsi untuk menampilkan seluruh daftar pengajuan Berfungsi untuk menampilkan seluruh data pengajuan baru 1.3. Menu Kiri Pada menu kiriteria dapat beberapa menu seperti, dashboard, profil, pengajuan dan log activity, adapun menumenu tersebut dijelaskan pada penjelasan berikut. Menu Dashboard berfungsi untuk menampilkan halaman setelah di klik 4
Menu profil berfungsi untuk menampilkan halaman profil pengguna setelah di klik Menu Pengajuan berfungsi untuk menambahkan data pengajuan atau melihat daftar pengajuan Menu Log Activity berfungsi untuk menampilkan halaman yang berisikan daftar log activity yang dilakukan pengguna Mengubah Profil Profil pengguna sangat penting diubah untuk memberikan informasi yang valid ke BLP Buleleng. Klik tombol pada halaman utama. Setelah itu lengkapi dan simpan perbaikan profil Menambahkan Pengajuan Baru Untuk menambahkan pengajuan baru dapat mengikuti langkah langkah sebagai berikut: 1. Klik menu Pengajuan kemudian pilih menu Tambah Pengajuan 2. Lengkapilah kolom yang tersedia pada Data Umum. 3. Pada Kelengkapan Berkas pilihlah tombol Choose file kemudian pilih file yang akan di upload, dan klik Open kedalam system. maka file akan di unggah 4. Klik Kirim Pengajuan untuk menyimpan data pengajuan. 5
Setelah tombol di klik maka akan ada peringatan untuk mengajukan pengadaan seperti gambar dibawah, klik Ya jika yakin untuk mengajukan pengadaan atau pilih Batal jika tidak yakin mengajukan pengadaan. Menyampaikan hasil Lelang Untuk melihat daftar pengajuan dapat mengikuti langkah langkah sebagai berikut: - Klik menu Pengajuan kemudianpilih menu TambahPengajuan makaakanmuncultampilansepertigambardibawah. 6
- Tombol berfungsi untuk menampilkan data pengajuan yang perlu di proses oleh PPK OPD saja sedangkan tombol berfungsi untuk menampilkan seluruh data pengajuan yang telah terdaftar pada system. - Kolom posisi pada table memuat informasi posisi saat data pengajuan sedang di proses. - Kolom status berfungsi menginformasikan data pengajuan sedang dalam proses mana. Untuk melihat data yang telah selesai di lelang maka carilah pengajuan yang bestatus Hasil Pengajuan Telah selesai kemudian klik tampilan seperti gambar di bawah. pada kolom aksi, maka akan muncul - Pada Status Pengajuan Pengadaan berfungsi menginformasikan pengajuan sedang menjalani proses mana. - Pada History Catatan berfungsi menampilkan catatan yang di berikan di setiap proses yang telah di lalui data pengajuan. - Tombol berfungsi untuk membatalkan pengajuan. - Tombol berfungsi untuk mencetak hasil lelang yang di lakukan oleh pokja, tombil ini akan muncul apabila proses pengajuan telah selesai. 7
Menyampaikan Perbaikan Untuk melihat data yang perlu di perbaiki maka carilah pengajuan yang bestatus Berkas kurang lengkap kemudian klik pada kolom aksi, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah. - Tombol berfungsi untuk membatalkan pengajuan. - Tombol berfungsi untuk mencetak surat pengembalian berkas. - Tombol. Berfungsi untuk mengedit berkas jika hasil perbaikan sudah ada. Pada bagian bawah detail pengajuan akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini. - Masukkan catatan jika di perlukan - Kemudian klik untuk menyampaikan perbaikan Melihat Log Activity Untuk melihat log activity dapat mengikuti langkah langkah sebagai berikut: - Klik menu Log Activity, maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah. 8
Logout Untuk keluar dari sistem dapat mengikuti langkah langkah sebagai berikut: - Klik tombol kemudian pilih Log Out maka pengguna otomatis akan keluar dari system. 9